□趙云云

人事檔案是專門檔案的一種，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)識(shí)水平、德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位，按照既定規(guī)則和方法進(jìn)行整理和統(tǒng)一保管，是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理實(shí)踐中不可或缺的歷史記錄。單位檔案管理現(xiàn)代化水平與其檔案信息化程度相關(guān)，因此優(yōu)化單位的人事檔案管理工作十分關(guān)鍵。在新時(shí)期、新形勢(shì)下，結(jié)合人事檔案管理特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)、縮微、復(fù)印、傳真、攝影等技術(shù)，加強(qiáng)單位人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案從紙質(zhì)文件生成、制發(fā)、歸檔到調(diào)閱查詢管理的全過程控制，進(jìn)行信息化管理，是檔案事業(yè)發(fā)展及人事檔案管理的必然趨勢(shì)和要求。

1.人事檔案管理現(xiàn)狀和不足

1.1 管理方式相對(duì)落后

單位的人事檔案管理工作依舊采用傳統(tǒng)管理方式，主要依靠人工勞動(dòng)，管理方法單一，統(tǒng)計(jì)時(shí)依賴手工錄入，更新速度緩慢，工作效率極低。部分單位人事崗位人員變動(dòng)頻繁，使得人事信息管理缺乏連貫性，人員信息在交接過程中易出現(xiàn)疏漏。隨著時(shí)代發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已無法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理要求，需要組織建設(shè)檔案信息化管理。

1.2 人事檔案存儲(chǔ)短板

傳統(tǒng)的人事檔案大多以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主，單一的存儲(chǔ)方式對(duì)紙質(zhì)檔案依賴較強(qiáng)，在出現(xiàn)突發(fā)情況后，將面臨檔案無可查證或者檔案部分丟失的可能。需建立專門的檔案室并配備專業(yè)人員進(jìn)行管理，以應(yīng)對(duì)其龐大的空間。

1.3 人事檔案管理隊(duì)伍欠缺

人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。大多單位人事檔案管理人員，通常以不斷摸索的方式學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)定要求，對(duì)檔案建設(shè)缺乏全面認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)較為模糊。

2.人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

2.1 提升人事檔案服務(wù)能力

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，在數(shù)字化和智能化的時(shí)代背景下，檔案管理也需要跟上時(shí)代的步伐。因此，規(guī)劃鼓勵(lì)并支持各單位推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)。檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然選擇，人事檔案信息化建設(shè)是提升檔案現(xiàn)代化服務(wù)能力的重要抓手，是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢(shì)，是提高檔案信息資源服務(wù)效率的重要手段。

2.2 提高人事檔案管理工作效率

通過進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，借助信息化技術(shù)對(duì)以往傳統(tǒng)的人事檔案紙筆記錄模式進(jìn)行有效改變，完成人事檔案信息的記錄、轉(zhuǎn)移、保存、使用等一系列工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理，較于傳統(tǒng)人事檔案管理手段，能夠更加便捷高效地開展檔案的錄入、查詢和更新工作，實(shí)現(xiàn)便捷查找和動(dòng)態(tài)管理，可極大地簡(jiǎn)化管理人員的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高效辦公。

2.3 提升人事檔案信息安全程度

人事檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案因受到材質(zhì)的局限性，面臨著檔案保存的天然性風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，紙質(zhì)檔案在經(jīng)過多次轉(zhuǎn)遞、翻閱后亦存在一定程度的磨損問題，從而影響到檔案完整性。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，既保障檔案完整性，又減少污損破壞和工作量。此外，合理地借用信息化存儲(chǔ)工具、磁盤存儲(chǔ)技術(shù)及通用技術(shù)，通過信息保密工作的相關(guān)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)材料的轉(zhuǎn)遞、遷移和共享工作，有利于提升檔案信息材料有效使用率并減少傳遞過程存在的風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案信息化安全。

3.人事檔案信息化建設(shè)建議

3.1 樹立檔案信息化管理意識(shí)

檔案信息化在某種意義上為“信息化觀念”，單位領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步提高政治站位和工作站位，樹立人事檔案信息化管理理念，高度重視人事檔案信息化建設(shè)，切實(shí)把檔案管理工作與信息化深度融合，引領(lǐng)人事檔案信息化建設(shè)工作開展。強(qiáng)化檔案工作人員的信息化管理素養(yǎng)，提高其思想重視程度，全力保障信息化工作順暢實(shí)施。只有正確認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理工作的意義和重要性，才能自覺地在人事檔案信息化建設(shè)的工作中不斷嘗試創(chuàng)新、尋求突破。

3.2 提升檔案信息化建設(shè)水平

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，選用適合單位人事檔案管理的軟件，并制定相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理。完善檔案管理工作職責(zé)，改革檔案信息化管理體制。單位要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、專用設(shè)備等硬件設(shè)備并購置相關(guān)軟件，將紙質(zhì)人事檔案資料按照相關(guān)規(guī)定整理輸入，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，既保留紙質(zhì)檔案，又轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，加快檔案信息的數(shù)字化速度。在保證檔案信息安全性的前提下，進(jìn)行密級(jí)的劃分和身份驗(yàn)證，并設(shè)置訪問授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼等功能，以便針對(duì)不同身份使用者，提供相應(yīng)信息查詢權(quán)限。

3.3 提高檔案管理員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面要配足專業(yè)檔案管理人員,保證人員相對(duì)穩(wěn)定；另一方面要注重檔案管理人員隊(duì)伍培訓(xùn)，進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，使其深入了解檔案管理規(guī)定和要求，迅速積累業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握相關(guān)技能，提高人員能力和素養(yǎng)。□