王建香

（唐山高速公路集團(tuán)有限公司承唐分公司，河北 唐山 063000）

0 引言

檔案是每個組織都需要把控的重要核心內(nèi)容，過去很長一段時間，檔案管理只是停留在個人或部門層面，這些檔案材料會因為人員的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致?lián)p失的可能。所以，如何有效革新檔案管理手段并配備相關(guān)的信息化安全機(jī)制，將成為保障檔案利用安全的關(guān)鍵問題[1]。在信息爆炸的今天，以互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、人工智能和云計算為標(biāo)志的網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)在社會生活和生產(chǎn)的每一個角落。檔案產(chǎn)生、檔案管理經(jīng)歷了一個從低級到高級、從簡單到復(fù)雜的發(fā)展過程。隨著時代進(jìn)步和科技發(fā)展，檔案建設(shè)向更高層次的綠色化、智能化的電子檔案邁進(jìn)，全面創(chuàng)新了檔案“收、管、存、用”的一體化智慧管理?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)成功實現(xiàn)檔案管理手段的升級，讓電子檔案管理更加安心、省心。

1 電子檔案應(yīng)用簡介

電子檔案，又稱數(shù)字檔案，是基于數(shù)碼掃描、數(shù)碼攝影、數(shù)據(jù)庫、多媒體等信息信息和數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，將各種載體格式的原始檔案重新改造而建立起來的新型數(shù)據(jù)資料。原始檔案文件經(jīng)轉(zhuǎn)化后成為各種數(shù)字檔案的信息，以數(shù)字格式進(jìn)行存儲，以網(wǎng)絡(luò)形式互相連接，由計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理而形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，方便用戶及時訪問，實現(xiàn)了資源的共享。

從電子檔案使用實踐來看，電子檔案具有如下特點(diǎn)：第一，電子檔案容易保管。傳統(tǒng)的檔案保管工作復(fù)雜，例如紙質(zhì)檔案需要修建專門空間以便保管，而且特殊紙質(zhì)材質(zhì)或者年代久遠(yuǎn)的檔案對保存環(huán)境的要求更高。這些檔案都不方便查找，時間一長，還出現(xiàn)文字褪色、檔案腐蝕等問題。紙質(zhì)檔案和科技檔案的數(shù)字化過程通常以紙質(zhì)媒體作為檔案的特殊載體，數(shù)字化過程是指采集紙質(zhì)檔案文字信息，利用掃描設(shè)備將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)并通過計算機(jī)完成數(shù)據(jù)處理和存儲的過程[2]。對紙質(zhì)文件信息進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案文字信息保存在數(shù)字存儲工具上，不僅減少了文件存儲占用的空間，大大節(jié)省了存儲工作和管理人員的使用成本，數(shù)字檔案的信息也實現(xiàn)了永久保存的目的，任何人可在任何時間查詢信息，使檔案統(tǒng)計工作得到極大的便利。因此，電子檔案管理是實施綜合文件管理的過程，新收到的文件入室必須同時收到相應(yīng)的電子文件歸檔，避免重新入室后重復(fù)工作。

第二，電子檔案提高了辦公效率。電子檔案館利用數(shù)字化辦公軟件提高辦公效率，數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫使得管理員能夠及時歸檔檔案信息，也方便了各部門查閱，提高辦公效率。數(shù)字辦公軟件還可以恢復(fù)檔案材料的模糊和褪色的筆跡，因為它具有修改和恢復(fù)其他操作的能力。當(dāng)紙質(zhì)檔案筆跡變得模糊甚至褪色時，可調(diào)出數(shù)字檔案查找原始信息，也可利用復(fù)原技術(shù)將模糊、褪色的筆跡還原。隨著自動化辦公程度的加深，現(xiàn)有文件的起草、收錄、刪改、定稿和復(fù)原大多在計算機(jī)上完成。而數(shù)字檔案也便于檔案文件一體化管理的實施，各職能部門都可以將文件錄進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫，從整體上提高了檔案管理工作的效率。

第三，電子檔案提高了管理效益[3]。在過去，檔案管理部門一直采用粗放的方法，增加辦公人員和辦公成本作為解決傳統(tǒng)檔案管理這一問題的唯一手段，致使管理成本大幅抬升。檔案數(shù)字化后，僅需要一間機(jī)房、幾臺計算機(jī)、幾個計算機(jī)技術(shù)人員就能完成電子檔案管理工作，不僅避免建造過大的存儲空間而節(jié)省了存儲成本，而且數(shù)字化的檔案原件可以提供給每一個人并避免復(fù)印打印而造成的紙張消耗，即使有復(fù)印打印需要，也減少了重印和漏印的問題。如此一來，電子檔案不僅方便了內(nèi)部管理，而且方便了外部查閱和調(diào)檔。所以，實現(xiàn)檔案數(shù)字化將提高檔案部門的服務(wù)水平，為檔案的內(nèi)部管理和客戶服務(wù)提供高效、全面的服務(wù)。

2 電子檔案管理存在的問題

首先，采用電子檔案辦公，正式檔案的歸檔流程存在欠缺。這主要原因是檔案管理人員沒有親自參與檔案管理的設(shè)計過程，只是從一些軟件設(shè)計工作人員的角度出發(fā)來設(shè)計檔案管理程序，設(shè)計重心偏重計算機(jī)程序應(yīng)用方面，如邏輯備案的問題、信息分類劃分的總體問題，可以說未能深入考慮檔案管理實際問題。

其次，文件系統(tǒng)和歸檔系統(tǒng)分為兩個系統(tǒng)，這導(dǎo)致了信息分類上的一些差異和信息后期應(yīng)用中的一些錯誤。在一些單位的實際應(yīng)用中，信息的分類存在一定的差異，但模型系統(tǒng)的分類不能滿足現(xiàn)實的需要，在信息的應(yīng)用和管理上存在差異。此外，電子文件的制作流程與電子文件歸檔系統(tǒng)不匹配，導(dǎo)致缺乏一定的綁定檔案系統(tǒng)。在實際應(yīng)用過程中，兩個生產(chǎn)主體不盡相同，在沒有明確規(guī)則的情況下，兩者的工作無法有效結(jié)合。

另外，電子檔案存儲的安全問題。一些涉密、具有價值的重要文件檔案，如果轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲在計算機(jī)上很有可能遭受黑客入侵而泄密。從儲存方式上看，電子文件的存儲一般大致可以分為兩類：一類是直接由軟件或者硬盤進(jìn)行存儲，另一類則是直接利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行存儲，比如最近較流行的云存儲。兩種存儲方式都容易讓檔案被人為泄露，或者容易遭到計算機(jī)病毒或黑客攻擊后，檔案同樣會遭到泄密或者篡改。

最后，檔案管理工作人員的職業(yè)和技術(shù)素質(zhì)也需要提高。電子無紙化的檔案管理雖然大大降低了相關(guān)工作人員的成本，但是對工作人員的計算機(jī)技能提出了更高的要求。企業(yè)進(jìn)行電子檔案管理都需要具備一定計算機(jī)知識和技能，熟練運(yùn)用與辦公系統(tǒng)相關(guān)的軟件和自動化辦公系統(tǒng)。但在現(xiàn)實中，一些檔案工作者缺乏計算機(jī)技能，無法操作管理軟件，或者在軟件出現(xiàn)故障時手足無措[4]。還有一些工作者缺乏職業(yè)道德和職業(yè)責(zé)任感，為了利益主動、故意泄露涉密電子檔案。

3 電子檔案管理工作建議

第一，電子檔案管理工作首先從檔案安全角度入手，加強(qiáng)保護(hù)和防范工作。因為電子檔案的形式與內(nèi)容往往是相互隔絕和分離的，所以一旦檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生變動后，變化后的檔案就替換了原件，電子檔案里也不會留下變動痕跡，這就會給電子檔案原創(chuàng)性和真實性的鑒定增加了難度。所以，電子檔案安全工作要建立在對紙質(zhì)電子文件原料的安全管理之上。紙質(zhì)檔案文件的效能不可忽視，而且紙質(zhì)文件比電子文件更加具有法律效力。紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全管理工作要齊頭并進(jìn)，絕不能顧此失彼，層層嚴(yán)格把關(guān)，層層負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理[5]。

第二，電子檔案的管理與保護(hù)，應(yīng)該充分考慮所使用的環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員和各種類型的電子檔案資源的功能特點(diǎn)等實際情況，整體地設(shè)計好管理軟件的技術(shù)解決方案和操作模式，并對軟件故障采取有效的措施，確保各種類型電子檔案資源的安全，使保存的電子檔案永久地處于一種可以準(zhǔn)確地提供被訪問的狀態(tài)。一般而言，電子檔案將離線寄存器或載體裝置在磁光介質(zhì)的載體上，從而為其建立一個適宜于磁光介質(zhì)的保存。載體宜直立裝卸，并應(yīng)滿足輕、防塵、不發(fā)生變形的需求，遠(yuǎn)離任何強(qiáng)磁場和有害的氣體等，在條件允許的情況下，配備抗震防磁箱等專門的設(shè)施。具體來說，電子檔案管理的技術(shù)操作需要注意保證電子檔案的真實性。對于一些特殊的電子文件，必須要形成原始的格式后才能重新恢復(fù)或者顯示，可以考慮采用以下解決辦法。一種方法就是對于與電子檔案制作、存儲和檢閱相關(guān)的軟件定時維護(hù)和更新。在利用軟件從事電子檔案工作的同時，還要注意對掃描儀、硬盤、高拍儀、電腦等硬件設(shè)備一起維護(hù)和更新，使得電子檔案跟得上新技術(shù)要求，不至于被格式化，隨時能呈現(xiàn)出原件的面貌。第二種方法是，除了對原始檔案制作電子格式的文件，還可以制作打印件或縮微膠卷，這兩件備份文件都能作為永久性保存的安全檔案并且可供隨時復(fù)制。為加強(qiáng)全局檔案工作信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制定，唐山交通運(yùn)輸局從2010年開始使用OA系統(tǒng)辦公，并針對檔案系統(tǒng)的科怡軟件數(shù)據(jù)庫制定了連接端口，實現(xiàn)系統(tǒng)互連，做到了協(xié)同辦公；對全部室藏檔案已電子掃描錄入，建立圖像信息庫，入庫率達(dá)到100%。各單位可以通過局域網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)完成身份認(rèn)證后進(jìn)入，對數(shù)字化檔案和已歸到檔案室的文件進(jìn)行檔案利用、咨詢工作，實現(xiàn)了真正意義上的查詢、閱覽的無紙化辦公。

第三，重視并發(fā)揮人才在電子檔案管理工作中的重要作用。電子檔案的性質(zhì)決定了管理人員必須具備計算機(jī)操作技能。在我國傳統(tǒng)的檔案保管單位里，檔案管理者接受一份新檔案前要詢問檔案來源，登記臺賬；檔案進(jìn)出過程都會留下痕跡，方便一旦發(fā)生意外情況及時追蹤。在電子檔案的歸檔和借閱工作中，也需要這樣類似的“留下痕跡”的流程。而這就需要管理電子檔案的工作者掌握能熟練操作檔案管理軟件，才能有針對性地設(shè)計出電子檔案管理流程。在電子檔案軟件設(shè)計工作中要增加檔案管理工作的話語權(quán)，才能使開發(fā)者的軟件設(shè)計理念、數(shù)據(jù)格式、操作方式、維修等才能貼合實際檔案管理工作，不至于“不接地氣”?，F(xiàn)有的檔案工作者的結(jié)構(gòu)和素質(zhì)已經(jīng)無法滿足我國大多數(shù)數(shù)字檔案館的需求，人員素質(zhì)也并非是一朝一夕都可以解決的問題。所以，管理層應(yīng)當(dāng)重視并積極安排對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行知識更新和專業(yè)培訓(xùn)，將對檔案工作者提出的計算機(jī)操作和軟件使用基本技巧和要求納入績效考核、職稱評定、聘用評定體系。

4 結(jié)束語

傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字管理發(fā)生的轉(zhuǎn)變順應(yīng)了由信息技術(shù)推動下新時代檔案管理工作的發(fā)展趨勢和要求。檔案數(shù)字化建設(shè)是我國數(shù)字檔案建設(shè)中最基本的一項工作，采用信息技術(shù)可將各類型原始檔案和文件改造成數(shù)字化檔案，上傳至局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)了使用者利用計算機(jī)跨時空對各類電子檔案檢索、查詢和閱讀的設(shè)想，使檔案對人類社會發(fā)展做出貢獻(xiàn)。電子檔案將促進(jìn)檔案工作者更新工作知識和管理方式，提高管理效益，從而提升檔案部門的整體業(yè)務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及外部用戶提供更高效率的全面服務(wù)?！?/p>