謝梅秀

(中共清流縣委政法委員會(huì),福建 三明 365300)

0 引言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)越來(lái)越廣泛的應(yīng)用到人們的生活工作中。在此背景下,無(wú)疑給復(fù)雜繁瑣的辦公室檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇,注入了新的活力。辦公室工作中涉及到檔案管理的環(huán)節(jié),均可進(jìn)行各類信息及大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進(jìn)和實(shí)施,從而強(qiáng)化檔案的信息收集及管理工作質(zhì)量。為查閱檔案資源的人員提供較大便利,能夠?yàn)闄n案管理工作人員整理檔案、搜集檔案、從事一切與檔案管理有關(guān)的工作提供便利,既提升了檔案的查閱效率、又便于工作人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理。因此,各單位必須對(duì)此引起重視,以實(shí)踐應(yīng)用效果為基礎(chǔ),進(jìn)行高效方式的引進(jìn),在檔案管理工作中進(jìn)行各類信息技術(shù)的融合,加快檔案管理工作速度,減輕工作壓力,使檔案管理工作的質(zhì)量得到優(yōu)化。

1 存在的問(wèn)題

1.1 信息化技術(shù)手段在檔案管理工作中被忽視

目前來(lái)講,較大占比的檔案管理人員尚未對(duì)檔案管理工作有全面的認(rèn)識(shí),尤其是在傳統(tǒng)思想的干擾下,認(rèn)為檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)并沒(méi)有給工作帶來(lái)便利,而是增加了工作難度、工作量,阻礙了工作的進(jìn)展。此外,許多單位在進(jìn)行檔案工作時(shí),忽略了利用信息技術(shù)方法對(duì)檔案工作的益處,并沒(méi)有給工作人員提供切實(shí)有效的技術(shù)指導(dǎo),也沒(méi)有為此項(xiàng)技術(shù)的融入提供資金支持,使信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)無(wú)法發(fā)揮出來(lái),無(wú)法提升辦公室檔案管理工作的效率[1]。

1.2 尚未建立完善的信息化管理制度

隨著信息技術(shù)不斷深入到各單位的工作中,各單位的工作流程、工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了一系列的變化,使得檔案資料的管理流程、管理形式、管理標(biāo)準(zhǔn)也隨之發(fā)生變化[2]。但在對(duì)檔案資料處理的各個(gè)環(huán)節(jié),并未對(duì)有關(guān)權(quán)限和職責(zé)進(jìn)行清晰的劃分,這就妨礙了將信息技術(shù)與檔案管理工作相融合,從而限制了檔案工作的高品質(zhì)發(fā)展。另外,在實(shí)際工作中,大部分單位并沒(méi)有提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),讓本單位的一線檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí),使得大部分工作人員對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用還不熟練,在實(shí)際工作中,遇到需要應(yīng)用信息技術(shù)的工作,工作人員出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象,使得信息化檔案管理工作不能落到實(shí)處;由于工作人員不能熟練掌握信息化檔案管理技術(shù),在工作中無(wú)法利用該技術(shù)提升工作效率,無(wú)法將信息技術(shù)的最大效能發(fā)揮出來(lái),使得一線的工作人員對(duì)將信息技術(shù)手段同檔案管理工作結(jié)合起來(lái)的認(rèn)知仍停留在傳統(tǒng)階段,在一定程度上制約了檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展[3]。

1.3 專業(yè)性的信息技術(shù)人才匱乏

目前,很多單位都在辦公室檔案管理工作中引入了信息技術(shù),但在實(shí)際工作中,由于缺乏專業(yè)性的信息技術(shù)人才,使得這項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用沒(méi)有落到實(shí)處,在檔案工作中沒(méi)有充分地利用它的優(yōu)點(diǎn),不能提高檔案工作的效能[4]。在將信息技術(shù)同檔案管理工作有機(jī)結(jié)合的過(guò)程中,對(duì)一線工作人員提出了更高的要求,要求一線工作人員在具備檔案管理專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上還要具備計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),但是,在實(shí)際工作中,大部分單位并沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理崗位,多數(shù)是其他部門(mén)的人員兼職,很多單位甚至都沒(méi)有設(shè)立檔案管理部門(mén),這些人員只是順帶從事檔案管理工作,其本身還有很多的本職工作需要完成,工作量極大,這讓他們?cè)趯?duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí),將自己的注意力集中在了其他方面,不能全神貫注地去學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí)。有的單位雖然配置了專門(mén)的辦公室檔案管理人員,但基本上從事該項(xiàng)工作的人員年齡偏大,對(duì)于信息技術(shù)的接受程度不高,沒(méi)有學(xué)習(xí)新技術(shù)的意識(shí),這些問(wèn)題都是阻礙信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中,不能提高檔案館的工作效能[5]。

1.4 檔案信息存在丟失、損壞、泄漏隱患

現(xiàn)階段,信息技術(shù)已經(jīng)被人們廣泛的應(yīng)用起來(lái),滲透到人們的生活領(lǐng)域、學(xué)習(xí)領(lǐng)域、工作領(lǐng)域,為人們的生活工作帶來(lái)了一定的便利,但由于信息技術(shù)的開(kāi)放性特點(diǎn),在應(yīng)用該技術(shù)時(shí),辦公室的檔案資源存在泄漏隱患,一旦網(wǎng)絡(luò)遭到攻擊,或者是單位的計(jì)算機(jī)受到病毒的破壞,那么,檔案資源在很大程度會(huì)出現(xiàn)丟失、損壞的情況,對(duì)單位造成無(wú)法估計(jì)的損失。而且很多單位的檔案管理人員也不具備憂患意識(shí),沒(méi)有實(shí)時(shí)備份檔案信息的概念,檔案資源一旦丟失或損壞,無(wú)法找回[6]。部分單位在將信息技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案管理中時(shí),沒(méi)有設(shè)置有效的評(píng)價(jià)體系、反饋體系,使得工作人員在使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題沒(méi)有反饋渠道,不能得到有效解決。另外,將信息技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案管理中,兩個(gè)不同的部門(mén)在匯集檔案資源時(shí),不能通過(guò)檔案管理系統(tǒng)直接進(jìn)行,因?yàn)椴块T(mén)不同,系統(tǒng)也不同,所以需要工作人員對(duì)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換,在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中,工作人員如操作不當(dāng)容易出現(xiàn)資料丟失、資料損壞的問(wèn)題,使得檔案信息化管理效果不盡如人意。

2 信息技術(shù)支持下提升辦公室檔案管理工作效率的策略

2.1 對(duì)于信息化檔案管理工作引起重視

在當(dāng)今信息化社會(huì)的大趨勢(shì)下,各單位要轉(zhuǎn)變思想觀念,充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)手段同檔案管理工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)后能夠帶來(lái)的便利,加大力度推廣信息化檔案管理工作,將一線工作人員從復(fù)雜繁瑣的搜集檔案、整理檔案、查閱檔案的工作中解放出來(lái),降低人工勞作強(qiáng)度,使檔案管理的工作效率得到提高,檔案管理的工作質(zhì)量得到優(yōu)化。

首先,讓工作人員切實(shí)的感受到在工作中應(yīng)用信息技術(shù)手段,能夠提高工作效率,引起一線工作人員的重視,使其能夠主動(dòng)的學(xué)習(xí)信息技術(shù),端正工作態(tài)度,愿意去學(xué)習(xí)同檔案管理工作相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù),并且能夠?qū)⑺鶎W(xué)習(xí)到的知識(shí)、技術(shù)同日常工作有機(jī)結(jié)合起來(lái),提升工作效率,最大化的將信息技術(shù)的效能發(fā)揮出來(lái)。其次,單位的領(lǐng)導(dǎo)層要將檔案管理工作同各個(gè)部門(mén)的工作緊密結(jié)合起來(lái),讓各部門(mén)的員工充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作同本部門(mén)的工作息息相關(guān),在提供檔案資源、檔案內(nèi)容時(shí)能夠主動(dòng)的應(yīng)用信息技術(shù),以便信息化檔案管理工作在各個(gè)部門(mén)中順利、有序地開(kāi)展,進(jìn)一步提升檔案管理工作效率[7]。

2.2 建立健全辦公室檔案信息化管理制度

各單位在將信息技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案管理工作中時(shí),應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展情況制定出同本單位實(shí)際相符的規(guī)章制度,使一線工作人員在日常工作中有工作標(biāo)準(zhǔn)可以遵照,能夠有序地收集檔案、整理檔案、存儲(chǔ)檔案,為日后相關(guān)人員快速借閱檔案資源、查詢檔案資源打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在規(guī)章制度的制定過(guò)程中,要設(shè)立清晰的管理目標(biāo),確保內(nèi)容全面,包括具體的實(shí)施規(guī)范以及實(shí)施標(biāo)準(zhǔn),保證制度的規(guī)范化和合理性。

2.3 建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍

影響信息化檔案管理工作關(guān)鍵的因素是專業(yè)的技術(shù)人才,各單位必須高度重視信息技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作,力爭(zhēng)建設(shè)出一支素質(zhì)高、專業(yè)技術(shù)水平高、檔案管理知識(shí)扎實(shí)的檔案管理人才隊(duì)伍。

首先,充分認(rèn)識(shí)到將信息技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)的重要性和必要性,對(duì)本單位的工作人員進(jìn)行培訓(xùn),提升其信息技術(shù)水平、基礎(chǔ)知識(shí)水平。也可以組織本單位的檔案管理人員到信息化檔案管理工作開(kāi)展情況較好的兄弟單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí),借鑒其經(jīng)驗(yàn),提升自身的工作效率。

其次,各單位要同各個(gè)高校保持長(zhǎng)期的合作關(guān)系,由高校將專業(yè)的信息技術(shù)人才輸送到單位中,為辦公室的檔案管理注入新鮮血液。同時(shí),在招聘人才過(guò)程中,對(duì)于技術(shù)水平優(yōu)秀、專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、具有較高的職業(yè)素養(yǎng)的復(fù)合型人才,各單位要通過(guò)提高薪酬待遇、建立長(zhǎng)遠(yuǎn)的職業(yè)規(guī)劃、提供良好的工作環(huán)境等條件吸引人才,留下人才。

2.4 引用先進(jìn)的信息檔案系統(tǒng),提升檔案管理共享度、安全性

檔案管理工作非常繁瑣復(fù)雜,為了減輕工作人員的勞作強(qiáng)度,提升工作效率,各單位要投入一定的經(jīng)費(fèi),引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息系統(tǒng),并加以應(yīng)用,讓工作人員在日常工作中通過(guò)信息系統(tǒng)完成檔案的搜集、整理工作,將工作人員從繁重的紙質(zhì)檔案管理工作中脫身出來(lái),全身心的投入到學(xué)習(xí)電子檔案管理上。同時(shí),充分利用掃描技術(shù)、讀寫(xiě)技術(shù),直接將紙質(zhì)檔案資料的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文字,保存在計(jì)算機(jī)中,既提高了檔案資料內(nèi)容的清晰度,又能夠降低人力勞動(dòng)強(qiáng)度,實(shí)現(xiàn)雙贏。從事檔案管理工作的人員要會(huì)用信息化系統(tǒng),更要能用好信息化系統(tǒng),能夠最大化的發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),讓檔案管理工作更便捷。

在信息系統(tǒng)應(yīng)用期間,各部門(mén)要利用信息技術(shù)創(chuàng)建出信息共享渠道,為工作人員搜集不同部門(mén)的資料、數(shù)據(jù)提供便利,使后期的整理、歸檔工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí),各單位要及時(shí)升級(jí)信息系統(tǒng),維護(hù)信息系統(tǒng),為信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行做好全面保障,在信息系統(tǒng)的支持下提升檔案管理工作質(zhì)效。另外,由于互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)開(kāi)放性的特點(diǎn),檔案資源的安全性要引起各單位的重視,各單位的信息技術(shù)人才應(yīng)將創(chuàng)建核心數(shù)據(jù)庫(kù)工作提上日程,未雨綢繆,做好檔案資料的備份工作,包括重要的、核心的、關(guān)鍵的檔案資料,在計(jì)算機(jī)受到病毒破壞,或者是網(wǎng)絡(luò)受到攻擊,或者是工作人員工作失誤,造成的檔案資料丟失、損毀、不可恢復(fù)時(shí),保障重要檔案、關(guān)鍵檔案的安全。對(duì)于一些重要的檔案資源采取切實(shí)有效的安全保護(hù)措施,比如,應(yīng)用區(qū)塊鏈加密技術(shù)、水印加密技術(shù)、進(jìn)入系統(tǒng)需要?jiǎng)討B(tài)驗(yàn)證碼技術(shù)、數(shù)字密碼技術(shù)等。

3 結(jié)語(yǔ)

總之,在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,將信息技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案管理中是大勢(shì)所趨,各單位必須對(duì)信息化檔案管理工作引起重視,不斷完善和調(diào)整信息化檔案管理制度,使檔案管理工作人員有據(jù)可依,建設(shè)一支高質(zhì)量的專業(yè)人才隊(duì)伍,確保在檔案管理的日常工作中有效應(yīng)用信息技術(shù),加大資金投入力度,將先進(jìn)的信息檔案系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理工作中,提升檔案管理的安全性、共享度,多措并舉,充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),提升檔案管理工作效率。