◇盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院 孫曉旭

檔案意識直接影響著學(xué)生檔案收集、整理、利用工作，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來和社會(huì)信息化的深入發(fā)展，高校學(xué)生檔案工作存在的問題日益凸顯，新時(shí)代必須提高全社會(huì)的檔案意識，學(xué)校、社會(huì)、家庭也要擺正自己的態(tài)度，明晰職責(zé)，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的力度，提出學(xué)生檔案管理可行對策。

當(dāng)前隨著社會(huì)信息化的深入發(fā)展，其對社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都提出了更高的要求。學(xué)生檔案是記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、德才表現(xiàn)等方面的歷史記錄，也是干部人事檔案的重要組成依據(jù)，大學(xué)生的檔案意識也影響著全社會(huì)的檔案意識，提升社會(huì)檔案意識也是勢在必行。

1 檔案意識的重要性

（1）有助于推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。社會(huì)檔案意識是國家檔案事業(yè)發(fā)展的重要思想基礎(chǔ)，是全社會(huì)人們對檔案工作的認(rèn)識，社會(huì)各界的每一個(gè)成員都應(yīng)該充分具備檔案意識，充分認(rèn)識檔案的價(jià)值，不僅是歷史的真實(shí)記載也是國家社會(huì)的寶貴財(cái)富。檔案作為信息資源，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展必不或缺的條件。大學(xué)畢業(yè)生作為社會(huì)發(fā)展的主力軍，文化層次相對較高，也將成為社會(huì)的中堅(jiān)力量，良好的檔案意識對大學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、工作有著重要影響，只有明確檔案工作的重要性，才能更加重視檔案，使檔案事業(yè)長足發(fā)展，對全社會(huì)檔案事業(yè)起到積極的推動(dòng)作用。

（2）有助于減輕檔案部門工作壓力。近年來，在國家擴(kuò)招政策影響下，各類高校招生規(guī)模有所擴(kuò)大，招生人數(shù)的增多直接導(dǎo)致學(xué)生檔案的數(shù)量不斷增加，由于很多師生缺少檔案意識，不愿意將檔案交到學(xué)校檔案部門管理，也有的師生無論是否為歸檔材料都視為檔案交到學(xué)校歸檔，這種檔案意識缺乏的表現(xiàn)使得檔案管理部門在整理檔案時(shí)遇到諸多問題，會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，如若高校自上而下都有良好的檔案意識，將在一定程度上有助于減輕檔案部門的工作壓力。

（3）有助于維護(hù)學(xué)生利用檔案維護(hù)自身合法權(quán)益。檔案意識是社會(huì)大眾對檔案工作的主觀判斷，也包含對檔案工作的認(rèn)同。大學(xué)生具備良好的檔案意識，對于正確認(rèn)識檔案的價(jià)值有著重要作用。在需要檔案的時(shí)候，可以主動(dòng)獲取、正確利用檔案，另外，當(dāng)自身在利用檔案出現(xiàn)問題時(shí)可以用所了解的檔案法律法規(guī)來維護(hù)自身的合法權(quán)益。

2 學(xué)生檔案管理利用存在的問題

（1）建檔意識薄弱導(dǎo)致學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容不規(guī)范。一個(gè)人的檔案材料能夠真實(shí)反映其政治素養(yǎng)、教育經(jīng)歷、發(fā)展軌跡等多方面情況，很多事實(shí)證明好的檔案記錄能夠幫助其順利發(fā)展。大學(xué)生在學(xué)生時(shí)代由于檔案意識薄弱出現(xiàn)諸多問題，據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年有越來越多的學(xué)生檔案在利用時(shí)被發(fā)現(xiàn)檔案的內(nèi)容不完整、不規(guī)范。比如在填寫入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、入黨志愿書時(shí)，有很多學(xué)生用圓珠筆、純藍(lán)墨水等書寫材料填寫，個(gè)別學(xué)生還會(huì)用繁體字簽名，與身份證的信息不符；有的隨意涂改檔案資料填寫內(nèi)容等；很多學(xué)生在畢業(yè)準(zhǔn)備自我推薦時(shí)無從下手，對于自己入團(tuán)、入黨時(shí)間一無所知，不注重收集原始記錄。這些問題中有的需要回原學(xué)校補(bǔ)辦，有的需要開具相關(guān)證明，遇到時(shí)間久遠(yuǎn)的可能很難查證，有的也只能部一部分的學(xué)籍檔案，若干年后利用檔案時(shí)給自己的生活和工作帶來很多麻煩。

（2）利用檔案意識的缺乏導(dǎo)致畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。目前，很多高校學(xué)生平時(shí)很少主動(dòng)關(guān)心自己的檔案內(nèi)容和檔案去向，只有畢業(yè)工作時(shí)單位調(diào)檔或有其他問題時(shí)才想辦法進(jìn)行檔案查詢，在查詢檔案過程中經(jīng)常會(huì)有沒空返校，請他人代查代簽，不知道檔案派遣地址，也不知道檔案派遣需要通過機(jī)要通訊渠道，有時(shí)因此錯(cuò)失檔案查詢時(shí)機(jī)。另外，由于對檔案的不重視，很多大學(xué)畢業(yè)沒有馬上就業(yè)的畢業(yè)生由于沒有單位接收檔案，有的畢業(yè)生找到工作后嫌辦理檔案手續(xù)麻煩，還有一部分學(xué)生不重視檔案的保管，沒有將檔案存放在檔案保管中心主動(dòng)棄檔，最終致使人事檔案“失聯(lián)”棄檔現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。這些“棄檔”或丟失檔案情況對個(gè)人影響很大，參加公務(wù)員事業(yè)單位考試需要檔案確定身份，專業(yè)技術(shù)職稱晉升需要檔案作參考，各類政審公證開具證明需要個(gè)人檔案作為佐證，辦理個(gè)人退休手續(xù)需要查看檔案記錄。不好的檔案記錄會(huì)對其人生帶來挫折和坎坷，網(wǎng)絡(luò)上有很多案例在畢業(yè)后多次求職失敗，偶然機(jī)會(huì)發(fā)現(xiàn)其檔案材料存在問題，在檔案材料中有不實(shí)的檔案記載，導(dǎo)致在找工作過程中頻頻碰壁。

（3）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化意識不強(qiáng)導(dǎo)致檔案整理工作低效。傳統(tǒng)的模式學(xué)生管理工作大多都是采用紙質(zhì)化的管理方式和手工管理方式，這些都為學(xué)生檔案管理帶來了大量的工作量。隨著學(xué)生在校時(shí)間的增長，學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的個(gè)人信息和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不斷增多，學(xué)生檔案也要進(jìn)行及時(shí)的更新，這也為傳統(tǒng)時(shí)代學(xué)生管理工作增加了復(fù)雜性，任何疏忽都可能導(dǎo)致學(xué)生檔案的丟失或損壞。而今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化管理工作已成為時(shí)代發(fā)展的主流趨勢，而目前很多高校的學(xué)生檔案管理沒有實(shí)現(xiàn)全面的信息化，只有部分學(xué)?；蛘卟糠謱W(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)了信息化，導(dǎo)致在學(xué)生檔案管理方面出現(xiàn)了限制，無法及時(shí)為學(xué)生提供完整的數(shù)字化檔案，不僅降低了檔案的利用效率，還加大了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案丟失損壞的隱患，在一定程度上限制學(xué)生管理工作。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代強(qiáng)化學(xué)生檔案意識的途徑

（1）注重學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)時(shí)期的檔案意識教育。入學(xué)和畢業(yè)是高校大學(xué)生兩個(gè)關(guān)鍵時(shí)期，這兩個(gè)關(guān)鍵時(shí)期對于培養(yǎng)學(xué)生檔案意識有重要意義。一是入學(xué)教育。對于剛邁入校門的大學(xué)新生，對新環(huán)境新事物充滿了新鮮感，更加容易接受新知識新內(nèi)容，此時(shí)培養(yǎng)他們的檔案意識是最為有效的。大學(xué)可以將檔案基礎(chǔ)知識培養(yǎng)納入到新生入學(xué)教育中，讓學(xué)生重視大學(xué)期間的檔案收集和利用，通過各種形式的宣講、班會(huì)等讓學(xué)生真正了解什么是檔案。比如在填寫新生入學(xué)登記表格，可以對其進(jìn)行教育，此類材料將計(jì)入個(gè)人檔案，因此在填表時(shí)強(qiáng)調(diào)書寫材料、填寫規(guī)范等內(nèi)容，借此對學(xué)生普及有關(guān)規(guī)范檔案內(nèi)容的知識，用真實(shí)案例讓學(xué)生明白檔案將跟隨個(gè)人一生的重要意義。二是畢業(yè)教育。大學(xué)的畢業(yè)對于很大一部分學(xué)生來說是步入社會(huì)的重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)，畢業(yè)前夕的學(xué)生都在忙著找工作，有時(shí)很容易忽視自己的檔案，學(xué)?？梢岳谜鎸?shí)的案例教育學(xué)生檔案丟失帶來的危害和影響，以此警示教育畢業(yè)生更加重視個(gè)人檔案。

（2）利用大數(shù)據(jù)時(shí)代各種形式培養(yǎng)學(xué)生檔案意識。一是充分利用網(wǎng)絡(luò)新媒體宣傳檔案。大數(shù)據(jù)時(shí)代新媒體已經(jīng)滲入到人們學(xué)習(xí)、生活、工作中，尤其是當(dāng)代大學(xué)生熱衷于利用網(wǎng)絡(luò)解決各類問題，也是使用新媒體最多的群體，高?？梢砸龑?dǎo)學(xué)生多關(guān)注各類檔案網(wǎng)站，通過新媒體發(fā)布檔案知識、檔案新聞、檔案文化，使學(xué)生能夠更加關(guān)注檔案，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識。二是在重大節(jié)日期間進(jìn)行檔案宣傳。比如可以利用每年6月9日的國際檔案宣傳日來宣傳檔案，充分發(fā)揮檔案的影響力，展現(xiàn)檔案的文化和作用，激發(fā)學(xué)生的檔案意識。在此過程中，輔導(dǎo)員和任課老師要在教育教學(xué)日常管理中滲透檔案內(nèi)容和檔案意識的培養(yǎng)，定期參觀校史館和學(xué)校博物館，潛移默化地培養(yǎng)學(xué)生對檔案工作的認(rèn)同和理解。

（3）強(qiáng)化信息化建設(shè)進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。高校檔案信息化是高校信息化改革進(jìn)程的重要組成部分，應(yīng)加大對檔案信息化數(shù)字化建設(shè)的重視與投入。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的今天，大學(xué)生喜歡用網(wǎng)絡(luò)查詢自己所需的信息，因此高校學(xué)生管理部門可以和信息網(wǎng)絡(luò)中心聯(lián)合，在入學(xué)后建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案，并且在每學(xué)期及時(shí)將學(xué)生的個(gè)人信息及時(shí)歸檔，學(xué)生本人可以在校園內(nèi)部網(wǎng)站查閱自己的檔案信息，學(xué)生完成學(xué)業(yè)畢業(yè)時(shí)，學(xué)校也要選擇一部分具有代表性的畢業(yè)生做追蹤調(diào)查，與用人單位保持有效聯(lián)系，方便學(xué)校了解學(xué)生在用人單位的表現(xiàn)，為學(xué)校反饋有價(jià)值的信息，形成良性的互動(dòng)式發(fā)展，以此強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)智慧校園信息化建設(shè)的良性循環(huán)。

綜上，做好大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)生檔案工作對于高等教育事業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展都有著及其重要的意義，針對學(xué)生檔案管理中存在的問題，家庭、社會(huì)和個(gè)人要各司其責(zé)，更新理念，提高認(rèn)識，完善相關(guān)制度，改進(jìn)工作方式方法，提高學(xué)生檔案管理整體水平，更好服務(wù)高校教育教學(xué)，滿足社會(huì)各方面需要。