夏叢芳
(作者單位:江蘇第二師范學(xué)院)
黨的十九大提出“建設(shè)教育強(qiáng)國是中華民族偉大復(fù)興的基礎(chǔ)工程”,黨的二十大提出教育強(qiáng)國、科技強(qiáng)國、人才強(qiáng)國、文化強(qiáng)國、體育強(qiáng)國等多個強(qiáng)國表述,這些表述的背后都離不開教育。教育是民族發(fā)展的基礎(chǔ),是創(chuàng)新的前提,而高校作為教育體系的重要組成部分,是培育人才的搖籃。要加強(qiáng)教育,抓好科研,意味著要加強(qiáng)高校教育基礎(chǔ)設(shè)施及師資力量的投入,即是增加高校物資和人力的投入。物資和人力的投入,回溯到源頭上,離不開資金投入,用資金來置換教育所需,即物資采購。這里的物資,不僅僅是指實體物資,還涵蓋無形資產(chǎn)及各種服務(wù)等。隨著對教育的不斷重視,高校每年物資采購資金量也在不斷增長,如果缺乏有效的采購監(jiān)督,采購過程中很容易出現(xiàn)采購不規(guī)范行為,造成資金使用效益低下,甚至引發(fā)暗箱操作、里外勾結(jié)、化公為私等風(fēng)險,造成資金和人員的雙重?fù)p失。因此,要加強(qiáng)高校物資采購審計,強(qiáng)化內(nèi)部控制,規(guī)范物資采購,為高校發(fā)展創(chuàng)造有利環(huán)境,真正實現(xiàn)教育強(qiáng)國、科技強(qiáng)國、人才強(qiáng)國、文化強(qiáng)國、體育強(qiáng)國等,實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興。
2018 年,黨中央成立審計委員會后,進(jìn)一步強(qiáng)化了對審計工作的領(lǐng)導(dǎo)。2019 年某省成立審計委員會,大部分高校紛紛成立了審計委員會,逐步加強(qiáng)審計相關(guān)制度建設(shè),加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)監(jiān)督管理,加強(qiáng)審計整改閉環(huán)。例如,某高校規(guī)定20 萬元以上的非工程類物資采購付款前需要經(jīng)過財務(wù)審計科審計,對審計發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。但是,高校本身是教育的綜合載體,其物資采購具有專業(yè)化、多樣化的特點(diǎn),不僅僅是簡單的辦公設(shè)備或是辦公用品的采購,更有專業(yè)實驗耗材、實驗設(shè)備、進(jìn)口儀器、實驗室改造等的采購,加上采購業(yè)務(wù)存在立項不充分、采購方式不合規(guī)、合同履行不到位等多種風(fēng)險,同時審計又有其專業(yè)局限性,物資采購審計面臨多項問題。
1.高校內(nèi)部審計部門獨(dú)立性受限
高校成立了專門的審計部門,但在機(jī)構(gòu)設(shè)置上,高校內(nèi)部審計部門是高校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),與其他部門同級,受院校級領(lǐng)導(dǎo)管理。而物資采購工作一般是經(jīng)院校級領(lǐng)導(dǎo)審批后由同級部門執(zhí)行采購,審計人員在物資采購審計過程中會顧及同事關(guān)系及領(lǐng)導(dǎo)指示,如項目采購以會議決策或者領(lǐng)導(dǎo)批示替代采購程序,形成預(yù)算外采購、應(yīng)急性采購項目較多,預(yù)算調(diào)整頻繁、隨意,審計只是走程序,而無法實施實質(zhì)性審核。在此情況下,審計的客觀性、公正性及獨(dú)立性就會受到一定的影響。
2.物資采購相關(guān)內(nèi)部控制制度執(zhí)行不到位
近年來,高校不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè),圍繞物資采購制定了相關(guān)制度,以規(guī)范物資采購業(yè)務(wù),但在實際執(zhí)行過程中,出于各種各樣的原因,存在物資采購制度執(zhí)行不到位的現(xiàn)象,造成相關(guān)制度執(zhí)行流于形式,未能有效防范各類采購風(fēng)險。比如,個別采購業(yè)務(wù)刻意拆分,以規(guī)避政府采購;招標(biāo)文件交由供貨單位擬定,暗箱操作指定供貨商,存在陪標(biāo)、串標(biāo)現(xiàn)象;設(shè)置傾向性指標(biāo)造成項目流標(biāo)后,采用單一來源采購方式;物資采購預(yù)算虛高,未細(xì)化報價,中標(biāo)價“嚴(yán)格”卡在預(yù)算線上;物資采購驗收流于形式,實際供貨與采購標(biāo)的參數(shù)不一致;物資采購付款未嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行等等。實際物資采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中,制度執(zhí)行不到位,資金使用效益低,嚴(yán)重?fù)p害了高校利益,不利于高校的健康有序發(fā)展。
3.個別物資采購審計缺少實質(zhì)性審核
個別物資采購審計由于多方面原因,只實施了程序性審核,對某項物資的采購是否必要,相關(guān)參數(shù)是否符合要求,是否實現(xiàn)預(yù)期功能等問題,只通過送審材料來審核,未能實施實質(zhì)性的審核程序,無法有效防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。比如,審計過程中,僅僅通過立項書、預(yù)算表、驗收單等材料上的論述和簽字以及形式是否合規(guī)來確認(rèn)物資采購過程的規(guī)范性,沒有現(xiàn)場查看物資各項參數(shù)是否符合實際要求,是否存在高配低用現(xiàn)象,參數(shù)與招投標(biāo)文件是否一致,物資價格是否公允,供應(yīng)商是否存在舊貨新賣行為,供應(yīng)商與采購人員是否存在關(guān)聯(lián)關(guān)系等實質(zhì)性審核,無法有效保護(hù)高校經(jīng)濟(jì)利益。
4.高校物資采購審計信息化發(fā)展滯后
當(dāng)前,不少高校內(nèi)部審計還通過Word、Excel 等傳統(tǒng)方式來開展審計工作,也有部分高校購買或開發(fā)了審計系統(tǒng)軟件,采用審計信息系統(tǒng)來開展物資采購審計。但系統(tǒng)僅僅發(fā)揮資料存儲功能,并未能夠?qū)崿F(xiàn)信息化審計的功能,高校審計信息化發(fā)展還處于相對滯后的階段;部分高校加強(qiáng)了物資采購項目全過程審計,覆蓋了物資采購的事前(需求、預(yù)算、立項)、事中(采購、合同、執(zhí)行)、事后(驗收、結(jié)算等)審計,但是物資采購的過程無法一天內(nèi)完成,送審工作也是逐步進(jìn)行,這就造成了事前、事中、事后審計割裂現(xiàn)象,不能有效識別拆分采購、重復(fù)采購等行為。例如,項目立項可能在2021 年12 月份,采購安排在2022 年3 月份,合同簽訂于4 月份,6 月份驗收,而另一批同樣物資需求立項于2022 年2 月份,供應(yīng)商為同一家,合同簽訂于5 月份,同樣6 月份驗收,若不加注意,單項目審核無法識別是否存在拆分亦或是重復(fù)采購問題。
結(jié)合上述分析,當(dāng)前高校物資采購存在資金量大、種類繁多、部分采購專業(yè)性較強(qiáng)、內(nèi)部控制制度不健全或制度執(zhí)行不到位、實質(zhì)性審核不足、審計信息化滯后等問題。因此,我們需要從多方面來采取措施,以提升審計質(zhì)量,促進(jìn)物資采購規(guī)范化,提升高校資金使用績效,以真正發(fā)揮教育投資的作用。
高校要從一級領(lǐng)導(dǎo)層面重視內(nèi)部審計工作,加強(qiáng)頂層設(shè)計,強(qiáng)化黨對審計的領(lǐng)導(dǎo),只有從頂層對審計工作重視起來,才能使高校各個層面對審計工作予以重視;完善高校物資采購相關(guān)規(guī)章制度,從高校層面規(guī)范化物資采購業(yè)務(wù)流程,明確各部門職責(zé),確保物資采購有章可循;完善物資采購審計相關(guān)規(guī)定,細(xì)化審計業(yè)務(wù)流程,減少人為因素對審計業(yè)務(wù)的干擾,自上而下重視審計工作,確保審計的客觀性與獨(dú)立性能夠得到有效保障。
要加強(qiáng)審計流程規(guī)范化管理,將物資采購業(yè)務(wù)的事前、事中及事后審計串聯(lián)起來,同時,每個階段的審計也要重視實質(zhì)性審核,從而提升物資采購審計業(yè)務(wù)質(zhì)效,具體可以關(guān)注以下方面。
1.項目立項審計
項目立項審計屬于事前控制審計,重點(diǎn)要關(guān)注項目是否有計劃,是否有預(yù)算,相關(guān)參數(shù)是否符合實際需求,是否符合高校發(fā)展規(guī)劃,是否經(jīng)過可行性論證,是否存在高配低用、資源浪費(fèi)等現(xiàn)象,是否存在重復(fù)采購現(xiàn)象等。
2.采購方式審計
采購方式的選取是采購流程中的關(guān)鍵點(diǎn)之一,審計要特別關(guān)注采購方式選取是否恰當(dāng);是否存在化整為零、規(guī)避政府采購的行為;是否存在濫用單一來源采購方式;采購過程中是否存在暗箱操作,串標(biāo)、圍標(biāo)等不規(guī)范行為;供應(yīng)商資質(zhì)是否實質(zhì)性符合要求等。
3.合同簽訂審計
合同簽訂是采購結(jié)果的確定,審計要重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否符合相關(guān)規(guī)定,相關(guān)參數(shù)是否與招標(biāo)及投標(biāo)文件一致,合同是否違背招標(biāo)投標(biāo)文件實質(zhì)性條款,合同付款條件及付款比例是否符合要求,是否合理保障了高校的有效權(quán)益,違約條款是否涵蓋了關(guān)鍵要素等。
4.驗收付款審計
驗收付款一般是物資采購審計的收尾,驗收付款審計不僅要查看送審驗收材料是否符合要求,還需要實地檢查采購物資相關(guān)參數(shù)是否與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及合同一致,采購貨物使用或運(yùn)行是否正常、服務(wù)是否符合要求,應(yīng)辦理入庫資產(chǎn)是否已辦理入庫,資產(chǎn)是否存在購后閑置現(xiàn)象,供應(yīng)商應(yīng)履行服務(wù)是否履行到位,是否符合付款條件等。
5.后續(xù)審計
一般情況下,驗收完成付款后,審計不再參與后續(xù)過程,但鑒于高校資產(chǎn)管理的復(fù)雜性,物資采購業(yè)務(wù)的后續(xù)審計也有必要,主要是側(cè)重資產(chǎn)后續(xù)管理及資金使用績效方面,重點(diǎn)要關(guān)注質(zhì)保期間是否存在多收費(fèi)、亂收費(fèi)現(xiàn)象,采購物資是否存在閑置浪費(fèi)現(xiàn)象,是否實現(xiàn)預(yù)期績效目標(biāo)等,如實驗設(shè)備是否做好使用登記,使用頻率是否正常,是否存在高配置設(shè)備低配置使用現(xiàn)象等。
6.加強(qiáng)物資采購全過程實質(zhì)性審核
流程的規(guī)范不代表實質(zhì)性的規(guī)范。因此,審計除要加強(qiáng)物資采購業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性審計外,更要注重項目的實質(zhì)性審核。比如,對物資采購的事前立項要嚴(yán)格審核,不能局限于送審材料的形式和簽字等簡單審核,要加強(qiáng)對相關(guān)物資采購是否符合高校發(fā)展規(guī)劃、是否存在采購必要性、參數(shù)設(shè)置是否恰當(dāng)、相關(guān)預(yù)算是否合理等方面進(jìn)行審核。必要時可以請專業(yè)人員進(jìn)行審核判斷,或通過市場調(diào)研檢查同類產(chǎn)品正常報價,防止出現(xiàn)浪費(fèi)或虛高預(yù)算現(xiàn)象;采購執(zhí)行是舞弊行為高發(fā)點(diǎn)。審計過程中不僅查看相關(guān)采購紙質(zhì)材料,還要核實采購方式是否合規(guī),是否存在拆分采購,招投標(biāo)是否存在串標(biāo)圍標(biāo)陪標(biāo)行為,供應(yīng)商是否符合要求,是否存在腐敗舞弊行為等;驗收付款方面,不僅審核驗收單,還要加強(qiáng)實物審核。比如,檢查采購物資相關(guān)參數(shù)是否符合招投標(biāo)文件、合同參數(shù),是否能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期功能,是否符合付款條件等;事后不定期檢查采購物資是否得到有效使用。如果后續(xù)審計發(fā)現(xiàn)問題,可以反向檢查項目立項依據(jù)是否存在不足,促使物資采購審計成為一個內(nèi)循環(huán)結(jié)構(gòu),從多方面減少不規(guī)范行為發(fā)生的可能性。
大數(shù)據(jù)時代,物資采購審計信息化是內(nèi)部審計發(fā)展的必然趨勢。一方面,建立物資采購審計信息化系統(tǒng),通過線上審簽審批,利用“數(shù)字化校園”“智慧校園”建設(shè)等契機(jī),建立數(shù)據(jù)中心池,暢通數(shù)據(jù)傳輸對接渠道,讓數(shù)據(jù)多跑路,方便審計人員分析和查詢數(shù)據(jù),提升審計效率;另一方面,將某項物資采購的事前論證立項、事中采購招標(biāo)執(zhí)行、事后驗收結(jié)算等串聯(lián),該物資采購業(yè)務(wù)相關(guān)的單項審計業(yè)務(wù)均納入一個審計項目中執(zhí)行,確保該物資采購的需求、預(yù)算、立項、采購、合同、執(zhí)行、驗收、結(jié)算等多個過程一一對應(yīng),形成閉環(huán),便于審計人員及時發(fā)現(xiàn)拆分采購、重復(fù)采購、暗箱操作等違規(guī)行為,提升審計效率,促進(jìn)高校物資采購廉潔規(guī)范化。
“以人為本”是底線,隨著審計信息化的發(fā)展及審計業(yè)務(wù)的多樣性發(fā)展,審計人員也需要與時俱進(jìn),否則,審計的發(fā)展無法避免因?qū)徲嬋藛T無法勝任造成審計資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。業(yè)務(wù)能力的提升一方面需要靠審計人員主動參加理論培訓(xùn),另一方面也需要高校提供以審代訓(xùn)等實踐類業(yè)務(wù)培訓(xùn)途徑,以促進(jìn)審計人員理論與實踐相結(jié)合,提升其職業(yè)敏感性和專業(yè)判斷能力,有效提升其專業(yè)能力,防止審計流于形式,而能真正實現(xiàn)審計質(zhì)量質(zhì)的飛躍,真正為高校帶來實際意義。
高校物資采購體量大,種類繁多,專業(yè)性較強(qiáng),任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞,都會引發(fā)不規(guī)范行為,甚至產(chǎn)生風(fēng)險,造成人員和經(jīng)濟(jì)的雙重?fù)p失。因此,有必要加強(qiáng)高校物資采購業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理,強(qiáng)化對物資采購事項的事前、事中、事后全過程有效監(jiān)督,以保衛(wèi)這一方凈土,促進(jìn)高校長期穩(wěn)定有效發(fā)展,提高資金使用績效,創(chuàng)造更好的科研環(huán)境,為國家培育更多人才,促進(jìn)國家繁榮強(qiáng)盛。實踐過程中,具體可以通過多角度多措施,如完善物資采購相關(guān)制度及審計業(yè)務(wù)制度,強(qiáng)化內(nèi)部審計頂層設(shè)計,提升內(nèi)部審計地位;加強(qiáng)物資采購審計方式和內(nèi)容的規(guī)范化,促進(jìn)物資采購審計質(zhì)效的提升;搭建現(xiàn)代化審計信息系統(tǒng),提升高校內(nèi)部審計信息化能力;定期開展審計業(yè)務(wù)培訓(xùn),兼顧理論與實踐,促進(jìn)審計隊伍整體素質(zhì)的提升等,來促進(jìn)高校物資采購審計業(yè)務(wù)水平的提升,讓審計不再流于形式上的規(guī)范,真正發(fā)揮其實質(zhì)性作用,從而提升資產(chǎn)及資金使用效益,促進(jìn)高校內(nèi)部控制體系健全有效,實現(xiàn)高校長期有序穩(wěn)定發(fā)展,創(chuàng)造更好的科研和教育環(huán)境,培育出更多的棟梁之材,實現(xiàn)黨的二十大提出的教育強(qiáng)國、科技強(qiáng)國、人才強(qiáng)國、文化強(qiáng)國、體育強(qiáng)國等多個奮斗目標(biāo),推進(jìn)中華民族偉大復(fù)興。