張 進

（首鋼集團有限公司礦業(yè)公司，河北 遷安 064404）

印章（本文特指官印或公章）、印信，歷史悠久、源遠流長，有璽、寶、印、章等稱法，泛指將文字、符號和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術風格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標記為使用方式的標志性信物和藝術品。

在企業(yè)中，印章是印信憑證的一種，是代表該企業(yè)機關、組織或個人權利、職責的憑據，主要有公章、業(yè)務專用章、鋼印和具有法律效力的簽字手章、個人名章。企業(yè)印章檔案，指部分企業(yè)印章生命周期結束后，由于其在該企業(yè)行政管理、經營生產過程中制作并使用過，在該企業(yè)的歷史研究、檔案考證、遺留業(yè)務、鑒證材料真?zhèn)蔚确矫娉袚厥獾淖饔?，而被保存下來移交檔案館形成一類具有特殊價值的檔案載體。企業(yè)印章檔案，主要包括印章實體檔案和印章材料檔案（指印章印模、印章從形成到移交歸檔過程中產生的相關資料）兩部分。

一、企業(yè)印章檔案工作的意義

印章檔案，由于其具有客觀記錄、真實還原特性及精美藝術特性，因此，不同歷史時期的印章檔案，有助于復刻當時的歷史狀況，可以刻畫當時朝代變遷、機構設置、政治策略、文化交流、經濟發(fā)展等情況，可以還原名望家族、文人志士的行為或著作痕跡，在中國文化史和政治史上塑造了極其重要的角色，為研究人員提供歷史數據做支撐。

在現代企業(yè)，印章檔案則反映了一段時期內，企業(yè)級別、企業(yè)性質、不同管理期間的機構設置與調整、生產經營狀況、企業(yè)具備的各項專業(yè)職能、企業(yè)的領導者、對外交流合作等信息。所以，對企業(yè)印章檔案進行系統(tǒng)完整的整理歸檔是一項非常重要的工作。

在企業(yè)中，任何行政部門或組織團體等機構印章，具有唯一性，只能刻制并且備案1枚，印章表面能顯示出該機構或組織團體的相關信息，包括機構名稱、性質等，該印章即為該機構的表征，體現了印章所屬機構承擔的職責、發(fā)揮的職能及其擁有的權力。因此，一枚機構的印章實體檔案，成為該機構的發(fā)展和變革檔案中的重要組成部分，有助于人們以最直接快捷的方式了解到該機構的變遷、性質、機構級別等信息。

二、企業(yè)印章檔案工作中存在的問題

（一）制度建設問題

規(guī)章制度是對企業(yè)管理經驗的總結和規(guī)范，是企業(yè)各部門或專業(yè)履職盡責、共同遵守的行為準則。

目前，企業(yè)印章檔案專業(yè)的管理，大多承接了《印章檔案整理規(guī)則》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)、部門規(guī)章，在其指導下開展專業(yè)管理工作，并沒有根據自身實際管理情況制定本企業(yè)的關于印章檔案的專業(yè)管理制度，細節(jié)操作和具體管理方面很容易造成操作不規(guī)范及管理混亂等現象，不利于提升企業(yè)印章檔案的管理效率及效果。

（二）整理范圍問題

企業(yè)印章檔案的整理范圍，廣義來講主要包含印章實體檔案和印章材料檔案兩部分。印章實體檔案，即印章作廢后，由于其具有特殊的保存價值或歷史意義，未被銷毀而作為特殊的一類檔案保存至檔案館。印章材料檔案，包含與該實體相關的印章材料檔案，即該印章實體從刻制形成到廢止移交檔案館過程中發(fā)生的相關文件資料，如印章刻制申請、印章印模、啟用廢止發(fā)文、印章管理員信息、日常用印登記及用印材料等。

檔案整理原則之一為應歸盡歸、應收盡收。然而，由于部分企業(yè)印章檔案制度的不健全、印章管理和檔案管理銜接不夠緊密，對于企業(yè)印章檔案的整理范圍不清楚、界定劃分模糊，導致其未做到應歸盡歸、應收盡收，造成印章檔案歸檔工作存在收集不全面、整理不規(guī)范現象，影響了企業(yè)印章檔案的歸檔工作，及后期檔案的有效利用。

（三）人員管理問題

檔案管理是全面的、具有綜合性的工作，涉及黨群管理、行政管理、經營財務管理、生產技術管理各方面，因此，要求檔案管理人員必須具備較高的政治素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)，以及一定的黨政、經財、科技等其他方面的相應知識基礎做支撐。然而，部分企業(yè)因為對檔案工作缺乏一定的認識和重視，加之檔案管理員本身缺乏學習主觀能動性，導致檔案人才隊伍素質參差不齊，檔案知識掌握片面，這在很大程度上制約檔案工作的發(fā)展和管理水平的提升。

（四）信息化建設問題

當前，大部分企業(yè)基本樹立了現代的信息化辦公理念，建立起本企業(yè)的協(xié)同辦公平臺及檔案管理系統(tǒng)，利用計算機及網絡信息化手段，處理檔案管理工作。但是，由于部分企業(yè)印章專業(yè)管理員思想觀念傳統(tǒng)、缺乏大局意識，加上部分印章業(yè)務的實體特性，即印章實體和紙質用印材料的存在，導致印章專業(yè)管理和信息化辦公脫節(jié)，使部分印章業(yè)務一直在線下辦理，形成大量的紙質文件，這些文件在整理印章檔案材料時全部以實體形式保存至檔案館，未能形成電子目錄和電子檔案，給后期的檔案管理、檔案檢索等管理工作造成諸多困難，嚴重影響印章檔案的利用效率。

三、加強企業(yè)印章檔案管理工作的對策

（一）建立健全印章檔案管理制度

首先，制定管理制度要堅持四項原則：1.合法合規(guī)性原則。該印章管理制度要符合法律法規(guī)、部門規(guī)章，內容及程序要合法合規(guī)；2.先進性原則。制度制定人員要在基于現實管理的實踐基礎上，不斷汲取融合國內外企業(yè)先進印章檔案的管理理念、管理方法，緊跟或者優(yōu)于行業(yè)發(fā)展規(guī)律；3.系統(tǒng)性原則。該印章管理制度內容要跟風控手冊、權力清單、合規(guī)手冊實行一體化管理。制度建設從業(yè)務流程框架入手，層級清晰，邏輯嚴密，涵蓋管控事項的關鍵控制點及控制措施，使各方面業(yè)務管理規(guī)范、合法合規(guī)、銜接協(xié)調；4.有效性原則。制度制定人員要堅持問題導向，全面梳理那些制約實際管理的重點難點，并有針對性解決問題。例如，印章檔案管理的信息化建設，從協(xié)同辦公平臺發(fā)起的用印申請結束后，用印人、用印材料、審批信息直接同步至檔案系統(tǒng)，實現用印業(yè)務中相關材料的信息化歸檔。

其次，制度內容必須要涵蓋三大重點：1.說明適用范圍，明確適用的單位或適用的特定對象，一般會覆蓋直接下屬非法人單位，獨資、控股、相對控股的法人單位，及代管法人單位；2.明確職責分工，按照效率效益原則、合理授權原則及有效制衡原則，結合管控事項及內容，合理確定相關部門（單位）的職責和權限。職責依次按制度的歸口管理部門、相關部門、執(zhí)行單位的順序表述；3.理清管理內容、業(yè)務流程，該部分是制度的主體內容，制定時要針對業(yè)務事項各環(huán)節(jié)，明確業(yè)務流程和控制措施，滿足管理需要，保證制度質量。如對印章檔案的材料收集、鑒定歸檔、借閱使用、信息化建設等方面，進行更加系統(tǒng)化、進步精細化的規(guī)范和約束，指導印章管理員及檔案管理員的專業(yè)工作，使各種具體操作及專業(yè)管理行為有章可循、有據可依，進一步夯實本企業(yè)印章檔案專業(yè)的管理基礎。

（二）保證印章檔案整理范圍的全面性和規(guī)范性

企業(yè)在收集整理印章檔案時，一是要保證應收盡收。整理印章檔案時可遵循材料形成的規(guī)律，保持印章實體和印章材料之間的聯(lián)系，實現印章檔案成套保存，即以某個印章實體為整理中心，圍繞其收集其整個生命周期過程中產生的材料，達到印章實體和文件統(tǒng)一的狀態(tài)。例如，印章刻制申請、刻制介紹信、印章啟用發(fā)文、印章廢止發(fā)文、印章交接表單、印章使用登記等，整理成套進行歸檔保存。成套保存既為印章檔案的完整性、有序性和高質量歸檔提供保障，也便于日后的檢索和利用。二是要整理規(guī)范有序、保證質量。在開展該業(yè)務時，除了要保證檔案材料齊全完整，還要保證其整理規(guī)范有序，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，凡需審批簽署的必須完備簽批手續(xù)，并以簽署的原件歸檔，一般不得以復印件代替。每套文件可按照生成時間順序，或重要性順序，或參照公文整理順序即表單、會簽、正文、附件的先后順序整理，以便查檔利用的簡捷方便。

（三）加強企業(yè)印章檔案的人員管理

通常情況下，印章管理員并非兼職檔案工作人員。因此，要做好印章檔案的歸檔工作，首先，需要印章管理員和檔案管理員的互相配合協(xié)同，才能實現印章管理和檔案管理工作的良好銜接和過渡。其次，檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，除具備檔案管理、信息管理相關知識背景外，還要對本單位印章管理、法律、科研技術等專業(yè)工作有所了解，企業(yè)可以通過優(yōu)勝劣汰、職務晉升、職稱評聘等考核機制，提升檔案管理員的危機意識和專業(yè)內部的競爭氛圍，旨在打造精益求精、創(chuàng)新引領的檔案管理隊伍。例如，根據“應報盡報”原則、制定專業(yè)職稱晉升計劃，鼓勵報考國家或地方的職稱職務及專業(yè)資格考試，并通過職務晉升、工資津貼方式獎勵通過人員。最后，企業(yè)要從實際出發(fā)，采取多渠道、多形式、有計劃、有重點地進行繼續(xù)教育、學習培訓、橫向交流、縱向傳幫帶方式，提高檔案管理人員的綜合素質。例如，以“授課+答辯”為抓手、借“知識輸出”促“知識輸入”，通過開授“檔案專業(yè)大講堂”方式，來提高檔案專業(yè)人員的理論素養(yǎng)和知識儲備。又如“下現場”寫實調研、交流研討，解決基層實際檔案管理問題，提升各層次檔案管理員的專業(yè)素質和實際管理能力。

（四）進一步完善信息化建設工作

企業(yè)如果想實現印章檔案的信息化管理，首先，要實現印章業(yè)務的信息化管理，即在協(xié)同辦公平臺建立相關印章業(yè)務流程，將圍繞某個印章檔案實體發(fā)生的各類業(yè)務，如刻制申請、刻章報送當地公安機關的材料、啟用廢止發(fā)文、印模備案、用印登記和用印材料等，全部通過業(yè)務流程實現，推動傳統(tǒng)文件載體數字化轉變。例如，對于用印申請流程，由用印人在協(xié)同辦公平臺發(fā)起申請，并將用印材料上傳，實現線上用印電子數據的留存，經過逐級審批后，經辦人再持打印的紙質審批單、紙質用印材料到印章管理員處登記蓋章。其次，要做好印章業(yè)務流程、檔案系統(tǒng)的有效銜接和過渡，將其融合成一個整體，使印章業(yè)務流程的全部數據統(tǒng)一記錄到檔案系統(tǒng)，以保持業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的連貫性及，保證原始數據的一致性，同時還避免印章管理人員和檔案管理人員在兩個系統(tǒng)內手動轉錄數據，造成易漏錄、錯錄的風險。這樣，印章檔案數據從協(xié)同辦公平臺的形成、收集、整理到檔案系統(tǒng)的歸檔、檢索、利用形成一站式信息化管理，提高了工作人員的工作效率及檔案數據整理的正確率，提升了印章檔案的管理水平和管理效能。

四、結束語

綜上所述，印章檔案對企業(yè)的歷史研究、檔案考證、遺留業(yè)務、鑒證材料真?zhèn)蔚确矫姘l(fā)揮著特殊的作用，因此，加強企業(yè)印章檔案的管理工作是十分必要的。本文就目前企業(yè)印章檔案的制度建設、整理范圍、人員管理、信息化建設方面的問題進行了相關分析，并針對性地提出了應對策略，以期為企業(yè)印章檔案管理工作提供有益的參考和借鑒。只有建立合法合規(guī)合理的制度，增強印章及檔案管理人員的專業(yè)基礎知識儲備，配備信息化的檔案管理系統(tǒng)做利器，才能為企業(yè)提供更加高質量、規(guī)范化的印章檔案服務。