崔 偉，王一平，尚志宏

（1.松遼水利委員會(huì)水文局嫩江水文水資源中心，黑龍江齊齊哈爾 161000；2.松遼水利委員會(huì)水文局（信息中心），吉林 長(zhǎng)春 130021）

檔案管理是水文基建管理中一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作，是規(guī)范化管理不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)松遼委水文局水文信息化發(fā)展水平及新形勢(shì)下水文基建項(xiàng)目檔案管理最新要求，電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案還將繼續(xù)并存一段時(shí)間，亟待設(shè)計(jì)開發(fā)一套數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，既符合電子檔案管理與發(fā)展的要求，又能解決現(xiàn)有傳統(tǒng)載體檔案在檔案檢索和利用方面存在諸多不便的問題，從而真正解決水文基建檔案面臨的收集難、整理難、管理難、利用難等問題。

1 設(shè)計(jì)目標(biāo)

水文基建項(xiàng)目檔案是指水文建設(shè)項(xiàng)目在前期準(zhǔn)備、實(shí)施、竣工、驗(yàn)收等各階段過程中形成的，具有保存價(jià)值并經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式的工程建設(shè)項(xiàng)目文件。項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足水利工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。建設(shè)水文基建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)以滿足水利部印發(fā)的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》為基礎(chǔ)，解決傳統(tǒng)檔案管理方式中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。

1）解決工程檔案原件在借閱過程中，造成原件損壞、丟失等問題[1]。

2）解決傳統(tǒng)檔案管理方式中，由于工程項(xiàng)目檔案保存年限較長(zhǎng)，大量累積的檔案資料需要不斷擴(kuò)容以滿足檔案保存的物理環(huán)境，通過轉(zhuǎn)換電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)解決檔案管理成本的問題[1]。

3）解決工程項(xiàng)目建設(shè)周長(zhǎng)，形成檔案內(nèi)容多樣，檔案收集難、管理難、歸檔難、檢索難等問題[1]。

4）解決傳統(tǒng)人工管理情況下，存在工程檔案原件被篡改、復(fù)印、泄露等安全隱患問題[2]。

5）解決傳統(tǒng)檔案管理方式受地域限制，無法滿足異地檢索、查閱、調(diào)用檔案的功能[2]。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)是使單位內(nèi)部管理流程與檔案管理結(jié)合起來，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批、授權(quán)后由系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行，系統(tǒng)管理員行使監(jiān)督、管理權(quán)限。引入數(shù)字化檔案生命周期管理理念，即實(shí)現(xiàn)從檔案的收集、錄入、查詢、借閱、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀為一體的全生命周期管理，全程以內(nèi)部管理流程為驅(qū)動(dòng)，底層搭載組織、權(quán)限、門戶、集成、報(bào)表引擎，為用戶提供個(gè)性化的數(shù)字化檔案管理方案。

2 設(shè)計(jì)理念

規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案利用效率，賦予檔案管理簡(jiǎn)潔直觀的系統(tǒng)操作功能。

1）水文基建項(xiàng)目對(duì)檔案管理有兩個(gè)基本需求：一方面，極大地方便管理員對(duì)擬錄入的檔案資料進(jìn)行規(guī)范化地錄入、歸檔；另一方面，面對(duì)整理完畢的檔案，如何進(jìn)行流程化維護(hù)操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利用率，確保水文基建檔案在審計(jì)、驗(yàn)收、借鑒工作中準(zhǔn)確定位，實(shí)現(xiàn)水文基建檔案資料的存在價(jià)值。因此，系統(tǒng)開發(fā)以上述基本需求為導(dǎo)向，以滿足實(shí)際功能需求為理念而設(shè)計(jì)開發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開發(fā)初衷是希望減少檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在檔案資料的日常管理及維護(hù)中，實(shí)現(xiàn)操作功能最大的簡(jiǎn)潔化，以便于管理人員的操作，從而對(duì)不同水文基建項(xiàng)目形成的電子文件實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為檔案需求服務(wù)單位提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

3 設(shè)計(jì)方案

水文基建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)按照功能模塊主要分為檔案收集、檔案管理、檔案利用；用戶類型分為項(xiàng)目管理單位、檔案管理員、一般用戶；用戶和管理員可以通過電腦端或移動(dòng)端的IE、360、火狐、Safari等當(dāng)前主流瀏覽器或?qū)貯PP等對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行管理及應(yīng)用；接口集成包括OA，ERP，HRM，DMS等；系統(tǒng)具備手動(dòng)錄入和批量導(dǎo)入功能；集成了統(tǒng)計(jì)分析、電子簽名、圖片與視頻格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)管理、全宗卷管理、日志審計(jì)等系統(tǒng)功能。

1）檔案收集模塊主要包含數(shù)字化成果收集、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集、場(chǎng)景化采集、接受管理等功能。數(shù)字化成果收集需要系統(tǒng)管理員將檔案條目維護(hù)后導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)支持在線查看導(dǎo)入結(jié)果，檔案條目與磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的原始文件掛接?；A(chǔ)數(shù)據(jù)采集功能提供多種系統(tǒng)集成方式，不僅可以提供標(biāo)準(zhǔn)的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，還可以主動(dòng)開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口，采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。場(chǎng)景化采集功能可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況預(yù)設(shè)場(chǎng)景，如項(xiàng)目前期文件、招投標(biāo)文件、合同、設(shè)計(jì)單位文件、監(jiān)理單位文件、施工圖、竣工圖、會(huì)議記錄等，通過這些預(yù)設(shè)場(chǎng)景與其流程關(guān)聯(lián)，自動(dòng)收集檔案資料。接受管理功能中，檔案管理員可對(duì)各個(gè)渠道接收來的數(shù)據(jù)進(jìn)一步分析處理，將有價(jià)值的檔案進(jìn)行排序、編號(hào)、錄入等基礎(chǔ)操作后移交整理庫(kù)，對(duì)于沒有價(jià)值的可以移交資料庫(kù)定時(shí)存放或刪除。

2）檔案管理模塊主要包含檔案整理、全卷宗管理、檔案鑒定、檔案銷毀等功能。系統(tǒng)管理員可根據(jù)年份、類型、全宗卷、項(xiàng)目號(hào)多維度進(jìn)行靈活地自定義設(shè)置。檔案進(jìn)入整理庫(kù)后，由管理員以卷、件的形式進(jìn)行整理，并按照規(guī)范進(jìn)行必要的錄入等管理動(dòng)作。按照國(guó)家及水利部相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立全卷宗，下設(shè)全宗卷介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定等規(guī)則，確保檔案內(nèi)容覆蓋全面。按照鑒定類型檔案鑒定分為開放、保管期限、密級(jí)、銷毀鑒定。未鑒定的檔案存放在待鑒定庫(kù)中顯示，檔案管理員篩選需要鑒定的檔案形成鑒定任務(wù)，組織專門人員形成專家組參與檔案鑒定工作。經(jīng)初審和復(fù)審后，根據(jù)鑒定結(jié)果完成后續(xù)檔案歸檔或銷毀任務(wù)。當(dāng)前置的鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將鑒定為無價(jià)值的檔案歸入待銷毀庫(kù)。檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動(dòng)作，待銷毀的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)入回收站，避免檔案被誤處理。回收站的檔案會(huì)在預(yù)設(shè)的時(shí)間到達(dá)后自動(dòng)銷毀，系統(tǒng)默認(rèn)20 d。

3）檔案利用模塊主要包含檔案檢索、可借閱列表、借閱記錄、檔案編研等功能。檢索包含屬性、專題和全文檢索，系統(tǒng)支持多種方式對(duì)檔案進(jìn)行檢索。申請(qǐng)人員可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件，履行借閱流程。系統(tǒng)支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請(qǐng)，延長(zhǎng)借閱周期。申請(qǐng)人員可以在我的借閱記錄中查看通過審批的借閱檔案。在檔案編研功能中，單位內(nèi)部可以建立專題，對(duì)檔案庫(kù)中的檔案進(jìn)行再利用，發(fā)掘檔案深度價(jià)值。

4 預(yù)期成果分析

結(jié)合水文基建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能的特點(diǎn)，對(duì)預(yù)期成果進(jìn)行分析。

1）實(shí)現(xiàn)100%歸檔。通過接口可以快速集成來自O(shè)A，ERP，CRM，HR等各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)。系統(tǒng)不僅支持檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)獲取，也支持以附件形式進(jìn)行歸檔，最終實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件的100%歸檔。

2）檔案文件快速檢索。為了方便用戶對(duì)檔案的查閱，系統(tǒng)設(shè)置了全文檢索的功能，支持對(duì)檔案數(shù)據(jù)及圖片進(jìn)行查詢，也支持通過關(guān)鍵字、組織、時(shí)間、標(biāo)簽等進(jìn)行多維度地條件檢索，可以在3 s內(nèi)定位目標(biāo)檔案，直接在線預(yù)覽或下載檔案文件。

3）電子檔案防篡改。用戶在檔案系統(tǒng)中的所有行為都會(huì)被日志記錄下來，包括對(duì)檔案的收集、整理、利用、檢索、查看、下載、維護(hù)等操作類型。系統(tǒng)會(huì)對(duì)這些日志記錄添加數(shù)字簽名后再次存證，確保所有操作都出自用戶的真實(shí)身份與真實(shí)意愿，利用電子簽名技術(shù)可確保各項(xiàng)工程項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容不被篡改。

4）檔案自動(dòng)檢測(cè)。系統(tǒng)對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、可靠性進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)，檢測(cè)完成后會(huì)自動(dòng)生成報(bào)告。

5）檔案統(tǒng)計(jì)與分析。系統(tǒng)可對(duì)檔案接收、管理、利用、保存等情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，提供可視化的數(shù)據(jù)看板及表格報(bào)表，便于檔案管理員實(shí)時(shí)、全面地掌握檔案系統(tǒng)當(dāng)前的使用狀況。

6）國(guó)產(chǎn)化適配。系統(tǒng)設(shè)計(jì)全面滿足國(guó)產(chǎn)化要求，能夠支持國(guó)產(chǎn)CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件、版式閱讀軟件、電子簽章等，從服務(wù)端到終端全面適配國(guó)產(chǎn)化。

5 結(jié)語

綜上所述，應(yīng)用水文基建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)管理水文基建項(xiàng)目檔案是完全可行的，但要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理全替代仍需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。在此期間，除系統(tǒng)本身還需結(jié)合實(shí)際進(jìn)一步完善升級(jí)外，還需要從事檔案管理的人員提高自身計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)應(yīng)用能力，加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)字化管理模式的創(chuàng)新，從而提高水文基建項(xiàng)目數(shù)字化檔案管理的水平和應(yīng)用效率。