狄占石

（焦作大學(xué)黨政辦公室，河南 焦作 454000）

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校傳統(tǒng)的檔案管理體系表現(xiàn)出一定的滯后性，隨著檔案資源和類型的日益復(fù)雜，逐漸難以滿足實(shí)際的工作需求，無法實(shí)現(xiàn)理想的管理效率和水平。在檔案管理中引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是突破發(fā)展瓶頸的必由之路，高校應(yīng)該立足檔案管理改革的目標(biāo)，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大勢(shì)，積極作為、主動(dòng)謀劃，開辟檔案信息化建設(shè)的新路徑，將管理形式從實(shí)體檔案升級(jí)為電子檔案，借助先進(jìn)技術(shù)提升檔案管理的便捷性和規(guī)范性，從而落實(shí)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供助力。

1.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案采集保存的智能化需要

隨著高校教育教學(xué)工作的不斷創(chuàng)新，檔案類別也越來越豐富。在介質(zhì)上可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，其中紙質(zhì)檔案還可以細(xì)分為教學(xué)、黨群、行政、財(cái)會(huì)等，電子檔案可以細(xì)分為照片、視頻、音頻等類別。面對(duì)內(nèi)容愈加豐富、類型愈加多樣的檔案，依靠傳統(tǒng)的人工管理方法，要完整地采集和整理檔案資源，難度是非常大的。在檔案存儲(chǔ)方面，以往檔案保存大多采用“檔案袋+檔案柜+檔案架”的方式，對(duì)空間和環(huán)境的要求比較高，后期查找和借閱都十分麻煩。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，能夠完美解決以上問題，實(shí)現(xiàn)檔案采集和保存的智能化。第一，從檔案采集來說，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)系統(tǒng)，可以對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，把類型繁多的檔案分門別類，自動(dòng)化編目編碼編號(hào)。這樣既規(guī)避了人工采集的失誤，也減少了檔案錄入和分類的繁瑣。第二，從檔案保存來說，利用信息化工具和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描編號(hào)，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，并統(tǒng)一歸檔于大數(shù)據(jù)庫。這些工作，依靠電腦和存儲(chǔ)器就能完成，既減少了對(duì)存儲(chǔ)空間的占用，后期還能進(jìn)行快速、精確的檔案檢索（在管理軟件中輸入關(guān)鍵詞），從而使高校的檔案采集和保存模式，發(fā)生顛覆性的改變。

1.2 促進(jìn)檔案管理模式規(guī)范化的需要

在高校傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)代，一系列的管理工作主要由人工進(jìn)行，以現(xiàn)場管理為主，技術(shù)含量比較低，運(yùn)行和維護(hù)也較為簡單，高校各部門之間缺乏高度的協(xié)同性，導(dǎo)致檔案管理的功能非常有限，難以形成一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)。如果出現(xiàn)溝通不力、操作不當(dāng)?shù)惹闆r，就會(huì)造成管理紕漏，引發(fā)管理不規(guī)范等問題，給檔案的保存和應(yīng)用帶來不良影響?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景開展高校檔案信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)檔案管理模式的協(xié)同化、規(guī)范化發(fā)展。第一，高校依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造信息化管理平臺(tái)，可以更好地加速信息數(shù)據(jù)的融合。高校的檔案管理部門與其他工作部門，管理人員與檔案數(shù)據(jù)的查詢者，能夠在網(wǎng)絡(luò)背景下，進(jìn)行有效地協(xié)同互動(dòng)，解決信息孤島問題，確保高價(jià)值檔案的充分挖掘，從而擴(kuò)大檔案管理的覆蓋面，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化建設(shè)。第二，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景還能提供更加開放的檔案管理環(huán)境，高?？梢岳眯畔⒒脚_(tái)的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)檔案管理，建立自上而下和自下而上的溝通反饋渠道，不斷收集反饋意見，用于改進(jìn)和優(yōu)化管理模式，從而使檔案資源、管理手段趨向規(guī)范化，驅(qū)動(dòng)高校檔案事業(yè)上升到新的臺(tái)階。

1.3 推動(dòng)檔案服務(wù)工作社會(huì)化的需要

高校檔案是非常寶貴的信息資源和文化產(chǎn)品，隨著全球性競爭的日益激烈，以及社會(huì)行業(yè)產(chǎn)業(yè)從勞動(dòng)密集型向資本、技術(shù)密集型的轉(zhuǎn)變，社會(huì)對(duì)高校檔案資源的利用需求越來越廣泛。比如，用人單位在聘用高校畢業(yè)生時(shí)，需要獲取學(xué)生的學(xué)籍檔案信息；企業(yè)在開發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，也需要了解高校的科研項(xiàng)目資料，為科技成果的轉(zhuǎn)化牽線搭橋。但是，以往的檔案服務(wù)對(duì)象主要是校內(nèi)師生，沒有凸顯出高校檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能，降低了檔案資源的利用率。立足“互聯(lián)網(wǎng)+”背景開展高校檔案信息化建設(shè)，能夠推動(dòng)檔案服務(wù)工作的社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象的多元化。高校需要樹立服務(wù)性觀念，發(fā)揮信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，變被動(dòng)為主動(dòng)，針對(duì)社會(huì)各方面對(duì)檔案資源的需求，建立健全服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化檔案信息資源的配置，開啟檔案目錄信息庫、檔案全文信息庫和多媒體檔案信息庫，開展學(xué)歷鑒定、出具檔案證明、檔案利用輔助、科研成果推廣應(yīng)用、檔案代存、代遞等多種類型的服務(wù)，力求把高校檔案部門建成為具有社會(huì)服務(wù)功能的數(shù)據(jù)中心和文化基地，從而彰顯檔案管理對(duì)社會(huì)和公眾的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的突破和創(chuàng)新[1]。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)的路徑

2.1 提高思想認(rèn)識(shí)，實(shí)施檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)

思想決定行動(dòng)，現(xiàn)階段高校對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，檔案部門的地位不高，思想上也沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，還在因循過去的工作方式，阻礙了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理的深度整合。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校應(yīng)該明確檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，在思想層面提高認(rèn)識(shí)，實(shí)施檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，為充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)推動(dòng)檔案管理信息化的開展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

第一，更新思想觀念。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的調(diào)查和研究，了解互聯(lián)網(wǎng)科技的先進(jìn)性和便利性，以及推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理對(duì)學(xué)校教育、科研等工作產(chǎn)生的積極影響，摒棄“檔案工作無用論”，保持前瞻的思想觀念，積極擁抱互聯(lián)網(wǎng)，把檔案信息化管理與學(xué)校管理、教育教學(xué)管理以及其他管理活動(dòng)緊密結(jié)合起來，超前謀劃信息化檔案工作思路，從而避免思想觀念上的故步自封，助推檔案管理抓住網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇[2]。

第二，建立管理制度。在高校檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)中，最關(guān)鍵的內(nèi)容是制定管理制度。基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理有著更加規(guī)范的要求，傳統(tǒng)制度體系中的很多條例已經(jīng)不再適用。高校必須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息化管理的特點(diǎn)，建立適配的檔案管理制度。首先，高校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況和檔案信息化建設(shè)的需求，對(duì)現(xiàn)有的制度結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化和完善，刪除陳舊、無用的內(nèi)容，增添新的管理細(xì)則，提高管理制度的可操作性和導(dǎo)向性，使信息化檔案管理做到依制而行。其次，管理制度應(yīng)明確規(guī)定對(duì)學(xué)校檔案館的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)行統(tǒng)一管理，細(xì)化對(duì)涉密網(wǎng)絡(luò)和非涉密網(wǎng)絡(luò)的區(qū)分辦法，要求管理人員定期監(jiān)督檢查涉密計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)，從而借助完善的制度，更好地約束和指導(dǎo)高校檔案信息化建設(shè)工作[3]。

2.2 加大資金投入，構(gòu)建檔案信息化的系統(tǒng)平臺(tái)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校檔案信息化建設(shè)的重要推力是技術(shù)，不僅需要充足的資金支持，還需要大量軟硬件設(shè)備的投入。以往正是因?yàn)橥度氩蛔?，?dǎo)致檔案管理的技術(shù)環(huán)境不成熟，在一定程度上降低了檔案信息化的效率。因此，高校必須根據(jù)檔案信息化建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加大資金投入，通過改造硬件、更新軟件等方式，構(gòu)建檔案信息化的系統(tǒng)平臺(tái)，使相關(guān)技術(shù)處于領(lǐng)先水平，從而發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)科技的優(yōu)勢(shì)，改善檔案信息化管理的條件。

首先，高校應(yīng)積極籌備檔案信息化建設(shè)所需的資金?？紤]到管理設(shè)備和技術(shù)的更新速率，以及系統(tǒng)的維護(hù)和運(yùn)行需求，在每年的年度預(yù)算中，預(yù)留相關(guān)經(jīng)費(fèi)，避免建設(shè)資金出現(xiàn)缺口。其次，從檔案信息化的硬件改造來說，高校應(yīng)該從網(wǎng)絡(luò)速度和存儲(chǔ)容量的要求出發(fā)，拓展校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)寬帶，對(duì)用于檔案管理的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行總體的優(yōu)化改造，確保檔案數(shù)據(jù)高速度、大容量地錄入和存儲(chǔ)[4]。最后，從檔案信息化的軟件更新來說，軟件在管理系統(tǒng)平臺(tái)中占據(jù)著核心地位，對(duì)基礎(chǔ)應(yīng)用功能已經(jīng)落后、升級(jí)價(jià)值非常低的管理軟件，高校應(yīng)該予以淘汰，引進(jìn)技術(shù)水平更高的新型管理軟件。在軟件的選擇上，應(yīng)該具備界面友好、人機(jī)交互性強(qiáng)、門類齊全等特點(diǎn)，檔案業(yè)務(wù)、檔案分類等完全符合國家檔案事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，功能適用，覆蓋檔案采集、管理、利用、服務(wù)的完整體系，可與全文檢索、OCR、流媒體、安全訪問控制等系統(tǒng)集成；同時(shí)要易于整合，提供強(qiáng)大的WebService服務(wù)，實(shí)現(xiàn)與前端信息生成系統(tǒng)的無縫整合。通過資金和軟硬件設(shè)施的投入，構(gòu)建形成綜合性的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，為高校檔案信息化建設(shè)注入技術(shù)動(dòng)力。

2.3 重視隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化檔案信息化的人才素養(yǎng)

人員是高校檔案信息化建設(shè)的主體，無論是對(duì)建設(shè)舉措的落實(shí)，還是對(duì)新型管理系統(tǒng)的應(yīng)用，都需要具體的人員來執(zhí)行。尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理人員不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，還應(yīng)具有互聯(lián)網(wǎng)思維，熟練地掌握和應(yīng)用各類信息化管理設(shè)備與技術(shù)。目前，高校檔案部門隊(duì)伍的建設(shè)還存在滯后性，部分人員還在沿用經(jīng)驗(yàn)主義思想，對(duì)新型的管理模式和系統(tǒng)缺乏足夠了解，無法滿足檔案信息化的發(fā)展需求。為此，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，高校必須堅(jiān)持以人為本的原則，在構(gòu)建技術(shù)環(huán)境的同時(shí)，重視檔案部門隊(duì)伍的建設(shè)，強(qiáng)化檔案信息化的人才素養(yǎng)，使其更好地適應(yīng)檔案工作局面的變化。首先，高校應(yīng)該意識(shí)到，人才是驅(qū)動(dòng)檔案信息化建設(shè)的核心力量，大力引進(jìn)精通互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、責(zé)任心強(qiáng)、有干勁的青年人才，使檔案管理的人員隊(duì)伍得到新生力量的補(bǔ)充。其次，從現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)提升來說，高校應(yīng)該針對(duì)檔案信息化，建立常態(tài)化的學(xué)習(xí)制度，通過主題講座、學(xué)術(shù)溝通、信息化管理技術(shù)專項(xiàng)培訓(xùn)等方式，組織檔案管理部門人員定期參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)人員實(shí)時(shí)了解互聯(lián)網(wǎng)視野下的檔案管理專業(yè)知識(shí)，掌握信息化管理系統(tǒng)的操控和維護(hù)方法，樹立嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，從而打造綜合性強(qiáng)、專業(yè)性高的工作隊(duì)伍，保質(zhì)保量地完成高校檔案信息化建設(shè)任務(wù)[5]。

2.4 健全保障機(jī)制，維護(hù)檔案信息化的管理安全

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景具有較強(qiáng)的開放性，在此背景下的高校檔案信息化建設(shè)追求向主動(dòng)社會(huì)服務(wù)轉(zhuǎn)型。但是部分涉密檔案，不適宜對(duì)公眾開放，而網(wǎng)絡(luò)科技在為檔案工作提供快捷的手段和方法的同時(shí)，也給檔案信息安全增添了諸多不穩(wěn)定因素。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下實(shí)施檔案信息化建設(shè)，高校必須正確處理好開放與保密的關(guān)系，健全相應(yīng)的保障機(jī)制，一方面，要貼近市場和利用者，圍繞社會(huì)需求開展服務(wù)；另一方面，要維護(hù)檔案信息化的管理安全，防止檔案失密、泄密的情況發(fā)生，從而規(guī)避檔案信息化的安全隱患。

首先，在現(xiàn)有的檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，內(nèi)部局域網(wǎng)要與所有外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，高校應(yīng)該采用多種安全保密技術(shù)，包括身份鑒別、訪問控制、入侵監(jiān)控、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全等，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期的異地備份，防止重要的檔案資料遺失，對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器和終端，實(shí)施嚴(yán)格的病毒控制和安全保密性檢測，及時(shí)堵塞網(wǎng)絡(luò)泄密漏洞，確保檔案管理在絕對(duì)安全可靠的環(huán)境下運(yùn)行。其次，還應(yīng)該結(jié)合檔案信息化的安全管理需要，制定具有針對(duì)性和可操作性的安全保密規(guī)定，尤其是對(duì)檔案著錄標(biāo)引、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、網(wǎng)站信息公布、檔案傳輸和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，實(shí)行嚴(yán)密的安全防護(hù)措施；實(shí)行安全責(zé)任制，做到對(duì)所提供的檔案信息負(fù)責(zé)，非公開和保密的檔案不上網(wǎng)；加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)的監(jiān)督管理，建立安全預(yù)警和應(yīng)急處理平臺(tái)，完善數(shù)字認(rèn)證等設(shè)施，嚴(yán)防利用互聯(lián)網(wǎng)從事泄露檔案信息的違法活動(dòng)。通過健全安全管理措施，全方位保障高校檔案信息化建設(shè)的安全性。

3.結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下開展高校檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案采集和保存的智能化，促進(jìn)檔案管理模式的規(guī)范化，推動(dòng)檔案服務(wù)工作的社會(huì)化，是創(chuàng)新檔案工作體系的必由之路。高校應(yīng)該延展互聯(lián)網(wǎng)思維，提高思想觀念，實(shí)施檔案信息化的頂層設(shè)計(jì)，加大建設(shè)資金投入，通過硬件改造和軟件更新，完善信息化檔案管理的系統(tǒng)平臺(tái)，重點(diǎn)強(qiáng)化檔案部門人才隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)，建立健全的安全保障機(jī)制，從而加快高校檔案信息化建設(shè)步伐。