孫國(guó)慶

安徽省能源集團(tuán)有限公司

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人們對(duì)信息的需求越來(lái)越大，開(kāi)展信息化管理顯得尤為重要，大部分信息管理人員自身也要不斷地完善自我，提升信息處理水平?，F(xiàn)階段，在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，需要合理運(yùn)用信息技術(shù)，可以在一定程度上提升檔案管理工作的效率，而檔案的查詢(xún)、借閱、使用和保管工作都逐漸向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，在此背景下，檔案管理人員需要充分發(fā)揮自身的工作職能，將信息技術(shù)當(dāng)成載體，及時(shí)優(yōu)化管理模式，創(chuàng)新思想觀念，夯實(shí)應(yīng)用技術(shù)根基，以保證在為各部門(mén)提供有效服務(wù)的同時(shí)，還能有序開(kāi)展檔案現(xiàn)代化管理工作。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的重要意義

最近幾年，由于我國(guó)信息技術(shù)快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)影響下，數(shù)字化已成為了新時(shí)代的必然趨勢(shì)，而大數(shù)據(jù)已經(jīng)在人們生活中與工作得到了有效的應(yīng)用。在新時(shí)代下，檔案信息數(shù)量以及檔案信息類(lèi)型相比于以往，存在著很多差異性，給檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，不管是檔案資源實(shí)體管理，還是檔案資源數(shù)字化管理，都遇到了很多的問(wèn)題，檔案檢索以及服務(wù)工作無(wú)法有效地順應(yīng)用戶(hù)相關(guān)需求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理也進(jìn)行了轉(zhuǎn)型，高度重視管理思想以及管理模式的創(chuàng)新，為健全科學(xué)檔案管理架構(gòu)打下了良好的基礎(chǔ)，只有這樣才可以檔案管理工作向著規(guī)范化以及科學(xué)化方向發(fā)展，讓檔案管理工作不再局限于收集與保管中，而是可以充分發(fā)揮自身的價(jià)值，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作存在的不足，以此來(lái)保障管理質(zhì)量以及效率的提升[1]。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作借助信息技術(shù)的力量，能夠有效地收集與保存海量的信息資源。在具體工作當(dāng)中，檔案管理部門(mén)需要合理化使用電子化方法，讓信息資源得到有效地優(yōu)化，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠讓用戶(hù)得到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案管理部門(mén)內(nèi)部的管理人員，需要充分發(fā)揮自身的價(jià)值，高度重視大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致檔案管理工作變化的原因。站在微觀方面而言，檔案數(shù)字化不斷地進(jìn)行深入，對(duì)檔案管理人員而言可以提升工作效率，數(shù)字化過(guò)后的檔案，除了能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展管理工作，還有利于提升運(yùn)用效率。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理工作創(chuàng)新不足

現(xiàn)階段，我國(guó)數(shù)字化檔案管理工作依然存在著很多問(wèn)題，最為突出的問(wèn)題就是缺乏創(chuàng)新性、不具備實(shí)效性。重點(diǎn)體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面，缺乏完善的數(shù)字化檔案管理體制。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作要有完善檔案管理制度以及獎(jiǎng)懲制度加以支持，但大多數(shù)部門(mén)沒(méi)有重視這項(xiàng)工作。另一方面，檔案管理創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)力不足。檔案管理人員作為開(kāi)展創(chuàng)新工作的核心力量，然而根據(jù)相關(guān)調(diào)查得知，部分檔案管理人員自身綜合素質(zhì)薄弱，無(wú)法真正掌握大數(shù)據(jù)，信息技術(shù)能力有待提升，無(wú)法有效地開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作。

（二）、檔案信息安全性受到一定挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息保存方式出現(xiàn)了一定的變化，從以往的紙質(zhì)保存轉(zhuǎn)變成線上電子保存，在一定程度上給工作人員減輕工作壓力，也減少了資金的投入，為確保管理效率的提升打下了良好的基礎(chǔ)[2]。但由于檔案信息安全性問(wèn)題不斷涌現(xiàn)。一方面，因保存介質(zhì)不安全，導(dǎo)致檔案信息不安全。當(dāng)前，一些檔案管理部門(mén)在保存重要資料過(guò)程中，經(jīng)常使用硬件磁盤(pán)，若是硬件磁盤(pán)出現(xiàn)問(wèn)題，那么就無(wú)法保障檔案信息的完整性，還會(huì)丟失大量的信息資源。另一方面，沒(méi)有高度重視檔案信息安全保障體系的構(gòu)建。現(xiàn)階段，大部分檔案部門(mén)通過(guò)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建了云檔案管理系統(tǒng)。然而因信息安全防護(hù)工作沒(méi)有落實(shí)到位，不管是服務(wù)器，還是管理系統(tǒng)，受到了很多的攻擊，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息不完整，更為嚴(yán)重的是丟失大量有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)過(guò)于薄弱

部分檔案部門(mén)的管理人員自身能力水平過(guò)于薄弱，直接阻礙檔案管理工作有序進(jìn)行。一些的檔案部門(mén)未根據(jù)檔案工作情況，配備對(duì)應(yīng)的工作人員，工程過(guò)程呈現(xiàn)一定的簡(jiǎn)單化，自身的能力水平有待提升。大部分檔案管理人員基本上都是其他部門(mén)的人員兼職，自身不具備專(zhuān)業(yè)化的技能，職業(yè)素養(yǎng)有待提升，導(dǎo)致檔案管理工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)。部分單位因的檔案管理人員變動(dòng)較大，在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)很多的問(wèn)題，如收集問(wèn)題、整理問(wèn)題以及歸檔問(wèn)題等[3]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下開(kāi)展檔案管理工作的策略

（一）構(gòu)建健全的檔案管理機(jī)制

數(shù)字化管理機(jī)制作為檔案信息化管理重要組成部分，要想保障檔案信息管理水平的提升。需要從多個(gè)方面加以著手：（1）構(gòu)建健全的檔案數(shù)字化管理制度。一方面，加大對(duì)規(guī)章制度的健全力度。檔案信息化規(guī)章制度自身?yè)碛幸欢ǖ牟僮餍浴?shí)踐性以及約束力特點(diǎn)，工作人員及時(shí)深化規(guī)章制度，就能夠在潛移默化中提升自身檔案管理能力。另一方面，不斷地優(yōu)化數(shù)字化檔案管理操作流程，明確操作細(xì)節(jié)，完善制度規(guī)范，以此來(lái)保障檔案管理效率的提升。（2）結(jié)合《檔案法》、網(wǎng)絡(luò)安全保密條例，構(gòu)建健全的安全責(zé)任防護(hù)管理制度。通過(guò)有效這個(gè)制度，不僅可以明確檔案管理人員工作職責(zé)，還能防止因?yàn)槿藶樵虺霈F(xiàn)的信息丟失問(wèn)題[4]。（3）構(gòu)建健全的檔案管理人員考核制度，在日常工作中，高度重視檔案工作人員考核工作的開(kāi)展，合理化使用獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)表現(xiàn)好的工作人員給予對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，反之，給予表現(xiàn)不好的人員給予對(duì)應(yīng)的懲罰。

（二）構(gòu)建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，為了讓檔案管理工作有序進(jìn)行開(kāi)展，就需要依靠信息化檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，只有這樣才可以確保檔案管理工作效率的提升。但在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，依然面對(duì)著十分復(fù)雜的外部因素，因此搭建信息化檔案管理平臺(tái)突顯的非常關(guān)鍵，能夠有效地提升工作質(zhì)量。一方面，在搭建平臺(tái)系統(tǒng)過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合系統(tǒng)性資源對(duì)接便利這個(gè)因素，讓搭建的信息管理系統(tǒng)，可以有效地呈現(xiàn)出信息共享性。檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，有針對(duì)性構(gòu)建健全的系統(tǒng)平臺(tái)，以此來(lái)呈現(xiàn)一定的整體性、兼容性。同時(shí)這個(gè)平臺(tái)內(nèi)部需要設(shè)置檔案信息功能，確保每一個(gè)檔案管理工作內(nèi)容都實(shí)現(xiàn)一體化。此外，應(yīng)該讓平臺(tái)上面的數(shù)據(jù)接口，都能夠讓其他的子平臺(tái)進(jìn)行接入[5]。如此一來(lái)，信息管理系統(tǒng)可以充分發(fā)揮自身的作用，進(jìn)一步順應(yīng)檔案信息管理相關(guān)需求，促使每一個(gè)區(qū)域之間以及每一個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)都可以進(jìn)行有效連通，在沖破數(shù)據(jù)壁壘的同時(shí)，還能夠進(jìn)行資源共享。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作觀念，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)

加大對(duì)大數(shù)據(jù)服務(wù)理念的優(yōu)化力度，創(chuàng)新檔案管理工作觀念。在實(shí)際工作過(guò)程中，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，落實(shí)檔案信息收集工作以及檔案信息整理工作，為開(kāi)展檔案信息歸納處理工作打下了良好的基礎(chǔ)。此外，還需要高度重視檔案信息處理加工能力的提升，確保檔案信息資源可以進(jìn)行合理化使用。尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理人員就應(yīng)該充分發(fā)揮自身的工作職能，及時(shí)創(chuàng)新思想觀念，及時(shí)認(rèn)清大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案管理工作的重要價(jià)值，在開(kāi)展工作過(guò)程中進(jìn)行有效地運(yùn)用，在一定程度上能夠確保檔案管理效率的提升。樹(shù)立正確的檔案大數(shù)據(jù)思想，便于更好的構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)[6]。在具體工作工作，注重加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化進(jìn)程速度，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的規(guī)范制度，從而加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。將電子材料接收工作以及電子材料歸檔管理工作落實(shí)到位，確保檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化實(shí)施銜接，對(duì)電子文檔進(jìn)行有效地保存，統(tǒng)一開(kāi)展歸檔工作，在保障檔案信息資源完整性的同時(shí)，還有利于為用戶(hù)查找自身想要信息提供一定的便利性。

（四）創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容，整合檔案資源

檔案信息數(shù)據(jù)需要經(jīng)過(guò)服務(wù)才可以凸顯出價(jià)值，所以以往的檔案管理工作中，要想將檔案資源價(jià)值呈現(xiàn)出來(lái)，檔案部門(mén)就應(yīng)該充分發(fā)揮自身的價(jià)值，及時(shí)對(duì)檔案信息資源加以開(kāi)發(fā)，將檔案資源服務(wù)工作落實(shí)到位，完善檔案服務(wù)理念，讓其將人性化以及智能化作用展示出來(lái)，搭建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在一定程度上可以讓用戶(hù)體驗(yàn)到良好的檔案服務(wù)。在實(shí)際檔案服務(wù)工作中，通過(guò)合理化使用新興媒體，為開(kāi)展檔案服務(wù)工作提供堅(jiān)實(shí)的保障。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作應(yīng)該樹(shù)立良好的大檔案觀，結(jié)合不同類(lèi)型的檔案信息資源，將收集工作落實(shí)到位，掌握用戶(hù)實(shí)際需求，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)[8]。此外，在整合檔案資源期間，需要結(jié)合本地具體情況，將檔案資源收集工作落實(shí)到位，加大對(duì)檔案資源收集方式的優(yōu)化力度。在具體檔案管理工作之中，除了要樹(shù)立正確的檔案管理理念，還應(yīng)合理化運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，便于構(gòu)建電子檔案管理工作機(jī)制，促使檔案管理工作以及檔案服務(wù)工作向著數(shù)據(jù)化以及智能化方向發(fā)展。

（五）打造高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)

要想打造一直高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)，就需要落實(shí)好招聘工作，盡可能引入能力水平高、專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用水平高的人才。其次，定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)工作人員參與到其中，有效地提升自身信息收集能力以及數(shù)據(jù)庫(kù)信息處理能力。在開(kāi)展培訓(xùn)過(guò)程中，需要合理化運(yùn)用于混合式培訓(xùn)方式。在開(kāi)展線上培訓(xùn)活動(dòng)過(guò)程中，需要招聘專(zhuān)業(yè)人才開(kāi)展講座，便于對(duì)檔案管理人員實(shí)施全方位的培訓(xùn)。在開(kāi)展線上培訓(xùn)活動(dòng)過(guò)程中，需要運(yùn)用視頻把經(jīng)典大數(shù)據(jù)檔案管理案例展示出來(lái)，便于幫助檔案管理人員加深對(duì)全新知識(shí)內(nèi)容的了解。最后，高度重視對(duì)檔案管理工作人員創(chuàng)新能力的提升，讓檔案管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理理念以及檔案管理技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的保障[9]。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作主要包括信息收集、信息整理、信息保存、信息檢索以及信息運(yùn)用，各個(gè)工作都呈現(xiàn)出一定的復(fù)雜性。以往運(yùn)用的檔案管理工作效率偏低，而合理化使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，開(kāi)展檔案管理工作，就能夠彌補(bǔ)以往的不足，確保了對(duì)檔案信息內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理工作情況得知，檔案管理工作人員在開(kāi)展工作過(guò)程中，遇到了很多的問(wèn)題，進(jìn)而不利于檔案信息化管理效果的提升。為了有效地解決遇到的問(wèn)題，需要及時(shí)構(gòu)建健全的檔案管理制度，搭建檔案信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理工作理念，創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容以及打造高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)等措施加以應(yīng)對(duì)，為讓檔案管理工作有序進(jìn)行創(chuàng)造有利條件。