王旻玥

(湖北工業(yè)大學(xué)《中國機械工程》編輯部，湖北 武漢 430068)

“三審制”是控制科技期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量的基礎(chǔ)。根據(jù)國家新聞出版署印發(fā)的《報紙期刊質(zhì)量管理規(guī)定》：報紙、期刊出版單位應(yīng)當(dāng)落實“三審三?！钡裙芾碇贫?，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證出版質(zhì)量。科技期刊的“三審制”由各個編輯部根據(jù)自身情況設(shè)置，通常包含編輯部初審、同行評議、主編終審等環(huán)節(jié)，以此保證期刊稿件的學(xué)術(shù)質(zhì)量[1]。在稿件錄用前，編輯部會進(jìn)行定稿，即我國科技期刊普遍采用的“三審一定”制[2]。

武小琳[3-4]指出，定稿是將審稿評價與刊物的發(fā)表要求對比，在綜合專家評價的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)科現(xiàn)狀、辦刊方針和報道范圍對稿件進(jìn)行選取。專家對文稿的評價標(biāo)準(zhǔn)具有隨機性、局限性、相對性、主體性；而定稿是對專家所作評價的再評價，它的評價標(biāo)準(zhǔn)具有穩(wěn)定性、確定性、宏觀性、模糊性、組織性。定稿還具有對審稿的糾偏功能。

定稿環(huán)節(jié)若由主編一人決策，則和審稿環(huán)節(jié)類似，容易帶有主觀性和局限性，召開定稿會是許多科技期刊采用的定稿方式。定稿會對審稿質(zhì)量的提升效果和對作者投稿體驗的影響受到多種因素作用。本文分析了定稿會的形式、參會人員、上會稿件范圍、會議周期等因素對定稿會效果的影響，總結(jié)了定稿會的多種模式以及相應(yīng)的優(yōu)缺點，提出了通過改進(jìn)定稿會模式，促使審稿過程提質(zhì)增效的建議。

1 定稿會的形式

定稿是稿件錄用前的一個必要環(huán)節(jié)，其中包括對審稿意見進(jìn)行完善和糾偏、對比判斷稿件是否和期刊錄用標(biāo)準(zhǔn)相符這兩個步驟。定稿會的召開有多種形式。

1.1 稿件終審前和終審后的定稿會

有的期刊在“三審”后利用定稿會糾正“三審”評價的偏差，盡量彌補審稿的主觀性、隨機性和局限性[4]。有的期刊將主編簽發(fā)與定稿同步進(jìn)行[5]，在定稿會上確定稿件去向是錄用或退稿。這樣能直接縮短稿件從收稿到錄用的周期。這種定稿會實現(xiàn)了稿件篩選和簽發(fā)。

另一種定稿會，安排在同行評議后、稿件返修前，定稿會實現(xiàn)了稿件篩選和分類，不直接錄用簽發(fā)。同行評議通過后的稿件上會，在會上將稿件分為優(yōu)先發(fā)表、常規(guī)發(fā)表、改后復(fù)審、直接退稿幾個類別。對于外審評價特別優(yōu)秀且與刊物重點報道方向相符的稿件，考慮優(yōu)先發(fā)表；對于外審?fù)ㄟ^，評價較好且在刊物報道范圍內(nèi)的稿件，考慮常規(guī)發(fā)表，會后稿件只需小修(如文字性的修改)即可錄用；對于研究內(nèi)容與刊物報道方向相符，外審肯定了稿件研究內(nèi)容的創(chuàng)新性與實用性，但文章需做結(jié)構(gòu)性調(diào)整(如需重新采集數(shù)據(jù)、補充實驗等)，可能影響關(guān)鍵內(nèi)容的稿件，會上確定對修改回來的稿件的預(yù)期目標(biāo)，改后送專家復(fù)審，如果修改不達(dá)標(biāo)仍不考慮錄用；與同期上會稿件相比，外審評價相對較差的稿件，作退稿處理。這類定稿會相當(dāng)于選稿會，會后還有相當(dāng)數(shù)量的稿件需要經(jīng)過修改后再送復(fù)審，復(fù)審?fù)ㄟ^后再經(jīng)主編簽發(fā)。這類定稿會優(yōu)勢在于能給部分作者節(jié)省時間，對外審結(jié)果不佳、與同期稿件對比結(jié)果不理想的直接退稿，不耽誤作者修改后另投他刊；劣勢在于定稿會沒有和主編簽發(fā)環(huán)節(jié)集成，每篇待錄用的稿件需要主編處理兩次，而且定稿會上的待評議稿件較多，主編的工作量大、耗時較多。

1.2 線上和線下的定稿會

一般定稿會由主編或副主編主持，召集學(xué)科編輯和各學(xué)科專家(如編委、審稿人)參加會議。編輯部在定稿會前整理參會稿件的相關(guān)信息形成稿件清單，提供給每一位參會專家，會上由相應(yīng)的負(fù)責(zé)人介紹稿件的內(nèi)容和審稿意見，其他人可以提出任何與稿件有關(guān)的疑問或建議[6]。

在疫情期間，許多期刊的定稿會由現(xiàn)場開會轉(zhuǎn)為遠(yuǎn)程視頻或語音會議(即線上會議)[5]。線上會議借助即時通信軟件和共享文檔，不受場所限制，可以應(yīng)對疫情等突發(fā)情況，在特殊時期具有不可替代的優(yōu)勢。另外，參會人員可以省去路途往返耗時，有利于距離較遠(yuǎn)的專家參會；會議如需邀請知名專家參會，線上會議更有可能利用專家的碎片化時間完成。線上會議的劣勢是所有會議資料上網(wǎng)，保密性相對較差。解決保密性問題的方法是，會前準(zhǔn)備的稿件清單只給出有限信息，如文題、摘要、審稿意見，略去作者信息和審稿人信息，會上再給出論文的全文信息，且與作者相關(guān)的人員執(zhí)行回避制度，以免泄露信息使判斷有失公允。

在個別人員不方便參會的情況下，也可以考慮線上+線下的會議形式，稿件清單準(zhǔn)備紙質(zhì)和在線文檔兩個版本，會議現(xiàn)場啟用即時通信軟件的一個客戶端，遠(yuǎn)程參會人員分別使用各自的客戶端，即可實現(xiàn)線上和線下同步參會。

2 定稿會的成員

許多定稿會強調(diào)學(xué)科專家的作用，邀請審稿人和編委參會，人數(shù)和地域分布根據(jù)刊物的不同而有所差異。參會人數(shù)多的定稿會召集難度較高，但定稿結(jié)果相對更準(zhǔn)確；人數(shù)較少則更容易組織會議和確定時間。定稿會有學(xué)科專家的參與，一是可以對稿件質(zhì)量再次把關(guān)，相當(dāng)于增強了同行評議的可靠性，能輔助編輯部作出更合理的決策；二是加強專家和編輯之間的交流理解，使專家認(rèn)可期刊的工作，增強專家對期刊的凝聚力，有利于組約稿工作的展開。對作者而言，更多合理的審稿意見有助于修改時提升文章質(zhì)量，學(xué)術(shù)意見的交流也有利于個人學(xué)術(shù)水平的提高，即使稿件被退也愿意再次投稿。定稿會對學(xué)科專家的意義在于：(1)加強專家之間的交流學(xué)習(xí)，明確本人審稿和他人審稿的相似之處或差異所在，提高審稿專家的整體審稿能力，同時促進(jìn)學(xué)術(shù)交流，共同進(jìn)步；(2)使專家更理解期刊的錄用標(biāo)準(zhǔn)，有利于專家投稿、約稿等工作的展開；(3)越是參會人員多、范圍廣的定稿會，越能顯示會議的公開透明，有效避免滋生人情稿，增強雜志公信力[5]。

值得注意的是，學(xué)科編輯也是定稿會中的重要角色。學(xué)科編輯參與了稿件的初審和同行評議環(huán)節(jié)，根據(jù)對稿件內(nèi)容和審稿人偏好的了解，在定稿會中應(yīng)盡可能客觀、全面地介紹稿件情況，幫助參會人員作出決策。學(xué)科編輯的存在有利于統(tǒng)一不同學(xué)科方向之間的錄用標(biāo)準(zhǔn)，明確期刊定位，強化期刊特色。學(xué)科編輯參與定稿會有利于編輯個人能力的提升：通過與專家交流，追蹤學(xué)術(shù)前沿；不同學(xué)科的編輯之間交流，有助于交叉學(xué)科的稿件的處理。與此同時，參與定稿會也增強了編輯的“互換性”，例如當(dāng)學(xué)科編輯與稿件作者關(guān)系密切需要回避時，替補編輯也可以選取合適的審稿人，推進(jìn)同行評議環(huán)節(jié)。另外，編輯之間的信息交流還有助于刊物專家?guī)斓母屡c維護(hù)，例如審稿人的研究方向是否有變化、當(dāng)前狀態(tài)是否適合審稿等都可以在會上得到一次梳理。

筆者認(rèn)為，有條件執(zhí)行大范圍的定稿會(邀請學(xué)科專家參會)固然是好，小范圍的定稿會(不提前邀請學(xué)科專家)更易實施，同時也可以完成定稿會的基本功能，即稿件分類和篩選。對外審專家意見存疑(如多位外審意見差異過大)或無效審稿(如復(fù)述文章摘要、模式化夸獎、無建設(shè)性意見)的稿件，在定稿會前即可對單篇稿件追加審稿人，給出補充意見，相比于在定稿會時廣邀專家討論，顯然追加審稿人的操作更有針對性且效率更高。關(guān)于不同審稿人對刊物錄用標(biāo)準(zhǔn)的把握，也可以由編輯在會后提醒相關(guān)專家修正評審尺度。

3 定稿會的稿件范圍

定稿會的稿件范圍關(guān)系到參會人員的工作量和會議時長。如果集中所有稿件于定稿會上討論，優(yōu)點是相對公平，不容易出現(xiàn)因個人主觀的評價標(biāo)準(zhǔn)不同而導(dǎo)致誤判；缺點是稿件量大，會上稿件過多，會議時間過長，容易模糊焦點，使得有爭議確需討論的稿件得不到足夠重視，導(dǎo)致定稿會失去最重要的功能而流于形式。

定稿會的稿件不宜過多，更合適的做法是“去頭掐尾”，同行評議后的稿件由學(xué)科編輯提交主編提前分類，對外審評價優(yōu)異的稿件直接返修，評價明顯偏低的稿件直接退稿，不耽誤作者時間，提升作者的投稿體驗。這個環(huán)節(jié)增加了學(xué)科編輯和主編的工作量，但是定稿會上僅討論剩余稿件，會議時長縮短，總體效率更高。

4 定稿會的周期

刊物根據(jù)刊期和投稿量按照固定周期召開定稿會，便于把握用稿量，控制稿件刊發(fā)周期。

不固定周期的定稿會時間靈活，有的期刊定稿會將通過編輯初審和同行評議的論文累積到一定數(shù)量后進(jìn)行篩選[7]，有的期刊按照約稿主題召開定稿會[8]。

無論是固定周期還是不固定周期的定稿會都存在一定程度的稿件積壓的情況。

5 定稿會的改進(jìn)措施

為盡可能不積壓稿件，加快稿件流轉(zhuǎn)，根據(jù)上文分析，可在定稿會形式、參會人員、稿件范圍、會議周期等影響因素中均選取更高效的選項，在稿件返修前、結(jié)合線上工具、以學(xué)科編輯為主體、部分稿件參會、不固定會議周期，形成“流動定稿會”。《中國機械工程》編輯部就此展開了實驗并多番改進(jìn)，以下給出一種較為高效的定稿會執(zhí)行流程。

(1)準(zhǔn)備工作：建立定稿會群，新建騰訊文檔，每篇通過同行評議(含加審)的稿件由所屬學(xué)科編輯在騰訊文檔登記稿件相關(guān)信息，定稿會群內(nèi)成員皆可查看修改，即時更新，如圖1所示。最近通過同行評議的稿件置頂，依次向下排列，主編不定期登錄稿件系統(tǒng)查看相關(guān)稿件詳細(xì)信息，篩選出直接返修和直接退稿的稿件，在表格中下沉，不上定稿會討論。主編每次處理后登陸并更新處理日期。表格可以清晰地反映需要上會的稿件情況，到定稿會前即可形成稿件清單。

圖1 定稿會的稿件清單

(2)會上討論：按照稿件清單順序展開討論，根據(jù)審稿意見等詳細(xì)信息并對比期刊要求，確定稿件分類；審稿專家信息更新與維護(hù)等。

(3)會后統(tǒng)計：編務(wù)登記稿件分類結(jié)果，統(tǒng)計各類稿件數(shù)量；編輯按需聯(lián)系審稿人。

這種定稿會不僅時間和形式靈活，便于參會人員利用碎片時間操作，互相督促完成，而且利用共享文檔生成的稿件清單的信息透明，去向明確，可防范人情稿；也便于編務(wù)統(tǒng)計階段性的數(shù)據(jù)，安排后續(xù)操作。最關(guān)鍵的是，作者的等待時間減少，提升了作者的投稿體驗。本刊編輯部的實踐經(jīng)驗表明，相同時間間隔下，改進(jìn)前的定稿會每次約耗時3h，而改進(jìn)后會議耗時約為1h，會議時長明顯縮短。這種定稿會集成了上文分析的許多優(yōu)點，但是缺點在于動態(tài)、離散地多人多次填表，造成遺漏、重復(fù)填寫等問題的可能性更大，因此建議每一次定稿會前由編務(wù)督促編輯登記信息和主編及時給出意見，核對稿件齊全無誤，會后跟蹤稿件去向。

本文討論了科技期刊定稿會形式、參會人員、上會稿件范圍、會議周期對定稿會效果的影響以及各種定稿會模式的優(yōu)缺點。根據(jù)本刊編輯部的定稿會實踐經(jīng)驗，總結(jié)出了一種高效的流動定稿會的模式，在編者和審稿人能承受的精力投入條件下，保證審稿質(zhì)量并且較好地控制審稿周期，以期作者得到更好的投稿體驗。