周慧 劉寧

摘 要：檔案的收集是檔案管理工作的重要組成部分，是展開檔案收集相關(guān)工作的基礎(chǔ)和前提，其工作效率將直接影響檔案信息收集是否齊全完整與系統(tǒng)準(zhǔn)確。本文以云計算平臺下建設(shè)項目檔案收集系統(tǒng)的實踐為研究內(nèi)容，分別對檔案收集系統(tǒng)的設(shè)計、功能實現(xiàn)和注意事項進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案收集系統(tǒng)；實踐路徑

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的深入發(fā)展，社會信息數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，傳統(tǒng)的檔案收集方式已無法滿足現(xiàn)實需求，在此背景下，加快檔案收集工作的信息化建設(shè)已成為相關(guān)部門的工作重點。

一、云計算平臺下建設(shè)項目檔案收集系統(tǒng)設(shè)計

1.系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

（1）系統(tǒng)設(shè)計原則。云計算平臺下建設(shè)項目檔案收集系統(tǒng)的總體設(shè)計應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：其一是統(tǒng)一性。即在開發(fā)初始階段，應(yīng)當(dāng)對系統(tǒng)總體框架和結(jié)構(gòu)進(jìn)行綜合考量，然后在這一總體框架下分步實施，確保在實施過程中系統(tǒng)的良好通訊，實現(xiàn)系統(tǒng)間信息的共享。其二是實用性。在系統(tǒng)開發(fā)前應(yīng)當(dāng)分析系統(tǒng)需求，做出明確判斷，使系統(tǒng)功能同業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，同時應(yīng)用程序還應(yīng)當(dāng)做到界面人性化，充分考慮不同應(yīng)用環(huán)境的差異性，從實際出發(fā)，采用B/S架構(gòu)系統(tǒng)，兼顧先進(jìn)性和實惠性，為后期升級維護(hù)節(jié)約成本。其三是可靠性。系統(tǒng)在設(shè)計過程中應(yīng)當(dāng)充分考慮運行的可靠性，一方面應(yīng)當(dāng)保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行；另一方面還應(yīng)當(dāng)確保數(shù)據(jù)在運行中的準(zhǔn)確性和傳輸?shù)倪B續(xù)性。其四是可擴(kuò)展性。當(dāng)前，我國并沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來明確規(guī)范相關(guān)數(shù)據(jù)模型，其一切都在不斷的變化和調(diào)整中，因此，在檔案設(shè)計中應(yīng)當(dāng)遵循可擴(kuò)展性原則，對其進(jìn)行不斷調(diào)整，以適應(yīng)將來的發(fā)展需求。

（2）系統(tǒng)技術(shù)路線。項目檔案收集系統(tǒng)采用C/S和B/S混合架構(gòu)來實現(xiàn)其不同的功能需求，其中對系統(tǒng)技術(shù)交互性處理要求較高的部分主要采用C/S技術(shù)，主要包括系統(tǒng)維護(hù)功能、檔案收集功能、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能等，部分來實現(xiàn)系統(tǒng)檔案的自動收集，讓用戶在任何地點都可以完成業(yè)務(wù)處理。而面向檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權(quán)申請功能則采用B/S技術(shù)來實現(xiàn)，同時還采用一些全文檢索技術(shù)、雙層PDF技術(shù)等成熟的主流技術(shù)來進(jìn)一步完善。

（3）系統(tǒng)的技術(shù)構(gòu)架。系統(tǒng)B/S部分采用“Web/中間件/服務(wù)器”的J2EE技術(shù)架構(gòu)來實現(xiàn)。其中平臺系統(tǒng)中的Web應(yīng)用部分是在J2EE基礎(chǔ)上開發(fā)創(chuàng)新的，通過Web多層軟件結(jié)構(gòu)來實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的用戶接口，采用業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)處理層來實現(xiàn)系統(tǒng)的有序運行，并通過數(shù)據(jù)儲存層來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的搜集、儲存和檢索等功能。

（4）系統(tǒng)運行軌跡。首先，不同的用戶需要根據(jù)其用戶名或密碼登錄系統(tǒng)，失敗次數(shù)超過三次以上，則需要在一分鐘之后才能夠重新輸入，當(dāng)用戶所輸入用戶名和密碼同系統(tǒng)相匹配后，便可進(jìn)入系統(tǒng)主頁面，同時，系統(tǒng)根據(jù)用戶的角色來分配該用戶的使用權(quán)限，用戶則通過這一權(quán)限來進(jìn)行相關(guān)活動。此外，用戶登錄系統(tǒng)后，系統(tǒng)將用戶信息在系統(tǒng)上的所有操作步驟進(jìn)行詳細(xì)記錄，以避免非法用戶的冒名頂替，破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。

2.歸檔菜單設(shè)計

歸檔菜單設(shè)計采用Tab設(shè)置全局界面，并下設(shè)子頁面，通過頁面的選擇來進(jìn)行切換。根據(jù)用戶的使用權(quán)限不同，可以將其分為管理員、項目組成員和檔案管理員三個類型。其中，項目管理員系統(tǒng)中一級菜單設(shè)計有10個，二級菜單設(shè)計有31個；項目組成員系統(tǒng)中一級菜單有9個，二級菜單有26個；檔案管理員系統(tǒng)中一級菜單有7個，二級菜單有16個，這幾個用戶系統(tǒng)涵蓋建設(shè)項目檔案收集系統(tǒng)的全部內(nèi)容。該系統(tǒng)的訪問技術(shù)基于任務(wù)訪問控制，將訪問許可同任務(wù)相結(jié)合，來確保信息的安全性，避免未經(jīng)授權(quán)的訪問行為對系統(tǒng)信息進(jìn)行篡改。在主頁設(shè)計上，界面設(shè)計標(biāo)識欄顯示導(dǎo)航、調(diào)試菜單等，來引導(dǎo)操作者進(jìn)入所要訪問的界面，同時注釋當(dāng)前用戶所要訪問具體某一主頁面，此外，還應(yīng)當(dāng)在頁面標(biāo)注版權(quán)等相關(guān)信息。

3.數(shù)據(jù)庫設(shè)計

（1）數(shù)據(jù)庫總體設(shè)計

數(shù)據(jù)庫設(shè)計是檔案收集系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，也是系統(tǒng)有序運行的基礎(chǔ)和前提，其設(shè)計是否完善將直接影響整個系統(tǒng)的運行狀態(tài)。

一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫設(shè)計，能夠有效提高檔案收集工作效率。在數(shù)據(jù)庫開發(fā)設(shè)計時，通過對比分析，發(fā)現(xiàn)SQL Server 的軟件系統(tǒng)儲存空間更大，運行效率較快，因此，本系統(tǒng)將在此軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，將相關(guān)數(shù)據(jù)分為文件、數(shù)據(jù)、信息和關(guān)系數(shù)據(jù)信息兩類，根據(jù)其內(nèi)容特點設(shè)置不同的導(dǎo)入路徑和儲存的信息位置。當(dāng)相關(guān)人員收集到檔案信息時，系統(tǒng)就會自動將輸入的信息保存到數(shù)據(jù)庫中，利用這一表格，用戶便可以輕而易舉地查詢到自己所需數(shù)據(jù)信息。同時，為確保數(shù)據(jù)庫的安全，系統(tǒng)還在建設(shè)數(shù)據(jù)原始設(shè)置好相應(yīng)的密碼，來確保信息的安全。

（2）數(shù)據(jù)庫內(nèi)容設(shè)計

①項目建設(shè)企業(yè)信息表。用來儲存項目建設(shè)企業(yè)的基本信息。包括企業(yè)名稱、注冊資金、服務(wù)行業(yè)、地址郵編等內(nèi)容。

②檔案信息表。用來儲存相關(guān)人員的檔案，包括其姓名、工號、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等內(nèi)容。

③檔案檢查表。主要用來儲存對檔案檢查的基本信息，包括檢查人員，入職部門、檢查時間、檢查信息等等。

④借閱信息表。主要儲存對檔案借閱的基本信息，包括借閱時間、借閱內(nèi)容、借閱人、歸還日期、是否超期以及相應(yīng)的處罰措施。

⑤日志信息表。主要儲存用戶登錄的詳細(xì)日志信息，包括其作者發(fā)布事件類型、瀏覽次數(shù)、內(nèi)容評價等等。

⑥項目登記表。當(dāng)項目通過審批時，就將其信息登錄到系統(tǒng)中備份，以便日后查詢管理，其內(nèi)容主要包括項目編號、項目類型、項目名稱、項目負(fù)責(zé)人、項目狀態(tài)、項目介紹等等。

⑦合同信息表。主要用于記錄合同的簽訂信息，包括簽訂人、對應(yīng)客戶、簽訂日期、合同有效期等內(nèi)容。

⑧客戶信息表。主要用于記錄合同簽訂時對應(yīng)客戶的信息，以便查詢客戶信息和分析客戶群等，其內(nèi)容包括客戶編號、客戶名稱、公司網(wǎng)址、法定代表人、聯(lián)系方式等等。

⑨項目類別表。儲存了項目的類別信息，方便對項目的管理和查詢，其內(nèi)容包括類別編號、類別名稱、類別介紹等等。

⑩項目申請表。主要用于記錄各個項目主管申請項目的信息，包括申請編號、申請名稱、申請人、部門編號、申請內(nèi)容、審批狀態(tài)等等。

項目狀態(tài)表，主要是記錄項目的進(jìn)展情況，方便對項目的監(jiān)管和進(jìn)程的監(jiān)管，確保項目處于可控狀態(tài)，其內(nèi)容主要包括項目編號、項目名稱、項目類型、開始狀態(tài)、完成狀態(tài)等等。

工程進(jìn)度表，用于項目實際運行的進(jìn)度、信息的儲存，其內(nèi)容主要包括項目類型、項目編號、項目負(fù)責(zé)人、項目進(jìn)展以及進(jìn)展內(nèi)容等等，來判斷該項目是否處于延遲狀態(tài)。

二、云計算平臺下建設(shè)項目檔案收集系統(tǒng)功能的實現(xiàn)

1.系統(tǒng)管理模塊

檔案管理模塊主要采用開源技術(shù)和Dorado+Hibernate+Spring框架技術(shù)來保障其系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，具體包括檔案信息的錄入、刪除、修改、瀏覽等操作。

檔案錄入：普通用戶和系統(tǒng)管理員可以不同的權(quán)限登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作，完成檔案信息的錄入。

檔案刪除：隨著時間的推移，系統(tǒng)錄入信息的規(guī)模會逐漸擴(kuò)大，而其中部分信息會也會因時間的推移而失去存在價值，因此，需要將其批量刪除，為收集的檔案文件騰出儲存空間。

檔案修改：檔案信息在錄入過程中也不可避免地存在部分誤差，或是部分文件信息隨著時間的推移需要修改，因此，檔案管理人員可以通過檔案修改程序，來實現(xiàn)對信息的修改，提高檔案信息的準(zhǔn)確性。

檔案瀏覽：用戶可以登錄系統(tǒng)，根據(jù)其權(quán)限進(jìn)行信息瀏覽，滿足其信息需求。

2.檔案收集模塊

此模塊主要包括歸檔提交、歸檔整理、存檔驗收等功能模塊，實現(xiàn)了檔案收集的網(wǎng)上辦公，同時，也提供了建設(shè)項目檔案信息的存儲管理功能，其內(nèi)容主要包括建設(shè)單位登記表、建設(shè)工程登記表、建設(shè)工程檔案自檢、工程驗收表、打印檔案認(rèn)可文件等內(nèi)容。其中，建設(shè)單位登記表主要是指對建設(shè)單位信息的搜集；建設(shè)工程登記表是指對建設(shè)工程項目信息的詳細(xì)搜集；建設(shè)工程檔案自檢是指對建設(shè)過程中工程開展的情況和信息搜集；工程驗收表是指對工程驗收時各項工程信息的搜集。這一模塊涵蓋了建設(shè)檔案收集所有信息。

3.檔案審核模塊

檔案收集系統(tǒng)的信息審核主要包括以下步驟：首先，系統(tǒng)將會對所要審核的信息和格式進(jìn)行驗證，判斷其是否符合邏輯，如若符合設(shè)定邏輯，將進(jìn)行下一步審核，如若不符合，則會駁回。其次，系統(tǒng)將會繼續(xù)對所要審核的圖文信息進(jìn)行驗證，判斷其同檔案信息記錄是否一致，如若一致則進(jìn)入下一步驟，如若不一致則駁回，檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入維護(hù)狀態(tài)。最后，經(jīng)系統(tǒng)審核通過的信息被標(biāo)注為審核通過，并將其信息數(shù)據(jù)共享至內(nèi)容服務(wù)器。由審核步驟可知，本系統(tǒng)檔案審核模塊具備檔案修改、文件傳輸、數(shù)據(jù)復(fù)制等功能。

4.檔案組卷模塊

檔案組卷模塊主要按照系統(tǒng)中的專業(yè)進(jìn)行劃分，建設(shè)工程文件按照其項目內(nèi)容分為單項工程、單位工程、分部工程、檢驗審批等相互間隸屬關(guān)系進(jìn)行組卷歸檔，其中，同一類文件的排序應(yīng)當(dāng)按照時間、編號或施工先后等順序進(jìn)行編排。在案卷的登記內(nèi)容上，應(yīng)當(dāng)簡明、準(zhǔn)確的解釋文件內(nèi)容，文從句順且沒有重復(fù)詞句，同時歡迎當(dāng)標(biāo)注立卷起止日期和保管期限。

5.檔案監(jiān)管模塊

針對電子檔案信息極易丟失篡改等問題，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子檔案從產(chǎn)生到歸檔全過程的監(jiān)控管理，確保其信息數(shù)據(jù)的真實可靠，這一方面應(yīng)當(dāng)深化文件控制動態(tài)的管理和靜態(tài)管理相結(jié)合，最大限度地加強(qiáng)對檔案信息前端控制，提高檔案的收集分類整理效率，減少其中疏漏環(huán)節(jié)，另一方面應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理的后續(xù)追蹤監(jiān)控，確保檔案各個階段形成的信息的長期有效可讀。

6.檔案查詢模塊

檔案查詢模塊是系統(tǒng)設(shè)計必不可少的環(huán)節(jié)，通過對外部的資源進(jìn)行分析、判斷處理、轉(zhuǎn)換，形成符合數(shù)據(jù)類型要求的規(guī)范數(shù)據(jù)，并將其保存在索引鏈接的數(shù)據(jù)倉庫中，根據(jù)用戶信息需求進(jìn)行快速的信息檢索、匯總并呈現(xiàn)在用戶面前。這一模塊主要通過Date Service數(shù)據(jù)服務(wù)提供功能性支持，來實現(xiàn)用戶需求同數(shù)據(jù)的匹配，進(jìn)而有效滿足用戶的信息需求。

在本系統(tǒng)設(shè)計中，根據(jù)查詢條件可將檔案查詢分為精確查詢和模糊查詢兩種，其中，精確查詢是指接受的條件較為準(zhǔn)確，其所得出的結(jié)果也是準(zhǔn)確的，具有唯一性。而模糊查詢是指給出的條件較為模糊，結(jié)果雖同查詢條件具有一定的關(guān)聯(lián)，但其具有一定的范圍性。此外，打印導(dǎo)出也是該模塊的主要內(nèi)容，豐富檔案信息的輸出形式，滿足用戶紙質(zhì)版打印需求。

三、檔案文件歸檔應(yīng)當(dāng)注意的問題

1.控制歸檔時間

檔案電子化信息長期處于一種開放的狀態(tài)，很容易受多種因素的影響而丟失或被篡改破壞，因此，應(yīng)當(dāng)注意控制其歸檔時間，在文件形成后及時實現(xiàn)歸檔，避免文件被更改或丟失，進(jìn)而造成一些不必要的損失。

2.完善審批制度

應(yīng)當(dāng)加快對審批制度的建設(shè)，詳細(xì)記錄包括歸檔負(fù)責(zé)人，歸檔時間、規(guī)章內(nèi)容等信息，尤其是設(shè)計相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽名痕跡等等，確保內(nèi)容的安全性。同時，還可以采用計算機(jī)加密技術(shù)來確保一些重要文件的安全性。

3.優(yōu)化組卷方式

檔案文件組卷方式是指檔案存儲于數(shù)據(jù)庫中的組合方式，在很大程度上影響著檔案資源的查詢效率，因此，需要在檔案信息收集、歸檔的現(xiàn)實基礎(chǔ)上，遵循其發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷優(yōu)化組卷方式，提高檔案資源的利用率。

4.保障信息安全

電子信息數(shù)據(jù)是較為脆弱的，很容易被人為破壞或篡改，因此，保障企業(yè)信息安全是實現(xiàn)系統(tǒng)運行的前提，可以借助安全操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、計算機(jī)反毒技術(shù)、防火墻技術(shù)等安全技術(shù)來保障信息數(shù)據(jù)的完整性、可用性和安全性。

5.相關(guān)部門配合

收集檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門和項目建設(shè)相關(guān)部門直接配合下，共同實現(xiàn)材料的歸檔，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照項目進(jìn)度計劃和實際進(jìn)展情況，定期將所有檔案信息進(jìn)行預(yù)歸，等到建設(shè)項目完成之后，再集中向檔案部門移交。

四、結(jié)語

綜上所述，該系統(tǒng)是以建設(shè)項目檔案收集為目的展開設(shè)計的，其系統(tǒng)運行同檔案收集業(yè)務(wù)息息相關(guān)，實現(xiàn)了檔案信息的動態(tài)收集、保存、管理以及查詢等功能，有效提高了檔案收集的工作效率，同時也保障了檔案信息的安全性。

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（作者單位：1.中國鐵路工程集團(tuán)有限公司；2.中鐵十局集團(tuán)有限公司）