劉斌 郭曉璞

檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎。黨的二十大報(bào)告指出，要加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)。2021年印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，進(jìn)一步明確了檔案信息化建設(shè)目標(biāo)任務(wù)，即檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。北京市應(yīng)急管理局全面學(xué)習(xí)貫徹黨的二十大精神，堅(jiān)定不移踐行習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于檔案工作“三個(gè)走向”的重要論述精神，立足當(dāng)前、著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，乘勢(shì)而上、主動(dòng)作為，以數(shù)字檔案室建設(shè)為抓手，聚力提升全市應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案信息化水平，扎實(shí)推進(jìn)《北京市“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》落實(shí)落地。2023年1月，北京市應(yīng)急管理局檔案室率先被國(guó)家檔案局評(píng)定為“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”，成為全市黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位第一家實(shí)現(xiàn)全鏈條、全流程管理的數(shù)字檔案室。

一、提高政治站位、強(qiáng)化統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，自覺(jué)履行“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”職責(zé)使命

強(qiáng)化“為黨管檔”的政治意識(shí)，把數(shù)字檔案室建設(shè)融入國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的整體布局中統(tǒng)籌謀劃。市應(yīng)急管理局把學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作的重要指示批示精神作為重要內(nèi)容，與學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想、習(xí)近平總書(shū)記對(duì)北京一系列重要講話精神結(jié)合起來(lái)，不斷深化對(duì)習(xí)近平總書(shū)記重要指示批示的精神實(shí)質(zhì)、核心要義和實(shí)踐要求的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提高政治站位，不斷強(qiáng)化貫徹落實(shí)的思想自覺(jué)和行動(dòng)自覺(jué)。自覺(jué)站在履行“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”神圣職責(zé)的高度謀劃?rùn)n案工作；緊抓貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》契機(jī)，把推進(jìn)全市應(yīng)急系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)列入重要議事日程，統(tǒng)籌謀劃、科學(xué)設(shè)計(jì)、扎實(shí)推進(jìn)，切實(shí)增強(qiáng)做好首都應(yīng)急管理檔案工作的責(zé)任感、使命感。

強(qiáng)化“為國(guó)守史”的主體責(zé)任，把數(shù)字檔案室建設(shè)納入北京市智慧應(yīng)急科技發(fā)展規(guī)劃中積極推進(jìn)。《北京市“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》印發(fā)后，市應(yīng)急管理局認(rèn)真貫徹落實(shí)市委市政府指示要求，局主要領(lǐng)導(dǎo)親任局?jǐn)?shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，向北京市檔案局、國(guó)家檔案局申報(bào)成為“數(shù)字檔案室建設(shè)”試點(diǎn)單位，并積極推動(dòng)將數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目納入北京市“智慧城市”總體規(guī)劃和“智慧應(yīng)急”三年行動(dòng)計(jì)劃，制定印發(fā)《北京市應(yīng)急管理系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作方案》《北京市應(yīng)急管理系統(tǒng)推進(jìn)“十四五”時(shí)期應(yīng)急管理檔案事業(yè)發(fā)展的意見(jiàn)》，為全市應(yīng)急管理系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)設(shè)定了時(shí)間表、路線圖。

強(qiáng)化“為民服務(wù)”的職責(zé)定位，把數(shù)字檔案室建設(shè)作為應(yīng)急管理為民服務(wù)的平臺(tái)支撐。局黨委高度重視檔案管理工作，強(qiáng)調(diào)全市應(yīng)急系統(tǒng)要積極適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)、要求，逐步實(shí)現(xiàn)由封閉向開(kāi)放，由重保管向重服務(wù)的轉(zhuǎn)變；立足政務(wù)公開(kāi)和建設(shè)開(kāi)放型、服務(wù)型政府要求，將檔案利用工作作為創(chuàng)建服務(wù)型政府機(jī)關(guān)的重要載體，切實(shí)加強(qiáng)應(yīng)急管理檔案的收集整理和分析研究，開(kāi)展檔案編研工作，充分發(fā)揮現(xiàn)有檔案資源的最大價(jià)值，為全市應(yīng)急管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展服好務(wù)，為人民群眾服好務(wù)。

二、市區(qū)一體規(guī)劃、統(tǒng)籌推進(jìn)落實(shí)，探索實(shí)踐數(shù)字檔案室建設(shè)的“北京模式”

堅(jiān)持市區(qū)一體規(guī)劃，注重統(tǒng)籌推進(jìn)落實(shí)。圍繞“到2025年全面建成首善標(biāo)準(zhǔn)、北京特色的應(yīng)急管理檔案事業(yè)發(fā)展體系，形成與新時(shí)代首都經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的應(yīng)急管理檔案事業(yè)發(fā)展新局面”這一總體目標(biāo)，局黨委按照“統(tǒng)籌設(shè)計(jì)、市區(qū)一體，需求導(dǎo)向、合理適用，穩(wěn)步實(shí)施、確保安全”的思路，統(tǒng)籌考慮全市應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案事業(yè)發(fā)展需求，提出了全市應(yīng)急系統(tǒng)“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)，明確各年度市區(qū)兩級(jí)應(yīng)急管理局建設(shè)目標(biāo)，為本市“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃在應(yīng)急系統(tǒng)的有序落實(shí)提供支撐。

堅(jiān)持融合國(guó)產(chǎn)技術(shù)，強(qiáng)化系統(tǒng)集成優(yōu)化。認(rèn)真落實(shí)市委市政府關(guān)于“檔案信息化建設(shè)要大膽先試先行，力爭(zhēng)在關(guān)鍵問(wèn)題上率先實(shí)現(xiàn)突破，形成北京經(jīng)驗(yàn)，在全國(guó)發(fā)揮示范引領(lǐng)作用”的指示要求，將全市應(yīng)急系統(tǒng)檔案室信息系統(tǒng)的研發(fā)，納入局黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)升級(jí)改造項(xiàng)目，集聚首都豐富的科技研發(fā)資源，先后攻克軟硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施配備、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)研發(fā)、與市檔案館業(yè)務(wù)對(duì)接等68項(xiàng)重難點(diǎn)問(wèn)題，打造了全市首家基于電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、市區(qū)一體通聯(lián)的數(shù)字檔案室系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了局本級(jí)數(shù)字檔案室系統(tǒng)與局機(jī)關(guān)OA辦公系統(tǒng)和相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)了與西城區(qū)應(yīng)急管理局?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)的一體部署、與市檔案館數(shù)字檔案系統(tǒng)的信息交互，以及對(duì)電子文件的全鏈條、全生命周期管理，為推進(jìn)本市數(shù)字檔案室建設(shè)提供借鑒參考。

堅(jiān)持以需求為導(dǎo)向，確保系統(tǒng)便捷易用。著眼滿足對(duì)檔案資源進(jìn)行全鏈條、全生命周期管控的業(yè)務(wù)需要，市應(yīng)急管理局?jǐn)?shù)字檔案室系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔、檔案收集、檔案鑒定、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、監(jiān)督指導(dǎo)、資源移交、檔案系統(tǒng)和檔案資源安全管理等功能，確保了對(duì)檔案資源的全過(guò)程有效管控。依據(jù)專兼職檔案管理員、檔案利用人員的業(yè)務(wù)需求和檔案數(shù)據(jù)管理要求，區(qū)分利用和整理兩大業(yè)務(wù)需求，對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)人機(jī)交互進(jìn)行整體集成、全面優(yōu)化，利用人員能夠“一鍵直達(dá)”快速查詢，并實(shí)時(shí)掌握查找檔案資料的審核進(jìn)度；采取系統(tǒng)自動(dòng)推送元數(shù)據(jù)信息，以圖表、勾選框、信息提示等可視化手段簡(jiǎn)化專兼職檔案員操作等方式，減少人工操作，提升檔案管理工作效率。

三、加強(qiáng)規(guī)范管理、推進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型，全面記錄應(yīng)急管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程

著力加強(qiáng)電子檔案規(guī)范化管理。按照國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)》要求，建立健全檔案門(mén)類，將電子文件分類方案、歸檔范圍和保管期限表嵌入電子公文系統(tǒng)、督查督辦系統(tǒng)，保證各類信息系統(tǒng)形成的電子文件按門(mén)類納入數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理；使用檔號(hào)自動(dòng)命名，按照檔號(hào)編制規(guī)則對(duì)在線接收和手工采集的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行命名，確保電子檔案或傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的唯一性；加強(qiáng)“四性”檢測(cè)，在歸檔前、歸檔后、移交前等多個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行“四性”檢測(cè)，確保電子文件歸檔及時(shí)，數(shù)據(jù)齊全完整，文件格式、質(zhì)量符合規(guī)范要求。

持續(xù)推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工。先后完成歷年文書(shū)檔案約8萬(wàn)件100余萬(wàn)頁(yè)、專業(yè)檔案約60余萬(wàn)頁(yè)的數(shù)字化工作，紙質(zhì)檔案數(shù)字化率達(dá)到90%以上。2023年，完成市應(yīng)急管理局室藏業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案的整理和數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案數(shù)字化率100%，光學(xué)字符識(shí)別（OCR）識(shí)別量100%，識(shí)別率不小于99.2%的目標(biāo)。各區(qū)應(yīng)急管理局同步按照市應(yīng)急管理局的統(tǒng)一部署，抓緊開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，2024年，全市應(yīng)急管理系統(tǒng)能夠全部實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化工作。

強(qiáng)化檔案資源的安全管理。首都應(yīng)急管理檔案資源是直接記錄本市安全生產(chǎn)、應(yīng)急管理、防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)等工作的歷史證據(jù)和核心材料，是首都應(yīng)急管理工作最原始、最客觀、最權(quán)威的直接展示。檔案資源安全不容忽視，市應(yīng)急管理局按照數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)登記測(cè)評(píng)，并設(shè)置“三員”管理模塊，對(duì)數(shù)字證書(shū)和人員權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限定；利用備份設(shè)備，實(shí)現(xiàn)近線備份，配備光盤(pán)柜、恒溫恒濕防磁柜等設(shè)備，離線儲(chǔ)存數(shù)字檔案資源并進(jìn)行定期檢測(cè)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，堅(jiān)持對(duì)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間穩(wěn)定運(yùn)行測(cè)試，保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，確保了系統(tǒng)運(yùn)行可靠和檔案數(shù)據(jù)安全。

四、健全完善制度、強(qiáng)化綜合保障，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)支撐

健全完善檔案管理制度。市應(yīng)急管理局以貫徹落實(shí)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》為抓手，在統(tǒng)籌謀劃數(shù)字檔案室建設(shè)的同時(shí)，同步謀劃、同步部署、同步落實(shí)檔案管理制度建設(shè)。重點(diǎn)圍繞數(shù)字檔案室建設(shè)、管理、運(yùn)行維護(hù)和安全保密，以及數(shù)字檔案資源利用、整理、備份、銷毀等方面，建立健全了《北京市應(yīng)急管理局傳統(tǒng)檔案管理制度》《北京市應(yīng)急管理局?jǐn)?shù)字檔案室管理辦法》《北京市應(yīng)急管理局檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度》等一系列規(guī)章制度，為數(shù)字檔案室規(guī)范建設(shè)和依法依規(guī)運(yùn)行維護(hù)提供了制度支撐。

加大基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)投入。近年來(lái)，市應(yīng)急管理局加大投入，用于數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)研發(fā)、檔案工作組織制度建設(shè)和檔案資源的加工處理；在辦公用房緊張的情況下，協(xié)調(diào)近200平方米辦公用房保障檔案工作，建成了實(shí)物檔案管理室、紙質(zhì)檔案保管庫(kù)房、紙質(zhì)檔案整理室、數(shù)字檔案加工室、數(shù)字檔案閱檔室，配備了檔案室安全監(jiān)管系統(tǒng)、氣體滅火系統(tǒng)、檔案庫(kù)房溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)，配齊了數(shù)字檔案加工、整理、辦公、閱覽、內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)等軟硬件，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。

注重檔案人才培養(yǎng)鍛煉。市區(qū)兩級(jí)建立健全了專兼職檔案管理員隊(duì)伍，有計(jì)劃地組織開(kāi)展專兼職檔案管理人員的教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，充分發(fā)揮“北京市檔案教育培訓(xùn)網(wǎng)”在線教育功能，組織專兼職檔案管理人員參加教育培訓(xùn)；規(guī)范檔案工作業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理人員的專業(yè)化水平。在機(jī)關(guān)干部中加強(qiáng)檔案普法宣傳教育，特別是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法治教育，增強(qiáng)應(yīng)急管理干部檔案法治意識(shí)，全面提升全市應(yīng)急管理檔案工作水平。