中國(guó)軟件評(píng)測(cè)中心（工業(yè)和信息化部軟件與集成電路促進(jìn)中心） 霍燕兵

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料的價(jià)值作用得到了重視，如何對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行發(fā)揮成為了檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)，這讓傳統(tǒng)的檔案管理會(huì)面臨挑戰(zhàn)還有機(jī)遇。在新的環(huán)境下，要做好檔案管理，便需要明確檔案管理面臨的挑戰(zhàn)還有機(jī)遇，結(jié)合于大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征、檔案管理的具體需要，探索應(yīng)對(duì)工作挑戰(zhàn)還有機(jī)遇的有效策略，讓檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，更好的彰顯出自身的價(jià)值。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)使得檔案服務(wù)工作質(zhì)量提高，相關(guān)工作人員應(yīng)該在素質(zhì)能力提高的前提下，對(duì)管理檔案的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改進(jìn)、優(yōu)化，使得管理的效率得以增長(zhǎng)，讓檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)，讓檔案價(jià)值得以充分發(fā)揮。在檔案管理的傳統(tǒng)模式往新模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變時(shí)，相關(guān)工作人員仍需要有長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，立足于現(xiàn)狀，也要明確大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的發(fā)展意義，使得檔案管理的活動(dòng)能夠獲得進(jìn)步發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)的影響下，廣大的管理檔案工作者們，對(duì)于信息技術(shù)的運(yùn)用更為常態(tài)化、普遍化，管理模式也在不斷創(chuàng)新、進(jìn)步。但是，管理人員也要了解到，當(dāng)今的檔案現(xiàn)代化管理，處于一個(gè)長(zhǎng)期的工作狀態(tài)，需要有步驟、有計(jì)劃有條不紊的逐步推進(jìn)，所以我們應(yīng)該將企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)和需求作為依據(jù)，并且不斷地調(diào)整檔案管理的共享模式，切勿盲目的管理、優(yōu)化，這樣只會(huì)大大的浪費(fèi)管理資源，同時(shí)也影響檔案管理的順利開展。

此外，在大數(shù)據(jù)影響下，檔案工作也面臨另一沖擊，即檔案規(guī)模逐步在擴(kuò)展，處理數(shù)據(jù)的工作量、難度變得更大，這讓檔案管理會(huì)面臨較大的挑戰(zhàn)，不管是要?jiǎng)?chuàng)新管理工作模式還是增加工作量，這都對(duì)相關(guān)工作人員的素質(zhì)有著更高的要求。而在社會(huì)上，檔案管理的重要性仍需要得到更多的普及，因此輕視檔案管理的狀況也是非常常見，檔案管理的被動(dòng)性模式仍沒(méi)有被全面的突破。

最后，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們能夠獲取檔案文件的途徑變得更多，網(wǎng)絡(luò)存在著共享性、開放性的特點(diǎn)，這會(huì)讓信息化檔案管理面臨重大挑戰(zhàn)，對(duì)于檔案工作者也是一個(gè)考驗(yàn)，所以更需要對(duì)檔案文件的安全性，做出保障工作，從而提高檔案安全意識(shí)，重視檔案收到損壞時(shí)會(huì)帶來(lái)的極大后果。而此一旦發(fā)生檔案泄露那是災(zāi)難性的、毀滅性的。對(duì)于如何形成泄露受到了很多原因的影響，技術(shù)、理念等層面因素都有。比如，在國(guó)家中，密級(jí)檔案若泄露，會(huì)使得國(guó)家面臨損失，在嚴(yán)重時(shí)，也會(huì)影響社會(huì)安定還有國(guó)家安全。在公民方面，信息泄露或信息被人惡意進(jìn)行傳播，會(huì)使其正常的工作生活被影響。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大至國(guó)家級(jí)，小至個(gè)人的檔案，都會(huì)有被竊取和傳播的風(fēng)險(xiǎn)，依托于大數(shù)據(jù)等技術(shù)，建設(shè)的檔案信息化管理模式需要對(duì)安全問(wèn)題從多方面進(jìn)行考慮，針對(duì)不同安全風(fēng)險(xiǎn)作出正確的預(yù)防和管控措施。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的機(jī)遇

檔案管理的系統(tǒng)會(huì)有功能多樣的特點(diǎn)，在管理檔案時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)能對(duì)檔案快速檢索查詢，也能分析提取相關(guān)資料，這非常有利于分層檔案信息[1]。而系統(tǒng)也能儲(chǔ)存形式不同的檔案，如音頻或視頻，它們都能被完整、及時(shí)的進(jìn)行儲(chǔ)存，這讓檔案信息在處理和收集上都提高了便利性。一些管理系統(tǒng)也有轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的功能，可以對(duì)檔案進(jìn)行視頻、圖表等形式的轉(zhuǎn)換，讓檔案信息實(shí)際質(zhì)量可以得到保障。

此外，在管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等的支持下，檔案可以被分類進(jìn)行儲(chǔ)存，系統(tǒng)也會(huì)有閱覽、檢索、下載或其他的功能，各人員在有權(quán)限的狀況下，便能隨時(shí)通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查詢，這能讓檔案信息提高利用率。在檔案系統(tǒng)支持下，檔案信息也能被分類及分析，使得檔案間關(guān)聯(lián)被充分明確，讓檔案形成規(guī)律性的一個(gè)結(jié)構(gòu)體系，使得檔案價(jià)值得以充分發(fā)掘，有利于檔案利用率增長(zhǎng)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代如何應(yīng)對(duì)檔案管理的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

3.1 做好檔案數(shù)字化建設(shè)，高效服務(wù)于企業(yè)人員

在建設(shè)智慧城市的目標(biāo)下，我們?cè)谏钌a(chǎn)不同方面中，均能嘗試探索智慧發(fā)展的多功能模式。在管理檔案時(shí)，智慧檔案的平臺(tái)建設(shè)是重要的起點(diǎn)，也會(huì)在未來(lái)變成企業(yè)管理檔案的重要需求。檔案管理的平臺(tái)搭建，是做好檔案數(shù)字化建設(shè)的重要一步，能讓傳統(tǒng)管理的不足得以解決，使得檔案能被合理的開發(fā)和利用。在大數(shù)據(jù)的影響下，電子檔案的計(jì)劃屬于管理檔案的新思路，其中對(duì)檔案的收集、整理、利用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行了結(jié)合，最終形成了數(shù)字化的實(shí)用型平臺(tái)，讓檔案能夠被充分的開發(fā)、利用。對(duì)于所形成的數(shù)字化檔案而言，能夠在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)被識(shí)別、檢索、閱讀，可以讓企業(yè)人員得到最高效的服務(wù)。

3.2 應(yīng)用精細(xì)化管理系統(tǒng)，檔案管理整體提升

在信息技術(shù)影響下，智能化、數(shù)字化的管理軟件得到了廣泛的運(yùn)用。在管理檔案時(shí)，應(yīng)該通過(guò)最新的軟件工具，精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效管理檔案，利用管理軟件，不斷對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，如：對(duì)相關(guān)工作人員的績(jī)效狀況進(jìn)行添加，對(duì)檔案室進(jìn)出的人員統(tǒng)計(jì)等，將檔案管理、辦公管理的所用軟件對(duì)接起來(lái)，在管理檔案的軟件內(nèi)導(dǎo)入各類審批信息等，是對(duì)檔案做好全周期的有效管理。在以軟件管理檔案時(shí)，企業(yè)人員要對(duì)信息化的意義有所了解，將信息化軟、硬件建設(shè)加強(qiáng)，同時(shí)購(gòu)置所需要的軟件設(shè)備、軟件工具。其中標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理系統(tǒng)運(yùn)用，也會(huì)對(duì)相關(guān)工作人員的能力有所要求，這需要人員應(yīng)該了解并具備一定的專業(yè)素質(zhì)，提升管理檔案的專業(yè)水準(zhǔn)，更需要定期培訓(xùn)計(jì)算機(jī)的操作方式。為此，企業(yè)還要更加重視培養(yǎng)、引進(jìn)人才，使得管理檔案的隊(duì)伍獲得新鮮血液，并對(duì)現(xiàn)有人員做好繼續(xù)教育、崗位培訓(xùn)、專家講座、分析數(shù)據(jù)的工作。在崗位培訓(xùn)中，應(yīng)該讓相關(guān)工作人員把專業(yè)技能知識(shí)夯實(shí)，定期學(xué)習(xí)信息技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提高認(rèn)知，培養(yǎng)責(zé)任意識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)等，保障他們能對(duì)管理系統(tǒng)熟練操作，參考檔案管理的需求，將管理工作高效完成，并提供完善信息服務(wù)，讓管理檔案的工作得到整體的提升。

3.3 檔案管理的共享模式，互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理

在信息技術(shù)支持下，云技術(shù)誕生了，它發(fā)展至今也較為成熟，有著廣泛的應(yīng)用空間、范圍。云技術(shù)需要智能設(shè)備等物理接口去聯(lián)通，智能設(shè)備在現(xiàn)階段的普及率也較高。為此，在信息化的檔案管理中，企業(yè)需要對(duì)云技術(shù)的運(yùn)用提高關(guān)注，應(yīng)該通過(guò)它的優(yōu)勢(shì)，讓內(nèi)部檔案能夠極大的提高共享水平，逐步實(shí)現(xiàn)云管理檔案的目標(biāo)。而在云技術(shù)的正確使用中，企業(yè)還需要提高對(duì)與網(wǎng)絡(luò)安全的關(guān)注，相應(yīng)的工作人員也應(yīng)該具備檔案安全、網(wǎng)絡(luò)安全的知識(shí)儲(chǔ)備。在技術(shù)運(yùn)用中，從檔案的權(quán)限設(shè)置、防火墻設(shè)置、定期維護(hù)等多方面抓起，使得檔案安全獲得充分保障，將檔案放進(jìn)“保險(xiǎn)箱”。最后，在共享模式的建設(shè)中，檔案部門不能單獨(dú)運(yùn)轉(zhuǎn)，需要企業(yè)的不同部門之間彼此互通、協(xié)作，檔案部門要高度保持工作的主動(dòng)意識(shí)，做好檔案共享的紐帶和橋梁。對(duì)于主動(dòng)完善檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)共享模式，促使互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理能夠順利實(shí)施，還需要不斷創(chuàng)新。

3.4 實(shí)用性的檔案管理模式，無(wú)紙化辦公

在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，對(duì)于如何做好檔案管理工作是一個(gè)考驗(yàn)，需要明確檔案管理中可能面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，并結(jié)合數(shù)據(jù)時(shí)代的特征、檔案管理的需求，進(jìn)行不斷地探索、發(fā)掘檔案管理模式的實(shí)用性，是極具必要的、可研究的。其中蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)V8.0，是一款能夠?qū)崿F(xiàn)線上檔案管理一體化的工具，其中包含文件管理、檔案整編、檔案管理等三大類功能。文件管理包含文件著錄、原文管理、文件歸檔、文件查詢，其中文件著錄包含文件著錄、著錄定義、管理界面、修改字符、文件回收等功能，在該應(yīng)用技術(shù)下可以有效地規(guī)避《檔案著錄規(guī)則》可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并系統(tǒng)化、格式化的完成著、錄功能。檔案整編是完成歸檔文件的組卷，組卷即將若干互有聯(lián)系的文件編立成案卷的過(guò)程，是極其復(fù)雜的過(guò)程，但是在系統(tǒng)中操作組卷，有固定的流程，固定的格式，固定的排序，遠(yuǎn)比起原始的組卷更加標(biāo)準(zhǔn)化，更有質(zhì)量保證。檔案管理包含檔案著錄、利用管理、多媒體管理、庫(kù)房管理、原文管理、檔案查詢等功能，其中利用管理包含利用配置、利用統(tǒng)計(jì)，能夠智能的分析出檔案在利用中可能需要的統(tǒng)籌數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)哪些文件的利用率最高，對(duì)于研究潛在價(jià)值有極大幫助，同時(shí)，在線上做到利用，減少了重復(fù)利用對(duì)紙質(zhì)檔案的損害，不僅做到無(wú)紙化辦公，同時(shí)隨時(shí)隨地就可以通過(guò)軟件看到文件，同時(shí)也提高了工作效率。

3.5 優(yōu)化檔案?jìng)浞莺土舸妫寯?shù)據(jù)完全、可靠

不同于紙質(zhì)檔案的留存保管，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子文檔的備份、留存也是非常重要的環(huán)節(jié)。在管理電子檔案時(shí)，應(yīng)該通過(guò)信息技術(shù)，去完善檔案的備份和留存工作，讓傳統(tǒng)管理的問(wèn)題得以彌補(bǔ)，使得管理活動(dòng)提高效率，從而優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)體系，調(diào)整檔案利用模式，達(dá)到開發(fā)、利用一體化。備份一體機(jī)是檔案?jìng)浞莺土舸嬷斜夭豢缮俚臋C(jī)器，其自身自帶系統(tǒng)，開機(jī)后可以設(shè)定自動(dòng)備份或一段時(shí)間內(nèi)自動(dòng)備份，可通過(guò)有線、無(wú)線的途徑，來(lái)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)的功能，巨型存儲(chǔ)空間得以讓檔案工作變得更加完全、可靠。在現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用變得十分廣泛，它讓檔案管理獲得了新路徑，得到了新的思路。企業(yè)在管理檔案時(shí)，要多去利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，電子化、信息化的對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，將文字轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，相互整合圖片、影音等類型信息，按類型去完成備份、存儲(chǔ)，使得檔案內(nèi)容得以完善，讓檔案可以發(fā)揮其最大的價(jià)值，被更高效的留存還有備份。最后，受大數(shù)據(jù)所影響，檔案管理會(huì)更有便利性，檔案的價(jià)值也會(huì)增長(zhǎng)，檔案人員要不斷探索，總結(jié)創(chuàng)新、科學(xué)的保管或搜集檔案的機(jī)制，使得檔案服務(wù)能夠充分提高質(zhì)量水平。

4 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量更多，需要處理的信息量更大，隨之?dāng)?shù)據(jù)信息也變得更有價(jià)值，這使得檔案已經(jīng)成為企業(yè)非常重要的資源。那么如何讓檔案被最大化、最有效地去利用，讓檔案價(jià)值被更有效地挖掘，目前已經(jīng)成為各大企業(yè)會(huì)重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題了。在大數(shù)據(jù)影響下，檔案管理面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇，怎么讓檔案管理得到創(chuàng)新，讓管理的效率和水平得以提高變得非常重要。企業(yè)需要明確檔案管理的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，更需要結(jié)合自身實(shí)際還有管理檔案的需求，從正確、積極的角度對(duì)各項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行整合、運(yùn)用，逐漸形成有建設(shè)實(shí)用性的信息化檔案管理模式，不斷提高自身檔案管理的效率和水平。

引用

[1] 楊桂嬋.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案工作淺談[J].山東檔案,2019,233(6):78-79.