鄧光霽 廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)
我國(guó)高等教育在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)了跨區(qū)、跨市興建分校區(qū)的熱潮。從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)看,在985高校中,39所高校擬建和已經(jīng)建成并投入使用的校區(qū)共計(jì)140個(gè)。由這個(gè)數(shù)據(jù)可以看出,平均每個(gè)高校擁有3個(gè)以上的校區(qū),有的學(xué)校的校區(qū)數(shù)量已經(jīng)超過(guò)了5個(gè)[1]。筆者所在的廣州市中,中山大學(xué)有深圳、珠海、廣州跨三城市共四校區(qū)、暨南大學(xué)有廣州、珠??鐑沙鞘泄踩齻€(gè)校區(qū)、華南理工大學(xué)有兩個(gè)校區(qū)。異地辦學(xué)給高校財(cái)務(wù)工作提出了新的挑戰(zhàn),既要做到學(xué)校層面的制度、資金的統(tǒng)一與統(tǒng)籌,又要根據(jù)校區(qū)的地理位置和組織定位,兼顧靈活和方便,為各校區(qū)的教學(xué)科研工作做好服務(wù)與保障。
目前我國(guó)跨校區(qū)的財(cái)務(wù)服務(wù)模式有三種:1.主校區(qū)財(cái)務(wù)集中模式:即分校區(qū)不設(shè)立財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu),所有財(cái)務(wù)事項(xiàng)均拿回主校區(qū)處理;2.各分校區(qū)設(shè)立財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)模式,也稱為委派會(huì)計(jì)制度:即財(cái)務(wù)報(bào)銷、學(xué)費(fèi)收退等業(yè)務(wù)由各校區(qū)獨(dú)立完成;3.二級(jí)學(xué)院各自設(shè)立財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)模式[2]。無(wú)論哪種模式都有著處理效率低下、會(huì)計(jì)信息可靠度低、處理成本高和學(xué)校管控度低的風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)是按照特定的規(guī)范流程,運(yùn)用信息技術(shù)處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),其目的在于讓組織結(jié)構(gòu)得到進(jìn)一步優(yōu)化,形成規(guī)范化流程,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織的降本增效,讓內(nèi)外部客戶均能夠享受到專業(yè)化的、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)服務(wù)。這種分布式的財(cái)務(wù)管理是企業(yè)集團(tuán)推進(jìn)的一項(xiàng)重要改革。企業(yè)在集團(tuán)層面成立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,將原分散于集團(tuán)內(nèi)部各分、子公司的財(cái)務(wù)處理職能集中在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,提升專業(yè)性,形成規(guī)模經(jīng)濟(jì),促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、加強(qiáng)管控。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)的特點(diǎn)是將對(duì)某類業(yè)務(wù)的處理在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)共享,提供標(biāo)準(zhǔn)化、集約化、服務(wù)化、專業(yè)化的服務(wù)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部遵循統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程、操作模式和業(yè)務(wù)處理規(guī)范。它整合財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的共性部分,進(jìn)行歸并、整合和集中,產(chǎn)生規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng),從而降低成本。它由專門的人員組成,分工明確,專業(yè)性強(qiáng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的適用對(duì)象是跨國(guó)、跨地區(qū)的大型企業(yè)集團(tuán)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)已經(jīng)從傳統(tǒng)走向新型,不再將財(cái)務(wù)人員物理地集中在獨(dú)立的服務(wù)中心,而是采用云平臺(tái)軟件等近年來(lái)出現(xiàn)的新型技術(shù)手段,突破財(cái)務(wù)處理的跨地域限制。企業(yè)中不一定要設(shè)置實(shí)體的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心部門,而是通過(guò)軟件和互聯(lián)網(wǎng)等新型手段建立虛擬的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)來(lái)完成工作。這樣組織機(jī)構(gòu)、人員配置、處理流程、信息系統(tǒng)都需要隨之進(jìn)行改革。隨著財(cái)務(wù)管理變革的完成,組織機(jī)構(gòu)也實(shí)現(xiàn)了調(diào)整,原有的業(yè)務(wù)流程被徹底顛覆,新型的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心打通了企業(yè)不同分支機(jī)構(gòu)地域之間的紙質(zhì)信息傳遞壁壘,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一集中處理,大大提高效率。
高校財(cái)務(wù)工作具有業(yè)務(wù)量大、分散化、重復(fù)性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的特點(diǎn)。這給高校財(cái)務(wù)共享的建立提供了前提條件。
各分子公司財(cái)務(wù)部門取消財(cái)務(wù)核算職能和人員,僅保留財(cái)務(wù)分析、業(yè)務(wù)支持、報(bào)稅等財(cái)務(wù)職能和相應(yīng)人員,根據(jù)需要,每個(gè)分子公司還可以配備專職或兼職的單據(jù)掃描員,負(fù)責(zé)將公司業(yè)務(wù)發(fā)生所產(chǎn)生的單據(jù)掃描上傳系統(tǒng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作就是為整個(gè)集團(tuán)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算,在這里工作的員工會(huì)被分組,每個(gè)組完成的業(yè)務(wù)并不相同,這樣安排的目的在于提高專業(yè)化水平。而企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門的職能就可以專注于企業(yè)政策規(guī)范制定、管理會(huì)計(jì)、投融資、稅務(wù)籌劃、內(nèi)部稽核等業(yè)務(wù)。共享中心與企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門的關(guān)系根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)的需要可以采用相互平行和上下級(jí)兩種模式。
高校校區(qū)間財(cái)務(wù)共享可以運(yùn)用為:分校區(qū)不再設(shè)立核算職能和人員,如果分屬不同城市,可以保留報(bào)稅和分析人員。單據(jù)掃描上傳業(yè)務(wù)由各申請(qǐng)報(bào)銷的老師自行完成,掃描后的原始單據(jù)進(jìn)行校區(qū)內(nèi)報(bào)銷箱投遞或郵寄本部財(cái)務(wù)部門。校本部財(cái)務(wù)部門設(shè)立專門的單據(jù)匹配員,將紙質(zhì)票據(jù)與電子數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配,通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷事項(xiàng)審核、復(fù)核與處理。校本部財(cái)務(wù)部門的其他職能仍有:國(guó)家政策解讀、學(xué)校財(cái)務(wù)制度制定與更新、報(bào)表的編制與報(bào)送、數(shù)據(jù)分析、資金統(tǒng)籌與分配、稅務(wù)籌劃、內(nèi)部稽核、工資公積金業(yè)務(wù)、學(xué)費(fèi)收退等。
財(cái)務(wù)共享這種模式非常新穎,為了保證新模式的運(yùn)行,需要建成一整套信息系統(tǒng)提供支持。目前,使用最多的信息系統(tǒng)架構(gòu)包含多個(gè)子系統(tǒng),比如電子影像系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)等,具體如下:
1.電子影像系統(tǒng)
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)支撐板塊中,該系統(tǒng)居于核心地位。所有實(shí)物單據(jù)均通過(guò)該系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成電子影像。系統(tǒng)功能主要包括采集和處理電子影像、集中存儲(chǔ)、傳輸、隨時(shí)查閱等。電子影像系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)異地會(huì)計(jì)處理的基礎(chǔ)。其價(jià)值在于:(1)解決異地問(wèn)題:在該系統(tǒng)中,只要有互聯(lián)網(wǎng)和電腦或手機(jī),電子影像可以隨時(shí)被上傳、調(diào)閱和審核,解決異地處理和異地查閱問(wèn)題。節(jié)省人力物力,降低成本,提高信息傳遞效率。(2)保障檔案安全,提高檔案管理水平,解決紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)中的空間限制、褪色損壞等問(wèn)題。(3)通過(guò)云軟件,可以與企業(yè)供貨商或銷售商、政府稅務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行連接,達(dá)到信息共享。
2.網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)會(huì)計(jì)核算處理中,這個(gè)系統(tǒng)是流程再造的關(guān)鍵,是具體業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)處理的交互銜接平臺(tái)。只有依托該系統(tǒng),才可以集成財(cái)務(wù)系統(tǒng)和各具體業(yè)務(wù)模塊的信息。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的模塊通常有:業(yè)務(wù)申請(qǐng)管理、報(bào)賬申請(qǐng)管理、業(yè)務(wù)審批管理、任務(wù)分配管理、財(cái)務(wù)審核管理和查詢分析管理等功能。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的價(jià)值在于:(1)信息采集規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化:通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的表格填報(bào),采集有用信息、形成統(tǒng)一規(guī)范的格式。(2)信息傳遞無(wú)紙化、自動(dòng)化:用戶端和接收端都是系統(tǒng)填報(bào)和采集數(shù)據(jù),無(wú)須見(jiàn)面。(3)解決異地授權(quán)審批問(wèn)題:責(zé)任人審批環(huán)節(jié)同樣網(wǎng)上流轉(zhuǎn)完成,無(wú)須見(jiàn)面。(4)提高業(yè)務(wù)處理全流程的透明度:業(yè)務(wù)進(jìn)展的每一個(gè)環(huán)節(jié)都可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行查看,跟蹤。(5)及時(shí)反饋信息:業(yè)務(wù)的每一步如需修改與調(diào)整,都可以及時(shí)發(fā)布、接收和調(diào)整。
3.電子檔案系統(tǒng)
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)支持板塊中,這個(gè)系統(tǒng)是一個(gè)子系統(tǒng)。將會(huì)計(jì)檔案納入信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證和電子影像的自動(dòng)匹配和分冊(cè)管理,并對(duì)電子檔案的打印、歸檔、借閱、銷毀的全流程進(jìn)行規(guī)范管理。電子檔案系統(tǒng)區(qū)別于手工檔案管理的最大優(yōu)勢(shì)在于:無(wú)論是接收、裝訂還是修改、銷毀,都進(jìn)行留痕。痕跡可以永久保存,便于任何時(shí)候查源追責(zé)。同時(shí),電子留檔,可以解決紙質(zhì)憑證褪色、占據(jù)物理空間、傳輸不便等弊病。形成統(tǒng)一的憑證電子檔案庫(kù),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)電子檔案的電子化、集中化管理,大大提高了財(cái)務(wù)檔案管理的安全性、持久性。
4.會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)會(huì)計(jì)核算中,會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)是核心,能夠連接網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)抽取,生成會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)并與資金管理系統(tǒng)相連接,實(shí)現(xiàn)結(jié)算資金信息的傳遞;同時(shí)還將會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)與合并報(bào)表系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)結(jié)合,完成相關(guān)報(bào)表、報(bào)稅和歸檔業(yè)務(wù)。其價(jià)值在于:(1)通過(guò)高度集成和融合,確保業(yè)務(wù)處理及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范。(2)通過(guò)靈活多樣的信息分析和展示,更好地為決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的支持。
以上系統(tǒng)都可以通過(guò)高校業(yè)務(wù)需求的提出,由專業(yè)工程師進(jìn)行程序修改和流程改進(jìn),運(yùn)用到高校校區(qū)間的財(cái)務(wù)服務(wù)中。比如老師的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù),可以統(tǒng)一按照學(xué)校制度進(jìn)行網(wǎng)上授權(quán)審批,公平對(duì)待每一位教職員工。簡(jiǎn)化審批流程,由原來(lái)的線下紙質(zhì)單據(jù)的面對(duì)面審批轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上影像資料單據(jù)審批,讓信息跑路,不讓師生跑腿。通過(guò)影像系統(tǒng)聯(lián)查憑證及單據(jù),隨時(shí)隨地方便報(bào)銷者和會(huì)計(jì)人員。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)是高度集成的,會(huì)計(jì)憑證、季度年度報(bào)表均可以自動(dòng)生成,工作效率顯著提升。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中最主要的工作就是財(cái)務(wù)核算,該項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作量大、重復(fù)性高,且具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化程度。
1.業(yè)務(wù)發(fā)生。高校發(fā)生采購(gòu)、出差等業(yè)務(wù),費(fèi)用報(bào)銷按照教職工是否墊款分為先墊款再報(bào)銷和先借款再報(bào)銷兩種形式。新型模式是利用教職工的公務(wù)信用卡額度實(shí)現(xiàn)支付款項(xiàng),既不需要提前辦理借款手續(xù),又不實(shí)際占用教職工資金,更加便捷。
2.申請(qǐng)報(bào)銷。教職工使用網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)詳細(xì)填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)化處理的報(bào)銷事項(xiàng),并網(wǎng)上提交負(fù)責(zé)人審批。
3.單據(jù)上傳。教職工使用電子影像系統(tǒng)把發(fā)票、購(gòu)物清單或是交通票據(jù)等紙質(zhì)資料上傳,并將報(bào)賬系統(tǒng)生成的報(bào)銷單以及紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行校區(qū)間投遞或是郵寄到校本部財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)部門審核員將電子影像與紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行稽核匹配。
4.審核處理。財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核、復(fù)核、處理和反饋,通過(guò)網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬到教職工工資賬戶中,完成整個(gè)報(bào)銷流程。
5.數(shù)據(jù)分析。通過(guò)財(cái)務(wù)分錄與預(yù)算分錄,系統(tǒng)自動(dòng)歸類數(shù)據(jù),形成財(cái)務(wù)報(bào)表和預(yù)算執(zhí)行報(bào)表。
6.票據(jù)歸檔。紙質(zhì)票據(jù)與電子票據(jù)分別歸檔,大大提高檔案管理的安全性、可靠度和持久性。
1.使用SaaS云軟件建立虛擬財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。云軟件以高質(zhì)量的電子數(shù)據(jù)為記賬依據(jù),讓高??绲貐^(qū)的校區(qū)間可以輕松實(shí)現(xiàn)信息共享。通過(guò)使用云軟件,各高校可以不再建立物理、實(shí)體的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,提升處理業(yè)務(wù)的效率,降低信息系統(tǒng)使用成本。
2.在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下,可以隨時(shí)隨地處理業(yè)務(wù),所有需求均可以得到快速響應(yīng)。高校財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷申請(qǐng)者可以利用電腦和手機(jī)軟件接收和發(fā)送信息,隨時(shí)隨地進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)操作、審批和管理,不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制,不再受辦公場(chǎng)所、上網(wǎng)條件的約束。
3.RPA機(jī)器人流程自動(dòng)化。在目前處理財(cái)務(wù)工作的過(guò)程中,RPA機(jī)器人已經(jīng)投入使用,可以按照事先設(shè)定的流程處理應(yīng)付應(yīng)收賬款、費(fèi)用報(bào)銷,還可以完成總賬處理等多項(xiàng)工作。許多跨國(guó)企業(yè)的掃描單據(jù)、開(kāi)發(fā)票、收款、對(duì)賬等操作已經(jīng)引入智能化技術(shù)。使用機(jī)器人可以實(shí)現(xiàn)24小時(shí)不間斷地處理重復(fù)性工作,顯著降低人工成本,提高工作效率。使用者只需設(shè)計(jì)好程序,做好流程、文件、數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化,RPA就可以做到零出錯(cuò)。并且RPA可以在開(kāi)發(fā)軟件的支持下學(xué)習(xí)更多的操作,進(jìn)一步解放高校財(cái)務(wù)工作人員的雙手。
4.大數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)可視化。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)之后,不再在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)維度中進(jìn)行財(cái)務(wù)分析,而是在財(cái)務(wù)主體內(nèi)外部數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,這些數(shù)據(jù)不僅量大,而且種類繁多,表達(dá)形式更加多樣直觀。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在發(fā)展中逐步扮演著數(shù)據(jù)中心的角色,為財(cái)務(wù)主體深度挖掘和分析各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)高效傳輸和直觀呈現(xiàn),為管理者作出決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。
高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立具備如下優(yōu)勢(shì):(1)專業(yè)分工性強(qiáng):在參照企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式的基礎(chǔ)上,充分考慮高校財(cái)務(wù)管理工作特征,通過(guò)有效整合,形成的財(cái)務(wù)處理模式具有專業(yè)化特征。相對(duì)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)部門,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是完全不同的,這些差異體現(xiàn)在人員、服務(wù)等多個(gè)方面。該部門是基于高校財(cái)務(wù)核算和信息模塊的結(jié)合建立,突出專業(yè)化服務(wù),強(qiáng)調(diào)專業(yè)技能水平,在部門內(nèi)部設(shè)置了多個(gè)功能模塊,這些模塊都是相對(duì)獨(dú)立的。在崗位設(shè)置上,通常按照職能進(jìn)行專業(yè)分工。專業(yè)的流水線運(yùn)作模式可以充分發(fā)揮專業(yè)化帶來(lái)的規(guī)模經(jīng)濟(jì),提高會(huì)計(jì)核算的效率。(2)數(shù)據(jù)整合性強(qiáng):在建成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之后,即便校區(qū)所處地域不同,也可以實(shí)時(shí)傳輸、及時(shí)整合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)將得到永久保存,隨時(shí)都可以調(diào)閱。校本部可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)匯總、整合、分析、形成報(bào)表、寫入報(bào)告。即便信息使用主體是不同的,獲取的數(shù)據(jù)也都是按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制,財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性、一致性得到了保證。(3)突破地域壁壘:跨校區(qū)的直接難題就是地域問(wèn)題,采用云軟件、互聯(lián)網(wǎng)、網(wǎng)上審批審核,最大限度解決了這個(gè)問(wèn)題。[3]
建立高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn):(1)投資成本不菲:本文上述的每一個(gè)系統(tǒng)和軟件報(bào)價(jià)都在數(shù)十萬(wàn)元,資金壓力顯而易見(jiàn)。(2)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)技術(shù)參差不齊:專業(yè)面向高校的信息系統(tǒng)和軟件開(kāi)發(fā)公司缺乏。目前高校的信息系統(tǒng)維護(hù)一部分依靠學(xué)校的信息管理部門,這部分技術(shù)力量不強(qiáng),只能進(jìn)行系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的基本維護(hù)工作;另一部分受牽制于獨(dú)立的軟件開(kāi)發(fā)公司。而外部軟件公司的主流業(yè)務(wù)都是面向企業(yè)的,很少有專業(yè)面向高校的軟件開(kāi)發(fā)和維護(hù)公司,系統(tǒng)維護(hù)及后續(xù)開(kāi)發(fā)能力有限。(3)高校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不同:受資金、技術(shù)、觀念的限制,很遺憾至今沒(méi)有一所高校建立起了真正意義上的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。
綜上所述,高校跨市、跨區(qū)興建分校區(qū)的趨勢(shì),給高校財(cái)務(wù)工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn),財(cái)務(wù)工作必須改進(jìn)現(xiàn)有財(cái)務(wù)服務(wù)模式,才能高效、安全地處理異地財(cái)務(wù)報(bào)銷、保障賬務(wù)安全、快速數(shù)據(jù)分析、最終形成報(bào)告。建立財(cái)務(wù)共享中心只是一個(gè)新型的觀念的借鑒,高校的進(jìn)一步高速的發(fā)展,帶給我們高校財(cái)務(wù)人不小的挑戰(zhàn)。
財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)2022年36期