張毅

何為文檔協(xié)同辦公3.0時(shí)代

2020年疫情發(fā)生后，遠(yuǎn)程辦公需求直線上漲，行業(yè)流量爭(zhēng)奪戰(zhàn)加劇。以騰訊文檔、金山文檔為代表的在線協(xié)同文檔行業(yè)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展，其中騰訊文檔月活躍用戶更達(dá)2億+，在移動(dòng)辦公應(yīng)用領(lǐng)域具有較大影響力。

而隨著工作模式恢復(fù)，企業(yè)對(duì)協(xié)同辦公的需求從滿足協(xié)作過程中的溝通管理需求向沉淀并調(diào)用內(nèi)容、提升企業(yè)管理與員工工作效率升級(jí)。在此過程中，員工更加關(guān)注辦公體驗(yàn)、創(chuàng)造性與便捷性，管理者更注重產(chǎn)品能為時(shí)間成本、溝通成本帶來的減法效果。終端市場(chǎng)需求的變化，推動(dòng)以文檔協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品為代表的協(xié)同辦公應(yīng)用不斷升級(jí)，尤其是第三方插件的開放解除了ChatGPT的聯(lián)網(wǎng)限制后，AI與文檔協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品的融合成為時(shí)下移動(dòng)辦公領(lǐng)域最為關(guān)注的話題。

智能文檔便是在這樣的背景下，誕生的一款面向未來的新一代文檔類型，作為一種生產(chǎn)力工具的新形態(tài)、提效賦能的新方式，智能文檔本身是騰訊文檔的全新文檔品類，更是文檔協(xié)同辦公3.0時(shí)代的產(chǎn)物。

文檔1.0周期：MicrosoftOffice定義的OOXML格式，用戶在本地對(duì)文檔進(jìn)行編輯。

文檔2.0周期：本地文檔的延伸，用戶可以在線對(duì)文檔進(jìn)行編輯和協(xié)作。

文檔3.0周期：以智能文檔為代表的新一代文檔協(xié)同辦公產(chǎn)品對(duì)“文”“表”“圖”進(jìn)行了全新定義（如圖1）。

智能文檔究竟有何不同

智能文檔是騰訊文檔的全新文檔品類，用戶可以在頁面上樂高式拖拽塊，制作高融合、無品類差異的應(yīng)用文檔。

對(duì)于智能文檔同傳統(tǒng)文檔的區(qū)別，后者可以看作格式豐富、排版工整的“一本詞典”，用戶如果想把詞典搬到線上，并且做到100%還原，這就只能通過Office來做；而智能文檔比喻為“一盒樂高”，塊（block）是信息最小單元，所有編輯/應(yīng)用能力都是一個(gè)block，可以根據(jù)場(chǎng)景需要去拼裝成所需要的形態(tài)，不強(qiáng)調(diào)編輯能力，更加側(cè)重block的使用和形態(tài)拓展。

而根據(jù)騰訊文檔官方公眾號(hào)文章介紹，智能文檔擁有多頁面結(jié)構(gòu)、組件化內(nèi)容、數(shù)據(jù)可視化、樂高式布局等四大產(chǎn)品特性，對(duì)于沉寂許久的在線文檔應(yīng)用領(lǐng)域而言，智能文檔一經(jīng)推出就受到移動(dòng)辦公人群高度關(guān)注，而有幸于第一批拿到內(nèi)測(cè)邀請(qǐng)碼后，筆者對(duì)其進(jìn)行了一番深入體驗(yàn)。

如何像搭樂高一樣編輯文檔

“樂高式搭建，靈活布局”是智能文檔主要特色之一，對(duì)于習(xí)慣公式化布局的文檔協(xié)同辦公用戶而言，智能文檔在功能板塊上的設(shè)計(jì)的確有很多獨(dú)到之處。

啟動(dòng)騰訊文檔后，在首界面點(diǎn)擊“新建”即可在下拉菜單中看到“智能文檔”選項(xiàng)，不過該選項(xiàng)目前排在在線文檔、在線表格、在線幻燈片等傳統(tǒng)文件格式之后（如圖2）。

進(jìn)入智能文檔編輯界面后，這里會(huì)提示用戶新建或直接選擇模板快速添加內(nèi)容，智能文檔官方目前給出待辦清單、需求文檔、公司知識(shí)庫、活動(dòng)策劃、會(huì)議紀(jì)要等多個(gè)預(yù)設(shè)好的模板方便用戶導(dǎo)入，用戶點(diǎn)選相應(yīng)的模板即可進(jìn)入具體的編輯界面。

在具體內(nèi)容編輯界面中，默認(rèn)左側(cè)為“頁面管理”邊欄，預(yù)設(shè)模板對(duì)整個(gè)內(nèi)容流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了預(yù)設(shè)，而右側(cè)則為內(nèi)容區(qū)域。用戶需要在全屏模式下編輯內(nèi)容時(shí)，“頁面管理”邊欄可以收疊起來（如圖3）。

在內(nèi)容編輯界面，包括頭圖在內(nèi)的所有內(nèi)容均能自定義修改，而這些就是智能文檔定義的塊（block）。智能文檔中的所有內(nèi)容都是塊化的，用戶可以根據(jù)自己的需要添加塊、操作塊、排版塊，如同拼樂高一樣完成自己的內(nèi)容構(gòu)建。

具體而言，正文、頁面、分級(jí)標(biāo)題、項(xiàng)目列表、編號(hào)列表等均屬于智能文本基礎(chǔ)塊，而思維導(dǎo)圖、流程圖等則屬于進(jìn)階圖表，表格、看板等則被劃分到了智能表塊。同時(shí)，騰訊文檔、騰訊視頻、Figma、QQ音樂、嗶哩嗶哩、印象筆記等則可以作為嵌入頁面塊存在。

將內(nèi)容元素切分成塊后，智能文檔在內(nèi)容打造方面給予用戶極大自由，用戶可以通過添加塊新建分欄塊，或拖拽塊形成無限分欄甚至可以在左側(cè)頁面管理界面插入一個(gè)完整的空白頁，并選擇一個(gè)新的模板（如圖4）。

不過這里有些好奇的是目前智能文檔提供九個(gè)預(yù)置模板，不確定未來會(huì)否升級(jí)添加新的模板，同時(shí)，對(duì)于一些動(dòng)手能力較強(qiáng)的專業(yè)用戶，能否開放自定義功能，從而打造屬于自己的模板也頗讓人期待。

如何幫助新媒體編輯完成工作

塊的出現(xiàn)，讓智能文檔用戶在內(nèi)容編輯上擁有了極大的自由度，而豐富的插件，更讓普通人都能輕松、高效地打造出精彩的文檔。

以文本內(nèi)容編輯為例，用戶單擊任意內(nèi)容即可進(jìn)行編輯，而雙擊鼠標(biāo)左鍵即可彈出快捷文本編輯欄，可對(duì)字體粗細(xì)、下劃線、字體顏色等項(xiàng)目進(jìn)行操作，還可以直接插入超鏈接，覆蓋用戶日常文本編輯所需。而點(diǎn)擊內(nèi)容塊左上角“+”號(hào)，則可以在當(dāng)前內(nèi)容塊下方添加塊，旁邊的菜單按鈕不僅可以對(duì)塊文字內(nèi)容進(jìn)行整體轉(zhuǎn)換操作，還可以對(duì)塊進(jìn)行顏色設(shè)置，以突出內(nèi)容重點(diǎn)（如圖5）。

除了塊概念外，騰訊文檔經(jīng)過多年積淀，其本身整合了智能表格、思維導(dǎo)圖等多種元素，讓內(nèi)容組件化成為智能文檔特色之一。在智能文檔中，用戶可以很輕松地插入智能表格，后者本身在智能文檔中也是作為一種塊類型存在，用戶可以參照一般塊新建的流程新建智能表塊。

一方面，用戶可以在智能表格界面，點(diǎn)擊“+”號(hào)喚起塊類型列表，選擇智能表類型下所需的視圖添加（如圖6）。

另一方面，移動(dòng)辦公達(dá)人們也可以通過輸入/喚起塊類型列表，或使用對(duì)應(yīng)的斜杠命令語法直接添加塊——

智能表格通用：/znbg，/zhinengbiaoge，/智能表格

這里需要注意的是智能表格塊目前在移動(dòng)端只能新建默認(rèn)模板，用戶更多時(shí)候還是需要在PC端才能使用更多智能表格功能。而對(duì)于已經(jīng)在騰訊文檔智能表里有數(shù)據(jù)，想要遷移至智能文檔的用戶，可以通過復(fù)制粘貼記錄實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移，但通過復(fù)制粘貼記錄實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移，僅能對(duì)頁面可見和通用的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，目前會(huì)受到一些限制：

1.原有記錄里已經(jīng)設(shè)置的分組、篩選和排序無法保留

2.引用列無法保留

3.創(chuàng)建人信息無法保留

除智能表格外，思維導(dǎo)圖也是智能文檔中使用頻率非常高的塊。騰訊文檔思維導(dǎo)圖本身提供基礎(chǔ)圖、樹狀圖、組織結(jié)構(gòu)圖等多種圖形結(jié)構(gòu)，可插入圖片、鏈接、備注等豐富內(nèi)容，能夠進(jìn)一步提升用戶文檔表現(xiàn)效果。

在智能文檔內(nèi)容界面點(diǎn)擊+號(hào)即可喚起塊類型列表，選擇進(jìn)階圖表類型下的思維導(dǎo)圖。點(diǎn)擊思維導(dǎo)圖塊右下角的放大按鈕，即可進(jìn)入思維導(dǎo)圖的編輯界面，點(diǎn)擊右上角的按鈕，即可保存并退出當(dāng)前思維導(dǎo)圖的編輯界面（如圖7）。

相對(duì)專業(yè)獨(dú)立的思維導(dǎo)圖軟件，騰訊文檔提供的思維導(dǎo)圖在模板設(shè)計(jì)上還有一定提升空間，不過足以滿足大部分主流辦公用戶所需。這里要提醒大家的是，思維導(dǎo)圖塊目前無法在移動(dòng)端被新建和編輯，但是用戶可以正常查看已添加的思維導(dǎo)圖。

而作為一款文檔協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品，智能文檔同樣在協(xié)作和交互上有所改進(jìn)，這里主要體現(xiàn)在評(píng)論和分享兩個(gè)功能上。智能文檔支持用戶對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行評(píng)論，用戶可以對(duì)文檔內(nèi)的各種塊進(jìn)行評(píng)論，其中對(duì)于文字部分，還可以劃詞選中內(nèi)容評(píng)論（如圖8）。

分享功能的話，智能文檔目前的權(quán)限控制都是對(duì)整個(gè)文檔范圍生效的。舉個(gè)例子，以當(dāng)前頁面進(jìn)行分享意味著被分享用戶打開鏈接，將會(huì)被定位到當(dāng)前頁面，但無法控制用戶查看其他頁面。

寫在最后：值得期待的智能文檔

智能文檔的出現(xiàn)給予筆者不小驚喜，尤其是塊概念的引入，讓用戶在文檔編輯過程中獲得極大自由度，而騰訊文檔已有的豐富插件也可以無縫接入，極大豐富了智能文檔內(nèi)容元素，很好地提升文、表、圖之間的數(shù)據(jù)流動(dòng)，從而打造無品類差異的“容器”。