高建梅 (海洋石油工程股份有限公司，天津 300461)

0 引言

材料采辦管理工作應(yīng)體現(xiàn)高效、高質(zhì)量、低成本的管理原則，具體過程可以分為采辦計劃制定管理、材料生產(chǎn)過程跟蹤管理、運(yùn)輸管理、退庫管理等方面。工程項(xiàng)目要想按期保質(zhì)量完成且盈利，必須降低材料采辦成本，做好成本控制，采取有效的材料采辦管理措施。

文章分析工程項(xiàng)目材料采辦管理工作，確保項(xiàng)目所采購的材料能夠滿足海洋石油工程項(xiàng)目設(shè)計和質(zhì)量要求，并以最短的時間到貨，控制材料采辦費(fèi)用，降低材料成本，提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。

1 海洋石油工程項(xiàng)目材料采辦管理工作的特點(diǎn)

1.1 海洋石油工程項(xiàng)目采購工作涉及金額巨大

建成一個海洋石油工程項(xiàng)目，涉及到機(jī)械、配管、結(jié)構(gòu)、電氣、儀表、暖通、防腐、舾裝等多個專業(yè)，鋼材、電線電纜、中央控制中心系統(tǒng)、透平發(fā)電機(jī)、吊機(jī)閥門、橇塊、泵、空調(diào)、燈具、油漆等不同種類。專業(yè)眾多，種類繁多是海洋石油工程建造的最大特點(diǎn)。設(shè)備與材料的造價相對較高，在設(shè)備與材料方面的成本支出將占到工程項(xiàng)目總成本的三分之一左右。

1.2 海洋石油工程材料采辦周期長

海洋石油工程涉及到的設(shè)備、材料種類繁多、數(shù)量龐大，同時設(shè)備材料難以通過常規(guī)途徑購買和生產(chǎn)，需要定制化加工。同時，在海洋工程項(xiàng)目開工以前需要經(jīng)過一系列的招標(biāo)采購、合同協(xié)議簽訂以及生產(chǎn)、運(yùn)輸環(huán)節(jié)。上述工作消耗大量時間，所以造成海洋石油工程采購工作時間較長的現(xiàn)象。即使把招投標(biāo)工作所占用的時間排除在外，設(shè)備、材料的交貨時間也往往長達(dá)數(shù)月甚至半年以上，部分特殊設(shè)備和材料的交貨時間甚至更長。目前市場原油稀缺，海洋石油平臺建造均存在工期緊，任務(wù)重的特點(diǎn)，如何解決由于材料采辦造成的建造延誤將是工程建造過程中重點(diǎn)考慮的內(nèi)容，降低材料采辦周期，盡快滿足項(xiàng)目需求已經(jīng)成了當(dāng)務(wù)之急。

1.3 海洋石油工程所需要材料和設(shè)備的供應(yīng)商眾多

由于海洋石油工程自身的特殊性以及招投標(biāo)相關(guān)要求的限制，采購工作難以實(shí)現(xiàn)就近采購的方式，需要具有相關(guān)生產(chǎn)資質(zhì)限制，具備較高技術(shù)并符合相關(guān)采購要求的生產(chǎn)廠家，往往分布于全國各地甚至其他國家和地區(qū)，采購工作需要從世界范圍內(nèi)進(jìn)行各種材料和設(shè)備的選擇。為了降本增效，節(jié)約成本，海洋石油工程已經(jīng)開始慢慢采用國產(chǎn)設(shè)備，推動本土化進(jìn)程，但是即使如此，由于專業(yè)設(shè)備眾多，供應(yīng)商仍然分布零散，這進(jìn)一步加大了海洋工程采購工作的難度和復(fù)雜度，這也是導(dǎo)致采購時間較長的主要原因之一[1]。

2 海洋石油工程材料管理的成本控制

在海洋石油工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中，想要項(xiàng)目成功并盈利，更好的控制采辦成本尤為重要。加強(qiáng)對采辦的全周期管理，提升對材料及設(shè)備的管理和控制，包括采辦策略制定、采辦計劃編制、招評標(biāo)、合同簽訂、合同執(zhí)行、材料出入庫、廠家現(xiàn)場支持和服務(wù)。加強(qiáng)設(shè)計對采辦的技術(shù)支持，增進(jìn)技術(shù)與采辦的協(xié)調(diào)和配合，充分結(jié)合和發(fā)揮公司已有的采辦能力和優(yōu)勢，并滿足項(xiàng)目的技術(shù)需求。項(xiàng)目實(shí)施過程中將加強(qiáng)采辦過程管理，結(jié)合公司品類建設(shè)，節(jié)約采辦成本提高項(xiàng)目利潤率。

海洋石油工程材料采辦管理中，成本控制包括材料采辦成本、采辦周期成本、人力成本、項(xiàng)目周期成本等。整合考慮降本增效是項(xiàng)目執(zhí)行過程中必須考慮的問題。

2.1 制定采辦策略和計劃，為成本控制制定方向

海洋石油工程項(xiàng)目材料采辦策略，作為項(xiàng)目采辦的指導(dǎo)性文件，盡可能的在控制預(yù)算基礎(chǔ)上節(jié)約成本，確保項(xiàng)目采辦工作依法合規(guī)開展，實(shí)現(xiàn)降本增效，貢獻(xiàn)采辦價值，為項(xiàng)目順利實(shí)施做好采辦服務(wù)。

采辦策略必須根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，編制出項(xiàng)目的采辦計劃，所有物資的采購均要根據(jù)此計劃進(jìn)行，來推進(jìn)項(xiàng)目工作。在對計劃進(jìn)行執(zhí)行的過程中，需要盡可能的根據(jù)項(xiàng)目預(yù)定目標(biāo)對各項(xiàng)工作進(jìn)行推進(jìn)，在必要時，要采取一些糾正措施[2]。

海洋石油平臺工程材料品種眾多，為了更好地控制成本，就需要從源頭做好材料采辦的計劃和策略。由于海洋石油工程工期特定及技術(shù)參數(shù)要求等特殊性，采辦方式有如下幾種：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、協(xié)議、公司集采、電商平臺等。如何在控制項(xiàng)目成本的前提下，縮短供貨周期，最大限度節(jié)約成本，降本增效將是制定材料采辦計劃重點(diǎn)考慮的問題。

2.1.1 充分利用公司現(xiàn)有協(xié)議

協(xié)議是整合海洋石油工程近一到三年的材料需求，與廠家簽訂的長期采購合同，它的特點(diǎn)非常明顯，量大價低同時也減少了招投標(biāo)環(huán)節(jié)，能做到快速供貨。對于渤海區(qū)域項(xiàng)目，材料采辦應(yīng)充分執(zhí)行公司級年度協(xié)議開展采辦工作，充分結(jié)合品類化建設(shè)計劃，項(xiàng)目在執(zhí)行過程中，可以直接下訂單采辦，比如電纜、散料、管線、管件，散鋼材等均執(zhí)行的公司協(xié)議，這部分物資一般一個月內(nèi)均可供貨到達(dá)施工場地，確保滿足項(xiàng)目需求。

2.1.2 同類型材料整合采辦

在沒有協(xié)議可用的情況下，目前渤海油田工程項(xiàng)目采取的抱團(tuán)取暖的采購形式值得推廣。為了最大限度地節(jié)約成本，整合同期建造的工程項(xiàng)目的同類產(chǎn)品一起采購也是一種非常有用的采辦策略。整合采辦的優(yōu)勢在于數(shù)量的增加可以增加與廠家價格談判的籌碼，最大限度地節(jié)省單一項(xiàng)目成本，同時多個項(xiàng)目一同采購，也節(jié)省了人力成本，一個標(biāo)書一套流程即完成了好幾個項(xiàng)目同類物資的采辦工作，也做到了項(xiàng)目成本的控制。

2.1.3 推動設(shè)備材料國產(chǎn)化

目前，海洋石油行業(yè)面臨國外設(shè)備和技術(shù)的制約越來越多，推動材料設(shè)備的國產(chǎn)化已經(jīng)在近些年的海洋石油系統(tǒng)穩(wěn)步進(jìn)行。隨著國產(chǎn)材料設(shè)備的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)越來越完善，質(zhì)量水平的逐步提高，相比進(jìn)口物資，國產(chǎn)物資存在價格低，交貨周期短，后續(xù)技術(shù)支持便利等諸多優(yōu)勢。目前海洋石油工程設(shè)備材料的國產(chǎn)化率為99.1%，采辦材料成本、周期成本、人力成本都得到了最優(yōu)化。

2.1.4 充分利用剩余庫存，做好利庫

海洋石油工程機(jī)械完工后，總會有一些材料剩余，剩余材料的存儲也增加了海洋石油的管理成本及材料成本。后續(xù)開發(fā)建設(shè)的工程在詳細(xì)設(shè)計和加工設(shè)計開展過程中，應(yīng)積極開展項(xiàng)目的降本增效工作，充分利用以往工程項(xiàng)目的剩余材料庫存，通過利庫方式進(jìn)行部分材料使用，既可以節(jié)約材料的采辦時間，也可以為本項(xiàng)目節(jié)約采辦成本。

2.2 深化設(shè)計，采購工藝成熟且質(zhì)量可靠的物資

海洋石油平臺工藝復(fù)雜，對技術(shù)的要求比較高，目前我國海洋石油平臺的設(shè)計能力已經(jīng)達(dá)到了國際先進(jìn)水平。加強(qiáng)設(shè)計與采購的融合，收益和質(zhì)量控制將對項(xiàng)目的采辦成本控制達(dá)到事半功倍的效果。設(shè)計單位憑借技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合采購方對產(chǎn)品市場的了解，對所需采購的物資進(jìn)行優(yōu)化，選擇具有通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量可靠的產(chǎn)品，可在物資采購方面直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，同時避免出現(xiàn)因設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)過高使物資采購工作陷入困境的現(xiàn)象。

2.3 做好廠家生產(chǎn)過程跟蹤，縮短供貨周期成本

開發(fā)建設(shè)一個海洋石油平臺項(xiàng)目，材料設(shè)備眾多，僅以渤海油田某平臺為例，涉及到的材料已超過200多種，如何做好材料的管理，首先必須對項(xiàng)目材料有個清晰的認(rèn)識，明確材料的種類數(shù)量。為了更好地做好材料管理，還要按照專業(yè)進(jìn)行劃分梳理材料，同時結(jié)合采辦動態(tài)，跟蹤好廠家生產(chǎn)情況，保證到貨時間，為材料到貨順利接收做好準(zhǔn)備。據(jù)此，制作材料動態(tài)跟蹤表。海洋石油工程建設(shè)項(xiàng)目一般存在工期短、時間緊、任務(wù)重的特點(diǎn)，采辦的設(shè)備材料無法按時到貨，將對項(xiàng)目的進(jìn)度影響非常大，尤其是處于關(guān)鍵路徑上的大型設(shè)備。為了規(guī)避到貨晚的風(fēng)險，做好材料到貨跟蹤，最大限度的協(xié)調(diào)廠家按時或提前到貨，縮短供貨周期成本就顯得非常重要。項(xiàng)目執(zhí)行過程中，需要專人負(fù)責(zé)跟蹤協(xié)調(diào)采辦進(jìn)度，跟蹤協(xié)調(diào)設(shè)備到貨，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

2.4 做好材料運(yùn)輸及清關(guān)管理，減少運(yùn)輸時間成本

海洋石油工程項(xiàng)目由于其技術(shù)的嚴(yán)格性，即便是渤海的常規(guī)項(xiàng)目，也會有些材料無法做到國產(chǎn)化，總會有些必須進(jìn)口。對于物資運(yùn)輸時間的把控，工程項(xiàng)目組從物資運(yùn)輸公司的合理篩選入手，選用信譽(yù)更好、綜合實(shí)力更強(qiáng)的航運(yùn)公司，同時對貨船的航行狀態(tài)以及航行位置等情況進(jìn)行全程跟蹤和實(shí)時掌握，以便能夠第一時間妥善應(yīng)對物資運(yùn)輸過程中的意外狀況，提前制定好更具針對性的運(yùn)輸方案，確保一應(yīng)設(shè)備材料能夠按照規(guī)定時間安全到達(dá)目的地。清關(guān)時間把控工作的重心，主要在于提前對東道國清關(guān)工作流程以及所需文件資料進(jìn)行全面、詳實(shí)的了解，并做好相關(guān)文件資料的整理、核查等清關(guān)準(zhǔn)備工作，為了保證能夠順利渡過清關(guān)環(huán)節(jié)，減少運(yùn)輸時間成本，最大進(jìn)度的滿足項(xiàng)目需求。

2.5 加快做好設(shè)備到貨驗(yàn)收速度，提高整改效率，縮短驗(yàn)貨整改時間成本

海洋石油工程項(xiàng)目材料設(shè)備品類繁多，而且技術(shù)復(fù)雜，故材料及設(shè)備的驗(yàn)收是材料管理中的重要環(huán)節(jié)。嚴(yán)把材料驗(yàn)收關(guān)，保證入庫材料設(shè)備質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確、資料齊全、手續(xù)清楚。提高驗(yàn)收效率，監(jiān)督廠家及時整改是材料管理的重要環(huán)節(jié)，此部分做好，將極大的縮短驗(yàn)貨整改時間成本，保證物資能夠快速地安裝，為項(xiàng)目的順利完工提供保障。

2.6 做好工程材料退庫管理

最大限度使用剩余物資，減輕公司材料積壓成本及庫房使用成本。為保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，設(shè)計部門在提交采辦料單時，出于對項(xiàng)目執(zhí)行中材料損耗的考慮，均會有一定比例的余量考慮。平臺建造完工后，當(dāng)出現(xiàn)購買數(shù)量大于實(shí)際需求量時，為了整體考慮，充分利用此部分材料，減輕公司材料成本及占用庫房造成的人力及庫房租賃成本，這部分材料進(jìn)行退庫管理，進(jìn)入公司工程項(xiàng)目整體大庫房系統(tǒng)。這部分既包括已經(jīng)出庫的材料，也包括未出庫的材料。已經(jīng)出庫到達(dá)現(xiàn)場的材料，退回庫房將要再次辦理入庫手續(xù)，相應(yīng)的手續(xù)將按照入庫流程辦理。

海洋石油工程建造機(jī)械完工三個月內(nèi)，材料工程師需要統(tǒng)計此部分庫存材料數(shù)量、規(guī)格、型號，并按照公司規(guī)定成立材料退庫鑒定小組，組織設(shè)計、檢驗(yàn)、三方對此部分材料進(jìn)行鑒定工作，退庫材料經(jīng)鑒定完整無損，無銹蝕變質(zhì)，無缺零部件和技術(shù)資料，包裝完好的，鑒定合格出具鑒定報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后辦理退庫手續(xù)；倉儲工程師按入庫驗(yàn)收程序查驗(yàn)退庫料的合格證等質(zhì)量證明文件、技術(shù)資料，辦理退庫手續(xù)，打印憑證，簽字確認(rèn)，以便用于后續(xù)工程繼續(xù)使用。后續(xù)項(xiàng)目可根據(jù)利庫手續(xù)進(jìn)行利庫，對此部分材料進(jìn)行使用。

3 海洋石油工程材料采辦管理主要風(fēng)險及應(yīng)對措施

在海洋石油工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中，想要項(xiàng)目成功并盈利，控制采辦成本，更好的控制采辦風(fēng)險，提前梳理可能遇到的風(fēng)險并進(jìn)行提前預(yù)警并制定防控措施就尤為重要[3]。主要的風(fēng)險及應(yīng)對措施如表1所示。

表1 材料采辦管理主要風(fēng)險及應(yīng)對措施

4 結(jié)語

總而言之，材料采辦管理是海洋石油工程項(xiàng)目建造的重要組成部分，對整個海洋石油工程實(shí)施起著至關(guān)重要的作用，沒有完善的材料采辦管理跟蹤體系，就無法進(jìn)行有序地建造施工?？刂坪貌牧喜赊k成本，除了需要工程項(xiàng)目組制定非常完善的管理體系流程外，還需要非常好的決策和執(zhí)行力，多環(huán)節(jié)配合協(xié)作，從而最大程度保證材料設(shè)備的及時到達(dá)施工現(xiàn)場，以最小的采辦成本完成做好的項(xiàng)目，為海洋石油工程的建造保駕護(hù)航。