張 筱

（北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司，北京 100055）

隨著公交行業(yè)檔案管理工作的逐漸發(fā)展，電子數(shù)字檔案的發(fā)展普及應(yīng)用速度也更為迅速，檔案信息化管理相關(guān)工作已經(jīng)逐漸發(fā)展，并且成了新經(jīng)濟(jì)時(shí)期下公交行業(yè)檔案管理事業(yè)科學(xué)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。目前，信息化檔案技術(shù)的主要發(fā)展特點(diǎn)就表現(xiàn)在對(duì)于檔案信息的綜合處理應(yīng)用能力、歸納應(yīng)用能力、保存應(yīng)用能力，檔案人員現(xiàn)在需要做的是不斷了解學(xué)會(huì)信息化處理功能、應(yīng)用功能，順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展。并且通過完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善自身檔案管理能力，進(jìn)而有效加強(qiáng)公交行業(yè)檔案管理的整體信息化水平。

一、檔案管理信息化概述

檔案管理信息化，就是進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子錄入、展開信息數(shù)據(jù)采集、信息數(shù)據(jù)查詢以及檔案信息的共享等相關(guān)內(nèi)容，使得檔案相關(guān)信息可以得到有效開發(fā)和利用，提升整體管理效率。由傳統(tǒng)檔案逐漸轉(zhuǎn)換成電子檔案，實(shí)施有效的管理模式。信息化檔案管理，可以在很大程度上滿足社會(huì)中各個(gè)行業(yè)未來發(fā)展的基本需求，展開檔案工作的統(tǒng)一科學(xué)管理，并且制定相關(guān)管理制度，同時(shí)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，使檔案管理的信息變得更為完整和準(zhǔn)確[1]。電子檔案的實(shí)際管理工作，主要是利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，通過更為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)展開相關(guān)信息數(shù)據(jù)資料的收集及儲(chǔ)存，并通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)檔案信息得到科學(xué)利用。檔案管理逐漸向信息化方向發(fā)展，需要運(yùn)用很多先進(jìn)技術(shù)手段作為基礎(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理工作自動(dòng)化。和傳統(tǒng)檔案管理手段相比較，不管是檔案信息數(shù)據(jù)的收集儲(chǔ)存，還是檔案信息的開發(fā)利用，都得到了顯著提升。

二、公交行業(yè)檔案管理工作中的問題

1.檔案人員專業(yè)水平有待提高

公交行業(yè)內(nèi)的檔案管理工作，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展建設(shè)具有十分積極的推動(dòng)和促進(jìn)作用。行業(yè)基層檔案管理發(fā)展不均衡，檔案收繳、日常保管、庫房標(biāo)準(zhǔn)、安全防護(hù)等檔案管理存在較大差距。由于缺乏專業(yè)檔案人員，檔案人員自身素質(zhì)有待提高，造成檔案各類問題嚴(yán)重，使得檔案管理工作的水準(zhǔn)得到制約。特別是當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革的發(fā)展逐漸深入，在可持續(xù)發(fā)展這種大環(huán)境之下，公交行業(yè)的檔案管理工作逐漸變得更為復(fù)雜，這對(duì)于行業(yè)內(nèi)的檔案管理工作和公共交通各項(xiàng)工作而言，都具有很大難度，對(duì)于檔案管理的發(fā)展無疑是一種不小的挑戰(zhàn)。這對(duì)從事公交企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求。因此，檔案人員需要充分發(fā)揮出檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)公交行業(yè)內(nèi)部檔案信息整體的應(yīng)用價(jià)值，檔案員若素質(zhì)低下，就不能夠?yàn)闄n案管理工作運(yùn)行提供更加具有價(jià)值的支持[2]。同時(shí)，信息化技術(shù)在公交行業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作之中具有廣泛性，需要相關(guān)檔案人員有效學(xué)習(xí)有關(guān)信息化檔案管理的核心內(nèi)容，提升自身檔案管理基本技能。若其中檔案人員思想比較傳統(tǒng)，對(duì)于先進(jìn)化檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)效率較低，不能進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，這就會(huì)對(duì)公交行業(yè)的檔案管理工作質(zhì)量帶來很大影響。若檔案人員針對(duì)信息化技術(shù)設(shè)備應(yīng)用并不熟練，就很難形成科學(xué)有效的檔案管理模式，對(duì)于檔案信息化管理效果具有不良影響。

2.檔案人員的管理意識(shí)較薄弱

近年來，隨著《檔案法》的普及和檔案利用、檔案宣傳的深入，公交行業(yè)整體歸檔管理意識(shí)明顯提升，但個(gè)別單位缺乏對(duì)檔案工作的深入認(rèn)識(shí)和理解，依法歸檔意識(shí)淡薄，歸檔的主動(dòng)性亟待提升。檔案部門和其他相關(guān)部門之間并沒有及時(shí)形成一個(gè)完整的檔案管理工作系統(tǒng)，檔案管理過程中的一些工作比較混亂。針對(duì)檔案工作以及實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的一些問題，檔案人員需要針對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行保存及利用，提升檔案管理整體價(jià)值。隨著最近幾年公交行業(yè)各項(xiàng)工作的飛快發(fā)展，各類檔案逐漸增多，這對(duì)于檔案的收集、整理、保存、利用等，都提出了新的挑戰(zhàn)。假如檔案人員對(duì)所形成的檔案了解不夠充分，或沒有做到及時(shí)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效的檔案管理，那么在展開公交行業(yè)檔案管理工作時(shí)，就很有可能陷入一些困境，比如檔案信息不健全等問題。

3.檔案信息化建設(shè)水平較落后

企業(yè)檔案人員在展開檔案各項(xiàng)工作時(shí)，通常每個(gè)部室所形成的需要存檔的文件，都不需要兼職檔案員展開管理，而是需要通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備向?qū)Ｂ殭n案員移交后，由檔案員進(jìn)行科學(xué)管理，但并未形成比較科學(xué)的檔案管理工作模式，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)水平十分落后。雖然檔案工作的信息化發(fā)展，看似只需要在一臺(tái)計(jì)算機(jī)中直接進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的存檔。但是每個(gè)檔案人員在進(jìn)行計(jì)算機(jī)中的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)管理方面、資料安全維護(hù)管理方面以及電腦病毒的維護(hù)預(yù)防等方面，都有可能會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)漏之處。由于公交行業(yè)的部分檔案工作人員針對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案展開收集、整理以及歸檔等相應(yīng)工作，整體管理仍缺乏科學(xué)性，促使檔案信息化建設(shè)水平的落后。所以，在很大程度上會(huì)促使檔案管理工作出現(xiàn)檔案信息缺失和信息漏洞等問題，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理問題變得十分嚴(yán)峻[3]。

4.檔案利用率較低

由于公交行業(yè)各專業(yè)工作人員對(duì)檔案工作認(rèn)知不夠充分，缺乏檔案工作管理危機(jī)感，檔案借閱流程相對(duì)較繁瑣和不規(guī)范，導(dǎo)致公交行業(yè)的檔案管理工作封閉和保守，這種情況下會(huì)導(dǎo)致公交行業(yè)相關(guān)部門對(duì)于檔案的整體利用率比較低下，檔案利用率低下，就不能充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值。

三、公交行業(yè)加強(qiáng)檔案信息化管理的方式

1.強(qiáng)化思想上的認(rèn)識(shí)

隨著當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)代化社會(huì)科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，在不同的領(lǐng)域與行業(yè)之中，信息化都有著一定的重要意義。對(duì)于整個(gè)公交行業(yè)的發(fā)展和管理，需要不斷加強(qiáng)自我認(rèn)識(shí)。這對(duì)于整個(gè)公交行業(yè)的檔案管理工作以及檔案信息化，對(duì)于公交行業(yè)自身可持續(xù)發(fā)展來說，有著相對(duì)積極的推動(dòng)力和深刻意義，需要不斷結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，不斷針對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作，投入更多人力、物力以及相應(yīng)財(cái)力，不斷做好對(duì)于整個(gè)公交行業(yè)的檔案管理工作以及檔案信息化管理的體系建設(shè)。

2.做好健全檔案信息化的管理體系

公交行業(yè)內(nèi)部所形成的檔案內(nèi)容繁雜，要想健全檔案信息化管理，不僅要有正確的思想認(rèn)識(shí)，還要確保數(shù)字檔案信息的安全，建立數(shù)字檔案信息安全保障體系，通過權(quán)限控制、加密存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)控制等實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用、存儲(chǔ)及傳輸安全的有效控制。建立出一套十分健全的信息化管理設(shè)備。可以促進(jìn)公交行業(yè)檔案管理工作變得更為完善。

3.完善檔案的編研

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代儼然到來。在這一背景之下，為了有效提升公交行業(yè)檔案管理工作的信息化水平，提高檔案管理方面的開發(fā)與利用，需要不斷根據(jù)公交行業(yè)檔案管理信息化相關(guān)制度、辦法、規(guī)則等進(jìn)行積極的檔案管理。在國(guó)家開展全國(guó)檔案資料編制調(diào)研的這一關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，為了有效保障公交企業(yè)內(nèi)部的檔案管理信息化工作質(zhì)量，根據(jù)實(shí)際工作形成檔案內(nèi)容較為繁雜這一特點(diǎn)，形成檔案包含各種收發(fā)文、會(huì)議及數(shù)據(jù)材料，以及招投標(biāo)合同、實(shí)物、聲像、會(huì)計(jì)、基建資料等。根據(jù)目前日常檔案管理工作的基本要求，需要依照一定的規(guī)律對(duì)檔案工作進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范，并合理地將分散的檔案資料分類進(jìn)行綜合編研，積極管理、開發(fā)和利用在公交行業(yè)的各類檔案資料。

4.加強(qiáng)數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)

智慧公交屬于時(shí)代發(fā)展的基本需求，將信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化建設(shè)作為公交企業(yè)檔案的發(fā)展主線，進(jìn)行科學(xué)的改革。進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化信息化的建設(shè)，針對(duì)檔案展開信息化管理，針對(duì)有關(guān)的檔案信息展開多元化管理，分門別類，針對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化的整理以及儲(chǔ)存。創(chuàng)建出網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)，并將檔案資料及時(shí)在信息化網(wǎng)絡(luò)中提供檔案利用及進(jìn)一步整理。根據(jù)公交行業(yè)從前各年份生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的各類資料的實(shí)際情況，展開詳細(xì)的摸底調(diào)查和數(shù)據(jù)分析，為檔案管理的新思路提供有效數(shù)據(jù)信息。數(shù)字化的服務(wù)模式可以有效促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的完整性，加強(qiáng)信息化水準(zhǔn)。另外，還需關(guān)注信息數(shù)據(jù)整體的安全管理制度，網(wǎng)絡(luò)整體的安全性屬于檔案管理工作中需要關(guān)注的問題，一定要利用信息安全管理相關(guān)制度及配套設(shè)施，給予管理保護(hù)和認(rèn)證，加強(qiáng)對(duì)于數(shù)據(jù)信息整體安全問題的管理。有效加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，可以保障電子檔案數(shù)據(jù)和信息的完整性，避免檔案出現(xiàn)損壞以及泄漏等安全問題。

四、公交行業(yè)檔案信息化的建設(shè)路徑

1.針對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行遷移整合

公交行業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本工作內(nèi)容就是針對(duì)當(dāng)前的檔案信息化數(shù)據(jù)展開遷移以及整合工作，創(chuàng)建出十分完善的信息化檔案管理體系，進(jìn)而可以達(dá)到統(tǒng)一化管理的基本目標(biāo)。在進(jìn)行公交行業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)遷移以及整合的過程之中，要做到以下幾點(diǎn)。第一，針對(duì)每一個(gè)類型存檔的檔案數(shù)字化信息都要展開摸底分析以及匯總工作，并依照檔案性質(zhì)創(chuàng)建出對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，與匯總之前的信息進(jìn)行比較，找出二者之間的不同，進(jìn)一步完善相關(guān)數(shù)據(jù)的基本內(nèi)容，使得公交行業(yè)檔案管理具有合理性，有效增強(qiáng)檔案之間的關(guān)聯(lián)性。第二，檔案人員需要檢查遷移整合前后公交行業(yè)內(nèi)部形成檔案的總量，保證公交行業(yè)檔案管理具有一致性以及完整性，且針對(duì)其中出現(xiàn)失聯(lián)狀況的檔案進(jìn)行及時(shí)處理，避免公交行業(yè)檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

2.科學(xué)布局、集約高效

結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)，對(duì)行業(yè)內(nèi)現(xiàn)有檔案布局進(jìn)行整合，充分利用可利用空間，實(shí)施檔案集約管理，通過優(yōu)化資源配置，完善檔案歸檔流程，減少重復(fù)投入，降低管理成本，構(gòu)建系統(tǒng)完備、集約高效、科學(xué)規(guī)范、可操作性強(qiáng)的檔案管理體系，全面提升檔案管理環(huán)境和安全防控水平。以貫徹落實(shí)檔案信息化法規(guī)要求為契機(jī)，主動(dòng)適應(yīng)公交行業(yè)業(yè)務(wù)管理數(shù)字化升級(jí)的實(shí)際，運(yùn)用信息技術(shù)手段，逐步推進(jìn)各專業(yè)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的有效銜接，全面推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化升級(jí)。

3.推進(jìn)檔案治理、資源、安全、利用體系建設(shè)

運(yùn)用信息手段，以O(shè)A協(xié)同辦公新用戶注冊(cè)功能為依托，建立企業(yè)檔案全宗備案制和科技檔案立項(xiàng)注冊(cè)制。從源頭加強(qiáng)對(duì)基層企業(yè)檔案的監(jiān)管，提升各級(jí)管理人員歸檔意識(shí)，有效解決基層企業(yè)檔案缺失問題。結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理由分級(jí)管理轉(zhuǎn)為集約管理，逐步推廣全系統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、新媒體信息與數(shù)字檔案室的即時(shí)歸檔進(jìn)程。建立實(shí)體檔案自上而下的檔案收繳接收模式，提高歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化和接收質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)應(yīng)交盡交，應(yīng)收盡收。運(yùn)用信息化手段，對(duì)檔案庫房安全防控進(jìn)行統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一庫房安全標(biāo)準(zhǔn)，建立遠(yuǎn)程數(shù)字監(jiān)控系統(tǒng)，加強(qiáng)庫區(qū)定期巡檢，提升檔案庫區(qū)技防、安防水平。提升公交行業(yè)檔案文化建設(shè)，加大公交行業(yè)歷史檔案挖掘與研究，加大檔案利用水平和利用價(jià)值的分析、宣傳，提升檔案利用的影響力，真正使檔案成為新時(shí)代全面展示百年公交走向國(guó)內(nèi)領(lǐng)先、世界一流的現(xiàn)代公交行業(yè)歷程歷史見證。

4.推進(jìn)檔案專業(yè)人才的技能提升

推進(jìn)公交行業(yè)檔案科技創(chuàng)新、檔案人才培養(yǎng)、檔案對(duì)外交流合作，通過優(yōu)化檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，完善檔案業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，提升檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。促進(jìn)紀(jì)事編輯、檔案編研、檔案修復(fù)、檔案研究、檔案宣傳以及檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的專業(yè)技能的全面提升。為檔案專業(yè)人員創(chuàng)造良好的工作氛圍和環(huán)境，保持檔案專業(yè)人員的相對(duì)穩(wěn)定。

5.加強(qiáng)信息技術(shù)設(shè)施的建設(shè)

提高檔案管理整體的信息化水準(zhǔn)，是基于完善檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)之上，信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施是進(jìn)一步保證檔案信息化管理相關(guān)工作可以更為順利的進(jìn)行。信息化檔案管理主要就是依照現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)施，提高檔案管理整體的信息化水準(zhǔn)，需要給予更多經(jīng)費(fèi)方面的支持，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的整體建設(shè)。主要包含管理軟、硬件設(shè)備，一些基礎(chǔ)性的設(shè)施如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等，還包含智能化系統(tǒng)和相關(guān)數(shù)據(jù)庫等軟件以及儲(chǔ)存方面的設(shè)備，創(chuàng)建出現(xiàn)代化性質(zhì)的數(shù)字檔案室，保證數(shù)字檔案室整體的安全。實(shí)施智能化檔案管理，促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)得到有效開發(fā)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化。為公交行業(yè)的有效發(fā)展工作提供有效依據(jù)，加強(qiáng)公交行業(yè)的科學(xué)發(fā)展，有效滿足人們對(duì)于公交行業(yè)的各類基本需求。

結(jié)語

總而言之，本文主要針對(duì)加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理、科學(xué)完善檔案管理制度以及健全相關(guān)管理制度等方面展開有效分析，針對(duì)公交行業(yè)的檔案信息化管理工作展開闡述。其中進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)于數(shù)字化、信息化以及網(wǎng)絡(luò)化等方面的檔案建設(shè)，可以有效提升檔案管理信息化的基本水準(zhǔn)。隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，信息化相關(guān)技術(shù)都在不斷發(fā)展，公交行業(yè)內(nèi)部的檔案管理相關(guān)技術(shù)也在進(jìn)行更新，有效加強(qiáng)檔案管理的智能化建設(shè)，提升檔案信息化管理水準(zhǔn)，可真正實(shí)現(xiàn)公交行業(yè)內(nèi)部檔案資料的科學(xué)利用，加強(qiáng)公交行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。