張君貴

摘 要：在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，檔案管理至關(guān)重要。進(jìn)入信息化時(shí)代，對(duì)檔案管理工作提出了更高要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式具有嚴(yán)重的滯后性，不利于提升檔案管理工作質(zhì)量，已不符合時(shí)代發(fā)展要求。新時(shí)代的檔案管理，必須要從多方面入手，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，以提高檔案管理和應(yīng)用效率，發(fā)揮出其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。文章對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理價(jià)值提升的必要性進(jìn)行了分析，并歸納了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作現(xiàn)狀，對(duì)具體的發(fā)展途徑進(jìn)行了探索，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；價(jià)值提升

現(xiàn)代社會(huì)科技發(fā)展日新月異，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)日益完善，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了直接影響。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)字化和電子化是檔案管理最突出的特征，充分體現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的必要性，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依靠人工，不僅工作效率低下，而且很容易受到人為因素的干擾，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，必須要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行全面創(chuàng)新，以最大限度地凸顯其時(shí)代價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代概述

大數(shù)據(jù)時(shí)代一詞最早出現(xiàn)于2012年美國(guó)政府部門所發(fā)布的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議書》中。學(xué)術(shù)領(lǐng)域這樣界定大數(shù)據(jù)，認(rèn)為其本質(zhì)上是一種用于信息傳遞與交流的海量化數(shù)據(jù)信息。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中這類龐大的數(shù)據(jù)信息群被自動(dòng)記錄，并經(jīng)過(guò)整合、處理、分析和引用等可以幫助企業(yè)獲取更全面的信息。由此可見，大數(shù)據(jù)時(shí)代是一種數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)數(shù)量激增所衍生出來(lái)的現(xiàn)象。各行各業(yè)都可以依據(jù)自身實(shí)際的信息需求獲取相應(yīng)有價(jià)值的信息，從而構(gòu)建一個(gè)與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理模式大不相同的工作模式，進(jìn)而提高工作效率及質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代，提高檔案管理價(jià)值的必要性

1.能夠提高檔案工作效率

將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的有效革新，尤其是在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，使得檔案資料的瀏覽、查閱、搜集、整理獲得了極大便利。同時(shí)，也省略了很多煩瑣的中間環(huán)節(jié)。一方面，提高了檔案管理工作效率；另一方面，加快了檔案信息的優(yōu)化共享，使檔案信息共享和傳輸效率都得以提升，這對(duì)于檔案價(jià)值的發(fā)揮和提升很有幫助。

2.有利于收集檔案信息

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)檔案信息的有效收集與整理，使檔案管理工作的效率得到顯著提升，傳統(tǒng)的檔案管理不僅耗時(shí)較長(zhǎng)，且成本較高，還很難確保檔案資料的完整性和獨(dú)立性。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的缺陷，檔案管理人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索相關(guān)信息資料，將其合理地應(yīng)用于日常管理工作當(dāng)中，改變了以往單一的文字管理形式，并在此基礎(chǔ)上新增視頻、音頻、圖片等多種形式，為檔案信息的匯總、分析、整理、收集等創(chuàng)造廣闊空間。

3.有利于保障檔案信息的完整性

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理，能夠大大降低檔案信息損失和被破壞的概率，真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、智能化管理，同時(shí)，也能避免對(duì)原始檔案造成嚴(yán)重磨損，是對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)的重要手段。如果需要提取相關(guān)檔案信息，工作人員不需要等待漫長(zhǎng)時(shí)間，只需要登錄相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就能在線上調(diào)取檔案信息，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式下時(shí)空的限制，也省略了紙質(zhì)資料的運(yùn)輸環(huán)節(jié)，不僅能防止檔案信息丟失，還能進(jìn)一步確保檔案信息安全，為檔案發(fā)揮社會(huì)價(jià)值奠定良好基礎(chǔ)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作現(xiàn)狀

首先，在當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中，還未能建立起完善的制度體系。現(xiàn)階段，受到思想意識(shí)等因素的影響，很多企業(yè)并不重視檔案管理信息化建設(shè)工作，將時(shí)間和精力放在生產(chǎn)、建設(shè)和經(jīng)營(yíng)等方面，檔案管理工作開展力度較小。特別是在體系制度建設(shè)方面，檔案管理工作缺乏完善性和健全性，沒有強(qiáng)有力的制度保障，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量造成了不好的影響，限制了檔案作用的發(fā)揮，甚至在檔案管理方面存在安全風(fēng)險(xiǎn)，不利于企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

其次，現(xiàn)階段，很多企業(yè)雖然開始應(yīng)用信息化技術(shù)，但在檔案管理方面仍以人工為主，未能充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用和價(jià)值，降低了檔案管理工作的效率。與此同時(shí)，企業(yè)所引進(jìn)的信息化辦公設(shè)備設(shè)施，并不能滿足實(shí)際的發(fā)展需求，未能建立相應(yīng)的系統(tǒng)平臺(tái)，無(wú)法與網(wǎng)絡(luò)有效銜接，這不僅對(duì)各項(xiàng)檔案信息的有效接收與分類存儲(chǔ)造成了不利影響，也影響了相關(guān)工作的效率與質(zhì)量，導(dǎo)致檔案信息難以得到及時(shí)有效的應(yīng)用。

再次，很多企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)沒有過(guò)高要求，未能根據(jù)具體的工作需求對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，從而導(dǎo)致其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)無(wú)法得到提高，不能及時(shí)掌握最新的管理知識(shí)，現(xiàn)有的專業(yè)能力和技術(shù)水平難以滿足工作需求。在很多企業(yè)，檔案管理人員的思想觀念還停留在傳統(tǒng)工作模式階段，加上其自身學(xué)習(xí)能力不足，不能熟練操作信息化平臺(tái)和系統(tǒng)，從而阻礙了檔案管理的智能化與現(xiàn)代化發(fā)展。

最后，從企業(yè)的工作實(shí)際來(lái)看，能夠針對(duì)檔案管理有效落實(shí)信息化建設(shè)的企業(yè)相對(duì)較少，主要是因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)仍然保留了傳統(tǒng)的思想觀念，對(duì)于信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不足，未能樹立良好的信息化意識(shí)，無(wú)法將自身專業(yè)知識(shí)與信息化技術(shù)融合，直接弱化了企業(yè)的信息化檔案管理水平，不利于企業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理價(jià)值提升的策略

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，要想提高檔案管理價(jià)值，一是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理手段；二是要樹立全新的檔案管理理念；三是要通過(guò)多種方式，提升相關(guān)人員的素質(zhì)能力；四是完善檔案管理體系。

1.全面革新檔案管理手段

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展，就必須注重創(chuàng)新，創(chuàng)新不只體現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域，還要體現(xiàn)在檔案管理方面，企業(yè)只有樹立良好的創(chuàng)新意識(shí)，才能大大提高管理質(zhì)量。通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠幫助企業(yè)建立系統(tǒng)化的信息管理平臺(tái)，從根本上維護(hù)企業(yè)檔案信息的安全性和完整性。在具體實(shí)踐過(guò)程中，企業(yè)可結(jié)合實(shí)際情況引用云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等多種技術(shù)軟件，搭建符合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展實(shí)際需要的信息化管理平臺(tái)，還要配套建設(shè)檔案存儲(chǔ)、匯總、分析和收集等信息系統(tǒng)，為檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。此外，企業(yè)還要在內(nèi)部平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)錄入最終處理數(shù)據(jù)，將多余的工作環(huán)節(jié)省略，通過(guò)這種方式，一方面，能夠減輕企業(yè)人員的工作壓力，另一方面，能夠有效降低相關(guān)工作的資金與時(shí)間成本，從而提高檔案管理工作的時(shí)效性。除此之外，企業(yè)還要構(gòu)建檔案信息保密系統(tǒng)，確保各操作流程的安全性。對(duì)于企業(yè)重要文件更要加強(qiáng)監(jiān)管，并與相關(guān)管理部門和人員簽署保密協(xié)議，完善相關(guān)制度和體系，從根本上提高檔案信息的安全性。應(yīng)用先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)，能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)及科學(xué)，在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員只需登錄系統(tǒng)，便能實(shí)時(shí)、精準(zhǔn)地掌握檔案信息的情況。例如，如果某檔案資料未能如期歸還，那么，企業(yè)便可結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度登錄系統(tǒng)排查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，從根本上規(guī)范檔案管理流程。

2.樹立全新的檔案管理理念

做好制度建設(shè)工作，能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高檔案管理信息化建設(shè)效果，企業(yè)可通過(guò)建立規(guī)章制度和加大檔案宣傳力度等方式，在企業(yè)內(nèi)部開展宣傳工作。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員更要以身作則，充分發(fā)揮自身表率和引導(dǎo)作用，讓員工正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，樹立全新的檔案管理理念，了解檔案管理信息化對(duì)于企業(yè)健康發(fā)展的重要影響，并能積極主動(dòng)地參與其中。企業(yè)也應(yīng)在未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，納入檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，將其作為重點(diǎn)工作來(lái)抓。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案信息化管理，必須考慮新時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施投入，為檔案管理工作開展?fàn)I造良好的環(huán)境。在實(shí)踐過(guò)程中，企業(yè)可從以下幾方面入手：第一，要加大檔案管理信息化建設(shè)力度，結(jié)合具體的工作需求，將相關(guān)軟硬件設(shè)備設(shè)施配備齊全，為檔案信息的收集、分析、整理和匯總提供便利條件；第二，企業(yè)要及時(shí)調(diào)整和革新現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制，改變以往以人工為主的工作形式，積極應(yīng)用信息化手段和工具，最大限度地提高檔案管理工作效率；第三，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，企業(yè)要有獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)、信息庫(kù)和資料庫(kù)，定期更新網(wǎng)絡(luò)軟件，還要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，以此來(lái)明確相關(guān)工作的程序、標(biāo)準(zhǔn)與內(nèi)容?？傊挥袑?duì)檔案管理理念不斷革新，才能確保檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷改進(jìn)和優(yōu)化，使其能夠在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)在開展檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，檔案管理人員是主導(dǎo)者和執(zhí)行者，因此，其必須樹立良好的責(zé)任觀念，要能夠把握時(shí)代發(fā)展潮流，更新思想觀念，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化先進(jìn)的工作技巧和方法，樹立良好的大數(shù)據(jù)意識(shí)。與此同時(shí)，還要強(qiáng)化對(duì)檔案信息的深層把握與理解，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身文化素養(yǎng)和綜合能力，只有這樣，才能在實(shí)踐工作當(dāng)中明確自身存在的問題，并及時(shí)處理，使自己的工作職責(zé)和范圍更加明確，以此來(lái)保證相關(guān)工作的質(zhì)量。在實(shí)際工作中，企業(yè)要重視相關(guān)人員的培訓(xùn)，定期向其普及檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，在引入先進(jìn)管理理念的同時(shí)，讓檔案管理人員掌握信息技術(shù)的操作技能。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理法律法規(guī)的宣傳，使每一位基層管理人員都能夠樹立良好的法律意識(shí)，提高其信息素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，并使其真正認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。同時(shí)，企業(yè)還要定期開展專題講座，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家授課，對(duì)全體檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠深入理解和把握檔案管理信息化常識(shí)，摒棄傳統(tǒng)落后的思想觀念，用科學(xué)的思想觀念來(lái)武裝自己的頭腦，自覺規(guī)范不良行為，只有這樣，才能從根本上確保檔案管理工作的質(zhì)量，加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

4.建立完善的管理體系和制度

為了使檔案管理工作具有更高的信息化水平，企業(yè)必須要建立相應(yīng)的制度和體系，立足大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合自身實(shí)際，做好制度建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理。

首先，企業(yè)必須要樹立良好的大局觀念，認(rèn)真考慮檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的要素，如檔案的存儲(chǔ)、應(yīng)用、保管、統(tǒng)計(jì)、匯總、分析和收集等，本著因地制宜的基本原則，針對(duì)各管理環(huán)節(jié)，建立相應(yīng)的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)。要積極落實(shí)崗位責(zé)任制，將具體的管理工作職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，以便在出現(xiàn)問題之后，能夠及時(shí)找到責(zé)任人，使檔案管理流程更加清晰、完善，使每一位檔案管理人員都能夠嚴(yán)于律己，規(guī)范自己的言行舉止，明確自己的崗位職責(zé)，推動(dòng)檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

其次，企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)國(guó)家政策、法規(guī)的了解，把握其中與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的內(nèi)容，完善相關(guān)的規(guī)章制度，確保其符合企業(yè)自身的發(fā)展要求。同時(shí)，根據(jù)檔案管理工作性質(zhì)和內(nèi)容，明確不同類型檔案的管理方法，還要制定相應(yīng)的使用手冊(cè)，為檔案管理人員的日常操作提供便利，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。

最后，完善檔案管理約束和激勵(lì)機(jī)制，將檔案信息化建設(shè)納入年度考核，要有專人對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和審查，使整個(gè)建設(shè)過(guò)程都在國(guó)家政策法規(guī)允許的范圍內(nèi)進(jìn)行。要注意的問題是，檔案管理信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的工作，管理體系和制度在制定之后并非一成不變，而是要結(jié)合國(guó)家政策、時(shí)代發(fā)展以及企業(yè)發(fā)展的變化而及時(shí)調(diào)整，只有這樣才能更好地為企業(yè)檔案管理提供服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文章主要以大數(shù)據(jù)時(shí)代為研究背景，對(duì)提高檔案管理工作價(jià)值的必要性進(jìn)行了討論，了解了企業(yè)相關(guān)工作現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的發(fā)展策略?？傊?，大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)提升了檔案管理的價(jià)值，提高了相關(guān)工作的效率，為檔案信息收集及其完整性提供了便利。

因此，在今后的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)必須要立足于實(shí)際發(fā)展，對(duì)檔案管理方法進(jìn)行積極創(chuàng)新，不僅要革新管理理念，還要從多方面入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立相應(yīng)的管理體系和制度，最大限度地提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。

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（作者單位：山東省沂水縣高橋鎮(zhèn)檔案站）