杜嘉雯?秦奕?黃智

摘 要：采購業(yè)務(wù)是企業(yè)開展工作的第一要素，企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理得當(dāng)能使其現(xiàn)金流出減少，成本降低。同時現(xiàn)代供應(yīng)鏈不斷發(fā)展，企業(yè)采購作為供應(yīng)鏈管理的重要一環(huán)，面臨著缺乏理論體系支撐，采購細節(jié)難以監(jiān)管，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平較低等難點。為此，本文將人工智能融入企業(yè)業(yè)務(wù)中特定的采購項目，以ML公司為案例，分析研究ML公司基于人工智能的采購業(yè)務(wù)精細化管理的具體實踐方法與成效，并結(jié)合人工智能特征及現(xiàn)狀，對ML公司實施的精細化管理提出建議，得出一些適用于企業(yè)創(chuàng)新的啟示與思考。

關(guān)鍵詞：人工智能；采購業(yè)務(wù)；精細化管理

一、引言

在科技飛速發(fā)展的現(xiàn)在，人工智能這個熱點話題已經(jīng)被研究探討過無數(shù)次，作為一個已然被廣泛接受和推崇的技術(shù)，我們更需要探索出人工智能在企業(yè)發(fā)展中的價值。本文將通過對ML公司人工智能下采購業(yè)務(wù)精細化管理進行分析，總結(jié)出應(yīng)用人工智能在企業(yè)應(yīng)該注意及繼續(xù)完善的相關(guān)事項，對人工智能在企業(yè)中的應(yīng)用提出一些思考和幫助。

本論文的意義在于，運用人工智能解決采購業(yè)務(wù)智能化生成的問題，開發(fā)智能化系統(tǒng)從而為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供全面的會計信息，為智能化財務(wù)決策系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。只有這樣，企業(yè)才能在競爭日益激烈的市場環(huán)境中不斷降低成本，獲取更多利潤，從而提高市場競爭力。

二、理論研究現(xiàn)狀

1.人工智能在會計領(lǐng)域運用的相關(guān)研究

人工智能在大數(shù)據(jù)與云會計的支持下，在會計領(lǐng)域得到了廣泛運用。

孟令龍（2020）設(shè)計了基于“五位一體”的物資采購管理智能平臺框架。該應(yīng)用能提供的服務(wù)：一是采用智慧交互式實時引導(dǎo)方式，按照既定的時間進程，在物資管理全流程的各環(huán)節(jié)以自助或自動的模式，能對物資管理人員進行引導(dǎo)和實時提醒。二是采取“一鍵”機制，批量生成采購文件和審批單，并實現(xiàn)全過程痕跡留檔，能將采購事項中的編制、審批文件與整理存檔時間極大程度縮減。

彭啟發(fā)等（2019）認為大數(shù)據(jù)和云計算讓公司的管理模式發(fā)生了變化，人工智能的發(fā)展給會計帶來強大的沖擊，但相應(yīng)地也會產(chǎn)生信息失真、法律邊界界定模糊等風(fēng)險，應(yīng)加強對人工智能的全面思考，提高風(fēng)險防范的意識。

2.采購業(yè)務(wù)精細化管理的相關(guān)研究

做好采購業(yè)務(wù)精細化管理，就要樹立“降成本就是盈利”思想，嚴(yán)格控制采購成本，優(yōu)化物資采購管理。

景晶（2018）針對占比較重的設(shè)備物資采購，認為要確保現(xiàn)場驗收，及時認識到采購設(shè)備的質(zhì)量與檔次，方便下次與供應(yīng)商議價。而面對進口物資，在常規(guī)程序之外更要注重包裝箱的構(gòu)造與情況。使用人工智能技術(shù)使包裝箱抽樣更加合理，觀察包裝箱是否按照合同制作并對內(nèi)部結(jié)構(gòu)進行檢查，減少在運輸過程中因包裝箱不合格而造成的意外損失。

曹葆華（2016）認為物資采購要收集分析各種信息，提供完整有效的管理數(shù)據(jù)，需要實現(xiàn)管理手段自動化。一是建立日常業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，實現(xiàn)事中動態(tài)采購與在線管理相結(jié)合，執(zhí)行遠程操作。二是建立采購管理處理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)管理所有采購計劃的申請、審批和申報。三是建立標(biāo)準(zhǔn)資料檢索系統(tǒng)，讓人工智能收集、整理、加工和儲存各種采購資料和現(xiàn)行規(guī)定，能夠快速、準(zhǔn)確檢索。

霍文鵬（2006）認為需要選擇合理的采購方式。在邀請招標(biāo)的方式之后，要加強公司自身的內(nèi)部控制建設(shè)，選擇3個及以上的特定供應(yīng)商全面邀請，從而防止指定邀請，棄優(yōu)擇劣。讓采購部門和需用部門充分溝通，在事前制定統(tǒng)一公平公正的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，防止發(fā)生采購與需求不匹配的情形。

3.現(xiàn)狀研究評述

通過對文獻的梳理和分析，可以發(fā)現(xiàn)人工智能不僅只被運用在智能決策上，在智能人機交互中實時引導(dǎo)和提醒，讓管理人員使用更為便捷；加以“一鍵生成+一鍵批復(fù)+一鍵存檔”機制和流水式網(wǎng)上費用報銷，大大降低了在采購業(yè)務(wù)中的時間成本、誤操作成本和經(jīng)濟成本。而使用人工智能將后評分估值納入評標(biāo)打分模型中考慮，得到更優(yōu)采購結(jié)果。人工智能雖然會帶來信息失真的新風(fēng)險但同時也是降低風(fēng)險的有效手段。

其次對采購業(yè)務(wù)進行精細化管理，從而降低采購成本在許多不同領(lǐng)域進行了研究與探討。有的學(xué)者認為需要加強執(zhí)行能力，篤行現(xiàn)場查驗，盡早盡快得到物資的損毀情況和質(zhì)量，進而分析此次這一供應(yīng)商在下次采購中的權(quán)重。而有的學(xué)者認為需要利用物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)，可以建立各類數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息的共享和資源的整合，節(jié)約溝通成本。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)與云計算、物聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展下，人工智能能夠節(jié)約采購業(yè)務(wù)的時間成本，溝通成本和經(jīng)濟成本。由此，本文以ML公司為例，對企業(yè)在不同時期采取的方法進行縱向?qū)Ρ?，分析差異，并研究人工智能對企業(yè)智能決策各項重要因素，由高到低進行排序并劃分權(quán)重，分析它們自身及其組合是如何影響采購業(yè)務(wù)核算，并為企業(yè)管理者提出建議。

三、案例分析

1.公司基本概況

ML公司成立于1999年，是主要從事乳制品及嬰幼兒營養(yǎng)食品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售的科技型民營企業(yè)。其擁有先進的乳制品加工設(shè)備和先進的加工技術(shù)，在呼倫貝爾大草原建立了綠色無污染的奶源基地，擁有自己的放牧場和從新西蘭引進的三花乳牛。該公司已經(jīng)通過了ISO9001—2000國際質(zhì)量管理體系認證和HACCP國際食品安全衛(wèi)生管理體系認證。

經(jīng)過多年的艱苦創(chuàng)業(yè)，公司的資產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)能力不斷提高產(chǎn)品的銷售區(qū)域和市場份額不斷擴大，促進財稅增長和社會就業(yè)的作用不斷增強，品牌度和美譽度不斷上升，已發(fā)展成為以創(chuàng)新為突破口，以產(chǎn)業(yè)鏈為紐帶，以乳制品加工為方向的省級產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營企業(yè)并進入中國乳制品行業(yè)15強。

2.采購業(yè)務(wù)流程

ML公司采購的材料種類分別是生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性，為了選擇合適的供應(yīng)商，公司采用了供應(yīng)商庫存管理模式來進行有效的管理。該模式的主要步驟是供應(yīng)商和企業(yè)之間加強合作與溝通，進行數(shù)據(jù)信息共享；按月核算實際耗用量，落實結(jié)算步驟；采購部定期評估供應(yīng)商，以提升采購效率，降低成本。

具體采購流程可以劃分成下列四個步驟：

（1） 有生產(chǎn)需求的單位按規(guī)定填寫采購需求單，該需求單分為A、B兩個類型。A是生產(chǎn)性材料需求單，可以直接通過ERP系統(tǒng)計算得出。B是非生產(chǎn)性材料需求單，需要單獨填寫，以需求材料數(shù)量及類別為依據(jù)，填寫預(yù)算額，經(jīng)部門主管審批后提交。

（2） 采購部門接收需求單后，核對采購材料種類。根據(jù)采購內(nèi)容預(yù)選較為合適的供應(yīng)商，然后通過談判等方式擇優(yōu)選出供應(yīng)商，此方式可以提高材料質(zhì)量同時降低成本，保障供貨的及時性。

（3） 材料送至倉庫之前，質(zhì)檢部門需要按照相關(guān)的流程驗收材料，并及時核對材料與訂單上的數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量，符合標(biāo)準(zhǔn)即可驗收入庫。如果驗收不合格，質(zhì)檢部門需向采購部門報告，由采購部門通知供應(yīng)商，進行退換貨處理。

（4） 對于實際消耗的生產(chǎn)性材料，要做出PO單、發(fā)票等單據(jù)，財務(wù)部門按月審核，依據(jù)上述單據(jù)填制記賬憑證并支付相應(yīng)款項。合格的生產(chǎn)性材料送至倉庫后，采購部門當(dāng)期將PO單、發(fā)票等單據(jù)交至財務(wù)部門，由財務(wù)部門審核后，填制記賬憑證并向供應(yīng)商支付相應(yīng)款項。

四、采購業(yè)務(wù)存在的問題

1.采購部門權(quán)力過高，難以監(jiān)管

采購部門作為乳業(yè)企業(yè)的樞紐，決定著企業(yè)的采購成本，在市場上對各大供應(yīng)商進行對比和篩選，負責(zé)找尋符合企業(yè)要求的最優(yōu)性價比的原材料及供貨商，然而在乳業(yè)企業(yè)的總成本中，原材料的采購成本一度居高位，從而導(dǎo)致采購部門的地位在無形中拔得頭籌。

負責(zé)采購的員工需經(jīng)常外出對供應(yīng)商進行測評與篩選，在時間上有著較大的自主權(quán)，而公司無法對工作時間離開企業(yè)的員工隨時進行監(jiān)管；在報銷方面，企業(yè)無法對采購員工上報的每一筆花銷進行詳細核對；由于采購部門全權(quán)負責(zé)供應(yīng)商的挑選任務(wù)，很可能導(dǎo)致采購員不從挑選最優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和最良心供應(yīng)商的角度出發(fā)，而會將取得回扣多少作為衡量供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)，不利于公司發(fā)展。

2.缺乏對供應(yīng)商的系統(tǒng)評估，評價標(biāo)準(zhǔn)單一

對食品行業(yè)來說，原材料的質(zhì)量始終居于首位，對乳業(yè)企業(yè)而言，獲得原材料到制成乳制品的時間非常短，且由于生活質(zhì)量的提升，消費者對乳制品的需求日益增長，乳制品可以說是供不應(yīng)求，因而確保供應(yīng)商長期穩(wěn)定地向企業(yè)輸送高質(zhì)量的原材料對企業(yè)的利益有著重大的影響，采購部門對于供應(yīng)商的選擇應(yīng)該尤為苛刻。

對于采購部門來說，如果企業(yè)并未制定一套系統(tǒng)的評價體系，那么礙于成本限制，采購人員只能通過對比供應(yīng)商報價的方式進行篩選，質(zhì)量與成本兩難全。在這種模式下，供應(yīng)商為獲得供應(yīng)權(quán)很可能在篩選環(huán)節(jié)報送最優(yōu)質(zhì)樣品，由于價位限制，在后續(xù)輸送過程中將低于樣品檔次甚至于不符合乳業(yè)企業(yè)要求的原材料送達，而公司質(zhì)檢部門難以有效辨別的話將會影響商品質(zhì)量，對于食品行業(yè)來說，短期在采購成本上的優(yōu)勢長此以往可能會導(dǎo)致無妄之災(zāi)。

3.針對突發(fā)事件應(yīng)急能力較弱

乳制品本就是大眾日常消費品和快消品，乳業(yè)企業(yè)始終需要大量原材料，但由于庫存過多會占用大筆資金且空間、風(fēng)險成本都很高，加之乳制品原材料新鮮不易保存的情形，提前囤積大量原材料的可能性極低。

在乳業(yè)企業(yè)短期內(nèi)需交付大量訂單的情況下，如果采購部門未提前制定應(yīng)對方案，在供應(yīng)商突然提高原材料報價時，就無法對成本上升的情形迅速作出反應(yīng)，在短期內(nèi)快速找到同等質(zhì)量且價位相似的新供應(yīng)商進行替代。然而乳業(yè)企業(yè)交貨期短，供應(yīng)量大，加上由于客戶對原材料漲價消息攝取的閉塞性，難以在短時間內(nèi)接受產(chǎn)品價格的突然上升，為了不讓客源流失，乳業(yè)企業(yè)只能被迫接受供應(yīng)商的漲價要求，將企業(yè)置于一種很被動的狀態(tài)，對企業(yè)管控采購成本十分不利，如果不及時作出應(yīng)急預(yù)案，將會導(dǎo)致總成本不同幅度地上升，甚至影響整個公司的發(fā)展。

五、采購業(yè)務(wù)優(yōu)化與改進措施

1.推動內(nèi)部控制精細化建設(shè)

構(gòu)建面向目標(biāo)的內(nèi)控監(jiān)督制度。為了解決采購業(yè)務(wù)中采購人員缺乏監(jiān)管導(dǎo)致的效率與回扣問題，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該構(gòu)建信息化精細化流程明細清單，采購部門的工作成果與工作進度要按照工作流程進行連號記錄，能夠滿足自我檢查和公司抽查的要求，并依據(jù)訂立目標(biāo)與發(fā)現(xiàn)問題對清單設(shè)計與執(zhí)行進行精細判讀與持續(xù)優(yōu)化。

除此之外，企業(yè)要建立內(nèi)部精細化監(jiān)督機構(gòu)，在問題發(fā)生之前設(shè)立處理預(yù)案與預(yù)警機制，減少內(nèi)部漏洞對組織帶來的負面沖擊；在問題發(fā)生之后及時解決并追責(zé)到人，將采購人員待遇績效與部門工作成果考核明細掛鉤，實現(xiàn)部門有效高效運轉(zhuǎn)目標(biāo)。

2.加強采購業(yè)務(wù)信息化建設(shè)

（1） 建立集成供應(yīng)商信息管理數(shù)據(jù)庫

為應(yīng)對上游原材料采購價格波動、供應(yīng)短缺與供應(yīng)商企業(yè)信息造假所帶來的附加采購成本，企業(yè)自身需要通過信息化技術(shù)管理供應(yīng)商體系，建立集成性供應(yīng)商信息管理數(shù)據(jù)庫。在選取管理對象時，除了關(guān)注收集已經(jīng)開展合作的供應(yīng)商伙伴的信息，還需要更廣闊的視野，對于其他上游供應(yīng)商保持應(yīng)有關(guān)注。可以將其分類為具有潛在合作可能的供應(yīng)商與不存在合作可能的供應(yīng)商兩個類別，按重要性程度進行分級管理。在信息收集上一方面主動安排專人與供應(yīng)商企業(yè)對接收集供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)，另一方面通過系統(tǒng)定期自動從互聯(lián)網(wǎng)上爬取收集供應(yīng)商方披露的信息，將收集到的數(shù)據(jù)進行整理清洗核對后按照公正合理評分標(biāo)準(zhǔn)進行評分，對所有供應(yīng)商進行動態(tài)管理安排合作事由，最大限度上減少供應(yīng)短缺、價格波動與偽劣原料帶來的采購成本上升與停工帶來的附加時間成本。

（2） 整合采購信息管理系統(tǒng)

整合采購信息管理系統(tǒng)，就要將預(yù)算編制與采購業(yè)務(wù)進行對接，將預(yù)算管理納入采購工作中來。采購部門在決定采購數(shù)量、品種與價格時要服從組織決策層的決定，以銷定產(chǎn)，最大限度實現(xiàn)零庫存的要求，減少牛奶的儲存成本與變質(zhì)處理成本。決策層要運用預(yù)算管理的預(yù)測功能，將企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)信息與外部行業(yè)生產(chǎn)信息通過信息系統(tǒng)進行整合，對以牛奶為主的原料價格進行預(yù)測，根據(jù)原料價格波動情況計算下一批次生產(chǎn)的采購成本，針對采購成本中的絕對重心——原材料采購成本提出建議是否采取諸如囤貨、套期保值等方式精細控制原材料成本。此外，也能通過預(yù)算管理對銷售市場構(gòu)建透視表，對生產(chǎn)產(chǎn)品的市場大小與占據(jù)份額進行預(yù)測，準(zhǔn)確計算下一批次應(yīng)該生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量，由此反推采購部門應(yīng)該采購的原材料數(shù)量，實現(xiàn)最小化采購成本的目標(biāo)。

綜合以上所有的改進措施之后，企業(yè)能夠建立財務(wù)云平臺統(tǒng)合采購業(yè)務(wù)各方的運作與需求，具體運行機制如圖1所示。

六、結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人民生活品質(zhì)提升，對于乳制品的需求也越來越大，乳制品企業(yè)要想保證其乳品質(zhì)量，持續(xù)健康發(fā)展，就需要加大采購業(yè)務(wù)管理體系的建設(shè)，盡可能地控制采購過程中存在的各種風(fēng)險。在合法合規(guī)經(jīng)營的基礎(chǔ)之上，通過不斷完善制度，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)?，F(xiàn)階段我國乳制品市場仍然處于成長期，因此各乳制品企業(yè)的采購業(yè)務(wù)管理還有待提升。希望本文對企業(yè)能起到一定的參考價值，在此基礎(chǔ)上結(jié)合自身的具體情況來優(yōu)化采購系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]匡祥華.M公司目標(biāo)成本下的精細化成本控制[J].財務(wù)與會計，2018（17）：24-25.

[2]孫春霞.CPA視角下企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理探討[J].財會學(xué)習(xí)，2021（27）：196-198.

[3]張德容，張婷.“大智移云”背景下企業(yè)全產(chǎn)業(yè)鏈成本管理創(chuàng)新研究——以T集團為例[J].財會通訊，2020（10）：162-167.

[4].張誠鈺.公司內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問題及對策研究[J].中國商論，2019（10）33-34.

[5]金蓮花，王華.財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用效果研究[J].會計之友，2016（5）：21-24.

作者簡介：杜嘉雯（1999.07— ），女，漢族，湖北武漢人，碩士在讀，研究方向：會計學(xué)。