王蕾

（吉林市住房公積金管理中心檔案室，吉林吉林 132000）

0.引言

住房公積金制度在全國推行至今，對社會穩(wěn)定作出了重要的貢獻。住房公積金存檔是經(jīng)辦機關(guān)在受理住房公積金服務(wù)活動過程中的事實記載，內(nèi)容主要包括了個人住房補貼的繳存、支取和個人住房公積金貸款管理等方面。它是指繳存單元和工作人員在房屋補貼的賬號設(shè)置、繳存、支取、利用、變動、注銷等服務(wù)活動中產(chǎn)生的資料，有參考使用價值。它是國家從事住房公積金監(jiān)督管理的主要職責(zé)機關(guān)、經(jīng)辦機關(guān)，以及對繳存單位進行監(jiān)督管理的重要基礎(chǔ)。由此可見，住房公積金檔案管理工作意義重大。

1.住房公積金檔案特點分析及管理研究概述

1.1 住房公積金檔案特點分析

1.1.1 采集廣泛

設(shè)立公積金檔案制度的機關(guān)、環(huán)節(jié)眾多，有國家住房公積金管理中心、辦公室。有各金融機構(gòu)，如商業(yè)銀行、擔(dān)保企業(yè)、財產(chǎn)公證處等。還有繳存工作單位、繳存員工都是對住房公積金歸檔收集環(huán)節(jié)的重要貢獻者。

1.1.2 內(nèi)容多元

住房公積金服務(wù)，主要有為單位個人開設(shè)帳戶、支付、賬戶轉(zhuǎn)移合并、支取、信息更新、對帳查詢、個人住房貸款管理等內(nèi)容。在住房公積金業(yè)務(wù)和管理流程上，由于行業(yè)劃分的差異，形成的住房公積金檔案信息也呈現(xiàn)出多樣性。

1.1.3 留轉(zhuǎn)規(guī)范

住房公積金的柜臺服務(wù)均需要向有關(guān)單位以及當(dāng)事人提交各種材料，由承辦機關(guān)初審合格后，辦理具體服務(wù)，與此同時保存紙質(zhì)材料，在通過幾道流程之后建立并歸檔。

1.1.4 周期性

主要反映在個人住房貸款方面，貸款從審查、辦理、協(xié)議、貸款、信息調(diào)整、提前部分償還到最后全額償還，整個流程要經(jīng)過10幾或20幾年。期間會繼續(xù)補充有效的歸檔材料，在歸還后還要形成規(guī)定的材料。而檔案建立時間也就是貸款的期限。

1.1.5 針對性

對于住房公積金檔案查詢非常規(guī)范，通常只是繳存職工本人、公安機關(guān)、公積金監(jiān)督機構(gòu)等享有相應(yīng)的查詢權(quán)力，而其他個人和機構(gòu)沒有權(quán)力對檔案信息進行查詢。住房公積金投資規(guī)模龐大，經(jīng)營風(fēng)險損失必須消除。它的支付、運用都有嚴(yán)密的監(jiān)督程序，對住房公積金經(jīng)營的監(jiān)督、審核都必須憑當(dāng)時受理的經(jīng)營發(fā)票來判斷。建立的住房公積金檔案信息系統(tǒng)不僅為公積金管理中心自己的經(jīng)營進行服務(wù)，而且也為所有繳存單位或個人進行檔案查詢。所以每一家繳存單位、職工都是住房公積金檔案信息系統(tǒng)的用戶。

1.1.6 時效性

在經(jīng)辦住房公積金相關(guān)業(yè)務(wù)時必須按時將有關(guān)信息、資料等進行存檔。雖然住房公積金的管理工作具有很大的及時性，但假如在一定的時期不能及時做好信息歸檔，那將會大幅增加將來的管理工作難度。比如，職工如需要受理房屋信貸，當(dāng)受理了相應(yīng)的服務(wù)之后，由于經(jīng)辦者不能立即對信息系統(tǒng)進行歸檔，亦即在信息系統(tǒng)內(nèi)無法表明職工已受理了該服務(wù)，職工在以后進行公積金項目申辦時就必須重新填報相應(yīng)信息系統(tǒng)，申辦該服務(wù)，這樣就對職工的服務(wù)申辦形成了負面的影響。要求經(jīng)辦人員在商業(yè)銀行職工住房貸款公積金申辦中注意服務(wù)申辦的及時性，能夠現(xiàn)辦現(xiàn)存。

1.1.7 復(fù)雜性

住房公積金的經(jīng)辦機關(guān)、繳存單位、對應(yīng)主管機關(guān)的繳存人員等均是住房公積金文件的構(gòu)成內(nèi)容。同時，上述部門中一般也包括了其他的公證部門、承辦機構(gòu)、商業(yè)銀行等，所以結(jié)構(gòu)也相當(dāng)繁雜。由于當(dāng)前的住房公積金檔案制度通常包括3個類型：歸集、支取和償還貸款，而各類業(yè)務(wù)檔案制度中又具有其他各個階段的分類，使得住房公積金的檔案管理內(nèi)涵也相當(dāng)豐富。

1.2 住房公積金檔案管理的意義

住房公積金歸檔材料是中國住房公積金管理局在業(yè)務(wù)管理工作中，由于住房公積金業(yè)務(wù)的進行而形成的歸檔材料。同時，也由于業(yè)務(wù)的形成、進展而更加健全，其內(nèi)涵也不斷豐富，材料總量進一步擴大。它是中國住房公積金系統(tǒng)所有服務(wù)管理工作的基石，是各職能管理機構(gòu)、承辦機關(guān)開展服務(wù)管理工作的基礎(chǔ)。它保存著承辦者、當(dāng)事人進行的歷史文化資源，同時兼具原始性和法制性的作用[1]。當(dāng)經(jīng)辦人變動、當(dāng)事人記憶不清晰、貸款人管理出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)或者有關(guān)部門組織人員查詢問題時，各方當(dāng)事人都能夠以檔案為依據(jù)，及時做出適當(dāng)?shù)奶幹?，從而將服?wù)管理規(guī)范化、合法化，使經(jīng)營的風(fēng)險減至最低限度。

住房公積金檔案管理的規(guī)范化，直接確定著住房公積金服務(wù)管理工作的服務(wù)質(zhì)量。住房公積金檔案管理工作是對繳存單位和工作人員切身利益的保障工作，并擔(dān)負為住房公積金管理機構(gòu)正常工作服務(wù)。住房公積金優(yōu)惠政策如何切實促進廣大人民群眾利益，提高住房條件，切實解決人民房屋狀況問題，是關(guān)系到國計民生的大事，是構(gòu)建社會主義和諧社會的關(guān)鍵部分。

2.住房公積金檔案管理存在的風(fēng)險

2.1 檔案信息收集環(huán)節(jié)風(fēng)險

文檔信息采集，主要有對網(wǎng)絡(luò)電子文檔和紙張文檔的信息電子化采集。在此流程中，紙質(zhì)文檔的載體、空間和形式均發(fā)生了一定程度的變化，載體易于變化，空間易于被隨意縮小或拓展，形式容易任意被變化，這些均對文檔的原始性和真實性都造成了干擾。而且，隨著文檔信息量的爆炸式增加，以及紙質(zhì)文檔類型繁雜、規(guī)模龐大的數(shù)字化處理，歸檔保管上的困難可想而知，信息在保存流程中也極容易存在漏收或誤收的問題，從無形中增加了安全風(fēng)險[2]。

2.2 檔案管理機制有待完善

現(xiàn)在中國的住房公積金檔案管理還沒有相對完善的管理規(guī)定規(guī)范和機制，而且各個地方也并未對住房公積金內(nèi)容進行統(tǒng)一，不少地方的住房公積金管理制度也并未主動借鑒其他地方的管理制度，所以在跨地區(qū)的管理中操作性并不強。住房公積金檔案管理制度作為一個比較全新的內(nèi)容，由于能夠掌握的管理經(jīng)驗并不多，從而所構(gòu)建出的檔案管理制度并沒有系統(tǒng)性、統(tǒng)一性和全方位，也沒有對公積金的管理工作形成較強的制約。

2.3 檔案管理隊伍有待建設(shè)

在進行檔案歸檔時，許多文書資料由各個組織部門而來，各個部門之間負責(zé)各自的內(nèi)容，導(dǎo)致業(yè)務(wù)無法高效銜接，導(dǎo)致有關(guān)文檔無法實現(xiàn)資源共享。由于對住房公積金檔案無法進行合理的管理利用，導(dǎo)致資料大量浪費。同時，由于管理住房公積金檔案管理工作的人員大多是臨時安置的，不少工作人員都沒有檔案保管的經(jīng)歷、知識和技巧，尤其是由于他們的計算機操作能力欠缺，且缺乏與住房公積金檔案有關(guān)的專業(yè)知識。

3.住房公積金檔案管理策略

3.1 規(guī)范歸檔程序強化責(zé)任落實

公積金管理行政中心要根據(jù)《住房公積金管理條例》等相關(guān)規(guī)章制度，建立符合本單位具體情況的檔案保管執(zhí)行規(guī)定，用管理制度來規(guī)范檔案存檔的管理工作。健全檔案管理的保密工作規(guī)章制度、管理者崗位責(zé)任制、出入庫管理記錄制等規(guī)定，努力做到有規(guī)可依，以確保檔案信息的正確、完整、安全。嚴(yán)格落實檔案相關(guān)程序。在歸檔之前，歸檔部門必須及時對資料予以再次核對，以確保歸檔信息的完整性。由檔案管理人員按照業(yè)務(wù)種類和產(chǎn)生的具體日期對資料按序編碼，并及時立卷及裝訂成冊計歸檔管理。當(dāng)年的檔案，在裝訂成冊及立卷工作結(jié)束后可由歸檔人員臨時保存，到期以后交由檔案管理機構(gòu)進行保管。移送到檔案管理機構(gòu)的文檔，須保留卷冊原有密封，特別情況下需要通過拆封方式予以重新整理。各機構(gòu)均應(yīng)設(shè)置獨立的檔案管理崗，各機構(gòu)與檔案管理工作人員須密切配合，檔案必須實行科學(xué)的分類管理、高效的保護和利用、全面的安全風(fēng)險管理[3]。同時，設(shè)立考評激勵機制和懲罰激勵機制，以充分調(diào)動檔案部門保管人員工作的積極性，以推動檔案保存工作順利發(fā)展。

3.2 構(gòu)建完善的檔案管理機制

住房公積金對應(yīng)機構(gòu)必須要通過自己的現(xiàn)實狀況，對住房公積金檔案保管的制度進行完善，以了解住房公積金檔案保管流程中涉及的管理、存檔、處理、查閱等事務(wù)，從而使得檔案管理人員可以更準(zhǔn)確、高效地對檔案進行管理，并以此保證了住房公積金信息的準(zhǔn)確性和有效性，使住房公積金檔案規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)化，滿足了檔案保管的需求。由此可見，住房公積金檔案保管制度是建立社會主義和諧社會、化解住房公積金利率問題、完善住房保障體系的重要基石，不僅是對機構(gòu)檔案管理的內(nèi)容。相應(yīng)的，住房公積金管理部門必須有效實現(xiàn)相應(yīng)的管理任務(wù)和責(zé)任目標(biāo)，將其融入公共積累的考核制度內(nèi)，以便于有效化解檔案管理中出現(xiàn)的問題，并建立與信用貸款制度相應(yīng)的責(zé)任激勵機制。

3.3 推進檔案信息的結(jié)構(gòu)化

大數(shù)據(jù)管理背景下，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化是一項基礎(chǔ)性工作，它能夠更好地保證檔案數(shù)據(jù)安全，提升檔案管理工作效率。因此針對信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析繁雜、容量大、發(fā)展快速的形勢，進一步提高檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的穩(wěn)定性是十分必要的。在具體管理工作中，對檔案數(shù)據(jù)信息的結(jié)構(gòu)化處理是一個基礎(chǔ)工作，經(jīng)過結(jié)構(gòu)化處理后的檔案數(shù)據(jù)管理可以對檔案信息統(tǒng)計的分類與利用有極大的促進作用，更有利于對檔案信息統(tǒng)計的有效管理與保密。一旦發(fā)現(xiàn)非法數(shù)據(jù)信息侵犯，在第一時間內(nèi)就可以辨別出來[4]。在進行了檔案信息統(tǒng)計的結(jié)構(gòu)化處理以后，數(shù)據(jù)管理也被進一步規(guī)范化，可以極大提升檔案管理的安全性。

3.4 推進檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)化

與傳統(tǒng)的檔案保管方式相比，現(xiàn)代檔案保管發(fā)展空間很大，但對檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全保護也并非一勞永逸的事。在大數(shù)據(jù)管理背景下的檔案保管工作雖然以新的形態(tài)存在，但制度的建設(shè)和健全還趕不上時代快速發(fā)展的腳步，如果檔案保管的效果達不到應(yīng)有的預(yù)期，檔案安全也就無法完全保障。于是，檔案安全管理體系的建立健全就變成了檔案管理工作發(fā)展的一項重點。在整個檔案管理工作流程中，檔案信息安全準(zhǔn)入機制及其監(jiān)管都是最需要優(yōu)先考慮的方面，并以體制為準(zhǔn)則、以機制為標(biāo)準(zhǔn)，實施了嚴(yán)格的分級管理。

3.5 不斷創(chuàng)新業(yè)務(wù)職責(zé)技術(shù)

由單一的管理型向使用型轉(zhuǎn)化，實行標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)。服務(wù)主體技術(shù)創(chuàng)新。由關(guān)閉型向公開型轉(zhuǎn)化，將單一的公共服務(wù)對象轉(zhuǎn)為面向整個社會，成為“公眾”媒介，實行社會性公共服務(wù)。公共服務(wù)方法技術(shù)創(chuàng)新。由實物型向信息型轉(zhuǎn)化，把建立檔案文檔實物，轉(zhuǎn)為提取加工后的“精品”信息內(nèi)容深層研發(fā)，多層次使用。服務(wù)手段技術(shù)創(chuàng)新。由手工型向科技型轉(zhuǎn)化，把人工分門別類、梳理、編目等管理工作，用智慧型開發(fā)工具進行分門別類、編目、搜索、組卷、存貯，使用一條龍業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)條件的不斷創(chuàng)新。由落后型向超前型轉(zhuǎn)化，培育檔案管理超前意識，運用現(xiàn)代的科技方法和技術(shù)手段提升檔案歸檔層次和管理水平。

3.6 提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

住房公積金檔案保管工作有著很大的專業(yè)性，住房公積金檔案管理人員工作為住房公積金檔案管理的主體工作，其專業(yè)文化素養(yǎng)的高低影響著檔案管理的水平。所以，國家檔案管理機關(guān)根據(jù)新趨勢、新特點、新任務(wù)，對培育精通業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識、計算機管理、外文、法制宣傳等的復(fù)合型技術(shù)創(chuàng)新人員，十分有必要。

首先，要培養(yǎng)優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)。中國檔案工作事業(yè)的發(fā)展對檔案工作者職業(yè)道德素養(yǎng)提出了較高的要求。職工必須擁有較高的思想政治理論修養(yǎng)，形成了科學(xué)合理的世界觀、人生觀、價值理念;要擁有熱衷檔案事業(yè)，甘于無私奉獻的職業(yè)奉獻精神；擁有較強的工作事業(yè)心和責(zé)任感。其次，是養(yǎng)成良好的綜合素質(zhì)能力。公積金檔案管理工作既是一個行業(yè)性工作，也是一個管理服務(wù)型的崗位[5]。這就需要負責(zé)歸檔服務(wù)水平質(zhì)量管理工作的專門檔案工作人員既要有扎扎務(wù)實的行業(yè)功底，也要有較強的管理能力和服務(wù)水平能力。最后，還需要培育好工作人員的社會公共服務(wù)能力。住房公積金檔案的業(yè)務(wù)使用針對性強，服務(wù)政策性強，用于公積金檔案管理工作者要時時牢記服務(wù)社會、服務(wù)人民的理念，真正地把“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”視為崗位的思想出發(fā)點與歸宿，積極培育更加完善的業(yè)務(wù)管理技術(shù)手段，進一步正確認識好檔案管理工作和檔案利用之間的相互關(guān)系，將工作重心由管理轉(zhuǎn)到提高檔案使用的服務(wù)水平上，進一步理解廣大繳存職工的實際需要，端正自己的工作態(tài)度，提升服務(wù)質(zhì)量，更準(zhǔn)確高效地為繳存職工提供最有價值的檔案信息[6]。

4.結(jié)語

住房公積金事業(yè)直接關(guān)系著全體繳存職工的切身利益，因此健全住房公積金檔案管理制度可以更高效地發(fā)揮檔案真實價值，有效防止公積金違法違規(guī)行為，確保公積金的安全性，保護繳存職工的權(quán)益，推動住房公積金事業(yè)進一步發(fā)展。