閆軍玲

近年來，我國(guó)高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，高校在校生數(shù)量呈逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì)，這在為人才培養(yǎng)作出巨大貢獻(xiàn)的同時(shí)，也給高校檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。我國(guó)高校目前的檔案管理方式仍以人工管理為主，對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用尚不成熟，這與管理人員思想層面上不重視、資金投入較少、管理制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等緊密相關(guān)?，F(xiàn)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作存在的問題進(jìn)行思考，并提出優(yōu)化策略。

傳統(tǒng)的檔案管理依賴人工，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息內(nèi)容變得愈加繁雜，僅依賴人工進(jìn)行檔案管理存在效率低、定位困難、安全性差等諸多問題，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。隨著信息技術(shù)的日新月異，各行各業(yè)開始重視物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，許多高校也積極將這一技術(shù)引入檔案管理工作中，以期提高檔案管理工作水平。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)概述

物聯(lián)網(wǎng)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上衍生發(fā)展而來，利用智能傳感器等感知設(shè)備，使人與物、物與物能夠通過網(wǎng)絡(luò)相互連接，從而進(jìn)行信息處理、交換和共享。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)覆蓋廣泛，包含智能識(shí)別、聯(lián)機(jī)監(jiān)控、定位追蹤、安全管理等多種功能。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能將多種設(shè)備整合起來，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的智能化處理，對(duì)多項(xiàng)事物的智能化控制，大大提高工作效率，因而被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。

物聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)

物聯(lián)網(wǎng)具有全面感知、可靠傳遞、智能處理三大基本特點(diǎn)。全面感知，即利用射頻識(shí)別技術(shù)和傳感器等感知設(shè)備，隨時(shí)隨地識(shí)別和采集被感知物體的信息。可靠傳遞，即通過電信網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的融合，將物體信息進(jìn)行實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞。智能處理，即利用云計(jì)算、自動(dòng)識(shí)別等智能計(jì)算技術(shù)，對(duì)海量數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析和處理，基于存儲(chǔ)和積累的數(shù)據(jù)信息，通過對(duì)特定場(chǎng)景下的規(guī)則進(jìn)行分析，從而使信息處理規(guī)則適應(yīng)業(yè)務(wù)的不斷變化，滿足不同用戶的需求，實(shí)現(xiàn)智能化控制。隨著技術(shù)的日新月異，物聯(lián)網(wǎng)呈現(xiàn)出更加精細(xì)化的特征，在信息傳遞的過程中，如在溫度、濕度等變量的檢測(cè)過程中，精確度不斷提升，為數(shù)據(jù)進(jìn)一步的精細(xì)分析奠定了基礎(chǔ)。

物聯(lián)網(wǎng)關(guān)鍵技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)關(guān)鍵技術(shù)主要包括射頻識(shí)別技術(shù)、無線傳感技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)。

感知層作為物聯(lián)網(wǎng)的核心和基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，是信息采集的關(guān)鍵要素。射頻識(shí)別技術(shù)由電子標(biāo)簽、讀寫器和天線組成，其最突出的優(yōu)點(diǎn)是非接觸識(shí)別。電子標(biāo)簽的使用壽命長(zhǎng)，可以反復(fù)讀寫和刪除，并且在信息讀取上不受尺寸與形狀的限制，對(duì)識(shí)別對(duì)象的狀態(tài)也沒有嚴(yán)格的要求，可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)識(shí)別和動(dòng)態(tài)追蹤，在圖書館信息化系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。無線傳感技術(shù)將傳感器、通信技術(shù)相融合，適用于追蹤和監(jiān)測(cè)等任務(wù)，并且可以實(shí)時(shí)獲取最新信息數(shù)據(jù)。云計(jì)算技術(shù)具有規(guī)模大、虛擬化、安全性強(qiáng)等特點(diǎn)，通過構(gòu)建云平臺(tái)可以將海量信息存儲(chǔ)于虛擬空間，隨時(shí)隨地調(diào)取數(shù)據(jù)，還可將檔案信息進(jìn)行智能處理，因虛擬化的特點(diǎn)，其在一定程度上具有易保存、安全風(fēng)險(xiǎn)低等優(yōu)勢(shì)。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理的意義

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)管理信息化，有效提高管理效率。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以利用射頻識(shí)別技術(shù)的電子標(biāo)簽完成實(shí)體檔案出入庫登記工作，讀寫器覆蓋檔案館后，僅需利用讀寫器讀取信息，便可以實(shí)現(xiàn)信息的錄入，節(jié)省人工貼標(biāo)簽、登記出入庫的時(shí)間。讀寫器讀取的信息與數(shù)據(jù)庫中的信息相對(duì)應(yīng)，通過網(wǎng)絡(luò)便可實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案的取出和存放情況，并能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常，以便工作人員采取相應(yīng)措施；還可以在線對(duì)檔案進(jìn)行整理，通過目錄索引對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)完善，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，大大提高了工作效率，擴(kuò)展了服務(wù)范圍，減少了人工成本。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，增強(qiáng)檔案管理的安全性?；谖锫?lián)網(wǎng)的門禁系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)身份識(shí)別，自動(dòng)判斷查閱者的查閱權(quán)限，查閱者意圖帶離其權(quán)限外的檔案時(shí)，門禁系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出警示或通知館內(nèi)安保人員?；谖锫?lián)網(wǎng)的環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館內(nèi)環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，接收到不符合檔案存儲(chǔ)條件的信息時(shí)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)。基于物聯(lián)網(wǎng)的火警系統(tǒng)還可以通過傳感器對(duì)煙霧進(jìn)行實(shí)時(shí)探測(cè)，具有自動(dòng)報(bào)警以及監(jiān)控火災(zāi)位置的功能。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀

技術(shù)應(yīng)用層次淺，管理理念落后

隨著高等教育的信息化發(fā)展，各高校都開始重視檔案管理的信息化建設(shè)，但是大多數(shù)高校的檔案管理工作仍然以人工管理方式為主，所使用的信息化系統(tǒng)僅發(fā)揮輔助作用，智能化程度低。具體表現(xiàn)為：在檔案出庫入庫方面，臺(tái)賬不清晰，甚至存在人工記錄與信息系統(tǒng)交叉錯(cuò)亂的情況；在檔案查詢以及信息完善方面，無法實(shí)現(xiàn)一鍵搜索精準(zhǔn)定位，例如學(xué)生的評(píng)優(yōu)資料入檔時(shí)，需從大量檔案中尋找評(píng)優(yōu)相關(guān)檔案，并將相關(guān)資料存入，效率低下；在檔案存儲(chǔ)方面，僅進(jìn)行簡(jiǎn)單的文檔錄入存儲(chǔ)，未進(jìn)行分類歸檔，信息化建設(shè)之前的檔案資料并未錄入，以至于用戶無法系統(tǒng)地查詢結(jié)果；在軟件配備方面，檔案管理軟件多為單機(jī)軟件，僅具備單一的目錄查詢功能，難以滿足檔案管理工作者及學(xué)生的需求。

管理觀念落后，高校領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視，認(rèn)為在固有的管理模式中，淺層次的技術(shù)應(yīng)用足以支撐具體的管理活動(dòng)，僅看到了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相關(guān)投入所需的巨大成本，而忽視了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的廣闊前景。還有一些高校盡管投入了足夠多的資金，加強(qiáng)了自身的軟硬件設(shè)備建設(shè)，但是管理人員的職業(yè)能力素養(yǎng)不足，甚至多數(shù)管理人員非計(jì)算機(jī)或檔案管理專業(yè)出身，難以有效利用新技術(shù)開展工作，造成資源浪費(fèi)；在軟硬件設(shè)施損壞需要維護(hù)時(shí)，難以正確應(yīng)對(duì)，阻礙了工作的有序開展。

軟硬件配套不足，資金投入較少

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用需要先進(jìn)的設(shè)備作為載體，先進(jìn)的設(shè)備配置需要大量的資金投入。然而，高校領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理工作理念陳舊，導(dǎo)致校方對(duì)現(xiàn)有資金進(jìn)行規(guī)劃時(shí)更多向校園建設(shè)、科學(xué)研究、教學(xué)用具等方面傾斜，而對(duì)檔案管理工作的投入較少。投入不足又導(dǎo)致物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理工作中的效用無法充分發(fā)揮，高校領(lǐng)導(dǎo)層無法看到實(shí)際的效果提升，導(dǎo)致投入的積極性愈發(fā)降低，形成惡性循環(huán)。

管理標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一，使用受到限制

高校對(duì)檔案管理工作信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，管理上缺乏系統(tǒng)的制度，具有較大的隨意性。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不足的原因包含兩方面：其一是管理制度難統(tǒng)一，各個(gè)高校的具體情況不同，檔案管理制度的建立情況也不同，難以在區(qū)域內(nèi)建立起統(tǒng)一的制度，導(dǎo)致物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國(guó)高校檔案管理中的作用不能得到充分發(fā)揮；其二是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一，任何一個(gè)技術(shù)領(lǐng)域都需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范，這樣才能保持穩(wěn)定的秩序，然而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)領(lǐng)域在國(guó)際和國(guó)內(nèi)都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用受到限制。

安全管理有風(fēng)險(xiǎn)，制度建設(shè)缺失

在科技飛速發(fā)展的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)的廣泛使用為各行各業(yè)的發(fā)展帶來了更多可能，但同時(shí)黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等形式多樣的網(wǎng)絡(luò)信息安全威脅也越來越嚴(yán)重，網(wǎng)絡(luò)信息安全一直是社會(huì)各界高度關(guān)注的問題。物聯(lián)網(wǎng)涉及的關(guān)鍵技術(shù)較多，高校在檔案管理工作中對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用不夠成熟，工作人員素質(zhì)與技術(shù)要求不相匹配等問題導(dǎo)致電子信息或?qū)嶓w檔案存在安全隱患。一方面是數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)安全問題，高校學(xué)生檔案體量大，其中涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案一旦泄露，對(duì)學(xué)生個(gè)人生活以及學(xué)校聲譽(yù)乃至社會(huì)效益都會(huì)產(chǎn)生惡劣的影響，此外高校的財(cái)務(wù)檔案、制度檔案、合同檔案等也面臨被破壞、被盜取的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面是實(shí)體檔案存儲(chǔ)安全問題，實(shí)體檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有著較高的要求，空氣污染、環(huán)境潮濕、光照過強(qiáng)、蛀蟲蠶食等都對(duì)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)壽命有影響，因而需要對(duì)環(huán)境的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。傳統(tǒng)的檔案管理方式僅依靠人工記錄室內(nèi)溫度、濕度等，安全防護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，忽視了對(duì)安全器材的維護(hù)，且檔案數(shù)量龐大，盤點(diǎn)時(shí)間一般也相隔較久，并且盤點(diǎn)時(shí)僅檢查外部基本信息，檔案丟失或損壞都難以發(fā)現(xiàn)。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)化策略

轉(zhuǎn)變管理理念，引進(jìn)專業(yè)人才

高校需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，深刻認(rèn)識(shí)到物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的作用，將智能化檔案管理作為管理工作的基本目標(biāo)，積極引進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)并加以創(chuàng)新嘗試，充分發(fā)揮出物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的最大效用。

先進(jìn)的技術(shù)要有先進(jìn)的人才來運(yùn)用，因此要強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，以使其掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)以及相應(yīng)操作技能為目標(biāo)，制訂培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織培訓(xùn)，使檔案管理人員具備熟練使用相關(guān)技術(shù)設(shè)備的能力，能夠運(yùn)用信息化技術(shù)開展高校檔案管理的各項(xiàng)工作。另一方面，在人才引進(jìn)時(shí)，選擇一些檔案管理或計(jì)算機(jī)專業(yè)的相關(guān)人才，要求其在滿足物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使用基本技能要求的同時(shí)，具備軟硬件維護(hù)方面的能力，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，保障軟件的安全穩(wěn)健運(yùn)行。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)具備終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提升自身的道德修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，積極主動(dòng)地關(guān)注物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及檔案管理相關(guān)訊息，不斷滿足新時(shí)期檔案管理工作的信息化要求。

加大資金投入，提高管理水平

先進(jìn)的技術(shù)需要足夠的資金來支撐，引進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)需要諸多軟硬件設(shè)備的支撐和大量的資金投入，而這些設(shè)施設(shè)備需要進(jìn)行長(zhǎng)期維護(hù)和更新升級(jí)，這就意味著后續(xù)仍需要大量資金來維持設(shè)施設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)。高校在做各項(xiàng)工作的預(yù)算時(shí)，要對(duì)資金進(jìn)行科學(xué)合理的分配，給予檔案管理工作足夠的重視，充分了解檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并對(duì)相關(guān)技術(shù)知識(shí)進(jìn)行充分調(diào)查和分析，實(shí)現(xiàn)資金效益最大化。還可定期排查校園硬件設(shè)備設(shè)施，針對(duì)破損嚴(yán)重、無法滿足工作需要的舊設(shè)備，尋求變現(xiàn)渠道，在一定程度上補(bǔ)充資金。同時(shí)，高校應(yīng)積極拓展融資渠道，構(gòu)建多元化籌資機(jī)制，通過開設(shè)校辦產(chǎn)業(yè)、科研成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用、加強(qiáng)校企合作等方式，拓寬高校建設(shè)資金來源渠道，積極推進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用。

完善制度建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

先進(jìn)的技術(shù)需要完善的制度來規(guī)范。要將建立健全檔案管理制度納入高校管理計(jì)劃中，切實(shí)把檔案管理的各項(xiàng)工作落到實(shí)處。首先，細(xì)化檔案工作人員的分工，提高部門人員之間的配合度，明確劃分人員職責(zé)范圍，確保各區(qū)域工作權(quán)責(zé)清晰。其次，要優(yōu)化檔案管理工作流程，系統(tǒng)制定檔案的入庫歸檔、保管存儲(chǔ)、設(shè)備維護(hù)、查詢借閱等制度，完善檔案管理制度體系，對(duì)檔案管理各項(xiàng)工作的開展進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，并對(duì)制度條例進(jìn)行解釋說明，使制度發(fā)揮約束和規(guī)范作用的同時(shí)，更好地發(fā)揮指導(dǎo)和強(qiáng)化的作用，最大限度地發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的價(jià)值。建立檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，提高其應(yīng)對(duì)和處理突發(fā)事件的能力，保障檔案管理工作有序開展。

加強(qiáng)安全監(jiān)測(cè)，智能管理檔案

先進(jìn)的技術(shù)需要安全體系保障。物聯(lián)網(wǎng)無線傳輸信號(hào)易被破壞，因此在電子信息安全方面，必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，將內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)結(jié)合使用，將涉及隱私信息的系統(tǒng)與外部公共信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，防止內(nèi)部涉密檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)連接流入公共網(wǎng)絡(luò)。實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)物聯(lián)網(wǎng)節(jié)點(diǎn)的安全性，防范惡意程序的侵入和攻擊，保障電子信息安全。

在實(shí)體檔案存儲(chǔ)方面，充分利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實(shí)時(shí)性特點(diǎn)，將環(huán)境監(jiān)測(cè)調(diào)節(jié)智能化。通過在檔案室內(nèi)安裝傳感器，實(shí)現(xiàn)對(duì)溫濕度的精準(zhǔn)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，保護(hù)對(duì)環(huán)境要求較高的紙質(zhì)檔案，將溫濕度監(jiān)測(cè)與空調(diào)系統(tǒng)互聯(lián)，當(dāng)溫濕度情況不符合檔案存儲(chǔ)的要求時(shí)，自動(dòng)發(fā)送信息至空調(diào)系統(tǒng)，隨即空調(diào)系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)節(jié)溫濕度直至符合要求。將光照強(qiáng)度監(jiān)測(cè)與燈光控制系統(tǒng)互聯(lián)，當(dāng)燈光控制系統(tǒng)接收到光照過強(qiáng)的信息時(shí)，自動(dòng)調(diào)節(jié)燈光明暗度，同時(shí)向檔案管理工作人員發(fā)出警示，提醒工作人員及時(shí)采取開閉門窗等防光措施。對(duì)一些價(jià)值較高的重要檔案妥善保管，覆蓋讀寫器信號(hào)，實(shí)時(shí)監(jiān)控其移動(dòng)軌跡。

在檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所安全方面，實(shí)現(xiàn)火警監(jiān)測(cè)與消防系統(tǒng)互聯(lián)，在館內(nèi)安裝煙霧探測(cè)器，在監(jiān)測(cè)到有害氣體濃度過高時(shí)自動(dòng)快速報(bào)警，同時(shí)發(fā)出警報(bào)，通知檔案管理工作人員迅速撤離，并與門禁系統(tǒng)互聯(lián)，防止人員在撤離現(xiàn)場(chǎng)時(shí)因遇到阻礙而受傷。

綜上所述，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案非接觸讀取、實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、定位追蹤等多項(xiàng)智能化功能，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，更好地滿足使用者的需求。同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)重視物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用中的諸多問題，積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，接收并學(xué)習(xí)新技術(shù)，引進(jìn)和培育專業(yè)技術(shù)人才，通過多元化渠道籌集資金，合理規(guī)劃，提高資金使用效率，制定嚴(yán)格的制度規(guī)范技術(shù)的使用。將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)滲透到檔案管理工作的方方面面，能夠有效提高檔案管理工作的水平和安全性。高校應(yīng)不斷創(chuàng)新利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行深度挖掘，充分發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，使檔案內(nèi)容價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

（作者單位：齊魯醫(yī)藥學(xué)院）