黃 鶯

目前，中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院本級(jí)（以下簡(jiǎn)稱院本級(jí)）的培訓(xùn)包括兩類：一類是以院為責(zé)任主體主辦的培訓(xùn)，主要是指單位內(nèi)部職工舉辦的干部教育以及職業(yè)技能培訓(xùn)；二類是以院為責(zé)任主體承辦的橫向委托培訓(xùn)，主要是指承接政府部門、企業(yè)和社會(huì)團(tuán)體等委托的各類人才、專業(yè)技能的培訓(xùn)。培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷參照的制度依據(jù)為《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)培訓(xùn)費(fèi)管理辦法》（財(cái)行[2016]540號(hào)），其中第二類培訓(xùn)中的援外培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)管理遵照《舉辦援外培訓(xùn)班費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)和財(cái)務(wù)管理辦法》（財(cái)行[2008]2號(hào)）、《在華舉辦援外培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)管理辦法》（財(cái)行[2021]16號(hào)）執(zhí)行。

一、培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷的運(yùn)作現(xiàn)狀

院本級(jí)培訓(xùn)費(fèi)的報(bào)銷主要通過線上和線下兩部分來(lái)完成。完整的報(bào)銷過程是線上和線下交叉進(jìn)行的，具體如下：經(jīng)辦人填寫報(bào)銷單—單據(jù)簽批—紙質(zhì)單據(jù)審核—財(cái)務(wù)稽核—憑證生成—財(cái)務(wù)復(fù)核—出納支付。

（一）線上部分

線上部分是指在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中完成的部分，包含報(bào)銷單填制、單據(jù)簽批流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)、財(cái)務(wù)審核、憑證生成、費(fèi)用控制與查詢等內(nèi)容。院本級(jí)的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)在2017年正式上線使用，2018年配合政府會(huì)計(jì)制度施行進(jìn)行升級(jí)改造，新系統(tǒng)從2019年1月1日開始沿用至今。

1.報(bào)銷單填制。

經(jīng)辦人應(yīng)在系統(tǒng)報(bào)銷單中選擇《組織培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷單》填寫相關(guān)信息。此報(bào)銷單包括報(bào)銷單、計(jì)劃情況和籌備情況三大塊，其中計(jì)劃情況和籌備情況為非必填部分，經(jīng)辦人可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇填寫，后面不再詳細(xì)贅述。報(bào)銷單包括基本信息、報(bào)銷明細(xì)和支付信息三部分?；拘畔ㄖ笜?biāo)類型、經(jīng)費(fèi)開支渠道、報(bào)銷事由、召開依據(jù)、培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)地點(diǎn)、酒店名稱、培訓(xùn)類型、培訓(xùn)日期、參訓(xùn)人數(shù)等內(nèi)容。報(bào)銷明細(xì)包括明細(xì)額度、經(jīng)費(fèi)類型、費(fèi)用類型、預(yù)算科目、發(fā)票金額等內(nèi)容。支付信息包括業(yè)務(wù)類型、結(jié)算方式、公務(wù)卡相關(guān)信息、個(gè)人銀行卡信息、收款單位信息等內(nèi)容。整個(gè)報(bào)銷單的填報(bào)信息基本涵蓋了培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷的所有內(nèi)容。

2.單據(jù)簽批。

報(bào)銷單據(jù)填寫完成提交之后，單據(jù)簽批流程開始流轉(zhuǎn)。按照指標(biāo)類型，簽批流程分為兩類。一是非課題指標(biāo)，簽批流程如下：點(diǎn)擊“提交”，指派證明人，在證明人審核之后，部門負(fù)責(zé)人審批；二是課題指標(biāo)，簽批流程如下：點(diǎn)擊“提交”，自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到部門負(fù)責(zé)人審批，最后是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。以上是兩萬(wàn)元以下（含兩萬(wàn)元）或者經(jīng)辦人為非部門負(fù)責(zé)人的報(bào)銷單的簽批流程，如果是兩萬(wàn)元以上或者經(jīng)辦人為部門負(fù)責(zé)人的報(bào)銷單，除上述流程外，最后還會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到部門分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)辦人可以通過聯(lián)查功能查看報(bào)銷單審批狀況，實(shí)時(shí)掌握簽批進(jìn)度。此外，報(bào)銷單填制頁(yè)面有附件上傳接口，可以上傳電子資料，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱審批。

3.財(cái)務(wù)審核。

線上的財(cái)務(wù)審核是在線下紙質(zhì)單據(jù)審核無(wú)誤之后進(jìn)行的，會(huì)計(jì)根據(jù)紙質(zhì)報(bào)銷單上財(cái)務(wù)核定的金額和內(nèi)容在系統(tǒng)中作相應(yīng)修改或補(bǔ)充。經(jīng)會(huì)計(jì)審核通過后，經(jīng)辦人可看到財(cái)務(wù)最終的核定金額。

4.憑證生成。

線上財(cái)務(wù)審核完成后，點(diǎn)擊制單，即可自動(dòng)生成記賬憑證。報(bào)銷單記載的部門、人員、經(jīng)費(fèi)開支渠道等信息，通過系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成與記賬憑證相應(yīng)的財(cái)務(wù)輔助核算內(nèi)容，以此避免重復(fù)輸入以及手工操作可能帶來(lái)的差錯(cuò)，提升記賬水平和準(zhǔn)確性。

5.費(fèi)用控制與查詢。

研究樣本(n=2550)中,男生占50.86%,女生占49.14%,總體上男女?dāng)?shù)量基本持平;本科生占88.47%,研究生和博士生共占11.53%,年齡多集中在18～26之間,符合實(shí)際情況,樣本比較理想。各個(gè)學(xué)校的研究樣本具體比例見表1。

費(fèi)用控制包括事前控制和事中控制。事前控制主要是指經(jīng)辦人在填制單據(jù)時(shí)，若填報(bào)的金額超過根據(jù)培訓(xùn)天數(shù)、參加培訓(xùn)和工作人員的總?cè)藬?shù)、三類培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)算出來(lái)的金額，會(huì)出現(xiàn)提示窗口，并無(wú)法保存。事中控制主要是指會(huì)計(jì)在線上審核時(shí)，若當(dāng)前報(bào)銷金額超出該課題或部門預(yù)算，會(huì)有預(yù)算校驗(yàn)提示窗口，須及時(shí)與報(bào)銷人溝通了解情況。

費(fèi)用查詢主要是指預(yù)算執(zhí)行分析功能，該功能主要面向不同人員查詢不同的課題或項(xiàng)目在某一時(shí)間段內(nèi)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度的分析查詢，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。

（二）線下部分

線下部分是指由財(cái)務(wù)人員人工完成的部分，包含紙質(zhì)單據(jù)的審核和出納支付等內(nèi)容。

1.紙質(zhì)單據(jù)的審核。

線上簽批流程完成之后，系統(tǒng)首頁(yè)消息中心的待辦事項(xiàng)處會(huì)出現(xiàn)消息提醒，此時(shí)報(bào)銷人可以在系統(tǒng)中把報(bào)銷單和支付明細(xì)單打印出來(lái)，加蓋部門公章后和原始憑證一起報(bào)送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。

培訓(xùn)費(fèi)的審核主要包括以下五個(gè)方面：（1）有無(wú)計(jì)劃外辦班。根據(jù)單位當(dāng)年相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃審批文件進(jìn)行審核，如果是臨時(shí)增加開辦的培訓(xùn)班，需要提供相應(yīng)的審批文件等材料。（2）有無(wú)超預(yù)算辦班。培訓(xùn)班的天數(shù)、人數(shù)、所需經(jīng)費(fèi)不能超過當(dāng)年培訓(xùn)計(jì)劃審批文件上的預(yù)算數(shù)，報(bào)銷人須提供加蓋部門公章的培訓(xùn)預(yù)算表、培訓(xùn)決算表、培訓(xùn)班計(jì)劃執(zhí)行對(duì)照表作為附件材料。（3）有無(wú)超范圍開支費(fèi)用。培訓(xùn)班的支出范圍包括師資費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、培訓(xùn)場(chǎng)地費(fèi)、培訓(xùn)資料費(fèi)、交通費(fèi)以及其他費(fèi)用，不得列支與培訓(xùn)班無(wú)關(guān)的費(fèi)用。另外，援外培訓(xùn)班的支出范圍包括培訓(xùn)費(fèi)、接待費(fèi)、國(guó)際旅費(fèi)、畢業(yè)證書制作費(fèi)、管理費(fèi)和稅費(fèi)，以及經(jīng)批準(zhǔn)的其他費(fèi)用，由于援外培訓(xùn)的特殊性質(zhì)，此處不再詳細(xì)展開。（4）講課費(fèi)有無(wú)超標(biāo)、有無(wú)合并扣稅。專家講課費(fèi)的發(fā)放須嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，報(bào)銷人須提供加蓋部門公章的課程表、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放審批表、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放表，其中勞務(wù)費(fèi)發(fā)放審批表上須有分管院領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，勞務(wù)費(fèi)發(fā)放表上須有專家本人簽字確認(rèn)。因個(gè)稅管理的要求，講課費(fèi)存在合并扣稅的問題，還需對(duì)專家講課費(fèi)進(jìn)行個(gè)稅審核，并要求報(bào)銷人提供合并扣稅明細(xì)表。（5）原始憑證的真實(shí)性、合理性、完整性審核。真實(shí)性審核包括：一是所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否與實(shí)際情況相符，有無(wú)弄虛作假情況，所有原始單據(jù)都須報(bào)銷人簽字確認(rèn)；二是發(fā)票的真實(shí)性，報(bào)銷人通過全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)或稅務(wù)機(jī)關(guān)官網(wǎng)查詢并打印出相關(guān)發(fā)票的驗(yàn)真結(jié)果。合理性審核是指所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)、有利于提高經(jīng)濟(jì)效益的原則，是否違反中央“八項(xiàng)規(guī)定”。審核的主要內(nèi)容包括費(fèi)用開支額度是否合理、費(fèi)用支付是否符合行業(yè)一般標(biāo)準(zhǔn)、成本費(fèi)用開支范圍是否在控制范圍以內(nèi)、支出是否能夠產(chǎn)生最大經(jīng)濟(jì)效益。完整性審核包括基本內(nèi)容是否填寫完整、附件資料是否齊全、有關(guān)人員簽章是否齊全、審批流程是否完整。

2.出納支付。

出納人員接到會(huì)計(jì)復(fù)核簽字的記賬憑證后，登錄網(wǎng)上銀行系統(tǒng)，按照憑證上的支付信息錄入收款人/單位戶名、賬號(hào)、金額等相關(guān)內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后提交，提交的數(shù)據(jù)經(jīng)會(huì)計(jì)和主管會(huì)計(jì)雙重復(fù)核之后完成支付。

二、培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷存在的問題及難點(diǎn)

受技術(shù)、資金、硬件設(shè)施等多方面因素的影響，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)無(wú)法完全發(fā)揮其功能優(yōu)勢(shì)，整個(gè)報(bào)銷過程中依然存在各種弊端和漏洞。

（一）報(bào)銷系統(tǒng)日常維護(hù)管理效率低

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)為載體利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、處理和分析，如果網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遭受破壞或計(jì)算機(jī)運(yùn)行出現(xiàn)故障，都會(huì)直接影響系統(tǒng)正常運(yùn)行。為保障系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，院本級(jí)委托系統(tǒng)開發(fā)商負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常運(yùn)維管理。該公司相關(guān)技術(shù)人員因?yàn)楫惖氐年P(guān)系，只能遠(yuǎn)程進(jìn)行系統(tǒng)的日常管理與維護(hù)、日常故障排除等操作。由于地域、時(shí)間和空間的限制，問題的反饋相對(duì)比較滯后，溝通不太順暢，特別是對(duì)一些專業(yè)性比較強(qiáng)的問題，往往雙方難以正確了解對(duì)方的想法，導(dǎo)致問題出現(xiàn)后處理時(shí)間較長(zhǎng)、甚至數(shù)據(jù)處理錯(cuò)誤的情況，降低了工作效率。

（二）紙質(zhì)原始憑證審核方式落后

在現(xiàn)有的軟件和硬件條件下，紙質(zhì)原始憑證還無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子化財(cái)務(wù)審核，再加上培訓(xùn)班業(yè)務(wù)所取得的各種原始票據(jù)種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜、金額偏大，人工審核原始單據(jù)是一件非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事。人工審核的結(jié)果和效率完全依賴審核會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)能力及熟練程度，通過人工去判斷經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)總會(huì)出現(xiàn)遺漏，存在無(wú)法管控的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）某些系統(tǒng)功能不太適應(yīng)培訓(xùn)費(fèi)管理需求

這個(gè)問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是培訓(xùn)費(fèi)用總額的控制，根據(jù)最新的培訓(xùn)費(fèi)管理辦法，師資費(fèi)已不包含在培訓(xùn)費(fèi)的分類綜合定額標(biāo)準(zhǔn)范圍以內(nèi)，但是報(bào)銷單的審核規(guī)則還是按照原有標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的，導(dǎo)致報(bào)銷人在填制一些師資費(fèi)比較多的培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷單時(shí)無(wú)法保存，給報(bào)銷人帶來(lái)了不少困擾。二是由于在系統(tǒng)前期建設(shè)階段考慮不夠周全，導(dǎo)致缺少培訓(xùn)費(fèi)的計(jì)劃、籌備和實(shí)際報(bào)銷情況的智能監(jiān)控對(duì)比管理功能而言，已不能滿足培訓(xùn)業(yè)務(wù)管理不斷發(fā)展和變化的速度。

（四）業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)連接渠道未開通

在報(bào)銷過程中，一部分業(yè)務(wù)還需要通過第三方系統(tǒng)來(lái)完成數(shù)據(jù)的錄入和統(tǒng)計(jì)，比如發(fā)票驗(yàn)真須通過增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)、個(gè)稅稅金的計(jì)算和繳納須通過電子稅務(wù)系統(tǒng)、出納支付和公務(wù)卡還款須通過銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)等?，F(xiàn)行的財(cái)務(wù)系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部信息共享，還無(wú)法與外部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)對(duì)接，信息整合效率低下，存在信息重復(fù)錄入的情況，無(wú)形之中增加了管理成本，造成資源浪費(fèi)。

三、提升培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷管理的建議

（一）重視提高運(yùn)維管理效率

隨著業(yè)務(wù)量增加，數(shù)據(jù)不斷累積，維持系統(tǒng)運(yùn)作的壓力會(huì)越來(lái)越大，如何加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)維管理成為一個(gè)不容忽視的問題。委托第三方專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行日常運(yùn)維管理不失為一種可行的辦法，但是信息技術(shù)人員大多對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)知之甚少，同時(shí)財(cái)務(wù)人員也并不太精通計(jì)算機(jī)方面知識(shí)，因此，財(cái)務(wù)人員和技術(shù)人員之間就會(huì)存在信息對(duì)接缺口。正所謂求人不如求己，我們可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從以下兩個(gè)方面培養(yǎng)自己的財(cái)務(wù)信息人才。一是對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)信息技術(shù)方面培訓(xùn)，提高信息技術(shù)及業(yè)務(wù)操作水平；二是從社會(huì)或高校引進(jìn)財(cái)務(wù)信息人員，促其精通財(cái)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)知識(shí)，迅速打造一支復(fù)合型的管理人才隊(duì)伍。

（二）繼續(xù)推進(jìn)紙質(zhì)單據(jù)數(shù)字化智能審核進(jìn)程

數(shù)字化財(cái)務(wù)管理是大勢(shì)所趨。我們可以根據(jù)單位的條件、特點(diǎn)和要求，制定適合實(shí)際需要的單據(jù)審核信息化管理程序。通過技術(shù)手段智能識(shí)別票據(jù)信息，獲取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置好的審核規(guī)則和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，自動(dòng)判斷單據(jù)是否符合規(guī)則，并及時(shí)生成審核結(jié)果反饋給報(bào)銷人。如果能實(shí)現(xiàn)智能審核，就可以進(jìn)一步將財(cái)務(wù)人員從繁瑣的審核工作中解放出來(lái)，降低人工成本，提高辦事效率，讓財(cái)務(wù)人員有更多時(shí)間和精力去提煉財(cái)務(wù)信息的含金量，為科研事業(yè)和單位發(fā)展提供更好、更高質(zhì)量的服務(wù)。

（三）進(jìn)一步改進(jìn)完善財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)和完善是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性工程，需要在系統(tǒng)實(shí)施過程中，不斷查缺補(bǔ)漏、優(yōu)化功能。按照最新的財(cái)務(wù)管理要求，重新梳理單位管理制度，清理那些已經(jīng)不符合或明顯落后不實(shí)用的功能，對(duì)其進(jìn)行升級(jí)改造。財(cái)務(wù)系統(tǒng)作為一種管理工具，也需要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，最終達(dá)成系統(tǒng)整體的完善提升，這樣才能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（四）構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化信息交換平臺(tái)

利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打破系統(tǒng)屏障，在兩個(gè)系統(tǒng)之間創(chuàng)建一個(gè)信息共享交換平臺(tái)或接口，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部與外部信息對(duì)接。業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息的有效融通，能讓信息使用者快速找到所需要的信息，也使各類數(shù)據(jù)信息能在系統(tǒng)之間精準(zhǔn)快捷地轉(zhuǎn)換，所有原始數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以重復(fù)利用，減少了數(shù)據(jù)輸入工作量和人為錯(cuò)誤，提高整體的財(cái)務(wù)管理能力和水平。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)、社會(huì)時(shí)代蓬勃發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化的普及運(yùn)用不可阻擋。信息技術(shù)最終會(huì)覆蓋財(cái)務(wù)的所有領(lǐng)域，基礎(chǔ)繁瑣的財(cái)務(wù)工作將逐步被人工智能所取代，會(huì)計(jì)領(lǐng)域也會(huì)迎來(lái)大數(shù)據(jù)時(shí)代，開始新一輪的信息化革命。如何在信息化改革浪潮中站穩(wěn)腳跟、乘風(fēng)破浪，完成從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)到管理會(huì)計(jì)的華麗轉(zhuǎn)身，依然是財(cái)務(wù)人員面臨的重要挑戰(zhàn)。

資助項(xiàng)目： 中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金“農(nóng)業(yè)科研院所內(nèi)部控制體系建設(shè)研究”（1630012021003）。