王羨雯

摘 要：隨著我國社會事業(yè)發(fā)展和基礎(chǔ)教育經(jīng)費投入逐年增加，隨著新信息技術(shù)的大力發(fā)展，財務(wù)審批流程成為財務(wù)流程中最迫切創(chuàng)新的環(huán)節(jié)之一。而傳統(tǒng)費用報銷模式中種種原因?qū)е聢箐N困難，反復(fù)返工，造成工作效率低下，各種費用不易監(jiān)管，形成管理壁壘。本文以學(xué)校培訓(xùn)差旅費的報銷為例，以辦公軟件釘釘為基礎(chǔ)，創(chuàng)新改革該校的傳統(tǒng)報銷模式。通過財務(wù)流程創(chuàng)新，各管理人員通過流程平臺可實時掌握項目相關(guān)情況，讓管理控制更到位，及時作出決策調(diào)整，糾正控制偏差。

關(guān)鍵詞：公立學(xué)校;財務(wù)報銷流程;釘釘平臺;培訓(xùn)費;差旅費

中小學(xué)校作為基礎(chǔ)教育的中堅力量，對我國教育事業(yè)的貢獻是長期且持續(xù)性的，而其資金來源基本依靠財政撥款，隨著我國社會事業(yè)發(fā)展和基礎(chǔ)教育經(jīng)費投入逐年增加，財政的資金量也在逐年增大，財務(wù)制度的要求也在逐年提高。對于老師來說，與學(xué)校的財務(wù)制度接觸最多的就是培訓(xùn)、差旅費的報銷。傳統(tǒng)的報銷模式涉及教務(wù)和財務(wù)兩個部門，報銷流程煩瑣，占用了老師大量的時間，間接影響了老師的教學(xué)工作。同時，財務(wù)部門又要花費大量的時間頻繁重復(fù)解答報銷相關(guān)問題，工作效率低下。鑒于此，本文以溫州市某公立高級中學(xué)為例，闡述改革培訓(xùn)、差旅費報銷的流程，為進一步完善中小學(xué)的財務(wù)報銷的信息化進行鋪墊。

一、引言

溫州市某公立高級中學(xué)成立于2001年，現(xiàn)有在校生約2600生，在編教師約230人，行政年度部門預(yù)算約8000萬。學(xué)校建立由校長室、各職能部門、年級部、教研組等機構(gòu)組成的管理網(wǎng)絡(luò)，分別承擔(dān)相應(yīng)的管理職能，以確保政令暢通、分工合作、條塊結(jié)合、各司其職。其中，教師發(fā)展處主要負責(zé)師資隊伍建設(shè)，制定師資隊伍建設(shè)規(guī)劃和培訓(xùn)計劃，提高教師的職業(yè)道德水平、專業(yè)水平、創(chuàng)新素質(zhì)和科研能力。教師培訓(xùn)計劃又具體分為浙江省教育廳教師培訓(xùn)管理平臺（以下簡稱“省師訓(xùn)平臺”）和平臺之外額外的一些學(xué)習(xí)培訓(xùn)指派工作;學(xué)校財務(wù)處主要負責(zé)執(zhí)行國家各級政府及相關(guān)部門的財務(wù)制度，按照學(xué)校的實際情況制定該校的相關(guān)財務(wù)管理規(guī)章制度、內(nèi)控制度和具體實施方案;對項目經(jīng)費的資金進行管理監(jiān)督、支出發(fā)票核查并接受上級教育行政部門和財政、稅務(wù)、審計、監(jiān)察等相關(guān)職能部門的監(jiān)督。2019年該校發(fā)生培訓(xùn)經(jīng)費報銷約75萬，差旅費約22萬，近400人次。

二、傳統(tǒng)報銷流程及存在的問題

1.傳統(tǒng)報銷流程步驟

（1）事前申請階段。外出培訓(xùn)老師在省師訓(xùn)平臺開放期間報名培訓(xùn)，并經(jīng)相關(guān)行政領(lǐng)導(dǎo)審批后才能申報成功。實際外出培訓(xùn)時，經(jīng)辦人填寫《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動審批單》，后經(jīng)教師發(fā)展處、分管教學(xué)校長簽字后方可參加外出培訓(xùn)。

（2）事后審批階段。經(jīng)辦人返校后要提交培訓(xùn)心得、學(xué)習(xí)小結(jié)，然后由教師發(fā)展處主任在《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動審批單》簽字確認;經(jīng)辦人到財務(wù)室填寫《差旅費報銷單》，整理相關(guān)報銷附件后到財務(wù)室進行初步審核;經(jīng)辦人拿著報銷材料找各級管理人員審核、審批簽字;經(jīng)辦人將經(jīng)審批后的報銷材料交給出納排隊報銷。

2.傳統(tǒng)報銷存在的問題

（1）由于不同信息平臺數(shù)據(jù)無法對接，存在重復(fù)申請、審核的情況。學(xué)校教師培訓(xùn)計劃具體分為省師訓(xùn)平臺和平臺以外額外的一些學(xué)習(xí)培訓(xùn)指派工作。省師訓(xùn)平臺一年按學(xué)期開放兩次，老師必須在平臺開放期間申報，完成培訓(xùn)課程報名即意味著已經(jīng)經(jīng)過學(xué)校行政人員的審批。而老師在實際外出培訓(xùn)之前又要填報《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動審批單》，該表上的行政審批人與省師訓(xùn)平臺上的行政審批人完全一致，存在重復(fù)申請、審批的情況，造成人力資源的極大浪費。

（2）因找不到審核、審批人而難以報銷。由于學(xué)校工作性質(zhì)的特殊性，通常行政人員都是“雙肩挑”，既是行政人員又是任課老師，在辦公室里找不到行政審批人員是常事，再加上報銷人員本身也是老師也要上課，于是報銷人員和行政審批人員時間經(jīng)常錯開，報銷人員為了報銷要東奔西跑，往返多趟。

（3）不同部門對報銷材料的審核要求不同，報銷難度大。教師發(fā)展處和財務(wù)部門因工作性質(zhì)不同，對同樣報銷材料有不同的審核要求，導(dǎo)致報銷材料數(shù)次返工。比如：教師發(fā)展處往往更注重教師培訓(xùn)申請是否屬于省教師教育平臺的培訓(xùn)，培訓(xùn)完成后培訓(xùn)心得、小結(jié)是否上交，從而利于學(xué)校的整體師資隊伍的建設(shè)。而財務(wù)部門往往更注重老師外出培訓(xùn)是否事先經(jīng)過相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批、是否遵守公務(wù)卡使用制度等。而且由于信息不對稱，特別是當財務(wù)報銷制度有變動時，工作人員需要花費大量的精力和時間向報銷老師解釋，無形中增加了工作量。

（4）簽字報銷材料存在各種錯漏。簽字報銷材料也會存在各種錯漏，既增加了工作人員的審查難度，也大大降低了工作效率。

（5）財務(wù)報銷沒有信息化，無法實時跟蹤。由于財務(wù)報銷沒有信息化，無法實時跟蹤了解各項經(jīng)費支出，教師發(fā)展處在安排實施培訓(xùn)計劃時往往缺乏數(shù)據(jù)支撐，比如：已經(jīng)發(fā)生培訓(xùn)經(jīng)費多少，已審批未報銷又是多少等數(shù)據(jù)，導(dǎo)致無法按輕重緩急合理地安排本年剩余培訓(xùn)預(yù)算。

三、基于釘釘平臺的報銷流程

該校準備以釘釘為創(chuàng)新財務(wù)審批流程的平臺，外出培訓(xùn)不再由老師發(fā)起，而是直接由教師發(fā)展處指派，所有報銷材料在線提交審核，形成相互連接、簡單快捷、高效的培訓(xùn)報銷財務(wù)審批流程。

1.創(chuàng)新后的財務(wù)報銷流程

（1）事前申請階段。直接由教師發(fā)展處派發(fā)，不再由外出培訓(xùn)人員發(fā)起。由于省師訓(xùn)平臺上的培訓(xùn)項目老師報名時均已經(jīng)過相關(guān)處室人員審批，審批后能生成一一對應(yīng)的培訓(xùn)數(shù)據(jù)信息，將之導(dǎo)入至釘釘“研訓(xùn)公出”端口，直接生成《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動審批單》。非省平臺上的培訓(xùn)也基本會以文件的形式由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后派發(fā)至外出培訓(xùn)老師，從而生成《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動審批單》。

（2）事后審批階段。老師接收到《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動審批單》后，即可按時參加培訓(xùn)。培訓(xùn)完成后，發(fā)起報銷時關(guān)聯(lián)前期的《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動審批單》可自動生成《報銷審批單》，所有報銷材料在線提交審核，進入逐級審批環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員無紙化審批、遠程審批?！秷箐N審批單》審批完成后，報銷人只要打印《報銷審批單》并簽字，把所有報銷的紙質(zhì)材料遞交到財務(wù)室并即可完成報銷手續(xù)。

2.創(chuàng)新后財務(wù)報銷流程的優(yōu)勢

（1）極大程度方便了報銷人員。基于釘釘平臺的報銷流程實施后，報銷人員不再需要反復(fù)尋找散落在校園各個角落的行政人員，全程只需一趟遞交紙質(zhì)報銷材料到財務(wù)室即可，報銷流程中全程簽字人員由9個縮減為1個，實現(xiàn)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)多跑路，職工少跑路的目標。而隨著電子發(fā)票的推廣，待各類交通票據(jù)也能實現(xiàn)電子發(fā)票的時候，該電子報銷流程更有望實現(xiàn)從“最多跑一趟”到“一趟不用跑”。

（2）提高各部門的工作效率。實現(xiàn)了報銷人或?qū)徟司梢詫崟r查看審核情況，全程透明可追蹤，大幅度的提高各部門的工作效率。實現(xiàn)了審批流程中可以靈活傳遞給任何需要作補充或修改的管理人員，并留下修改意見的痕跡。

（3）實現(xiàn)了違規(guī)示警。內(nèi)置自動識別風(fēng)險費用并給予提醒警告，讓申請人、審批人能夠有效把控費用的合理性。管理人員可實時根據(jù)財務(wù)規(guī)章制度的變化而設(shè)置報銷標準、注意要點等，實現(xiàn)“業(yè)財融合”，讓信息化的審批流程成為業(yè)務(wù)規(guī)范活動的“財務(wù)導(dǎo)航”。

（4）實現(xiàn)了校際數(shù)據(jù)資源共享的有效機制。財務(wù)處可以通過釘釘平臺預(yù)估出每個月的資金需要量和使用方向，合理安排資金，提高資金的使用效率;教師發(fā)展處通過釘釘平臺，根據(jù)組織內(nèi)的授權(quán)，可方便對項目經(jīng)費使用情況進行核查和統(tǒng)計，從而做出趨勢分析，為做出正確的管理決策奠定基礎(chǔ)，糾正管理過程中出現(xiàn)的偏差，從而提高了整個單位的管理效率。

（5）節(jié)約了學(xué)校的運行成本。信息化是無紙化辦公的前提和基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的報銷模式需要打印大量的審批材料到各處簽字，而采用創(chuàng)新后的信息化審批流程后打通了教師發(fā)展處和財務(wù)處的壁壘，不需要再重復(fù)打印材料，節(jié)約了學(xué)校的運行成本，也為學(xué)校創(chuàng)建智慧智能的校園添磚加瓦。

四、總結(jié)

隨著我國社會事業(yè)發(fā)展和基礎(chǔ)教育經(jīng)費投入逐年增加，加強中小學(xué)校財務(wù)管理信息化建設(shè)，既是社會事業(yè)快速發(fā)展的需求，也是現(xiàn)代財務(wù)管理的必然要求。同時伴隨著新信息技術(shù)的大力發(fā)展，財務(wù)審批流程又是財務(wù)流程中最迫切創(chuàng)新的環(huán)節(jié)之一。財務(wù)審批流程創(chuàng)新后可實現(xiàn)無紙化審批、遠程審批、通過利用新信息技術(shù)取代傳統(tǒng)審批方式，從根本上提高財務(wù)流程的審批效率和審批準確度，讓管理效率更高;通過財務(wù)流程創(chuàng)新，信息化的報銷流程不僅可以成為規(guī)范經(jīng)濟活動的“財務(wù)導(dǎo)航”，也可以成為管理手段的“儀表盤”，各管理人員通過流程平臺可實時掌握項目相關(guān)情況，及時作出決策調(diào)整，糾正控制偏差，讓管理控制更到位。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）