張 巖

（朝陽師范高等?？茖W校，遼寧 朝陽 122000）

創(chuàng)新精神對于各行各業(yè)而言都有著關鍵性的作用，信息化時代的來臨也是在科研人員創(chuàng)新精神不斷地推動下才得以實現(xiàn)的。因此，各個行業(yè)都應當秉持著創(chuàng)新原則，找出最適合自己的發(fā)展路徑，利用新型的技術手段提高整體的工作效率。學校檔案是記錄各類信息資源的關鍵性文件，這些文件對于學校作出各項決策、進行各項管理制度的制定起到了關鍵性的作用，只有利用這些數(shù)據對學校的各項決策進行有力支持，才能保證學校的發(fā)展方向不出現(xiàn)偏差，檔案管理工作是學校重要的基礎建設。隨著信息時代的來臨，學校需要儲存的數(shù)據數(shù)量也越來越龐大，這對于檔案管理工作的要求也越來越高，為了進一步提升檔案管理工作效率，應當引入信息化技術，利用全新的技術管理手段，優(yōu)化整體的管理流程，讓檔案的借閱與儲存不再成為復雜繁瑣的工作環(huán)節(jié)，要盡量地減少資源的過度浪費，節(jié)約更多空間，讓檔案管理工作能夠為學校的發(fā)展提供更加有力的支撐。

一、信息化時代學校檔案管理工作的內容

1.數(shù)字檔案儲存

我國的傳統(tǒng)檔案工作是利用紙質文件進行信息記錄與儲存，而在信息化時代下，這種儲存工作發(fā)生了形式上的變化。信息設備的引用可以將紙質文件的信息進行有效的轉換，讓紙質文件檔案中的文字信息轉換成數(shù)字，儲存在設立好的檔案信息庫內，這樣便可以讓檔案信息連入到互聯(lián)網平臺，將檔案信息進行云端儲存，同時也能夠讓信息實現(xiàn)高速共享與調用，可以進行多次備份，并且儲存的工具可以是外端儲存設備也可以是云端儲存設備，這種儲存并不會占用檔案室內的過多空間，也不會輕易發(fā)生損毀現(xiàn)象。學校內需要記錄的信息資源數(shù)量較多，在調閱的時候往往需要耗費大量的時間進行分類查找，這種情況下不利于學校的各項工作開展，而在信息時代下，將紙質檔案信息轉換成數(shù)字文件進行儲存，能夠在網絡上的索引系統(tǒng)進行高效查找，對檔案的信息資源的妥善利用。更方便人們利用信息對學校的各項事件進行分析，調取各類的信息資源，也避免了在調研過程中發(fā)生的數(shù)據損壞現(xiàn)象，進一步保證了檔案信息的完整性，由此可見，數(shù)字檔案儲存成了當前學校檔案管理工作中的主要工作模式之一，而這種工作模式也成為了推動檔案管理工作發(fā)展的重要環(huán)節(jié)[1]。

2.自動化檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式與當前的信息化管理模式有著較大的區(qū)別，大多數(shù)的檔案信息都是利用紙質的文件記錄的，檔案管理人員需要對這些紙質文件進行整理分類，因工作需要一些信息資源的時候，需要將這些紙質檔案進行調用，在調用過程中如果出現(xiàn)意外，很容易造成檔案資源的丟失與損壞，這種情況下檔案的管理工作被很多人視為一項繁瑣至極的工作。而且紙質的檔案整體較為脆弱，且需要占據檔案室的過多空間，這樣必須要對檔案進行定期的處理，無形之間也加大了檔案管理人員的工作量。檔案室的溫度與條件要進行嚴格的控制，這樣才能保證紙質檔案不因潮濕等問題發(fā)生損壞。隨著信息時代的來臨，檔案管理工作的工作任務量也在逐漸增多，過量的信息資源讓很多檔案管理工作變得更加復雜，學校作為教書育人的場所，記錄的各項信息數(shù)量更是繁多，如果依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進行管理，很難保證檔案管理的有效性，更無法將這些信息資源進行全面的利用，因此將信息化技術應用在檔案管理工作中成了當前檔案工作發(fā)展中的常見改革形勢。智能技術已經普及到千家萬戶，帶動了多項產業(yè)的進步，檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展機遇，通過檔案自動化管理能夠將檔案管理流程高效簡化，將紙質的檔案轉換成數(shù)字信息進行儲存，這樣檔案在保存過程中不必再占據過多的空間，也不會再有更多的儲存條件，只需要設置好檔案管理的系統(tǒng)，購入素材計算機設備對檔案信息進行管理，就能完成檔案信息的儲存工作。而且檔案的調用也不再面臨著檔案丟失的風險，因為信息化的檔案數(shù)據能夠及時進行備份與儲存，并且高速實現(xiàn)信息共享。在信息化的需求下，人們在調用檔案信息時能夠結合計算機技術將檔案信息進行傳輸與共享，讓檔案的調用環(huán)節(jié)更加安全，有效提升整體的管理效率[2]。

二、信息化時代學校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

1.優(yōu)化檔案管理模式

在檔案管理工作的發(fā)展過程中，最重要的發(fā)展方向是檔案管理模式的改革，信息化時代的來臨讓檔案管理的形式更加多樣，檔案管理人員也可以利用信息技術進行全面的改革規(guī)劃，在此背景下，許多學校購入了現(xiàn)代化檔案管理手段的相關設備檔案管理人員，需要及時適應現(xiàn)代化管理流程，這樣才能真正地利用設備，提高整體的管理效率。學校檔案管理工作還需要依靠信息技術才能實現(xiàn)真正的改革，因此學校應當注重理念的革新，投入更多資源到學校的檔案管理部門建設過程中，將更多的指示文件檔案轉化為信息檔案，這樣便可以利用計算機設備將更多的檔案信息資源進行儲存，通過檔案系統(tǒng)完善檔案管理流程。除此之外，也要加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培訓，利用培訓的方式讓他們對改革后的檔案管理模式進行了解，讓他們能夠快速熟悉自己的工作流程，實現(xiàn)檔案管理的最高效率，讓更多的檔案信息能夠得到合理的應用，將更多信息完整的保存，讓檔案管理工作的發(fā)展速度更適合當前學校的發(fā)展速度，推動學校的可持續(xù)發(fā)展[3]。

2.加強觀念的創(chuàng)新

為了能夠讓學校檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新，應當加強各個部門的理念創(chuàng)新，如果校方領導缺少對管理工作的重視，也缺少創(chuàng)新精神，很難讓管理部門實現(xiàn)真正的轉變，因此應當對檔案管理工作的重要性進行宣傳，并且結合現(xiàn)代發(fā)展的狀態(tài)對未來的發(fā)展形勢進行分析，這樣才能夠讓更多人直觀地看到檔案管理工作的發(fā)展前景，實現(xiàn)理念的轉變，讓更多檔案管理人員能夠強化自身工作意識，將自身投入到工作當中，有序地推動檔案管理工作的改革創(chuàng)新。檔案管理人員更應當不斷地加強自身理念的創(chuàng)新，結合自身的工作經驗，對未來的發(fā)展形勢進行分析，在工作中認真學習檔案管理工作的整體流程是否有完善的方向，找到時間進行信息技術的學習，通過信息技術的學習強化自身的工作效率，讓更多新型的管理設備能夠得到全面的應用，并且制定完善的檔案管理制度，利用創(chuàng)新后的管理形式提升整體的工作效率，在提升檔案管理水平的同時讓檔案管理工作真正地能夠推動學校的發(fā)展，讓學校的每一項決策都得到有力的檔案信息資源支持，通過觀念上的創(chuàng)新，讓檔案管理部門迎來真正的變革[4]。

3.加強各個部門的聯(lián)系

隨著現(xiàn)代信息資源的不斷增加，僅僅憑借檔案管理部門難以完成學校檔案的全部管理工作，在信息化時代背景下，檔案部門應當積極與各個部門進行聯(lián)系，這樣才能完成信息資源的有效傳遞檔案管理工作。不僅僅是保存檔案與分類檔案，還需要將各類信息進行有效的利用，通常學校內的各個部門會在一些會議時調用檔案信息，進行信息資源的整理，利用信息化手段處理的檔案信息，能夠實現(xiàn)信息資源的高效共享，讓各個部門之間的檔案信息傳遞效率得到提升，讓檔案管理系統(tǒng)逐步完善。而傳統(tǒng)的檔案管理模式，則需要各個部門親自去檔案室進行檔案紙質信息的調閱，因此檔案管理人員應當積極創(chuàng)建與各個部門的聯(lián)系途徑，實現(xiàn)信息資源的高效共享，只要在網絡上利用社交軟件便能實現(xiàn)檔案信息資源的傳輸，并且要與各個部門的管理人員進行充分溝通，了解他們工作的需求，這樣才能夠調用出更適合他們進行應用的檔案，要對他們的部門工作職責了解清楚，這樣才能對檔案信息進行有效篩選，更快地幫助其他部門的人員尋找到檔案信息的資料。檔案信息的錄入過程需要實現(xiàn)自動化的處理，提高檔案的利用效率。在管理過程中，應當培養(yǎng)管理人員的服務意識，完善檔案管理系統(tǒng)與查詢系統(tǒng)，讓管理人員能夠第一時間尋找到所需要的資料，構建信息化平臺，讓服務質量得到質的飛躍，通過各個部門之間的聯(lián)系，讓各個類信息資源能夠得到更全面的利用，共同推動學校的發(fā)展[5]。

4.強化檔案信息數(shù)據庫的建設

在信息化時代，檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展機遇，而利用信息化技術將檔案信息轉換成數(shù)字信息進行儲存，成了檔案管理工作中主要的工作形式，在這種工作環(huán)境中，不僅需要提升管檔案管理人員的專業(yè)素質，利用合理的手段強化整體的工作效率，還應當注重檔案信息數(shù)據庫的建設。為了保證檔案信息的安全性，檔案管理部門應當通過網絡技術人才建設專業(yè)的檔案信息數(shù)據庫，這樣才能夠在網絡上對檔案信息進行儲存，并且能保證網絡上信息資源的安全性，因此應當實現(xiàn)檔案信息的信息化，建設利用合理的手段提升信息數(shù)據庫的整體功能性。在建設檔案信息庫的過程中，檔案管理人員應當結合自身工作經驗對檔案數(shù)據庫的建設提供相應的建議。比如，日常檔案管理工作中需要做好的分科目分錄以及檔案信息資源的整體整合方法，從細節(jié)入手實現(xiàn)檔案信息與數(shù)據信息的有效融合，將更多的紙質文字記錄轉換成網絡數(shù)據記錄，這樣能夠讓信息得到更加長久的保存，也能節(jié)約更多的空間，讓更多信息資源能夠得到保存。應當加強網絡平臺的建設，并且聘請專業(yè)的網絡人才進行數(shù)據庫的安全維護工作，現(xiàn)在的網絡上有許多危險漏洞，一旦檔案系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，很容易導致檔案信息泄露，影響學校的整體信息資源規(guī)劃，因此應當強化檔案信息數(shù)據庫的建設，從不同方面入手，讓檔案信息數(shù)據庫更加完善，提升檔案管理服務的整體質量。

5.提升檔案管理人員專業(yè)素質

信息化時代中，學校檔案管理工作迎來了新的發(fā)展，為了進一步提升檔案管理工作效率，通常會引進信息化設備進行檔案的全面管理，這樣對于檔案管理人員的要求也逐步提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式中所聘用的檔案管理人員并不需要較高的工作素養(yǎng)，只要經過短期的培訓就可以實現(xiàn)檔案工作的處理，雖然內容較為繁瑣，但整體的工作流程較為簡單，適合尚未接過專業(yè)教學的檔案管理人員進行工作。但是隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作中利用了更多的信息技術，為了進一步保證工作效率，讓信息化技術能夠實現(xiàn)真正的效果，應當強化檔案管理人員的專業(yè)素質。首先，檔案管理部門應當聘請專業(yè)的檔案管理人員，讓他們的新思想與新思維創(chuàng)新檔案管理工作中的整體形式，讓他們能夠利用更新的網絡技術提升檔案管理的整體效率，讓他們能夠熟練地操作電子設備實現(xiàn)檔案工作的儲存與調取。檔案管理工作人員的知識與內涵是非常重要的，因此在選擇聘用檔案管理人員的過程中，也應當考察他們的知識涵養(yǎng)，這樣他們才能夠跟隨上社會科技發(fā)展的步伐，強化自身的工作效果，明確自身的工作職責。其次，還應當注重檔案管理人員的崗位培訓，設置更加全面的檔案培訓計劃，讓更多檔案管理人員能夠通過培訓提升自身的專業(yè)能力。除了應當聘請專業(yè)的檔案管理人員，還應當聘請專業(yè)的信息技術人員，這樣才能夠定期的對檔案系統(tǒng)進行維護，及時發(fā)現(xiàn)檔案系統(tǒng)中存在的安全隱患，及時作出處理，避免因檔案系統(tǒng)的問題導致檔案文件丟失與損壞，提升整體的檔案管理效率。

結語

綜上所述，信息時代的來臨讓管理工作的地位得到了提升，學校檔案中記錄著學校發(fā)展過程中的各項重大事件以及各類的教學成果，是一種寶貴的信息資源，因此需要采用合理的手段強化整體的管理效率。在目前我國學校檔案管理工作中仍舊存在著許多問題尚未解決，只有明確這些問題，在這些問題的基礎上創(chuàng)新檔案管理工作的形式，讓信息技術支撐起檔案管理工作的開展，讓學校內儲存的檔案信息能夠更加有效地應用起來，才能讓更多人能夠通過檔案信息認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作的創(chuàng)新應當從改變觀念為主，只有提升人們的觀念，對檔案管理工作重視起來，才能推動檔案管理的信息化建設，讓管理人員制定明確的管理制度，真正地提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理模式，加強各個部門間的聯(lián)系，逐步完善檔案的信息庫建設，這樣才能讓檔案管理工作更好地服務于學校的資源調用，讓學校迎來真正的發(fā)展。