葉瓊 宗玉芬 張錦

目前，我國(guó)城市建設(shè)正處于高速發(fā)展期，地鐵、道路、橋梁等大型重點(diǎn)工程建設(shè)在我國(guó)許多城市遍地“開花”。重點(diǎn)工程普遍具有以下特點(diǎn)：一是在城市建設(shè)發(fā)展中具有重大作用和意義，政府重視，市民關(guān)注；二是由于重點(diǎn)工程規(guī)模大，同一工程往往分期實(shí)施、分段招投標(biāo)，從立項(xiàng)到竣工全過程周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多；三是施工過程中，對(duì)周邊城市環(huán)境面貌、車輛通行及市民生活等，產(chǎn)生不良影響。重點(diǎn)工程的這些特點(diǎn)也決定了工程施工工期特別緊張，一切以竣工時(shí)間和施工階段性節(jié)點(diǎn)為目標(biāo)，很多重點(diǎn)工程存在重建輕管的弊端，對(duì)重點(diǎn)工程檔案收集和檔案質(zhì)量等形成很大挑戰(zhàn)。重點(diǎn)工程已經(jīng)投入使用，重點(diǎn)工程竣工檔案卻遲遲不能歸檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。為杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生，筆者認(rèn)為應(yīng)在重點(diǎn)工程的檔案管理過程中全面實(shí)施“三納入”“四參加”“四同步”的管理模式。

一、“三納入”“四參加”“四同步”在重點(diǎn)工程檔案管理工作中的實(shí)施方式

重點(diǎn)工程竣工檔案是工程從可研、立項(xiàng)、審批等工程前期到工程施工驗(yàn)收、生產(chǎn)運(yùn)行、工程評(píng)優(yōu)、審計(jì)、后評(píng)價(jià)等全過程的真實(shí)記錄和全面反映，在我國(guó)建筑工程發(fā)展中占有重要地位。通過運(yùn)用重點(diǎn)項(xiàng)目檔案資料，能夠?yàn)楹罄m(xù)工程質(zhì)量審查、管理和維護(hù)、新建工程提供參考，有利于促進(jìn)建筑業(yè)可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)重點(diǎn)工程竣工檔案是工程建設(shè)的珍貴記憶和生產(chǎn)運(yùn)維的關(guān)鍵資料，是工程創(chuàng)優(yōu)評(píng)優(yōu)的必要前提條件，也是企業(yè)的重要知識(shí)資產(chǎn)。

“三納入”“四參加”“四同步”是從企業(yè)檔案管理模式中借鑒來的一種前端控制管理模式，意在強(qiáng)調(diào)在重點(diǎn)工程竣工檔案的管理過程中，城建檔案的歸集要將注意力放到重點(diǎn)工程整個(gè)過程中，全過程跟蹤檔案的形成過程，才能保證重點(diǎn)工程竣工檔案的系統(tǒng)和完整。

（1）“三納入”是指將重點(diǎn)工程從可研立項(xiàng)到施工驗(yàn)收全過程中各階段的各種載體檔案文件的編制、收集、整理和歸檔工作，納入到參建各方的施工、技術(shù)、項(xiàng)目管理等各項(xiàng)管理程序；將重點(diǎn)工程檔案工作納入各項(xiàng)工作計(jì)劃；將重點(diǎn)工程檔案工作納入?yún)⒔ǜ鞣降穆氊?zé)范圍與有關(guān)責(zé)任人的崗位職責(zé)之中，并作為重要考核內(nèi)容；建立科學(xué)合理的檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任主體。

科學(xué)合理的檔案管理制度是保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案收集與整理工作效用發(fā)揮的基礎(chǔ)條件，有利于建立系統(tǒng)完整的檔案資料。建設(shè)單位要突出首要責(zé)任，必須堅(jiān)決改變重施工輕管理、重進(jìn)度輕檔案的工作態(tài)度和方式，根據(jù)工程檔案在工程建設(shè)中環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)，堅(jiān)持以過程管理為重點(diǎn)，提出重點(diǎn)工程必須將檔案管理工作貫穿于工程全過程的管理思路，形成提前介入、對(duì)口管理、跟蹤監(jiān)督、同步驗(yàn)收、合同制約、經(jīng)濟(jì)保證等一套形之有效的管理辦法。明確各參建單位在重點(diǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理中的職責(zé)，才能保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案工作的順利推進(jìn)。

在重點(diǎn)工程開工初期，建設(shè)單位應(yīng)會(huì)同檔案管理部門對(duì)本工程的檔案管理工作確立一套科學(xué)合理、詳細(xì)實(shí)用的檔案管理辦法，明確各參建單位在檔案管理工作中的具體職責(zé)、工作內(nèi)容、質(zhì)量和時(shí)間要求，在工程建設(shè)各階段檔案從編制到歸檔的各環(huán)節(jié)有明確的責(zé)任單位和責(zé)任人。確定重點(diǎn)工程檔案資料的完成由持證的城建檔案員負(fù)責(zé)，制定工作制度定期檢查檔案資料的同步性、準(zhǔn)確性；完善簽章制度，做到誰簽字、誰負(fù)責(zé)，杜絕事后補(bǔ)做資料的情況發(fā)生。考核城建檔案員和技術(shù)負(fù)責(zé)人的業(yè)績(jī)以最終完成向城建檔案管理部門和建設(shè)單位存檔工作為基準(zhǔn)。

（2）“四參加”是指檔案管理部門的相關(guān)檔案人員參加到重點(diǎn)工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中去；參加施工方案編制的全過程；參加到施工過程的各個(gè)階段；參加工程階段性驗(yàn)收會(huì)及竣工驗(yàn)收會(huì)。

在重點(diǎn)工程建設(shè)中，參建各方往往對(duì)實(shí)體工程的工期和和質(zhì)量高度重視，我們必須在“三納入”的基礎(chǔ)上讓參建各方對(duì)檔案管理工作也同樣重視起來，必須嚴(yán)格執(zhí)行提前確定的檔案管理制度。“四參加”就是檔案管理制度具體實(shí)施的有效方式，讓確定的專職的城建檔案員全程參與工程管理，明確工程進(jìn)展的每個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料的進(jìn)展深度，確保檔案資料與工程同步。

重點(diǎn)工程建設(shè)過程長(zhǎng)、參建的單位和人員多，重點(diǎn)工程檔案貫穿工程建設(shè)全過程，工程設(shè)計(jì)、管理、施工、技術(shù)等等各方面人員直接參入工程建設(shè)的各環(huán)節(jié)，同時(shí)也是工程檔案的生產(chǎn)者，重點(diǎn)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性也主要取決于他們。這就要求城建檔案管理人員要多深入工程現(xiàn)場(chǎng)，學(xué)習(xí)必要的工程知識(shí)，時(shí)刻緊跟工程進(jìn)度，宣傳檔案工作的重要性，及時(shí)提醒指導(dǎo)工程技術(shù)人員完成相應(yīng)階段的檔案工作，并隨時(shí)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。城建檔案員要參與工程建設(shè)工作，參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)、工程各階段驗(yàn)收會(huì)，及時(shí)檢查各階段檔案，為工程技術(shù)人員提供好檔案咨詢服務(wù)，共同做好重點(diǎn)工程檔案管理工作。

（3）“四同步”指的是確定工程建設(shè)目標(biāo)的同時(shí)，確定檔案歸檔目標(biāo)；檢查工程進(jìn)度和階段性驗(yàn)收的同時(shí)，檢查相應(yīng)工程階段檔案的完成情況；工程竣工驗(yàn)收的同時(shí)，檢查驗(yàn)收工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性；工程評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)時(shí)，提供檔案管理部門存檔情況說明文件及證明材料。

建設(shè)單位要當(dāng)擔(dān)起在檔案管理工作中的首要責(zé)任，與招標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂合同的同時(shí)，對(duì)參建各方在檔案管理工作中的內(nèi)容、質(zhì)量和完成時(shí)間等方面提出具體要求。

在重點(diǎn)工程施工全過程中，建設(shè)單位在檢查工程進(jìn)度和工程質(zhì)量的同時(shí)，應(yīng)會(huì)同城建檔案員積極檢查監(jiān)督參建各方相應(yīng)階段的工程檔案編制、收集和歸檔工作，使工程檔案與工程建設(shè)進(jìn)度同步。

建設(shè)單位在組織重點(diǎn)工程竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)敦促檢查參加各方按規(guī)范要求收集整理完成全部工程檔案，應(yīng)組織對(duì)重點(diǎn)工程竣工檔案進(jìn)行驗(yàn)收，并組織所有參建單位向相關(guān)部門移交。

很多重點(diǎn)工程技術(shù)難度大、施工質(zhì)量好，具備較好的評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)條件。需要強(qiáng)調(diào)的是檔案管理部門出具檔案驗(yàn)收存檔證明文件是工程評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)的前提條件之一。以往有些重點(diǎn)工程，由于檔案驗(yàn)收移交不及時(shí)，檔案管理部門不能及時(shí)出具檔案存檔證明材料，因此而錯(cuò)失評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)時(shí)機(jī)，十分可惜。

“三納入”“四參加”“四同步”的實(shí)質(zhì)是轉(zhuǎn)變重點(diǎn)工程竣工檔案工作的傳統(tǒng)工作模式，變事后收集為提前控制，強(qiáng)調(diào)前期參與到重點(diǎn)工程中去，才能保證重點(diǎn)工程竣工檔案的完整性和可靠性?！叭{入”是思想認(rèn)識(shí)和制度保障，“四參加”是全過程控制具體實(shí)施方式，“三同步”是在前兩者的延展，是最終實(shí)施效果和要求。

二、“三納入”“四參加”“四同步”在重點(diǎn)工程管理過程中的實(shí)施狀況和存在的問題

城市建設(shè)重點(diǎn)工程存在參建隊(duì)伍多、涉及的專業(yè)又各不相同，專業(yè)分包的現(xiàn)象比較普遍，城建檔案員的素質(zhì)參差不齊、流動(dòng)性大，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重施工進(jìn)度和質(zhì)量、輕檔案管理工作，這給重點(diǎn)工程竣工檔案管理工作帶來很大難度。

“三納入”多流于形式。很多重點(diǎn)工程雖都制定了檔案管理的制度，但在實(shí)際實(shí)施過程中，工期大于一切，不管重點(diǎn)工程竣工檔案工作進(jìn)展如何，只要工程如期完工了，領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)機(jī)關(guān)就會(huì)皆大歡喜?！叭{入”往往停留紙面上的，很難真正融合到相關(guān)的管理流程中去，并將重點(diǎn)工程竣工檔案的管理結(jié)果作為考核相關(guān)人員的依據(jù)。

“四參加”不能保證。城建檔案員往往是才到工地的新人或者女性工作者，在工程管理過程中沒有被定位到應(yīng)有的位置，沒有被賦予相應(yīng)的權(quán)利，譬如對(duì)重要的方案討論、重要的施工環(huán)節(jié)并不知情，往往被忽略，常常處于找相關(guān)人員討要檔案資料的被動(dòng)局面；真正參與到重點(diǎn)工程中去，成為重點(diǎn)工程管理工作的一部分，還沒有真正實(shí)現(xiàn)。

“四同步”沒有具體實(shí)施。重點(diǎn)工程往往領(lǐng)導(dǎo)親自過問較多的是工程質(zhì)量，即使是在相關(guān)的階段發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)工程竣工檔案未與工程同步，往往也是只抓重點(diǎn)工程進(jìn)度，忽視重點(diǎn)工程竣工檔案資料的同步收集；即便是到重點(diǎn)工程竣工驗(yàn)收階段，“先驗(yàn)收，先使用，再來完善手續(xù)”成為領(lǐng)導(dǎo)的常用語，城建檔案部門很難起到一票否決的作用。因此，重點(diǎn)工程竣工檔案工作在重點(diǎn)工程的管理過程中往往滯后很多，常常是重點(diǎn)工程已經(jīng)使用很長(zhǎng)時(shí)間，重點(diǎn)工程竣工檔案工作還在繼續(xù)，“四同步”形同虛設(shè)。

三、提高“三納入”“四參加”“四同步”執(zhí)行力度的方式

“三納入”“四參加”“四同步”在工程檔案管理工作過程中實(shí)施現(xiàn)狀還存在諸多問題，同時(shí)，我們也明確認(rèn)識(shí)到“三納入”“四參加”“四同步”是提高重點(diǎn)工程竣工檔案的質(zhì)量行之有效的方法，如何加大宣傳和增強(qiáng)執(zhí)行力度成為城建檔案管理部門和人員的工作方向和要求。

1. 加大服務(wù)力度，成為相關(guān)部門的幫手

城建檔案員應(yīng)轉(zhuǎn)變思路，少一點(diǎn)刻板，多一點(diǎn)服務(wù)，改變以往坐等收集的工作方式，積極主動(dòng)與人溝通，真正融入到相關(guān)技術(shù)人員的工作中去，成為相關(guān)部門的幫手，“三納入”“四參加”“四同步”這種先進(jìn)的管理模式才能被重點(diǎn)工程各管理部門接受，最終變成積極支持者和參與者。城建檔案員深入到重點(diǎn)工程各相關(guān)部門，及時(shí)了解工作進(jìn)展，做到檔案與工程同步，“三納入”“四參加”“四同步”才能落到實(shí)處。作為檔案管理機(jī)構(gòu)的城建檔案管理部門，在工程開工時(shí)，應(yīng)積極組織檔案技術(shù)交底，使建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位的城建檔案員充分了解自己在整個(gè)重點(diǎn)工程建設(shè)過程中所承擔(dān)的檔案工作具體內(nèi)容及進(jìn)度、質(zhì)量要求。在重點(diǎn)工程施工過程中，城建檔案管理部門工作人員多深入現(xiàn)場(chǎng)，了解參加各方的工作，掌握工程進(jìn)度，提醒、幫助相關(guān)工程人員及時(shí)完成工程檔案資料，提供檔案管理的全過程服務(wù)。在重點(diǎn)工程竣工驗(yàn)收階段，會(huì)同建設(shè)單位及各參加方及時(shí)匯總?cè)靠⒐n案，檢查合格后及時(shí)移交檔案管理部門。

2. 加大宣傳力度 提高領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)

及時(shí)將重點(diǎn)工程竣工檔案利用產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益反饋到相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)手中，使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到重點(diǎn)工程竣工檔案保管的社會(huì)價(jià)值；同時(shí)及時(shí)將重點(diǎn)工程竣工檔案的編研成果傳送到相關(guān)決策者手中，使領(lǐng)導(dǎo)在制定重大的城市決策時(shí)有章可循、有據(jù)可依，這樣領(lǐng)導(dǎo)才能充分認(rèn)識(shí)到保管重點(diǎn)工程竣工檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)的，才能保證重點(diǎn)工程竣工檔案工作的層層落實(shí)。

3. 完善主體責(zé)任制

在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)充分重視下，建設(shè)單位要承擔(dān)起在重點(diǎn)工程檔案管理工作中的首要責(zé)任，各參加方明確各自檔案工作的主體責(zé)任，各方積極支持配合檔案管理部門一起實(shí)施“三納入”“四參加”“四同步”進(jìn)行工程檔案管理工作，層層分解，責(zé)任明確，并將檔案管理工作與參建各方單位及個(gè)人考核掛鉤，對(duì)及時(shí)完成檔案文件編制和歸檔的人員予以批評(píng)和經(jīng)濟(jì)處罰。檔案管理部門及人員提高工程檔案服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，建設(shè)單位及參建各方應(yīng)維護(hù)相關(guān)人員在檔案管理工作的權(quán)利，積極支持他們正常開展工作，不要在重點(diǎn)工程中再出現(xiàn)工程檔案管理工作人員屢吃閉門羹的情況。

4. 提高城建檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

定期組織城建檔案員培訓(xùn)是我們經(jīng)常采用的提高工作人員素質(zhì)的一種有效方式。培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面進(jìn)行：一方面，要提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，重點(diǎn)工程涉及的專業(yè)和工序多，城建檔案員不可能每個(gè)專業(yè)都精通，但一定要了解每個(gè)階段、每個(gè)工序可能會(huì)產(chǎn)生的資料，做到收集無遺漏；另外一方面，要加強(qiáng)城建檔案員的工作責(zé)任心的培養(yǎng)，確保準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的重點(diǎn)工程竣工檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，堅(jiān)決杜絕事后補(bǔ)資料、做假資料的情況發(fā)生。

將電子檔案的基礎(chǔ)工作納入到日常工作中，利用電子檔案，系統(tǒng)地填報(bào)資料，及時(shí)介入資料的編制過程，通過查看檔案資料實(shí)時(shí)完成情況，促進(jìn)重點(diǎn)工程檔案編制和收集工作積極推進(jìn)。

當(dāng)今社會(huì)計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)發(fā)展迅猛，運(yùn)用范圍十分廣泛，重點(diǎn)工程竣工檔案保管方式也日益更新，數(shù)字化檔案管理已成為趨勢(shì)和要求，為適應(yīng)這些新變化，城建檔案工作人員需要學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識(shí)和技能，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，不斷提高自身素質(zhì)，不斷改進(jìn)與完善工作方式。只有這樣，才能做好新時(shí)期重點(diǎn)工程竣工檔案收集整理工作。