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云時代背景下高校檔案數(shù)字化管理及其應(yīng)用分析

2023-05-30 17:37:31田夢
南北橋 2023年7期
關(guān)鍵詞:云時代高校檔案數(shù)字化

[摘 要]云時代高校數(shù)字化檔案管理就是使用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)對檔案加以開發(fā)、管理。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展,高校檔案管理發(fā)生了很大的變化,從實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理,并成了高校檔案管理工作的新趨勢。本文從云時代背景下高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢入手,對存在的問題進行了分析,并提出有效管理及其應(yīng)用的措施。

[關(guān)鍵詞]云時代;高校檔案;數(shù)字化;管理;應(yīng)用

[中圖分類號]G27文獻標志碼:A

[作者簡介]田夢,女,湖北宜昌人,三峽電力職業(yè)學(xué)院,館員,碩士,研究方向:高校檔案管理。

在云時代背景下,高校檔案管理工作的重要性逐漸顯現(xiàn)出來,數(shù)字化管理成了主流趨勢。怎樣順應(yīng)時代發(fā)展需求優(yōu)化檔案管理工作的模式、實現(xiàn)智能化檔案管理與利用、加快高校的改革發(fā)展,是高校教育教學(xué)改革工作中需要重點考慮的問題。

1 云時代背景下高校檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢

第一,實現(xiàn)海量存儲。高校檔案管理工作涵蓋各個方面的信息,在存儲時要耗費很多的空間,如果使用傳統(tǒng)的檔案管理手段,管理效果并不理想,還會增加不必要的投入。而在云時代背景下,云存儲手段的應(yīng)用讓數(shù)字檔案備受關(guān)注,其能夠直接將有關(guān)信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò),不必用到光盤等一些設(shè)施,只需經(jīng)過電腦終端就可以實現(xiàn)既定目標。云存儲具備海量信息存儲功能,能夠讓數(shù)字檔案存儲功能得到全面體現(xiàn),其本身的擴容能力能夠適應(yīng)目前數(shù)字檔案不斷增長的存儲需求[1]。

第二,資源的高度共享。數(shù)字化檔案管理是利用云存儲技術(shù)來實現(xiàn)的,避免檔案資源重復(fù)問題的出現(xiàn);且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具備開放性特征,使得數(shù)字檔案信息的共享性得到全面體現(xiàn),檔案資源的利用不再局限于以往頻繁翻閱、查找、搜索檔案信息,而是建立更為高效的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺,利用電腦、手機等終端就能夠?qū)τ嘘P(guān)資源進行利用,從而達到資源共享的目的[2]。

第三,云端存儲,防止損壞。在平常的檔案管理工作中,要對檔案是否受潮、受蟲蛀等進行全面的檢查,對存儲環(huán)境有一定的要求。同時,為防止檔案被泄漏,要安排專人來管理。而使用了云端存儲后,就不必擔(dān)心檔案會受環(huán)境的影響,確保了檔案的存儲質(zhì)量[3]。

第四,優(yōu)化人員配置,節(jié)省資金。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,配備專業(yè)人員對文件加以梳理、歸檔,需要花費一定的時間和精力,投入比較多,效率也不是很高。但如果將紙質(zhì)檔案文件傳輸?shù)接嬎銠C云端,計算機就可以通過云計算對文件加以分類管理,只需要幾個人就能夠完成檔案傳輸任務(wù),能夠節(jié)省人力成本,獲取更多的經(jīng)濟效益,以達到優(yōu)化人員配置、節(jié)省資金的效果[4]。

第五,提高檔案服務(wù)水平。借助云存儲平臺,能夠?qū)n案資源加以優(yōu)化管理,還可以適應(yīng)用戶多樣化的需求。在科學(xué)使用該平臺時,高效的檢索手段與便捷的操作功能等能夠?qū)?shù)據(jù)信息進行高效篩選,從而確保信息檢索的效率。

2 云時代檔案數(shù)字化管理的原則

近年來,以“云大物移智”為代表的新一波數(shù)字技術(shù)浪潮席卷各行各業(yè)?!霸拼笪镆浦恰逼鋵嵅皇菃沃敢豁椥畔⒓夹g(shù),而是指云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能這五項技術(shù)。

云計算:對資源的有效管理,主要是計算資源、網(wǎng)絡(luò)資源、存儲資源三個方面。將以上三種資源通過信息技術(shù)實現(xiàn)虛擬化,形成資源池,實現(xiàn)不限時間和空間進行按需分配的效果;對應(yīng)用軟件進行彈性管理(即云化軟件部署),將通用的應(yīng)用軟件(如數(shù)據(jù)庫、運行環(huán)境)封裝好、標準化,需要的時候調(diào)取自動部署即可。

大數(shù)據(jù):或稱海量數(shù)據(jù)、巨量數(shù)據(jù),指的是需要新的處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。對海量數(shù)據(jù)整合分析之后,增強決策能力。

物聯(lián)網(wǎng):指通過信息傳感設(shè)備,按約定的協(xié)議將任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連接進行信息交換和通信,以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理的網(wǎng)絡(luò)。通過信息傳感設(shè)備,實現(xiàn)物和物、人和物、人和人之間的互聯(lián)互通。

移動互聯(lián)網(wǎng):將移動通信與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合到一起,即通過手機、平板等移動設(shè)備代替計算機上網(wǎng),滿足用戶所需(看新聞、打游戲、購物等)。

人工智能:具備感知、理解、行為和學(xué)習(xí)能力的信息技術(shù)系統(tǒng),使機器像人一樣理解、分析、決策,并根據(jù)經(jīng)驗學(xué)習(xí)。由多種技術(shù)組成,這些技術(shù)使電腦能夠理解世界(如計算機成像、聲音處理、傳感器處理、生物特征識別),分析和理解收集到的信息(如自然語言處理、知識闡釋),做出知情決策或提出行動建議(如推理引擎、專家系統(tǒng)),并汲取經(jīng)驗教訓(xùn)(包括機器學(xué)習(xí))等。

作為五種相異又相連的IT技術(shù),掌握它們中的任何一個,都相當于掌握了開啟人類未來的鑰匙。在數(shù)字化時代高校檔案工作的根本目的是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化,面對機遇與挑戰(zhàn)并存的局面,高校應(yīng)牢牢抓住數(shù)字化浪潮發(fā)展的歷史契機,提升檔案管理質(zhì)量和效率。在檔案數(shù)字化管理工作中要堅持如下原則。

第一,堅持科學(xué)性原則。在高校檔案管理中,要堅持科學(xué)性原則。將檔案加以科學(xué)分類管理,尤其是針對利用率高的檔案要首先做好數(shù)字化管理,以提升服務(wù)水平。第二,堅持可行性原則。高校檔案數(shù)字化工作會受到各種因素的影響,如財政預(yù)算、人員配置等。所以,檔案數(shù)字化要從本校實際情況著手,要堅持可行性原則,以保證高校的檔案管理工作能夠有效進行。第三,堅持安全性原則。隨著科技的不斷發(fā)展進步,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全問題也顯現(xiàn)出來。要實現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化還要對安全問題給予足夠的重視,強化對數(shù)字檔案的保護,以免出現(xiàn)檔案泄露等問題。與此同時,高校還要強化對電子檔案系統(tǒng)的防護,以免檔案系統(tǒng)遭受破壞,造成一定程度的損失。第四,堅持用戶至上原則。檔案建設(shè)、整理、存儲等各項工作都是為用戶服務(wù)的,所以要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化也要堅持用戶至上原則,要依據(jù)用戶的需求,科學(xué)地進行檔案管理。同時,要有效調(diào)動檔案管理者工作的興趣和自覺性,讓他們的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力滿足高校檔案信息化建設(shè)要求,這樣更利于檔案數(shù)字化的建設(shè)、管理。

3 云時代背景下檔案數(shù)字化管理面臨的問題

目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平并不是很高,檔案利用手段也比較單一。雖然數(shù)字檔案資源為檔案管理提供了更加便捷的管理手段,但是因技術(shù)利用不到位、認識存在不足等問題,檔案數(shù)字化管理還是面臨著一些困境,具體如下。

3.1 管理體系不完善

高校檔案資源的價值往往會被忽視,檔案管理部門體系不完善,檔案信息管理制度不健全,特別是檔案信息人員在交接工作時,極易發(fā)生信息數(shù)據(jù)漏洞,讓檔案面臨丟失和損壞的風(fēng)險。在檔案管理過程中,當前的信息化管理力度相對較低,未能將檔案信息化管理的關(guān)鍵作用發(fā)揮出來,在一定程度上影響了檔案管理的全面性和科學(xué)性。

3.2 標準規(guī)范建設(shè)滯后

在平時的管理工作中,高校缺少統(tǒng)一規(guī)范、標準,云計算雖然比較便捷,但是作為新技術(shù),在利用時還是存在一些問題。云計算在實際應(yīng)用時,是將網(wǎng)絡(luò)中的內(nèi)容進行開發(fā),對數(shù)據(jù)加以整合、存儲后使其滿足用戶需求,各個環(huán)節(jié)都是密切聯(lián)系起來的。云計算的概念劃分是很特殊的,這讓其能夠依靠的規(guī)范較少,缺少相應(yīng)的監(jiān)督部門,使得其在檔案信息管理中面臨一定的安全隱患。

3.3 信息安全管理意識相對淡薄

隨著云計算技術(shù)在檔案管理工作中的運用越來越普遍,個體對信息保護的關(guān)注度也更高。尤其是檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都是持續(xù)增長的,這也增加了信息泄露的風(fēng)險。一些從事檔案管理的管理人員,并非是專門的計算機專業(yè)人員,即使具備一定的檔案信息錄入技能,也可能存在對檔案資料的網(wǎng)絡(luò)安全管理意識與能力不足的問題,從而降低了檔案信息的安全性和可靠性。

3.4 人才培養(yǎng)不及時

此外,在高校檔案數(shù)字化建設(shè)中還面臨著人才不足的問題?,F(xiàn)在很多高校的檔案管理人員更為熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程。而傳統(tǒng)的檔案管理工作對人員的技術(shù)要求不高。數(shù)字化檔案管理是基于信息化基礎(chǔ)上的,對管理人員的技術(shù)要求比較高,而已有的檔案管理人員的技術(shù)水平無法滿足數(shù)字化檔案的管理要求。檔案管理人員需要及時了解檔案信息化管理相關(guān)政策,為建設(shè)高素質(zhì)、復(fù)合型管理人才隊伍提供重要的保障。

4 云時代背景下高校檔案數(shù)字化管理及其應(yīng)用

4.1 更新檔案管理思想,構(gòu)建專業(yè)技術(shù)體系

在云時代下高校要提升對檔案數(shù)字化的重視程度,從傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛中走出來,加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐,做好云技術(shù)的推廣,為檔案數(shù)字化建設(shè)提供強有力的支持。有關(guān)機構(gòu)與管理者要對目前的檔案數(shù)字化現(xiàn)狀加以全面分析,制定高校數(shù)字檔案管理目標,依據(jù)目標實施管理,保證檔案信息資源的完整性,提升檔案信息資源的利用效率。同時,檔案管理者還要全面意識到檔案數(shù)字化的重要性,加快數(shù)字化檔案信息技術(shù)的普及,有需要的情況下可以由第三方提供技術(shù)支持,確保檔案管理的科學(xué)性。此外,還要構(gòu)建專業(yè)技術(shù)體系。檔案數(shù)字化管理要做好統(tǒng)一規(guī)劃,對檔案管理工作現(xiàn)狀有一個全面的認識,設(shè)定檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范,確定工作重點,構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理技術(shù)體系。比如,要及時引入現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)手段,并構(gòu)建完善的檔案信息傳輸機制。檔案管理信息化還存在著融入不及時、技術(shù)配合度不高等方面的問題,有關(guān)部門要做好對檔案數(shù)字化的引導(dǎo),加快檔案管理系統(tǒng)、公共信息系統(tǒng)的高效融合,優(yōu)化檔案數(shù)字化管理技術(shù)體系,最大限度地提升檔案信息化水平。

4.2 實現(xiàn)數(shù)字化采集

在云時代,需要有效利用檔案數(shù)字化管理模式。對于云端存儲檔案文件來說,可使用檔案資料轉(zhuǎn)換手段,將已有的文字信息以數(shù)字形式呈現(xiàn)出來,讓其能夠在電腦系統(tǒng)存儲,該目標的實現(xiàn)必然需要數(shù)字化信息的采集。在實際采集時,要有效利用數(shù)字化設(shè)備,如果檔案信息中包含紙質(zhì)文件或者照片等,可用掃描儀將文字信息以數(shù)字化信息的方式存儲下來。

4.3 實現(xiàn)數(shù)字化處理

在云時代使用科學(xué)的手段實現(xiàn)有關(guān)操作,可以讓檔案信息管理工作的效果更為明顯。數(shù)字化采集是一項基礎(chǔ)工作,這項操作完成后,就要加以科學(xué)處理,即數(shù)字化處理階段。在該階段,要對數(shù)字化信息加以科學(xué)的分析、判斷,其根本目的是讓用戶能夠更快速地檢索、獲取所需的目標資源,以提升工作效率。在數(shù)字化處理時,要對數(shù)據(jù)加以科學(xué)管理,做好統(tǒng)一編碼,并規(guī)范有關(guān)標準,根據(jù)檔案情況,進行編目。通常來說,檔案都是依據(jù)各種指標進行科學(xué)排列的,像時間與來源等,通過對有關(guān)信息的準確編碼達到更為理想的檢索效果。

4.4 建立在線數(shù)據(jù)庫

為了適應(yīng)檔案數(shù)字化管理要求,高校需要積極建立更為系統(tǒng)的在線數(shù)據(jù)庫,這是云時代的必然要求,必須引起足夠的重視。在線數(shù)據(jù)庫的建立是必然趨勢,是時代的要求,其對數(shù)字化檔案管理目標的實現(xiàn)發(fā)揮著很重要的作用。在線數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效共享,實現(xiàn)資源需求目標。為了更快地獲取所需資源,實現(xiàn)更為科學(xué)的檢索,要對檔案實行科學(xué)化管理,進行合理分類操作,建立系統(tǒng)的在線數(shù)據(jù)庫。檔案資源種類很多,包含視頻、音頻等,各種資源在構(gòu)建書庫時,要具備特殊的依據(jù),以滿足各用戶的需求。數(shù)據(jù)庫的建立要嚴格依據(jù)現(xiàn)實條件一一落實,不能盲目照搬,要將自身特色融入其中。

4.5 建立檔案保護標準體系,保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全可靠性

高校應(yīng)基于新修訂的《中華人民共和國檔案法》對高校檔案數(shù)字化管理工作加以規(guī)范并落實。高校檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)服務(wù)器是由院校網(wǎng)絡(luò)信息中心集中管理的,有專人來管理維護,定期檢測,數(shù)字檔案資源庫必須做好備份,實現(xiàn)異地保管,特別是涉密檔案數(shù)據(jù)。檔案管理者要提升自身的保密意識,加強對檔案保護前沿技術(shù)的學(xué)習(xí),不斷地優(yōu)化自身的工作方法和技術(shù)手段,確保檔案管理的安全性。

4.6 優(yōu)化檔案管理隊伍

檔案工作人員要更新自身的工作思維觀念,從傳統(tǒng)檔案管理手段的束縛中走出來。檔案數(shù)字化并非單純從“線下”到“線上”資源的查詢應(yīng)用,而是對檔案業(yè)務(wù)的優(yōu)化整合,實現(xiàn)檔案工作的數(shù)據(jù)化。在云時代,檔案管理者除了對相關(guān)檔案資源做簡單接收、保存等工作外,還要具備一定的專業(yè)知識、文化素養(yǎng),可以有效借助現(xiàn)代化的人工智能、數(shù)字檔案系統(tǒng)實施檔案管理,提高檔案管理效率。除此之外,高校檔案管理任務(wù)多,工作量也很大,需要檔案管理者不斷地提升自身的專業(yè)素養(yǎng)及創(chuàng)新能力,以滿足高校檔案數(shù)字化管理的需求,更好地落實高效檔案數(shù)字化管理工作,這是高校檔案管理工作的職責(zé)所在。

5 結(jié)語

習(xí)近平總書記曾指出:“檔案工作是一項非常重要的工作,經(jīng)驗得以總結(jié),規(guī)律得以認識,歷史得以延續(xù),各項事業(yè)得以發(fā)展,都離不開檔案?!痹跀?shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下,檔案管理人員要積極順應(yīng)當前時代的變化與發(fā)展需求,轉(zhuǎn)變檔案管理理念,深度挖掘檔案資料的價值,從而使檔案管理工作更加高效,推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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