吳尚諭

摘要：當(dāng)今社會，已經(jīng)全面進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國的時代當(dāng)中，此種背景下的高校建設(shè)也需要緊追時代步伐，將信息化、數(shù)字化的優(yōu)勢融入到發(fā)展建設(shè)當(dāng)中。檔案管理作為高校重要的管理工作，可以積極地引入數(shù)字化管理的手段，進(jìn)一步提升工作效率、質(zhì)量和安全性。但當(dāng)前的不少高校都因受到管理制度、技術(shù)條件、資金投入以及人才資源的限制，依舊存在著不少問題需要解決，本文重點分析了數(shù)字化檔案管理問題的破解手段，旨在進(jìn)一步強(qiáng)化高校的數(shù)字化、智能化管理水平。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；數(shù)字化管理；問題；破解手段

引言

我國已經(jīng)進(jìn)入到信息化、數(shù)字化的發(fā)展時代當(dāng)中，高校檔案的管理也正朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。數(shù)字化的檔案管理不僅利于檔案原件的保護(hù)，節(jié)省成本與空間，同時也能有效提升檔案管理的效率，豐富管理的手段。此外，數(shù)字化檔案管理進(jìn)一步拓寬信息共享，能夠為高校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但在檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程當(dāng)中，不少安全風(fēng)險以及管理風(fēng)險也都逐步顯露出來，需要高校強(qiáng)化管理控制與問題破解。

一、高校檔案數(shù)字化管理的問題

（一）檔案管理制度不完善

高校在開展各項工作的過程當(dāng)中，經(jīng)常會產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)信息、圖片數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)以及文本信息等，這些信息內(nèi)容都極具豐富性。在信息數(shù)據(jù)日益增多的背景下，高校檔案數(shù)據(jù)的來源具有較大的廣泛性，種類也具有一定的復(fù)雜性，其中包含著部教研、教學(xué)、后勤等多種數(shù)據(jù)信息，并且不同部門之間的工作內(nèi)容也存在一定的差異，使得所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)也隨之表現(xiàn)出一定的差異表現(xiàn)[1]。管理制度相關(guān)問題是當(dāng)前各大高校數(shù)字化檔案管理中常見問題，不少高校雖然具備一定的檔案管理制度，但是缺乏足夠的完善性與明確性，直接影響到了高校數(shù)字化檔案管理工作的順利開展，

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善

相較于傳統(tǒng)的高校檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理需要有足夠先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)支撐，以此作為依據(jù)來完善整個高校的數(shù)字化管理系統(tǒng)。但從當(dāng)前的高校檔案管理實際來看，不少高校都忽視了相應(yīng)的資金投入，比如自動化辦公設(shè)備、先進(jìn)的檔案管理技術(shù)等，這些都是實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的重要基礎(chǔ)。在現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理實踐中，首先需要注意的就是網(wǎng)絡(luò)方面的問題，因為不少高校沒有較為穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，容易產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)傳輸不通暢的問題，進(jìn)而造成信息的丟失；其次需要注意的就是必要的設(shè)備與系統(tǒng)設(shè)施，比如計算機(jī)、掃描儀等，部分高校所使用到的設(shè)備都處于老舊的狀態(tài)當(dāng)中，沒有得到及時的更新與維護(hù)，甚至是直接缺少先進(jìn)設(shè)備類型，使得數(shù)字化檔案管理的工作無法得到順利開展；最后是技術(shù)方面的支持，對于數(shù)字化檔案管理工作而言，先進(jìn)的技術(shù)是其最為基礎(chǔ)的支撐，但目前的不少高校都未重視到技術(shù)引進(jìn)的重要性，整體手段還處于落后的狀態(tài)當(dāng)中，容易給數(shù)字化檔案帶來較大的不便，直接影響到工作的效率與質(zhì)量[2]。

（三）數(shù)字資源共享程度較低

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，我國高校的信息化發(fā)展已經(jīng)迎來相應(yīng)的發(fā)展契機(jī)，智慧校園、數(shù)字校園的相關(guān)建設(shè)都方興未艾，不同的管理部門都在陸續(xù)采購各種系統(tǒng)化的軟件，包括政務(wù)、教務(wù)、財務(wù)、學(xué)生管理、檔案管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，各種數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)出一定的差異化特性，并且在兼容性方面也存在一定的問題，使得不同系統(tǒng)之間的各種信息數(shù)據(jù)都無法實現(xiàn)相互聯(lián)通與交流，影響到了高校檔案數(shù)字化資源的共享[3]。此外，不少高校并未重視數(shù)字化資源共享的重要性，校內(nèi)沒有較為完善的數(shù)據(jù)庫支撐，無法實現(xiàn)資源的共享，不僅不便于師生工作與學(xué)習(xí)，同時也會在一定程度上影響到不同高校之間的信息交流與學(xué)習(xí)。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全性保障不足

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，各種網(wǎng)絡(luò)黑客都可以借助網(wǎng)絡(luò)攻擊、網(wǎng)站篡改、信息竊取等方式來威脅到高校的網(wǎng)絡(luò)信息安全。高校屬于學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，內(nèi)部存有大量的專業(yè)技術(shù)與前沿信息，若沒有健全的安全管理體系，會直接影響到信息數(shù)據(jù)安全性。不少高校都缺乏足夠的安全意識，并且不愿意投入過多的人力、物力來開展數(shù)字化建設(shè)，未能真正落實到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)工作當(dāng)中。此外，大部分的高校檔案管理工作的實現(xiàn)多與企業(yè)合作，由企業(yè)開發(fā)相應(yīng)的軟件，若企業(yè)出現(xiàn)了技術(shù)方面的問題，就會對高校的檔案信息管理的安全性產(chǎn)生直接的影響。

（五）缺乏復(fù)合型管理人才

高校檔案的數(shù)字化管理屬于一項極具科技含量的項目，但是不少檔案管理人員都缺乏足夠?qū)I(yè)的技術(shù)基礎(chǔ)，在一定程度上阻礙了管理工作數(shù)字化進(jìn)程。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)的整體進(jìn)程當(dāng)中，人才占據(jù)到非常重要的地位，不僅需要掌握相應(yīng)的專業(yè)技能，同時要對自動化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行關(guān)注。但是從現(xiàn)有的高校檔案管理人才的應(yīng)用來看，復(fù)合型人才數(shù)量較少，檔案管理人員的專業(yè)性較差，不少人員為兼職人員[4]。加之信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，不少人員都無法很好地適應(yīng)當(dāng)下的數(shù)字化發(fā)展步伐，在一定程度上影響了數(shù)字化檔案工作的順利開展。

二、高校檔案數(shù)字化管理問題的破解手段

（一）完善高校檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度體系

想要進(jìn)一步提升高校檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性，需要制定出檔案數(shù)字化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以堅實的制度標(biāo)準(zhǔn)來形成良好的基礎(chǔ)。一般來說，可以從兩個方面的內(nèi)容出發(fā)：一是要政府及其相關(guān)部門來加大管理的力度，制定科學(xué)的管理方案與地區(qū)的實際發(fā)展情況結(jié)合在一起，形成數(shù)字化的管理模式。針對未達(dá)到數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的高校，需要有關(guān)部門給予一定的懲罰，進(jìn)一步促進(jìn)管理效果的提升；其二，高校需要將高校實際的管理狀態(tài)與檔案工作結(jié)合在一起，從管理流程出發(fā)做出進(jìn)一步的優(yōu)化，進(jìn)一步明確不同工作崗位所需要的制度要求，讓數(shù)字化檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)與工作得到進(jìn)一步細(xì)化[5]。具體來說，需要針對人員分配、管理方式和管理要求以及設(shè)備使用等方面的內(nèi)容，實施全方位的制度管理，讓相關(guān)管理人員可以進(jìn)一步提升數(shù)字檔案管理的重視程度，強(qiáng)化對自身工作的約束，進(jìn)一步實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的效率提升。此外，還要由專人實施指導(dǎo)與質(zhì)量檢查的相關(guān)工作，以工序交接來說，需要將交接登記工作做到位，將工作制度與管理方法有機(jī)地銜接在一起，進(jìn)一步保障好檔案原件的安全性，促進(jìn)高校數(shù)字化檔案的質(zhì)量提升。

（二）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度

高校數(shù)字化檔案工作得以實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)即資金的投入以及各類硬件設(shè)備的建設(shè)。在數(shù)字化檔案管理的工作實踐中，常用的硬件設(shè)備主要包括計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等，同時還有配套的儀器設(shè)備等，上述硬件設(shè)備的質(zhì)量會直接影響到高校數(shù)字化檔案管理的綜合效率與質(zhì)量。政府及其相關(guān)部門在出臺各項優(yōu)惠政策時，可以將高校數(shù)字化硬件設(shè)備的置辦納入到其中，給予高校一定的政策支撐。針對條件受限的部分高校，相關(guān)部門需要給予一定的資金補助，通過校企合作等方式，讓高校的數(shù)字化硬件設(shè)備可以得到更好的完善。此外，高校需要進(jìn)一步強(qiáng)化資金管理，從資金預(yù)算以及相應(yīng)的管理工作出發(fā)，將建設(shè)資金盡可能地投入到先進(jìn)設(shè)備以及技術(shù)的應(yīng)用當(dāng)中，選擇適合本校發(fā)展的數(shù)字化檔案管理方案，逐步形成功能齊全、整體完善、水平較高的數(shù)字化檔案管理體系。對于信息化、數(shù)字化的管理系統(tǒng)而言，專業(yè)性和先進(jìn)性是保證檔案管理質(zhì)量和安全性的重要保障，相關(guān)的管理人員必須熟練使用多種軟件系統(tǒng)，進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理的安全性[6]。

（三）建設(shè)數(shù)字化檔案安全管理體系

對于高校數(shù)字化檔案管理工作而言，安全性一直是其關(guān)注的重點內(nèi)容，因此需要構(gòu)建起完善的安全風(fēng)險評估體系，通過此種方式來明確檔案信息安全威脅的基本誘因。首先，高校檔案管理部門需要明確主要的評估內(nèi)容與指標(biāo)，通過動態(tài)化的評估來實現(xiàn)對數(shù)字化信息資源的有效管理。對于高校數(shù)字化檔案管理而言，靈活性是其重要特點，需要在評估階段與高校的基本情況與實際問題結(jié)合在一起，形成較為完整且具有針對性的評估體系，讓高校的檔案信息可以得到動態(tài)化的管理；其次，高校要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識。在數(shù)字化檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，不少數(shù)字化項目都是以外包形式完成，因此需要校方與相關(guān)單位簽訂保密協(xié)議，同時還要著重審核外包公司的資質(zhì)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的問題。此外，無論是學(xué)校內(nèi)部的檔案管理人員還是合作公司的管理人員，都需要統(tǒng)一認(rèn)證身份，并且嚴(yán)格設(shè)置離職人員與非法人員的限制功能，進(jìn)一步規(guī)范化管理高校數(shù)字化檔案，降低各類數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險。在管理過程中，若是由檔案管理人員自身問題所導(dǎo)致的安全風(fēng)險，需要高校對給予嚴(yán)重的處罰；三是要結(jié)合先進(jìn)技術(shù)手段形成安全管理方案。高校在開展數(shù)字化檔案管理工作時，需要使用專用內(nèi)網(wǎng)，并且要積極配置相關(guān)部門認(rèn)證過的防火墻與殺毒軟件。對不同保密級別的檔案來說，需要結(jié)合技術(shù)設(shè)置為不同的授權(quán)認(rèn)證，并且要格外注意信息下載過程中的安全控制。此外，還要在校園網(wǎng)的環(huán)境中，設(shè)置實名注冊的制度，將其應(yīng)用于相應(yīng)的查詢與管理系統(tǒng)當(dāng)中，進(jìn)一步保證檔案管理工作的溯源性[7]。

（四）實現(xiàn)檔案資源的共享共建

在數(shù)字化信息時代的背景之下，高校檔案數(shù)字化管理需要以綜合性的應(yīng)用系統(tǒng)作為主要的依據(jù)，將各種信息內(nèi)容都綜合成為一個整體，由工作人員對其進(jìn)行收集、錄入、加工、檢索與使用，通過此種方式來實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)的信息化管理與應(yīng)用。對于當(dāng)下的高校信息化、數(shù)字化建設(shè)工作而言，已經(jīng)初步獲得一定的成果，大多數(shù)的自動化辦公系統(tǒng)都可以在日常的工作中發(fā)揮出自身的價值，讓各大高校的教師與學(xué)生都可以更加方便地 辦公與學(xué)習(xí)，將以往傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行有效創(chuàng)新。高校在開展信息化建設(shè)過程中，可以將不同部門的信息化工程都納入到一個整體當(dāng)中，將現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等融合在一起，打破不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，讓各類信息數(shù)據(jù)都可在線實現(xiàn)相應(yīng)的歸檔與處理，提升檔案信息化處理的效率與質(zhì)量。此外，高校的檔案管理相關(guān)部門需要進(jìn)一步實施館藏資源的數(shù)字化掃描工作，為全校的師生提供更加方便的檢索與存儲工作，讓圖書館內(nèi)的各項電子資源都可以實現(xiàn)共享，為師生提供一個更好的工作與學(xué)習(xí)環(huán)境。檔案資源得以共享的前提即信息化與數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，此種共享成果不僅可以為高校的教育活動的豐富開展提供一個良好的基礎(chǔ)，同時也能在最大程度上降低檔案閑置問題的發(fā)生率。高校還應(yīng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)對大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的整合與應(yīng)用，將分散的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資源有機(jī)地關(guān)聯(lián)在一起，逐漸形成超大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，在此過程中，通過大數(shù)據(jù)分析的方式來實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源塊的有效提煉與優(yōu)化，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性、分享性，讓所有的用戶都可以依據(jù)需求和搜索引擎來獲得自身所需的資源，進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理的服務(wù)性。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

“人才”是實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，需要相關(guān)的管理人員持續(xù)處于提升自我能力的狀態(tài)當(dāng)中，并且要熱愛檔案管理的事業(yè)，只有這樣才能促進(jìn)高校數(shù)字化檔案管理工作的有序開展。首先要細(xì)化檔案管理人員。高校要逐步建立起專門的檔案管理崗位與部分，并且要在檔案管理部門當(dāng)中設(shè)立更加專業(yè)且細(xì)致的工作職位，依據(jù)工作的內(nèi)容將不同管理人員按照其自身的優(yōu)勢與能力劃分為不同的小組，并選出組長帶領(lǐng)組員開展相關(guān)的工作內(nèi)容，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理的工作內(nèi)容，將其分配至不同人員的手中，激發(fā)起檔案工作人員工作積極性與責(zé)任心，讓所有的工作都可良好的配合中完成，并獲得較好的工作效果；其次要積極引進(jìn)復(fù)合型人才。高校在篩選數(shù)字化檔案管理的工作人員時，需要重視專業(yè)的對口程度，提升入職的門檻，從人才引進(jìn)的過程中就重點把關(guān)質(zhì)量，提升新進(jìn)工作人員的專業(yè)化程度與信息化能力。此外，數(shù)字化檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)性，同時還要積極吸收一批懂計算機(jī)技術(shù)與數(shù)字媒體技術(shù)的人員，為高校的數(shù)字化檔案管理工作開展提供一定的人才保障，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的有效建設(shè)；最后是重視在職工作人員的培訓(xùn)與教育工作。針對已經(jīng)在崗的高校檔案管理人員而言，想要更好地適應(yīng)當(dāng)下的信息化時代發(fā)展，必須采取多種培訓(xùn)教育方式來提升職員的專業(yè)化檔案管理水平以及信息化知識，同時也可將相應(yīng)的獎懲機(jī)制應(yīng)用于其中，通過定期考核的方式來督促老職工的學(xué)習(xí)，針對不合格者需給予一定的處罰，給予合格者相應(yīng)的獎勵，讓檔案工作人員時刻注意綜合能力的提升。

結(jié)語

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，檔案管理的相關(guān)工作也開始緊追其發(fā)展步伐。特別是高校檔案管理工作，因受到高校學(xué)術(shù)性特征的影響，其中的各項學(xué)術(shù)科研以及前沿性內(nèi)容，都是保密等級較高的內(nèi)容，因此必須以科學(xué)、安全、有效的措施給予全面的管理。在具體的高校數(shù)字化檔案管理當(dāng)中，不僅要重視相關(guān)的制度規(guī)范以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更是要關(guān)注安全保障以及人才任用，促進(jìn)數(shù)字化資源的共建與共享。

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（作者單位：婁底幼兒師范高等專科學(xué)校）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）