陳永東

［摘? ? ? ? ? ?要］? 信息化建設不僅提高了人事檔案管理的效率和質(zhì)量，而且保證了檔案信息的安全和可持續(xù)利用。首先探討了人事檔案管理信息化建設的必要性，其次分析了當前人事檔案管理中存在的問題，最后提出了一系列建設策略。

［關? ? 鍵? ?詞］? 人事檔案管理；信息化建設；實踐路徑

［中圖分類號］? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?［文獻標志碼］? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?［文章編號］? 2096-0603（2023）36-0165-03

人事檔案管理作為組織人力資源管理的重要組成部分，其信息化建設對提升組織效率具有不可替代的作用。在數(shù)字化時代背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。信息化建設使得人事檔案管理工作從煩瑣的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、自動化、網(wǎng)絡化的管理模式。這種轉(zhuǎn)變不僅優(yōu)化了人事檔案的存儲、檢索和利用流程，還顯著提升了數(shù)據(jù)處理的準確性和安全性。然而，在實際操作過程中，信息化建設也面臨著硬件設施不完善、標準規(guī)范不統(tǒng)一、管理人員素養(yǎng)參差不齊等問題，這些問題的存在不僅影響了信息化建設的效果，也制約了組織效能的提升。因此，針對人事檔案管理信息化建設路徑進行深入分析就顯得尤為必要了。

一、人事檔案管理信息化建設的必要性

（一）信息資源的利用更加高效

人事檔案作為組織的重要信息資源，其有效管理直接關系到組織決策的準確性和人力資源的合理配置。在信息化建設之前，檔案的整理、存儲和檢索均依賴于手工操作，耗時耗力，且容易出錯。信息化建設通過引入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、云存儲服務和人工智能等技術，實現(xiàn)了檔案的電子化管理，極大地提升了信息檢索的速度和準確性。例如，采用先進的搜索算法，員工可以快速找到自己需要的檔案信息，而管理者也可以迅速匯總分析員工檔案數(shù)據(jù)，為決策提供支持。

（二）提高檔案管理的質(zhì)量

信息化建設不僅加快了人事檔案的處理速度，而且提升了檔案管理的質(zhì)量。電子化檔案減少了紙質(zhì)檔案因環(huán)境、使用等因素導致的損壞和丟失，確保了信息的完整性和持久性。同時，利用信息化手段，可以對檔案信息進行多層次的備份和加密，增強了檔案資料的安全性。例如，采用區(qū)塊鏈技術對人事檔案進行存儲，可以有效防止檔案被篡改。在實際操作中，通過建立一套完整的電子檔案管理流程和質(zhì)量控制體系，可確保檔案信息的準確錄入、更新和存儲，從而提高整個檔案管理的專業(yè)水平和服務質(zhì)量。

（三）有利于檔案信息的保存和傳遞

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和業(yè)務的全球化，檔案信息的保存和傳遞變得尤為重要，信息化建設為檔案的長期保存和快速傳遞提供了可能。數(shù)字化的檔案易于復制和遷移，不受物理空間的限制，大幅減少了因檔案轉(zhuǎn)移而產(chǎn)生的風險和成本。例如，國際化企業(yè)通過建立統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了全球范圍內(nèi)員工檔案信息的實時共享和傳遞，無論員工調(diào)動到哪個國家，其人事檔案均可立即得到更新和接續(xù)，確保了企業(yè)人力資源管理的連貫性和效率。此外，電子檔案的存儲技術不斷更新，如云存儲服務的應用，使得檔案不僅可以長期保存，而且可以隨時提供給授權用戶訪問，滿足了快速動態(tài)的管理需求[1]。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）硬件設施不健全

在人事檔案管理信息化的過程中，硬件設施的完善是基礎工作的一個非常重要的環(huán)節(jié)。當前，許多單位在硬件投入上還存在著重視不夠的問題，導致檔案管理系統(tǒng)運行不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象，嚴重影響檔案的安全性和可靠性。例如，一些企業(yè)仍然使用過時的服務器和存儲設備，這些設備的處理能力和存儲容量無法滿足現(xiàn)代化人事檔案管理的大數(shù)據(jù)需求，檔案檢索速度慢，影響工作效率。此外，缺乏有效的數(shù)據(jù)備份機制，一旦發(fā)生硬件故障，可能導致重要檔案資料的永久丟失。

（二）信息化標準不統(tǒng)一

信息化標準統(tǒng)一是實現(xiàn)檔案信息共享與交流的前提。目前，不同企業(yè)、不同部門之間人事檔案管理的信息化標準差異較大，導致了檔案信息交換困難，無法實現(xiàn)有效對接。例如，不同機構(gòu)在人事檔案的電子化格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則等方面各自為政，造成了信息孤島現(xiàn)象，不僅增加了跨部門信息整合的難度，也降低了工作效率。此外，缺乏統(tǒng)一的安全標準，使得檔案的保密性和完整性難以得到保證[2]。

（三）人事管理者的職業(yè)素養(yǎng)有待提升

人事管理者的職業(yè)素養(yǎng)直接關系到人事檔案管理信息化的實施效果。目前，一些人事檔案管理者對信息技術的了解不足，無法充分利用信息化手段進行高效管理，同時對信息安全意識的缺乏，可能導致檔案信息的泄露。例如，一些管理者在進行電子檔案管理時，忽視了數(shù)據(jù)加密和訪問控制，使得檔案數(shù)據(jù)面臨被未授權訪問或惡意篡改的風險。還有的管理者未能跟上信息化發(fā)展的步伐，對新興的信息化管理工具和平臺不熟悉，影響了工作效率和檔案管理的現(xiàn)代化水平。

三、人事檔案管理信息化建設策略

（一）引進先進的技術設備

要實現(xiàn)人事檔案管理信息化的高效運轉(zhuǎn)，必須依賴先進的技術設備，這包括高性能的服務器、大容量的存儲設備、高速的網(wǎng)絡設施以及先進的安全設備等。首先，高性能的服務器可以保證人事檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，處理大量數(shù)據(jù)的能力也是評判服務器性能的關鍵指標。其次，對于存儲設備的要求也越來越高，不僅要有足夠的存儲容量來應對日益增長的數(shù)據(jù)量，還需要有良好的讀寫速度以提高數(shù)據(jù)檢索的效率。再次，高速的網(wǎng)絡設施也是確保數(shù)據(jù)快速傳輸和遠程訪問的關鍵。在全球化和遠程辦公日益普及的今天，員工可能需要在任何時間、任何地點訪問人事檔案，因此一個穩(wěn)定且高速的網(wǎng)絡環(huán)境是必不可少的。最后，網(wǎng)絡安全設備如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等可以有效防止外部攻擊，保護人事檔案數(shù)據(jù)不被非法訪問和泄露。隨著技術的發(fā)展，更多新興的技術如云計算、大數(shù)據(jù)分析、人工智能和區(qū)塊鏈等也被逐漸應用到人事檔案管理中。云計算服務可以提供彈性的存儲和計算能力，大數(shù)據(jù)分析可以幫助管理者從龐大的數(shù)據(jù)中提取有價值的信息，人工智能可以優(yōu)化檔案的分類和搜索，而區(qū)塊鏈技術則可以提供更為安全可靠的數(shù)據(jù)存儲解決方案。因此，不斷更新和引進各種先進的技術設備，是提高人事檔案信息化管理水平的關鍵[3]。

（二）統(tǒng)一的信息化標準規(guī)范

統(tǒng)一的信息化標準對于實現(xiàn)人事檔案管理的高效、標準化和自動化至關重要，它不僅能夠促進不同系統(tǒng)間的互操作性和數(shù)據(jù)共享，還有助于提升整個人事管理工作的質(zhì)量和效率。因此，建立和完善統(tǒng)一的信息化標準規(guī)范是人事檔案管理信息化建設中不可忽視的環(huán)節(jié)。首先，應推動行業(yè)內(nèi)共識，形成統(tǒng)一的電子檔案格式標準。通過行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機構(gòu)的協(xié)調(diào)，對電子檔案的格式、分類、編碼以及元數(shù)據(jù)等核心內(nèi)容建立通用標準，實現(xiàn)檔案信息化的規(guī)范化管理。例如，可以根據(jù)ISO/IEC等國際標準，制定適合本國情況的人事檔案元數(shù)據(jù)標準，確保各個組織在檔案管理中的一致性和互通性。其次，需要強化標準實施的監(jiān)管機制。通過立法或行政規(guī)章的形式，要求所有企業(yè)和機關單位在檔案管理中遵循統(tǒng)一的信息化標準。同時，建立專門的監(jiān)督部門，負責標準實施的監(jiān)督檢查工作，確保各單位嚴格按照標準操作，對違反標準的行為進行處罰，用制度保障標準的執(zhí)行力。最后，鼓勵技術創(chuàng)新與標準同步發(fā)展。在保持標準穩(wěn)定性的同時，對于前沿技術的發(fā)展應保持開放和包容的態(tài)度。隨著云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術的應用，標準也應當根據(jù)技術發(fā)展的需要，適時進行更新和完善，以促進人事檔案管理信息化技術的持續(xù)進步。

（三）健全各種相應的規(guī)章制度

規(guī)章制度是人事檔案管理信息化的重要保障，它涉及信息安全、數(shù)據(jù)質(zhì)量、操作規(guī)范等多個層面。首先，需要建立一套完整的數(shù)據(jù)安全管理制度，包括數(shù)據(jù)的加密傳輸、訪問控制、用戶身份驗證和權限設置等。例如，針對不同級別的檔案信息，應制定不同的權限管理策略，確保只有授權人員才能訪問到相應級別的檔案。其次，制定數(shù)據(jù)質(zhì)量控制標準，明確數(shù)據(jù)錄入、審核、更新和維護的具體操作流程。為了提高數(shù)據(jù)的準確性和可靠性，可以通過設立定期的數(shù)據(jù)審查機制，及時發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)錯誤[4]。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

檔案管理人員是人事檔案管理信息化的執(zhí)行者，他們的素質(zhì)和能力直接影響到信息化建設的效果。首先，組織定期的培訓和學習，提高管理人員對新技術的認知和應用能力。例如，可以針對最新的電子檔案管理軟件進行操作培訓，教會管理人員如何利用軟件進行高效的檔案分類、檢索和分析等工作。其次，強化管理人員的安全意識和職業(yè)道德，定期開展信息安全和保密知識的教育，確保他們在日常工作中能夠嚴格遵守安全操作規(guī)程。最后，通過職業(yè)技能認證和持續(xù)教育，激發(fā)管理人員的學習熱情，促進其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升。例如，鼓勵管理人員參加專業(yè)檔案管理的資格認證考試，提升其專業(yè)認可度[5]。

（五）完善檔案安全體系

檔案安全體系是確保人事檔案管理信息化成功的關鍵。在構(gòu)建檔案安全體系時，應從技術和管理兩個層面進行綜合考慮。技術層面上，采用先進的信息安全技術是保護電子檔案安全的前提。例如，部署多層防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、安全信息和事件管理（SIEM）系統(tǒng)，以及數(shù)據(jù)加密技術，可以有效防御外部攻擊和內(nèi)部泄露。同時，定期進行安全漏洞檢測和滲透測試，確保系統(tǒng)的安全性。管理層面上，制定嚴格的數(shù)據(jù)訪問控制政策和用戶權限分配機制，只允許經(jīng)過授權的人員訪問相關檔案信息，從而減少信息泄露的風險。以某國家機關單位的人事檔案管理信息化升級項目為例，該單位在升級硬件設施的同時，引入了生物識別技術和智能訪問控制系統(tǒng)，大幅提高了檔案安全級別。生物識別技術如指紋和面部識別用于驗證訪問檔案的個人身份，確保只有授權人員能夠進入檔案存儲區(qū)域。此外，智能訪問控制系統(tǒng)能夠記錄每一次檔案的訪問記錄，包括訪問者身份、訪問時間和訪問持續(xù)時長，為未來可能發(fā)生的安全事件提供重要線索。進一步地，該單位還建立了一個檔案安全應急響應小組，專門負責處理安全事件和應急事故。一旦檢測到安全威脅或違規(guī)訪問嘗試，應急響應小組將迅速啟動預定的應急預案，進行風險評估和應對措施的施行，包括立即斷開受威脅系統(tǒng)的網(wǎng)絡連接，以防止?jié)撛诘臄?shù)據(jù)泄露。此外，對于用戶教育和安全意識提升也同等重要。組織定期安全培訓和演練，提高全體員工的安全防范意識和應急處理能力，是減少人為錯誤和提高整體安全水平的有效措施。檔案安全不僅僅是技術問題，更是一種管理和文化問題。因此，構(gòu)建一個全面的檔案安全體系，需要技術和管理的持續(xù)投入和完善。

（六）加強跨部門協(xié)作與信息共享

跨部門協(xié)作與信息共享是實現(xiàn)人事檔案管理信息化高效運作的重要環(huán)節(jié)。隨著組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的復雜化及業(yè)務的多元化，不同部門之間對人事檔案的需求日益增長，這就要求人事檔案信息化建設能夠支持跨部門間的有效溝通和資源共享。其一，需要構(gòu)建統(tǒng)一的信息平臺，確保所有部門都能夠在同一平臺上訪問和處理檔案信息，從而減少信息孤島現(xiàn)象，提升信息資源的利用效率。例如，通過建立企業(yè)級的人事信息管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)包括招聘、培訓、績效管理在內(nèi)的多個人事管理模塊的數(shù)據(jù)整合和互聯(lián)互通。其二，制定相應的協(xié)作機制和流程，明確不同部門之間在信息共享和檔案管理方面的職責和權限，以保障信息共享的有序性和安全性。在跨部門協(xié)作中，還需考慮到信息的隱私和保密性問題，確保敏感信息只在授權的范圍內(nèi)流通。

（七）推動法規(guī)政策與技術發(fā)展相適應

隨著信息技術的快速發(fā)展，現(xiàn)有的法律法規(guī)可能不再適應新的管理需求和技術應用，因此，推動法規(guī)政策與技術發(fā)展相適應也是人事檔案管理信息化建設的重要策略之一。首先，相關法律法規(guī)需要及時更新，以覆蓋新出現(xiàn)的技術和管理方式。例如，隱私保護、數(shù)據(jù)安全、云存儲服務等領域的法律法規(guī)需要與時俱進，為信息化管理提供法律支持和指導。其次，政府部門應在政策制定上給予支持和指導，推動檔案管理信息化的標準化和法制化。這包括提供政策引導、資金支持、技術咨詢等，特別是對中小企業(yè)在信息化建設中的支持，以降低它們的技術和管理門檻。最后，要確保政策的實施與監(jiān)管跟上技術的步伐。建立健全的監(jiān)察機制和評估體系，對信息化建設的實施效果進行定期的檢查和評估，確保法規(guī)政策得到有效執(zhí)行，同時也為政策的進一步完善提供反饋和數(shù)據(jù)支持。

四、結(jié)束語

人事檔案管理信息化建設是一項系統(tǒng)工程，它涉及技術、管理、人員等多個方面的協(xié)調(diào)發(fā)展。本文通過分析人事檔案管理信息化建設的必要性和存在的問題，提出了一系列的建設策略，旨在為相關領域的實踐提供指導。未來，隨著信息技術的不斷進步和管理理念的更新，人事檔案管理信息化建設應不斷適應新的變化，不斷優(yōu)化升級，以滿足企業(yè)和機關單位不斷增長的管理需求。

參考文獻：

［1］朱興榮.基于大數(shù)據(jù)背景下的高校人事檔案管理信息化建設分析［J］.管理學家，2021（6）：67-68.

［2］楊麗.人事檔案管理信息化建設分析［J］.科技風，2018（11）：66.

［3］丁夏，程燕霞.大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理信息化建設分析［J］.辦公室業(yè)務，2021（21）：148-149.

［4］蔡映東.新常態(tài)下人事檔案管理信息化建設分析［J］.低碳世界，2017（33）：352-353.

［5］孟麗娟.人事檔案管理信息化建設分析［J］.中外企業(yè)家，2021（4）：189.

◎編輯 魯翠紅