周斐然，張夢(mèng)圓，王克文，李 文

新疆哈密市畜牧工作站，新疆哈密 839000

隨著畜牧業(yè)及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，農(nóng)業(yè)科研單位每年會(huì)產(chǎn)生大量檔案，將這些檔案進(jìn)行有序的收集、歸納、整理，使它們能更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科學(xué)發(fā)展、鄉(xiāng)村振興及農(nóng)民增產(chǎn)增收，是每個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的責(zé)任和義務(wù)。如何充分利用自身優(yōu)勢(shì)，通過(guò)現(xiàn)代化的手段，保存并發(fā)揚(yáng)優(yōu)秀的科研成果和生產(chǎn)技術(shù)，是農(nóng)業(yè)科研單位面臨的迫切問(wèn)題。筆者結(jié)合新疆哈密市牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的現(xiàn)狀，梳理在實(shí)驗(yàn)室檔案管理過(guò)程中普遍存有的問(wèn)題，探討如何進(jìn)一步規(guī)范實(shí)驗(yàn)室檔案管理并且提升管理水平，以期達(dá)到規(guī)范實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行管理的目的。提高檔案管理質(zhì)量，對(duì)于推進(jìn)牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室科學(xué)、規(guī)范、高效運(yùn)行具有十分重要的意義，也為同類實(shí)驗(yàn)室或單位提供檔案管理方面的參考[1]。

1 哈密市牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檢測(cè)內(nèi)容

隨著哈密市牛羊產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，在牛羊產(chǎn)品檢測(cè)工作中實(shí)驗(yàn)室的作用日益凸顯，實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)的范圍也日益豐富，如：抗生素、瘦肉精、藥物殘留、重金屬檢測(cè)、營(yíng)養(yǎng)成分測(cè)定、乳成分分析，肉羊多胎基因檢測(cè)，精子活力檢測(cè)，遺傳育種分子生物學(xué)分析等內(nèi)容[2]。

1.2 牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檔案分類

隨著實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)工作內(nèi)容不斷豐富，檢測(cè)范圍和實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)也在科技成果的不斷轉(zhuǎn)化中有所完善，實(shí)驗(yàn)室檔案主要分為：實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及日常運(yùn)行與管理檔案、人才隊(duì)伍建設(shè)檔案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)檔案等[1，3]。

1.3 牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檔案用途

檔案資料作為實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)過(guò)程中最真實(shí)、最原始的記錄。通過(guò)對(duì)各種實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、數(shù)據(jù)、方法進(jìn)行收集整理，如實(shí)反映檢測(cè)過(guò)程和數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確度和可比性，是實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)流程與操作規(guī)范性的重要依據(jù)，可為實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)分析提供科學(xué)依據(jù)。

2 牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的重要性

2.1 有利于檢測(cè)工作質(zhì)量的提升

在實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)形成檢測(cè)報(bào)告、各類管理記錄、質(zhì)量控制記錄、技術(shù)控制記錄、文件標(biāo)準(zhǔn)等大量的檔案資料，使用掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，應(yīng)用現(xiàn)代化實(shí)驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)[4]，可以更加便捷、高效、準(zhǔn)確地查找資料，也便于管理，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資源內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享，檔案資料利用價(jià)值最優(yōu)化。

2.2 有利于飼養(yǎng)管理及防疫水平的提升

做好實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作能進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)殖場(chǎng)的監(jiān)管，它是對(duì)所采牛羊檢測(cè)標(biāo)本最真實(shí)記錄，能夠充分反映出采樣、檢測(cè)等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理水平，便于查找問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，可為養(yǎng)殖戶飼養(yǎng)管理提供數(shù)據(jù)支持[5]。也能夠有效地推動(dòng)防疫和檢疫工作的開展，使檢疫工作不斷地深化和前移，在一定程度上可以有效對(duì)重大動(dòng)物疫病進(jìn)行防控。

2.3 是檢測(cè)工作的重要保障

實(shí)驗(yàn)室檔案是牛羊產(chǎn)品檢測(cè)的重要保障，它是對(duì)檢測(cè)工作的內(nèi)容、程序等有效且完整的記錄，使整個(gè)檢測(cè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)可追溯，它具有檔案查詢和程序保障兩大作用，做好實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檢測(cè)過(guò)程監(jiān)控，對(duì)于完善運(yùn)行體系、查漏補(bǔ)缺起基礎(chǔ)性作用。不斷規(guī)范完善實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展中的一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性工作，是提高實(shí)驗(yàn)室整體管理水平中不可或缺的重要手段[6]。

2.4 是有關(guān)評(píng)估和項(xiàng)目申報(bào)的基礎(chǔ)和依據(jù)

實(shí)驗(yàn)室是具有檢測(cè)工作內(nèi)容的單位開展后期各項(xiàng)工作評(píng)估的指標(biāo)之一，實(shí)驗(yàn)室檔案是相關(guān)單位重要的評(píng)估佐證材料[7]。實(shí)驗(yàn)室檔案可以客觀、準(zhǔn)確、全面地反映單位的業(yè)務(wù)工作能力和前景，為各項(xiàng)評(píng)估提供較為準(zhǔn)確可靠的依據(jù)，可保證評(píng)估的準(zhǔn)確性。這些檔案材料作為原始記錄是最真實(shí)的第一手材料，是評(píng)估和申報(bào)相關(guān)項(xiàng)目的敲門磚。

2.5 是加強(qiáng)和規(guī)范實(shí)驗(yàn)室管理的需要

實(shí)驗(yàn)室的科學(xué)管理是對(duì)培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力和綜合素質(zhì)人才的要求之一，建立實(shí)驗(yàn)室檔案，使日常管理工作趨于科學(xué)和規(guī)范。有了建檔的需要，相關(guān)工作人員就會(huì)更加主動(dòng)地按規(guī)定完成實(shí)驗(yàn)工作，并做好個(gè)人的實(shí)驗(yàn)技術(shù)工作日志。管理部門也會(huì)針對(duì)儀器設(shè)備的使用、實(shí)驗(yàn)過(guò)程、結(jié)果等進(jìn)行規(guī)范管理[8-9]，促使實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)工作規(guī)范的開展。

3 牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的主要工作內(nèi)容

3.1 實(shí)驗(yàn)室檔案資料的收集與臺(tái)賬的建立

牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案資料主要包括：文件類、質(zhì)量管理體系文件類、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)類、質(zhì)量體系運(yùn)行記錄、檢測(cè)報(bào)告類等，應(yīng)該設(shè)專職檔案管理員，各類檔案資料由各部門收集后交于檔案室整理，管理員對(duì)其接收、登記、匯總、造冊(cè)，建立檔案收集臺(tái)賬，登記檔案來(lái)源、接收時(shí)間和內(nèi)容并簽字確認(rèn)。

3.2 檔案資料的整理、保存與安全管理

檔案資料收集全后，檔案管理員要進(jìn)行分類整理，發(fā)現(xiàn)不完整的檔案資料要及時(shí)補(bǔ)齊，并按照不同的類別和歸檔序號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)編目，存入相應(yīng)的檔案盒及檔案柜中。受控文件須加蓋受控章方可入檔，管理員也應(yīng)做好檔案資料的安全保密工作。

3.3 檔案資料的流轉(zhuǎn)

簽批后的實(shí)驗(yàn)室體系文件由檔案管理員登記好分發(fā)號(hào)、領(lǐng)取部門、人員及時(shí)間后分發(fā)；受控文件若不慎丟失，相關(guān)人員要及時(shí)向負(fù)責(zé)人提交書面補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)后，檔案管理員注銷原分發(fā)編號(hào)、提出新分發(fā)編號(hào)、登記后方可給予補(bǔ)發(fā)[10]。實(shí)驗(yàn)室文件的分發(fā)或復(fù)印應(yīng)嚴(yán)格控制相應(yīng)的知悉范圍并做好記錄，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得分發(fā)或復(fù)印，復(fù)印后原件及時(shí)歸檔；借閱一般性文件必須填寫相關(guān)記錄表格；借閱保密性文件或重要文件資料，需負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可由檔案管理員做好記錄并發(fā)放；檔案管理員要及時(shí)做好文件資料的分發(fā)和回收工作記錄。

3.4 檔案資料的清理、銷毀

為確保實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系規(guī)范高效運(yùn)行，檔案管理員要定期檢查文件檔案資料的保存期限和有效性，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，及時(shí)按照程序作廢并銷毀無(wú)保存價(jià)值的文件檔案資料。仍有參考價(jià)值但已作廢的文件檔案資料蓋留用章和失效章后和現(xiàn)行有效的文件檔案資料分區(qū)存放。

4 哈密市牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

4.1 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，檔案資料不全

大多數(shù)管理者只注重實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)的過(guò)程和結(jié)果，認(rèn)為檔案管理是一件繁瑣的事情，與自己無(wú)關(guān)，只要將檔案交給檔案管理員收好就行，部分工作人員存在“建立檔案只是用于應(yīng)付檢查”的麻痹思想。對(duì)檔案資料管理全面性、系統(tǒng)性的收集整理和歸檔分析應(yīng)用重視程度不夠，檔案資料不夠全面，一些有價(jià)值的檔案資料遺失，甚至存在檔案資料與實(shí)際生產(chǎn)不相符的，缺乏完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性[11]，導(dǎo)致后期無(wú)法對(duì)其進(jìn)行充分運(yùn)用。

4.2 檔案管理約束性不強(qiáng)，制度落實(shí)不力

雖然制定了實(shí)驗(yàn)室文件管理、質(zhì)量體系管理等一系列實(shí)驗(yàn)室管理相關(guān)制度，但在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料收集不及時(shí)、先操作后補(bǔ)檔案等現(xiàn)象，制度形同虛設(shè)。

4.3 檔案管理員專業(yè)性不強(qiáng)，管理不規(guī)范

目前，普遍存在檔案管理員由專業(yè)技術(shù)人員兼任且身兼數(shù)職的現(xiàn)象，檔案管理員未接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，所掌握的專業(yè)知識(shí)不全面且缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。

4.4 檔案管理硬件投入不足，信息開放力度不夠

通常情況下，將檔案存放在實(shí)驗(yàn)辦公室中，沒(méi)有具有防腐、防火等要求的檔案專用存放設(shè)備，也沒(méi)有進(jìn)行分類整理和歸納，容易導(dǎo)致檔案損壞丟失；一般采用手工檔案盒對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，耗時(shí)、耗力，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。由于環(huán)境及經(jīng)費(fèi)等原因，也缺乏科學(xué)系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開發(fā)使用體系，對(duì)自己?jiǎn)挝坏臋n案通常都封閉管理，查閱利用范圍小，甚至只建設(shè)不利用，社會(huì)化服務(wù)工作進(jìn)展緩慢[12]。

5 提高哈密市牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案資料管理水平的對(duì)策和建議

5.1 提升實(shí)驗(yàn)室管理者檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度

必須提升最高管理者對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案資料管理工作的重視程度和支持力度，要自上而下抓好該項(xiàng)工作，不斷細(xì)化和完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，確保工作職責(zé)明確、工作流程規(guī)范、監(jiān)督管理到位、檔案格式統(tǒng)一、檔案利用科學(xué)合理，全面規(guī)范實(shí)驗(yàn)室檔案管理，不斷提升管理水平。

5.2 利用現(xiàn)代化的檔案管理手段，提升實(shí)驗(yàn)室檔案管理能力

充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，除必須保存紙質(zhì)檔案外，應(yīng)盡量為所有檔案建立電子檔案，彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，組建單位檔案信息庫(kù)，以便于查詢，不斷提升實(shí)驗(yàn)室檔案資料管理的現(xiàn)代化程度。

5.3 注重培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)能力

將檔案管理列入每年的培訓(xùn)計(jì)劃，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“送出去”“內(nèi)部互學(xué)”的方式開展培訓(xùn)。一是邀請(qǐng)檔案管理專業(yè)人員到單位開展培訓(xùn)，提升專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的綜合能力。二是組織檔案管理人員外出參加檔案管理專業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也可到同行業(yè)實(shí)驗(yàn)室參觀學(xué)習(xí)檔案管理工作好的經(jīng)驗(yàn)和做法。三是將檔案管理工作與本單位考核相關(guān)聯(lián)，核算工作量。促使檔案管理人員不斷地提高思想認(rèn)識(shí)，了解和掌握檔案的類型、檔案填寫內(nèi)容及填寫要求、不同檔案間的邏輯關(guān)系、檔案存放要求及保存時(shí)間等，進(jìn)一步提高檔案填寫與管理的水平和規(guī)范程度[12]。檔案管理人員平時(shí)要下功夫多學(xué)習(xí)，保持對(duì)工作的熱情，不斷拓寬自己的知識(shí)領(lǐng)域，加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)人員的溝通交流，不斷積累檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。

5.4 加強(qiáng)管理，完善檔案的收集整理和保存條件

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期且繁瑣的工作，依據(jù)單位實(shí)際情況，可安排專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，做好檔案管理臺(tái)賬，對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行審核把關(guān)，及時(shí)將檔案入庫(kù)歸檔。對(duì)檔案的取用和調(diào)借應(yīng)該有詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄，確保每次借閱都有據(jù)可查。檔案的收集、整理、保存也必須有一定場(chǎng)所和設(shè)備條件。各單位也可依據(jù)開展的業(yè)務(wù)工作類別以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算情況，在檔案室配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，不斷提高和優(yōu)化檔案管理的效率與標(biāo)準(zhǔn)。

6 結(jié) 語(yǔ)

牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作至關(guān)重要，必須得到管理層的高度重視和大力支持，規(guī)范檔案管理，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理相關(guān)制度，優(yōu)化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，通過(guò)提升檔案管理能力，促進(jìn)牛羊產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)工作扎實(shí)有序開展，更好地服務(wù)于“三農(nóng)”工作，促進(jìn)畜牧業(yè)提質(zhì)增效。