文/南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館 王興婭

2022年1月，全國(guó)教育工作會(huì)議提出“實(shí)施教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動(dòng)”?！督逃扛叩冉逃?022年工作要點(diǎn)》指出：“加快建設(shè)以數(shù)字化為特征的高等教育新形態(tài)，提升數(shù)字化治理能力?！彪S著教育信息化從1.0時(shí)代走向2.0時(shí)代，教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型已全面開(kāi)啟，勢(shì)必進(jìn)入加速發(fā)展階段。

高校推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型為教學(xué)管理方式帶來(lái)深刻變革，數(shù)字教學(xué)資源成為重要內(nèi)容，辦公自動(dòng)化成為重要管理手段。同時(shí)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型也對(duì)高校檔案部門(mén)的服務(wù)方式提出更高要求，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化將成為檔案利用的主要方式。因此，加快數(shù)字檔案館建設(shè)是高校檔案部門(mén)積極應(yīng)對(duì)、深度融入教育數(shù)字化的必然趨勢(shì)。

一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目管理

高校數(shù)字檔案館是高校檔案部門(mén)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。自2006年《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)以來(lái)，數(shù)字檔案館建設(shè)逐步成為各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)的工作重心，高校檔案部門(mén)也積極開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐探索。但數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過(guò)調(diào)研、規(guī)劃、立項(xiàng)、開(kāi)發(fā)、試運(yùn)行、驗(yàn)收、維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，涉及技術(shù)、資金、人員、設(shè)備等諸多因素。目前除了部分“雙一流”和規(guī)模較大的高校建設(shè)成果顯著外，大部分高校數(shù)字檔案館建設(shè)由于投入不足導(dǎo)致發(fā)展慢、水平低。

為了實(shí)現(xiàn)有限的資源投入獲得最大化的建設(shè)產(chǎn)出，提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率，亟須在高校數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中引入項(xiàng)目管理理念。項(xiàng)目管理是指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限的資源限定條件下，實(shí)現(xiàn)或超過(guò)設(shè)定的需求和期望的過(guò)程。高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目管理是通過(guò)高校檔案部門(mén)及各方合作，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，施行科學(xué)的管理，使得高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目能夠在有限的資源條件下，達(dá)成既定的建設(shè)目標(biāo)，并有效規(guī)避和控制風(fēng)險(xiǎn)，保證建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量。

二、高校數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理的實(shí)施

（一）高校數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)模式。高校數(shù)字檔案館建設(shè)既可以整體立項(xiàng)，也可以將其拆分為若干子項(xiàng)目分步立項(xiàng)。高校檔案部門(mén)可以根據(jù)學(xué)校信息化建設(shè)的整體規(guī)劃以及數(shù)字檔案館資金投入情況，確定數(shù)字檔案館建設(shè)整體立項(xiàng)還是分步立項(xiàng)。高校檔案部門(mén)應(yīng)該結(jié)合自身情況和需求制訂科學(xué)、合理的立項(xiàng)方案，推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的有序推進(jìn)。

1.整體立項(xiàng)。數(shù)字檔案館項(xiàng)目整體立項(xiàng)是對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)所有內(nèi)容整體性立項(xiàng)，以求一次性達(dá)到建設(shè)目標(biāo)。對(duì)于學(xué)校信息化建設(shè)較為成熟、數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)充足、對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)需求和內(nèi)容較為明確、尋求建設(shè)一步到位的高?？梢赃x擇數(shù)字檔案館建設(shè)整體立項(xiàng)的模式。

2.分步立項(xiàng)。數(shù)字檔案館項(xiàng)目分步立項(xiàng)是將數(shù)字檔案館建項(xiàng)項(xiàng)目拆分為若干子項(xiàng)目單獨(dú)立項(xiàng)，并根據(jù)工作需要確定子項(xiàng)目立項(xiàng)的時(shí)間順序。對(duì)于學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展較緩、數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足、對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)需求較為單一或不夠明確的高?？梢赃x擇數(shù)字檔案館建設(shè)分步立項(xiàng)的模式。子項(xiàng)目一般包括檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目、檔案數(shù)字化項(xiàng)目、檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目。

（二）高校數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程?！稊?shù)字檔案館建設(shè)指南》中指出：“數(shù)字檔案館建設(shè)一般分項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)、項(xiàng)目招投標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施、運(yùn)行維護(hù)等幾個(gè)步驟進(jìn)行”，這與通用的項(xiàng)目生命周期四個(gè)階段基本吻合。因此，高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目管理的具體實(shí)施步驟也可以分為項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)階段、項(xiàng)目招投標(biāo)階段、項(xiàng)目實(shí)施階段、項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)階段。

1.項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)階段。數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)以需求為導(dǎo)向，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)需求分析是前期階段的首要任務(wù)，需求分析的前提是進(jìn)行翔實(shí)、廣泛的調(diào)研，包括本校信息化發(fā)展現(xiàn)狀、檔案工作水平、投入資金情況、其他高校建設(shè)經(jīng)驗(yàn)以及當(dāng)前先進(jìn)信息技術(shù)，特別是本校館藏情況、電子文件生成狀況、師生利用需求等。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上形成項(xiàng)目建議書(shū)，提出投資額度和資金方案。項(xiàng)目建議書(shū)獲得批準(zhǔn)后，需要制訂更為詳細(xì)、具體的高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃，遵循“立足實(shí)際、適當(dāng)超前”的原則，具備科學(xué)性、可行性、前瞻性，并將數(shù)字檔案館建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)整體框架，與信息化建設(shè)相銜接。項(xiàng)目規(guī)劃中還應(yīng)明確項(xiàng)目外包方案，做好數(shù)字檔案館項(xiàng)目外包規(guī)劃，統(tǒng)籌項(xiàng)目外包目標(biāo)、模式、內(nèi)容、預(yù)算和人員安排等。在規(guī)劃制訂過(guò)程中，適當(dāng)引入管理咨詢(xún)機(jī)制，聘請(qǐng)數(shù)字檔案館建設(shè)專(zhuān)家、顧問(wèn)，對(duì)項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)行咨詢(xún)、論證。

2.項(xiàng)目招投標(biāo)階段。在充分征求意見(jiàn)后，建設(shè)小組應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案館功能需求進(jìn)行細(xì)化，形成兼具創(chuàng)新性和應(yīng)用性的功能需求方案，既滿(mǎn)足高校數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際需要，又便于投標(biāo)單位理解，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和項(xiàng)目建設(shè)的可行性、適用性。需求方案應(yīng)適度體現(xiàn)超前意識(shí)，以滿(mǎn)足較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)的發(fā)展需求。項(xiàng)目外包商是高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的具體實(shí)施者，外包商的資歷、經(jīng)驗(yàn)、能力、素質(zhì)等都會(huì)影響外包工作的效率和質(zhì)量，檔案部門(mén)應(yīng)充分掌握外包商的業(yè)務(wù)情況，包括其建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)水平、財(cái)務(wù)狀況、基本設(shè)備等，選擇經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)突出的外包商，有效降低潛在風(fēng)險(xiǎn)。招標(biāo)結(jié)束后，需要簽訂項(xiàng)目合同，在簽訂項(xiàng)目合同時(shí)，除了合同范本內(nèi)容以及項(xiàng)目基本要求以外，有些特別的事項(xiàng)也需要寫(xiě)入合同，避免后續(xù)糾紛發(fā)生，如項(xiàng)目實(shí)施方式（流動(dòng)式或駐點(diǎn)式）及相關(guān)費(fèi)用承擔(dān)問(wèn)題（包括后期運(yùn)維費(fèi)用），盡可能爭(zhēng)取足夠長(zhǎng)的免費(fèi)服務(wù)時(shí)間，檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)有關(guān)事項(xiàng)，包括時(shí)間、費(fèi)用、測(cè)試等。

3.項(xiàng)目實(shí)施階段。項(xiàng)目實(shí)施是將數(shù)字檔案館建設(shè)落到實(shí)處的關(guān)鍵一步。高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的主要內(nèi)容是項(xiàng)目設(shè)計(jì)，一般包括總體設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)。在總體設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中，提出高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的總體結(jié)構(gòu)以及詳細(xì)建設(shè)思路與計(jì)劃，并對(duì)項(xiàng)目的構(gòu)成、接口、涉及的資源及其環(huán)境等提出設(shè)計(jì)說(shuō)明；針對(duì)技術(shù)上有特殊要求的項(xiàng)目增設(shè)技術(shù)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，以進(jìn)一步明確總體設(shè)計(jì)時(shí)無(wú)法解決的技術(shù)問(wèn)題；詳細(xì)設(shè)計(jì)主要是確定高校數(shù)字檔案館每個(gè)模塊的內(nèi)部細(xì)節(jié)，為數(shù)字檔案館建設(shè)的具體實(shí)施提供最直接的依據(jù)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范要求引入監(jiān)理機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全、費(fèi)用等進(jìn)行全程監(jiān)理，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目承包人和檔案部門(mén)之間的關(guān)系，保證項(xiàng)目建設(shè)按計(jì)劃開(kāi)展。數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)測(cè)試和試運(yùn)行合格，承建單位提出驗(yàn)收申請(qǐng)，高校檔案部門(mén)根據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行初驗(yàn)，合格后還需組織校內(nèi)外專(zhuān)家成立驗(yàn)收委員會(huì)，根據(jù)項(xiàng)目方案和功能需求進(jìn)行全面、細(xì)致的測(cè)試、評(píng)價(jià)、驗(yàn)收。驗(yàn)收結(jié)束后，承包方做好整改工作，并在監(jiān)理認(rèn)可后，將項(xiàng)目移交檔案部門(mén)，做好交接手續(xù)。

4.項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)階段。管理維護(hù)好數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)成果，確保其持續(xù)發(fā)揮應(yīng)用效益，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作。需要高校檔案部門(mén)及時(shí)調(diào)整工作重心、明確崗位職責(zé)，使業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作相銜接、相配合，制訂以業(yè)務(wù)管理為主線(xiàn)，以技術(shù)保障為支撐的管理機(jī)制。高校檔案部門(mén)應(yīng)完善以高校檔案館自主管理為主，社會(huì)外包服務(wù)為輔的運(yùn)行維護(hù)隊(duì)伍，持續(xù)做好數(shù)字檔案館各類(lèi)軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)，包括為改進(jìn)系統(tǒng)性能缺陷而進(jìn)行的校正性維護(hù)；為使應(yīng)用系統(tǒng)適應(yīng)新技術(shù)的適應(yīng)性維護(hù)；為擴(kuò)充應(yīng)用系統(tǒng)性能的完善性維護(hù)；為提高軟件可靠性的預(yù)防性維護(hù)；為恢復(fù)自然災(zāi)害和網(wǎng)絡(luò)攻擊損害的突發(fā)性維護(hù)等?；诖?，高校檔案部門(mén)應(yīng)構(gòu)建由信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員和檔案專(zhuān)業(yè)人員共同組成的運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，既掌握網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)技能，又具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)應(yīng)重視日常培訓(xùn)，不斷豐富業(yè)務(wù)知識(shí)，提升業(yè)務(wù)技能，以適應(yīng)信息技術(shù)的更新升級(jí)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)變化，解決不斷更新的運(yùn)維需求，盡可能延長(zhǎng)數(shù)字檔案館的生命周期。

三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目管理的對(duì)策

有效的高校數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理應(yīng)以高校檔案部門(mén)需求為核心，圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)，使各類(lèi)資源得到充分利用，各方關(guān)系得以充分協(xié)調(diào)，即在有限的資源內(nèi)，成功完成數(shù)字檔案館各個(gè)項(xiàng)目，并使高校檔案部門(mén)的總體效益最大化。因此，高校數(shù)字檔案館項(xiàng)目應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目成本、項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理，約束并保障數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理取得預(yù)期要求。

（一）目標(biāo)管理。對(duì)高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，建設(shè)目標(biāo)一般分為成果性目標(biāo)和控制性目標(biāo)。成果性目標(biāo)是建成適應(yīng)本校需求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)館藏檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案資源的現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用；控制性目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)成果性目標(biāo)的客觀(guān)約束條件，包括數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全等內(nèi)容，明確數(shù)字檔案館建設(shè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間安排、費(fèi)用控制、安全屬性等，以保障成果性目標(biāo)的達(dá)成。

（二）進(jìn)度管理。項(xiàng)目進(jìn)度管理是運(yùn)用系統(tǒng)的方法和工具對(duì)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，以期在既定時(shí)間內(nèi)完成目標(biāo)。首先，高校數(shù)字檔案館項(xiàng)目進(jìn)度管理應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃和內(nèi)容列出所有項(xiàng)目活動(dòng)列表，形成項(xiàng)目活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)圖，明確各種活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系。其次，明確數(shù)字檔案館建設(shè)的工期，以此分配各個(gè)活動(dòng)的工期，形成初步的數(shù)字檔案館項(xiàng)目時(shí)間表。最后，了解數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的限制性條件，并識(shí)別關(guān)鍵性路徑，對(duì)項(xiàng)目時(shí)間表進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，形成最終的項(xiàng)目時(shí)間表，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

（三）成本管理。高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目成本包括從數(shù)字檔案館項(xiàng)目啟動(dòng)到最后驗(yàn)收消耗的所有費(fèi)用。成本管理即盡量將成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)，并最大程度節(jié)約費(fèi)用。高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目成本管理主要是對(duì)整個(gè)完成項(xiàng)目所需資金進(jìn)行估算，匯總整個(gè)項(xiàng)目的成本制定項(xiàng)目總預(yù)算，然后對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督以控制成本。對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算時(shí)應(yīng)考慮計(jì)算機(jī)硬件配置、檔案管理系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口等，涉及重大不確定因素時(shí)，應(yīng)保留應(yīng)急備用金。項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算應(yīng)分解到項(xiàng)目每個(gè)活動(dòng)單元，并結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度繪制費(fèi)用負(fù)荷圖和累積圖。

（四）質(zhì)量管理。質(zhì)量管理的目的是確保數(shù)字檔案館建設(shè)滿(mǎn)足高校檔案部門(mén)提出的質(zhì)量要求，內(nèi)容應(yīng)包含產(chǎn)品質(zhì)量和項(xiàng)目質(zhì)量。產(chǎn)品質(zhì)量是通過(guò)數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)產(chǎn)生的檔案管理系統(tǒng)、檔案服務(wù)平臺(tái)、檔案數(shù)字化成果以及服務(wù)本身的質(zhì)量，產(chǎn)品質(zhì)量管理可參考國(guó)家有關(guān)管理辦法，如國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》；而項(xiàng)目質(zhì)量是數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目管理的質(zhì)量，包括建設(shè)周期、資源投入、滿(mǎn)意度等的質(zhì)量，這就要求在數(shù)字檔案館建設(shè)全過(guò)程進(jìn)行有效控制。

（五）風(fēng)險(xiǎn)管理。在高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部存在大量的不確定性因素，這些因素就是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源，影響較大的包括規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)等。為避免和減少風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失，在制定數(shù)字檔案館建設(shè)方案時(shí)應(yīng)同時(shí)編制風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃，提前對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析、量化。在項(xiàng)目實(shí)施之前，通過(guò)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、制定工作制度等方式預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生；在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，通過(guò)高校檔案工作人員全程參與、引入監(jiān)理等方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制；在風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生后，及時(shí)參照規(guī)劃采取有效措施，將風(fēng)險(xiǎn)損失降到最低。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著教育數(shù)字化戰(zhàn)略的實(shí)行，數(shù)字檔案館建設(shè)勢(shì)必成為高校檔案館的發(fā)展方向。在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，高校檔案部門(mén)應(yīng)立足本校實(shí)際，引入項(xiàng)目管理的思路，通過(guò)建設(shè)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、高效管理、優(yōu)化路徑，實(shí)現(xiàn)資源集約，提高建設(shè)效率。高校檔案部門(mén)必須積極面對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的變革與挑戰(zhàn)，深化高校檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型和提升，加速推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，提升檔案現(xiàn)代化治理能力，促進(jìn)教育高質(zhì)量發(fā)展。