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基于內(nèi)部控制下的高校橫向科研合同標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)踐與思考

2023-05-26 06:37郭一平
經(jīng)濟(jì)師 2023年5期
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制高校

摘要:科研合同管理作為高??蒲许?xiàng)目管理工作的重要構(gòu)成部分,也是項(xiàng)目順利實(shí)施的重要先決條件。文章以A高校為例,通過分析高校橫向科研合同現(xiàn)狀,梳理橫向科研合同內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)及控制風(fēng)險的要求,介紹了對橫向科研合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)踐與思考,為高校橫向科研合同管理提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制 高校 科研合同標(biāo)準(zhǔn)化管理

中圖分類號:F224.11

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2023)05-197-03

一、高校內(nèi)部控制建設(shè)背景

為進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平,2012年11月由財(cái)政部制定的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財(cái)會[ 2012) 21號)[1]于2014年1月1日正式實(shí)施,要求行政事業(yè)單位根據(jù)本規(guī)范通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序等方式建立適合本單位的內(nèi)部控制體系,達(dá)到對本單位經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險的防范和管控作用,其中就包括對預(yù)算管理、收支管理、合同管理等主要經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險控制。

2013年12月,教育部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》實(shí)施工作的通知(教財(cái)函[ 2013)142號)[2],督促指導(dǎo)高校進(jìn)一步完善內(nèi)控體系建設(shè),增強(qiáng)內(nèi)部管理水平。2015年12月,財(cái)政部再次印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(財(cái)會[2015124號)[3],指明了內(nèi)部控制建設(shè)的總體要求及主要任務(wù),對于內(nèi)部控制尚未建立或不健全的單位,要求于2016年底前完成內(nèi)部控制的建立及實(shí)施工作。2016年6月,財(cái)政部印發(fā)《關(guān)于開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價工作的通知》(財(cái)會[ 2016)11號)[4],研究制定了單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價指標(biāo)體系,為各單位有效開展內(nèi)部控制建立與實(shí)施工作提供了量化評價導(dǎo)向。

在財(cái)政部、教育部的要求和指引下,各高校穩(wěn)步推進(jìn)內(nèi)部控制體系的建設(shè)。某省屬高校A也相繼印發(fā)《內(nèi)部控制建設(shè)實(shí)施方案》《內(nèi)部控制實(shí)施辦法(試行)》和相關(guān)實(shí)施細(xì)則,為規(guī)范學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動,推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)指明了方向。

二、高校科研合同概述

高校是國家科技創(chuàng)新的主陣地和生力軍,科研合同作為高校開展科技合作時履行權(quán)利義務(wù)的主要依據(jù),同時也是單位內(nèi)部控制的重要一環(huán)。在實(shí)際工作中,科研合同可分為縱向和橫向兩種類型??v向科研合同的主體一般是國家各級行政主管部門與任務(wù)承擔(dān)單位:橫向科研合同的主體一般是企事業(yè)單位,主體雙方就某項(xiàng)需求開展洽談,簽訂以技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等為主的各類合同[5]。

科研合同的管理包括合同簽訂、合同履行、合同歸檔、合同糾紛處理等多個環(huán)節(jié),每一個環(huán)節(jié)都是風(fēng)險管控的要點(diǎn)。通過探索建立有效的審核機(jī)制和評價標(biāo)準(zhǔn),避免法律風(fēng)險和執(zhí)行風(fēng)險,保證科研項(xiàng)目的順利實(shí)施,進(jìn)一步推動高校內(nèi)部管理科學(xué)化[6]。本文以省屬A高校為例,分析橫向科研項(xiàng)目的發(fā)展趨勢,結(jié)合橫向科研合同管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),探討建立橫向科研合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系,防范風(fēng)險的發(fā)生,更好地引導(dǎo)高校橫向科研健康有序發(fā)展。

三、A高校橫向科研合同的管理現(xiàn)狀

1.橫向科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)不斷增長。A高校是省屬本科師范類公辦學(xué)校、高水平大學(xué)建設(shè)高校,涵蓋哲、文、理、工、管、法、經(jīng)濟(jì)、教育、藝術(shù)等學(xué)科門類。學(xué)校注重“政產(chǎn)學(xué)研”合作,強(qiáng)化原始創(chuàng)新和集成攻關(guān),致力服務(wù)國家和區(qū)域高質(zhì)量發(fā)展,與多地共建新型研發(fā)機(jī)構(gòu)、各類產(chǎn)學(xué)研合作基地200余家,榮獲省科技服務(wù)業(yè)“百強(qiáng)機(jī)構(gòu)”榮譽(yù)稱號。近年來,學(xué)校橫向科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)穩(wěn)步增長,2016年-2021年全校簽訂橫向科研項(xiàng)目合同1177項(xiàng),合同金額4.42億元,約占全校科研總經(jīng)費(fèi)的25%。其中2019年A高校以1.8億元的科技成果合同金額進(jìn)入當(dāng)年全國高校科技成果轉(zhuǎn)化合同金額100強(qiáng),位列第88名。這一趨勢表明在“政產(chǎn)學(xué)研”一體化不斷深入的背景下,橫向科研在高校科研活動中的地位逐步顯著,也成為高校資金來源的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

2.合作主體及合作內(nèi)容多元化。A高校開展橫向科研項(xiàng)目合作的主體類別趨于多元化,特別是與企業(yè)單位的合作逐年增加。2011年A高校橫向科研合作主體共146家,主要集中在事業(yè)單位及政府機(jī)構(gòu)88家,企業(yè)50家:2021年A高校橫向科研合作主體增至256家,除事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)外,與企業(yè)合作的數(shù)量增長到123家,還延伸到了社會團(tuán)體、群眾組織等。合作的內(nèi)容以技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢類為主,同時技術(shù)開發(fā)、技術(shù)許可、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等方式也不斷增多,合作內(nèi)容更加多元化,合同管理也更加復(fù)雜化和精細(xì)化[7]。

3.合同單項(xiàng)簽訂金額日益增加。近年來,A高校除在服務(wù)社會的頻次增加外,同時社會服務(wù)的能力也在不斷提升。單項(xiàng)橫向科研合同簽訂金額也創(chuàng)下新高,如2016-2021年合同單項(xiàng)簽訂額在50萬元以上的達(dá)301項(xiàng),由之前大量的萬元級合同增至百萬元級,如2016年單項(xiàng)橫向科研簽約合同額最高為100萬元,2019年達(dá)1400萬元,2021年為403萬元。

四、高校橫向科研合同管理內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)及風(fēng)險分析

橫向科研合同管理作為高??蒲泄芾淼闹匾M成部分,涵蓋了任務(wù)分配、經(jīng)費(fèi)分配、科研進(jìn)程、科研成果及其轉(zhuǎn)化等全過程。同時從前文數(shù)據(jù)分析來看,隨著橫向科研合同簽約數(shù)量及金額的增加,合作主體、種類也更加復(fù)雜,加之成果產(chǎn)出和結(jié)題要求的不同,在條款及內(nèi)容方面也存在較大差異,對合同管控的難度勢必會增加[7]。因此,需要在梳理合同業(yè)務(wù)全流程的基礎(chǔ)上,分析各個環(huán)節(jié)風(fēng)險控制的關(guān)鍵點(diǎn)(見表1),為促進(jìn)橫向科研合同規(guī)范化管理提供有效途徑。

五、高校橫向科研合同標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)踐

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范及相關(guān)指導(dǎo)意見的出臺,對高校內(nèi)部控制管理提出了新的要求。據(jù)此,A高校制定了《內(nèi)部控制實(shí)施辦法(試行)》和《合同管理控制實(shí)施細(xì)則(試行)》,該細(xì)則分別從合同訂立、合同履行、合同檢查與保管四個維度,提出了操作性極強(qiáng)的實(shí)施規(guī)范,通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理體系,踐行學(xué)校內(nèi)部控制規(guī)范的要求,推動了學(xué)校內(nèi)控體系的建設(shè)。

1.組織建設(shè)。

(1)實(shí)行歸口管理、分級負(fù)責(zé)制。A高校通過合理設(shè)置內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)或部門,明確職責(zé)權(quán)限,形成了各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約、相互協(xié)調(diào)的工作機(jī)制,遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理,分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人的原則。校長全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的合同管理工作,分管校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、各學(xué)院及直屬業(yè)務(wù)單位分別在其相應(yīng)的職責(zé)范圍內(nèi)履職,對合同事項(xiàng)的必要性、真實(shí)性、合規(guī)性、可行性負(fù)有各自不同的主體責(zé)任。

合同管理單位包括校長辦公室(法律事務(wù)辦公室掛靠)、合同歸口管理單位和合同承辦單位。科研部門作為科研合同的歸口管理單位,也是合同制度體系執(zhí)行的重要載體。堅(jiān)持“集體討論決策”與“黨政同責(zé)”的原則,黨政主要負(fù)責(zé)人為科研合同管理的第一責(zé)任人,對合同管理工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任:同時學(xué)校成立了法律事務(wù)辦公室,聘請校內(nèi)法律專業(yè)師資擔(dān)任法律顧問,為科研人員提供專業(yè)咨詢服務(wù),并對重大合同或非格式合同進(jìn)行法律審核,以最大限度地保護(hù)學(xué)校及教工的合法權(quán)益。

(2)實(shí)行專崗專責(zé)與會簽機(jī)制??蒲胁块T指定專人擔(dān)任科研合同管理員,對接校內(nèi)各個二級科研合同承辦單位,負(fù)責(zé)對提交的科研合同進(jìn)行業(yè)務(wù)審核,同時根據(jù)合同金額及種類的不同,必要時再提請法律事務(wù)辦公室進(jìn)行法律審核后簽訂。實(shí)行合同承辦人一合同承辦單位負(fù)責(zé)人一校長辦公室合同管理員一校長辦公室合同負(fù)責(zé)人-合同歸口單位管理員一合同歸口單位負(fù)責(zé)人一法律事務(wù)辦公室法律顧問(根據(jù)需要)一法律事務(wù)辦公室負(fù)責(zé)人(根據(jù)需要)一分管校領(lǐng)導(dǎo)(根據(jù)需要)的審核機(jī)制,層層落實(shí)責(zé)任。另外,鑒于合同內(nèi)容的復(fù)雜性,對于條款中涉及到對外合作、設(shè)備采購或與學(xué)校多方位合作的框架協(xié)議等,形成了多部門的聯(lián)審機(jī)制,即合同內(nèi)容專業(yè)性較強(qiáng)或涉及多個單位權(quán)利義務(wù)的,由校長辦公室根據(jù)合同性質(zhì)確定合同歸口管理單位,再由合同歸口管理單位組織相關(guān)單位進(jìn)行會審、會簽,降低合同審核風(fēng)險。

2.制度建設(shè)。

(1)建章立制。制度建設(shè)是高校橫向科研合同管理的重要基石。A高校學(xué)校層面及科研管理部門相繼出臺了《合同管理辦法(2021年修訂)》《技術(shù)合同管理辦法》《自然科學(xué)縱向科研合同管理實(shí)施細(xì)則(試行)》等,其中由科研管理部門最新修訂的《科技合同管理實(shí)施細(xì)則(2022年修訂)》也頒布實(shí)施。

該高校所建立的合同制度體系覆蓋了合同管理活動的全過程,體系內(nèi)各項(xiàng)制度是一個動態(tài)的有機(jī)整體,主要包括法人授權(quán)委托、合同管理人員崗位責(zé)任、合同分類、合同審核、合同訂立、合同用印、合同履行、合同糾紛處理、合同備案與歸檔、監(jiān)督和問責(zé)等制度。在這些辦法或細(xì)則的指導(dǎo)下,學(xué)校橫向科研合同管理逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

(2)制定標(biāo)準(zhǔn)化合同管理流程。為規(guī)范合同簽訂流程,提高流轉(zhuǎn)效率,學(xué)校建立了合同標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)審核流程及法律審核流程,讓科研人員有明確的流程預(yù)期,實(shí)現(xiàn)了依法管理、按章辦事。

《合同管理辦法(2021年修訂)》中明確了科研合同審核的具體操作流程,由二級合同承辦單位通過學(xué)校OA系統(tǒng)發(fā)起申請,依據(jù)學(xué)校合同分類規(guī)定,由二級合同承辦單位管理員提起“業(yè)務(wù)審核流程”或“法律審核流程”,經(jīng)承辦單位負(fù)責(zé)人審核后,提交至校長辦公室,由校長辦公室根據(jù)合同性質(zhì)分配至歸口科研管理單位進(jìn)行業(yè)務(wù)審核,必要時提請法律事務(wù)辦公室進(jìn)行法律審核,對于審核通過的文本,由歸口科研管理單位加蓋技術(shù)合同專用章后生效。

(3)提供標(biāo)準(zhǔn)化合同模板。橫向科研合同簽訂模式種類多樣,涉及的內(nèi)容也復(fù)雜多變[9],且大多數(shù)承擔(dān)橫向項(xiàng)目的科研人員并不具備專業(yè)的法律知識,擬定的科研合同易出現(xiàn)表述不清、責(zé)權(quán)把握不準(zhǔn)、關(guān)鍵條款缺失等問題,影響學(xué)校及教工的合法權(quán)益。

對此,A高校校長辦公室(法律事務(wù)辦公室)與科研管理單位在上級部門制訂的合同標(biāo)準(zhǔn)范本基礎(chǔ)上,共同擬定了條款清晰、內(nèi)容完備的技術(shù)合同模板,包括技術(shù)服務(wù)、技術(shù)開發(fā)(合作)、技術(shù)開發(fā)合同(委托)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢等制式合同:另外依據(jù)科研合同業(yè)務(wù)的其他需要,還擬定了省市各類項(xiàng)目合作協(xié)議模板、國家基金項(xiàng)目合作協(xié)議模版、采購合同模板等,供科研人員參考使用。

3.橫向科研合同審核要點(diǎn)。

(1)合同實(shí)施分級審核制。學(xué)校合同管理單位由校長辦公室(法律事務(wù)辦公室)、合同歸口管理單位和合同承辦單位組成,合同審核實(shí)行分級負(fù)責(zé)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在的二級合同承辦單位重點(diǎn)對合同基本信息、技術(shù)條款、項(xiàng)目完成的基本保障條件、合同相對方資質(zhì)、違約責(zé)任條款和爭議解決條款等進(jìn)行核查。合同歸口管理單位負(fù)責(zé)對合同承辦單位提交的合同事項(xiàng)進(jìn)行業(yè)務(wù)審核,其業(yè)務(wù)審核的范圍主要包括:第一,合同訂立的依據(jù)是否存在、送審材料是否齊備:第二,合同內(nèi)容是否違反國家政策、學(xué)校規(guī)定:第三,合同條款是否合理、主要條款是否具備。法律事務(wù)辦公室負(fù)責(zé)合同的法律審核,其審核的范圍主要包括:第一,合同主體是否適格:第二,合同內(nèi)容是否違反法律法規(guī)的禁止性規(guī)定,是否違背公序良俗:第三,合同條款是否完備,文本是否規(guī)范:第四,合同是否存在法律風(fēng)險。

(2)嚴(yán)格審核合同條款。嚴(yán)格審核合同條款是橫向科研合同風(fēng)險防范的關(guān)鍵點(diǎn)。結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),主要有以下審核要點(diǎn):第一,根據(jù)合同類型的不同,明確技術(shù)目標(biāo)及項(xiàng)目驗(yàn)收方式。第二,設(shè)置合理的履約期限及經(jīng)費(fèi)條款,特別是金額較大或涵蓋重要知識產(chǎn)權(quán)的合同應(yīng)建立跟蹤臺賬,便于對合同履約及經(jīng)費(fèi)到賬情況進(jìn)行精準(zhǔn)管理[8]。第三,明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬及收益分配方式。合同條款中應(yīng)明確項(xiàng)目技術(shù)成果及相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)和其他權(quán)利的歸屬處理方案[8]。第四,合同糾紛中的爭議管轄。合同在選擇爭議解決方式時,應(yīng)盡可能約定學(xué)校所在地法院管轄,盡量不約定仲裁解決條款。如確需約定仲裁條款的,應(yīng)盡可能約定學(xué)校所在地仲裁委員會仲裁。涉外合同應(yīng)約定法律適用條款,并盡可能約定適用我國法律。

4.合同歸檔與備案。合同檔案管理是合同標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中的重要環(huán)節(jié)。A高校建立科研合同檔案管理制度,合同履行完畢后,二級合同承辦單位負(fù)責(zé)整理過程性材料,包括合同洽談、簽訂、履行及糾紛處理過程中形成的相關(guān)資料,并將材料正本整理成冊歸檔:同時合同承辦單位做好合同及其相關(guān)材料的保管與保密工作,指定專人保管,防止泄密或丟失。合同簽訂并用印后,合同承辦單位應(yīng)在十五個工作日內(nèi)將一份合同原件送交合同歸口管理單位進(jìn)行備案,而科研合同歸口管理單位每半年編制一次合同歸口管理情況匯總表,報(bào)校長辦公室登記備案。

科研合同管理是一個動態(tài)的、系統(tǒng)的工程,需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、合同承辦單位、合同歸口管理單位在簽訂、審核、履行、結(jié)題等環(huán)節(jié)各司其職,層層把關(guān)。A高校通過完善組織結(jié)構(gòu)、明確職責(zé)權(quán)限、規(guī)范制度體系、嚴(yán)格把控合同要點(diǎn)、及時歸檔登記等措施,建立了以風(fēng)險控制為核心,合同承辦單位、合同歸口管理單位、法律事務(wù)辦公室為支撐的標(biāo)準(zhǔn)化、全過程管理體系,保障了科研合同管理工作的有序開展。

六、完善高校橫向科研合同管理的思考

1.加強(qiáng)科研合同管理隊(duì)伍建設(shè)??蒲泄芾聿块T和其他職能部門可以定期在校內(nèi)組織法律知識培訓(xùn),培訓(xùn)對象包括從事科研管理的人員及科研一線人員,重點(diǎn)加強(qiáng)民法典、知識產(chǎn)權(quán)法等相關(guān)知識的普及,深度解讀合同關(guān)鍵條款,提高法律風(fēng)險的識別能力:同時通過對科研人員進(jìn)行合同訂立、文本撰寫等方面的培訓(xùn),適當(dāng)運(yùn)用合同糾紛案例進(jìn)行警示教育,形成人人懂法守法的良好氛圍,為科研管理工作奠定良性發(fā)展的土壤。另外還應(yīng)鼓勵、支持科研合同管理人員參加政府部門或其他專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的外部培訓(xùn),通過學(xué)習(xí)與經(jīng)驗(yàn)交流,豐富業(yè)務(wù)專業(yè)知識,提升管理素養(yǎng)和水平。

2.建設(shè)互通互聯(lián)的科研合同管理體系,實(shí)現(xiàn)全流程信息化管理。完善科研合同信息化管理體系,納入合同簽訂、合同審批、合同變更、合同履行進(jìn)程、合同收款、合同付款、合同驗(yàn)收等模塊,通過有效的分類處理,使合同內(nèi)容能夠以標(biāo)準(zhǔn)化的信息形式存儲于系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)高校各二級學(xué)院、科研管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)。特別是科研合同相關(guān)管理部門與財(cái)務(wù)部門要通過數(shù)據(jù)共享,使得合同編號與財(cái)務(wù)部門的項(xiàng)目編號能夠逐一對應(yīng),避免合同管理與財(cái)務(wù)管理的脫節(jié),方便各管理部門實(shí)時掌握科研項(xiàng)目的到款及支出情況,促進(jìn)橫向科研經(jīng)費(fèi)的合理使用及合同的順利履行[10]。

七、結(jié)語

隨著高校科研合作廣度和深度的不斷拓延,合同作為約定雙方權(quán)利和義務(wù)的重要載體,進(jìn)一步完善其管理將有利于促進(jìn)科研項(xiàng)目管理水平的提升,對適應(yīng)市場競爭環(huán)境,加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù),最大限度地避免法律風(fēng)險,具有重要的實(shí)踐意義。

(基金項(xiàng)目:江蘇省高校哲學(xué)社會科學(xué)研究項(xiàng)目“基于層次分析評價的高校項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)績效管理體系優(yōu)化研究”(2017SJB0968)]

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(作者單位:江蘇師范大學(xué)江蘇徐州 221116)

【作者簡介:郭一平(1986-),女,漢族,河南安陽人,碩士研究生,會計(jì)師,主要研究方向?yàn)楦咝X?cái)務(wù)管理、科研管理?!?/p>

(責(zé)編:若佳)

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