厲建祥,張國(guó)之,何子敏,古海平,王云龍

(1.中石化安全工程研究院有限公司,山東青島 266104 2.中石化管理體系認(rèn)證(青島)有限公司,山東青島 266071 3.中國(guó)石化銷售股份有限公司華南分公司,廣東廣州 510620)

0 前言

合規(guī)管理是依規(guī)治企的底線要求。從GB/T 35770—2017《合規(guī)管理體系指南》到GB/T 35770—2022《合規(guī)管理體系 要求及使用指南》實(shí)施,從2018年《中央企業(yè)合規(guī)管理指引(試行)》到2022年國(guó)資委成立以來第一個(gè)針對(duì)合規(guī)管理發(fā)布的部門規(guī)章《中央企業(yè)合規(guī)管理辦法》的頒布實(shí)施,以及2021年新修訂的安全生產(chǎn)法對(duì)安全生產(chǎn)合規(guī)性的多方位闡述,表明了國(guó)家對(duì)企業(yè)合規(guī)管理的要求越來越嚴(yán)格。同時(shí),HSE法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的不斷更新完善,對(duì)危化品企業(yè)HSE的合規(guī)性提出了更高要求[1]。

信息化是提升合規(guī)管理水平的有力工具,加強(qiáng)合規(guī)管理信息化建設(shè)是合規(guī)管理的趨勢(shì),《中央企業(yè)合規(guī)管理辦法》等相關(guān)文件均從不同角度提出了將合規(guī)制度納入信息平臺(tái)、定期查找合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)/關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)及合規(guī)審查、強(qiáng)化合規(guī)過程管控等“智能化+合規(guī)管理”的思路。運(yùn)用信息化工具有助于企業(yè)化解合規(guī)風(fēng)險(xiǎn),避免遭受法律制裁或監(jiān)管處罰、重大財(cái)務(wù)損失或聲譽(yù)損失;有助于企業(yè)合規(guī)管理體系再造,幫助企業(yè)從合規(guī)角度梳理業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié),考察相關(guān)制度是否健全并是否得到有效執(zhí)行。

1 ?；菲髽I(yè)HSE合規(guī)管理體系建設(shè)現(xiàn)狀

大多危化品企業(yè)HSE合規(guī)管理不精細(xì)、不規(guī)范、不深入、不主動(dòng)。目前企業(yè)合規(guī)管理存在問題主要有:

a) HSE涉及領(lǐng)域廣,法律等要求很難全面獲取和及時(shí)更新,大量不規(guī)范的獲取路徑導(dǎo)致企業(yè)獲取的資源版本缺乏權(quán)威性。

b) 企業(yè)對(duì)法規(guī)等要求的辨識(shí)大多是全文通覽,沒有細(xì)化到具體條款。即使有對(duì)條款的辨識(shí),也缺乏精準(zhǔn)和全面分析,時(shí)常出現(xiàn)漏判和誤判。

c) 合規(guī)要求傳遞不完善,法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、集團(tuán)制度等相關(guān)要求不能及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員,常態(tài)化合規(guī)要求傳遞機(jī)制未建立,合規(guī)要求傳遞往往采用紙質(zhì)宣傳材料發(fā)放、郵件發(fā)送等方式,缺乏針對(duì)性及創(chuàng)新性。

d) 適用的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及上位制度修訂、失效時(shí),未能及時(shí)更新規(guī)章制度,造成與法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)脫節(jié),HSE規(guī)章制度未能全面承接上位要求。

e) 簡(jiǎn)單將文件合規(guī)或無事故、無處罰等同于合規(guī),忽視實(shí)施過程及結(jié)果的合規(guī)性,未建立健全的合規(guī)管理體系。

f) 合規(guī)運(yùn)行機(jī)制不暢通,沒有建立有效的監(jiān)督考核檢查機(jī)制,合規(guī)評(píng)價(jià)流于形式,合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及預(yù)警不準(zhǔn)確、不全面、不及時(shí)。

g) 合規(guī)文化待加強(qiáng),全員合規(guī)意識(shí)不足;寄希望于外部監(jiān)管,公司內(nèi)部自主合規(guī)的理念未有效推動(dòng),自主合規(guī)動(dòng)力不足[2-6]。

目前針對(duì)企業(yè)合規(guī)管理的研究多集中在合規(guī)管理方法的創(chuàng)新及流程優(yōu)化,如建立穩(wěn)定可靠的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的獲取渠道、逐條辨識(shí)以確定與企業(yè)相關(guān)度高的條款、以條款針對(duì)對(duì)象為取舍原則進(jìn)行區(qū)分轉(zhuǎn)化、以消除合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)為先導(dǎo)明確合規(guī)流程、健全合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控分級(jí)管控機(jī)制、規(guī)范合規(guī)評(píng)價(jià)及行動(dòng)項(xiàng)關(guān)閉以促進(jìn)循環(huán)式上升等,HSE合規(guī)管理體系建設(shè)的方法和特點(diǎn)見表1[3-6]。

表1 HSE合規(guī)管理體系建設(shè)的方法和特點(diǎn)

信息化技術(shù)推動(dòng)合規(guī)管理體系建設(shè),在合規(guī)文件管理、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)分布直觀呈現(xiàn)、合規(guī)性評(píng)價(jià)線上管理等方面有相關(guān)探索與實(shí)踐,但在HSE相關(guān)資源全面及時(shí)獲取、資源精準(zhǔn)模糊檢索、適用清單的動(dòng)態(tài)管理、制度時(shí)效性研判等方面尚存在優(yōu)化空間[7-9]。

2 信息化技術(shù)推動(dòng)?；菲髽I(yè)HSE合規(guī)管理體系建設(shè)思路

HSE合規(guī)管理體系要素運(yùn)行流程見圖1,企業(yè)根據(jù)其目標(biāo),理解內(nèi)部及外部相關(guān)方的需求;梳理設(shè)備管理、承包商管理等合規(guī)相關(guān)活動(dòng);識(shí)別公約、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、指南等文件中對(duì)企業(yè)合規(guī)的相關(guān)要求,明確控制節(jié)點(diǎn)的合規(guī)義務(wù);根據(jù)企業(yè)的目標(biāo)和戰(zhàn)略制定合規(guī)方針,通過責(zé)任主體明確、工作流程標(biāo)準(zhǔn)化等進(jìn)行合規(guī)控制;企業(yè)定期或適時(shí)進(jìn)行合規(guī)評(píng)價(jià),以確保合規(guī)目標(biāo)實(shí)現(xiàn);分析不合規(guī)數(shù)據(jù),聚焦合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),對(duì)合規(guī)管理體系的適宜性、充分性和有效性進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。合規(guī)體系運(yùn)行中,要明確不合規(guī)的來源、原因、后果及其發(fā)生的可能性,對(duì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)定和分級(jí),同時(shí)需要資源、人員能力等支持。信息化技術(shù)從支持的角度,對(duì)HSE合規(guī)管理體系提供保障。

圖1 HSE合規(guī)管理體系要素運(yùn)行流程

按照PDCA原則,考慮合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估、分級(jí)分類的合規(guī)制度體系建立、合規(guī)管理效果評(píng)估、改進(jìn)合規(guī)機(jī)制并持續(xù)推進(jìn)等合規(guī)管理體系的相關(guān)要件,針對(duì)“獲取、篩選、識(shí)別、傳遞、轉(zhuǎn)化、評(píng)價(jià)、問題跟蹤”等環(huán)節(jié)進(jìn)行HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)開發(fā)。HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)(圖2)基于合規(guī)管理體系要求,以HSE合規(guī)關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理為設(shè)計(jì)依據(jù),以HSE合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管控為主要目的,以落實(shí)人員合規(guī)主體責(zé)任為設(shè)計(jì)思路,可通過對(duì)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等合規(guī)要求的快速獲取識(shí)別、制度/操作規(guī)程等文件和文件執(zhí)行的符合性評(píng)價(jià)機(jī)制建立、合規(guī)問題的自動(dòng)跟蹤,固化合規(guī)管理工作機(jī)制,及時(shí)預(yù)警合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

圖2 HSE 智能合規(guī)管理平臺(tái)PDCA循環(huán)示意

3 HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)功能

HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)構(gòu)建時(shí),應(yīng)綜合考慮系統(tǒng)彈性、用戶體驗(yàn)等因素,以實(shí)現(xiàn)可擴(kuò)充性、易用性、穩(wěn)健性,平臺(tái)架構(gòu)見圖3。

圖3 HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)架構(gòu)

建立了包括法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)推送查詢、適用清單管理、制度管理、合規(guī)評(píng)價(jià)及報(bào)告管理等功能模塊的HSE智能合規(guī)管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了合規(guī)資源的共享,提升合規(guī)工作質(zhì)量,具體功能模塊如圖4所示,電腦端可提供合規(guī)管理平臺(tái)的全部功能,移動(dòng)端偏重法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)/適用清單等資源的查詢功能。

圖4 HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)功能模塊

平臺(tái)采用云部署方式給企業(yè)提供服務(wù),降低了企業(yè)數(shù)字化運(yùn)維成本。平臺(tái)采用react + TIDB 等技術(shù)棧,秉承“高內(nèi)聚、低耦合、易擴(kuò)張”的架構(gòu)理念,增強(qiáng)了可重用性、移植性;基于分布式海量數(shù)據(jù)搜索技術(shù),達(dá)到結(jié)果毫秒級(jí)響應(yīng),在搜索精確模式上對(duì)長(zhǎng)詞再次智能切割,提高了數(shù)據(jù)的召回率,同時(shí)將用戶搜索內(nèi)容通過自然語言模型進(jìn)行分析,提取用戶的搜索習(xí)慣、常用搜索詞語生成詞典,建立檢索索引;redis集群一主一從,主與從服務(wù)可靈活切換,避免了緩存服務(wù)崩潰導(dǎo)致大量請(qǐng)求直接訪問數(shù)據(jù)服務(wù)。

3.1 資源推送及查詢

平臺(tái)對(duì)?；沸袠I(yè)HSE法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行監(jiān)控采集,根據(jù)所在行業(yè)、地區(qū)等訂閱條件,為企業(yè)及時(shí)推送相關(guān)國(guó)家法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、部門文件、地方法規(guī)、地方規(guī)章、地方文件、標(biāo)準(zhǔn)等資源,保證了HSE法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等資源的全面獲取。同時(shí),對(duì)最近公布、最近實(shí)施、最近廢止等文件進(jìn)行提醒,幫助企業(yè)快速識(shí)別轉(zhuǎn)化上位要求。平臺(tái)通過基于自然語言處理技術(shù)(NLP)的智能搜索引擎,實(shí)現(xiàn)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的全文檢索,引擎內(nèi)置的HSE詞庫(kù)提升了搜索的精準(zhǔn)性;搜索匹配結(jié)果以條款形式呈現(xiàn),可方便企業(yè)將法規(guī)等要求的條款快速加入適用清單及生成相應(yīng)檢查表。

3.2 適用清單管理

平臺(tái)基于法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)企業(yè)現(xiàn)有適用清單的規(guī)范性進(jìn)行診斷;通過部門協(xié)作式適用清單管理機(jī)制,可根據(jù)部門進(jìn)行資源條款的適用性評(píng)價(jià),不定時(shí)補(bǔ)充法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上位制度等要求,同時(shí)在適用清單文件出現(xiàn)修訂、廢止等狀態(tài)時(shí)提醒企業(yè),實(shí)現(xiàn)適用清單的動(dòng)態(tài)線上管理。

3.3 制度符合性管理

基于智能對(duì)標(biāo)模型,幫助企業(yè)建立制度條款與法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、上位制度等制定依據(jù)的承接關(guān)系,方便企業(yè)查找制度與上位要求不符合的地方;同時(shí)在上位要求更新時(shí),及時(shí)通知企業(yè)對(duì)制度進(jìn)行修訂。支持新發(fā)布法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)或定期開展制度符合性評(píng)價(jià),以確保制度轉(zhuǎn)化符合相關(guān)要求。實(shí)現(xiàn)了上位要求及時(shí)轉(zhuǎn)化及制度符合性智能審查,可幫助企業(yè)持續(xù)改進(jìn)內(nèi)部規(guī)范。

3.4 合規(guī)評(píng)價(jià)及報(bào)告管理

企業(yè)根據(jù)關(guān)鍵字獲取相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的要求條款,并快速加入至合規(guī)評(píng)價(jià)表,建立與法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)聯(lián)的專業(yè)評(píng)價(jià)表,在評(píng)價(jià)依據(jù)變化時(shí)自動(dòng)預(yù)警,為各級(jí)合規(guī)檢查、企業(yè)自查自糾提供規(guī)范專業(yè)的指引。平臺(tái)建立的合規(guī)問題跟蹤整改機(jī)制,在合規(guī)問題超期未整改時(shí)進(jìn)行提醒,提升了合規(guī)管理體系評(píng)價(jià)的科學(xué)性。

4 HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用

HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)在多家?；菲髽I(yè)進(jìn)行了應(yīng)用,助力企業(yè)HSE合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理,保障企業(yè)制度等文件及文件執(zhí)行符合法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求,平臺(tái)支撐企業(yè)合規(guī)管理方式見圖5。企業(yè)通過平臺(tái)訂閱器獲取關(guān)注類目資源的發(fā)布、修訂、廢止信息,基于平臺(tái)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等結(jié)構(gòu)化資源,建立動(dòng)態(tài)適用法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)清單及文本數(shù)據(jù)庫(kù),抽取合規(guī)要求內(nèi)容、合規(guī)依據(jù)條款等數(shù)據(jù)形成企業(yè)多維度依法合規(guī)清單,促進(jìn)合規(guī)要求及時(shí)轉(zhuǎn)化成規(guī)章制度、自我診斷清單、檢查表、操作規(guī)程等文件,平臺(tái)對(duì)規(guī)章制度、檢查表等文件的時(shí)效性進(jìn)行監(jiān)測(cè),通過平臺(tái)方便傳達(dá)合規(guī)要求及進(jìn)行文件執(zhí)行情況的跟蹤,助力企業(yè)“資源獲取-適用性識(shí)別-適用清單轉(zhuǎn)化-實(shí)施執(zhí)行-持續(xù)改進(jìn)”閉環(huán)合規(guī)管理體系的剛性執(zhí)行,保障企業(yè)嚴(yán)守合規(guī)底線,按HSE法律/法規(guī)/國(guó)標(biāo)/行標(biāo)等相關(guān)要求進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。平臺(tái)還通過合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防范、加強(qiáng)員工對(duì)制度法規(guī)的掌握等措施,強(qiáng)化了企業(yè)合規(guī)文化的建設(shè)。

圖5 平臺(tái)支撐企業(yè)合規(guī)管理方式

以適用清單管理為例,平臺(tái)幫助某企業(yè)對(duì)現(xiàn)有適用清單進(jìn)行了全面精準(zhǔn)診斷,幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)了適用清單存在的文件修訂或失效未發(fā)現(xiàn)、文件重復(fù)、文件基本信息有誤或不完整、文件不規(guī)范等情況,部分典型適用清單問題見表2。

表2 某企業(yè)適用清單診斷問題(部分)示例

該企業(yè)適用清單中,出現(xiàn)問題的文件占適用清單文件總數(shù)的11.5%。其中,文件修訂或失效未發(fā)現(xiàn)42個(gè),文件重復(fù)9個(gè),文件基本信息有誤34個(gè),文件不規(guī)范11個(gè)。可見,企業(yè)跟蹤適用資源不及時(shí)、文件基本信息錯(cuò)誤的問題較突出。通過后續(xù)HSE智能合規(guī)管理平臺(tái)的應(yīng)用,企業(yè)可快速獲取生效日期、編號(hào)等文件重要基本信息,也可基于資源監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)獲取適用資源失效或修訂信息,確保了企業(yè)適用清單維護(hù)更新的高效化。

5 結(jié)論

對(duì)HSE合規(guī)管理體系不同環(huán)節(jié)特點(diǎn)、要素運(yùn)行流程進(jìn)行了詳細(xì)分析,提出融合信息化技術(shù)建設(shè)合規(guī)管理體系建設(shè)的方法。建設(shè)危化品企業(yè)HSE智能合規(guī)管理平臺(tái),創(chuàng)新了企業(yè)合規(guī)管理模式,實(shí)現(xiàn)了合規(guī)管理流程涉及相關(guān)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通,有效提升了合規(guī)管理體系建設(shè)、運(yùn)行、評(píng)價(jià)、持續(xù)改進(jìn)的效率。通過平臺(tái)的建設(shè)和合規(guī)數(shù)據(jù)分析,實(shí)現(xiàn)了關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)合規(guī)狀況的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè),便于對(duì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)快速預(yù)警及處置。