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實(shí)驗(yàn)室信息化存在的問(wèn)題和對(duì)策
——以廈門理工學(xué)院環(huán)境科學(xué)與工程學(xué)院為例

2022-10-22 00:54林明遠(yuǎn)
公關(guān)世界 2022年15期
關(guān)鍵詞:實(shí)驗(yàn)員我院管理系統(tǒng)

文/林明遠(yuǎn)

(廈門理工學(xué)院環(huán)境科學(xué)與工程學(xué)院 福建 廈門 361024)

近年來(lái),隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)的快速發(fā)展,高校實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)也進(jìn)入快速發(fā)展階段。2018年教育部印發(fā)《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》,計(jì)劃指出要提高教育管理信息化水平。各個(gè)高校十分重視,投入大量資金和人力支持實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)。一時(shí)間,與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)相繼上線運(yùn)行。這一方面減少管理人員工作量,使得實(shí)驗(yàn)室管理更加科學(xué)、智能、高效率,另一方面實(shí)現(xiàn)了閑置資源的共享,提高儀器設(shè)備的利用率,為師生使用實(shí)驗(yàn)室和儀器提供了便利。但目前實(shí)驗(yàn)室信息化仍存在不少短板:信息系統(tǒng)不完善、硬件設(shè)備落后、管理水平低下、制度不完善等。為推進(jìn)高校實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè),本研究以廈門理工學(xué)院環(huán)境科學(xué)與工程學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱“我院”)的實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)為例,討論實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題,并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的對(duì)策。

一、實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前我院師生使用的實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)分為校級(jí)系統(tǒng)和院級(jí)系統(tǒng)兩部分。校級(jí)系統(tǒng)有:實(shí)踐教學(xué)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、大儀管理系統(tǒng)。院級(jí)系統(tǒng)有:設(shè)備預(yù)約管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室安全信息管理系統(tǒng)。

二、實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)主要存在的問(wèn)題

1.業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的問(wèn)題

(1)信息不全面、冗余數(shù)據(jù)多、更新不及時(shí)。由于實(shí)驗(yàn)室建設(shè)之初并未考慮到信息化建設(shè)的需求,各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)相對(duì)滯后,造成了系統(tǒng)信息統(tǒng)計(jì)不全、信息出錯(cuò)、信息變動(dòng)后更新不及時(shí)、垃圾數(shù)據(jù)未清理等問(wèn)題,導(dǎo)致使用和管理的不便。以我院為例,在資產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)常出現(xiàn)的問(wèn)題有:一些設(shè)備在系統(tǒng)中查詢不到、一些設(shè)備查詢到的信息錯(cuò)誤等等。

(2)業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能不完善。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí)考慮的需求和功能不全面,設(shè)計(jì)的模塊往往偏少且可拓展的空間有限。以我院為例,師生要使用實(shí)驗(yàn)室、儀器、領(lǐng)用藥品這些日常操作需要登錄不同的系統(tǒng)申請(qǐng),而且申請(qǐng)完后還需要聯(lián)系審核人員審批,無(wú)法實(shí)現(xiàn)用短信方式提醒審核人員,缺乏智能提醒功能。另外,不同系統(tǒng)對(duì)登錄設(shè)備和網(wǎng)絡(luò),甚至對(duì)瀏覽器的要求也不相同。例如:有些系統(tǒng)僅能用電腦登錄;有些系統(tǒng)不對(duì)外網(wǎng)開放,需要登錄校內(nèi)VPN才能登錄使用。

2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間存在的問(wèn)題

(1)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行、各自為政、數(shù)據(jù)無(wú)法共享。由于各個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出的方法不同,系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)無(wú)法共享,常出現(xiàn)數(shù)據(jù)“打架”的情況。

(2)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間關(guān)聯(lián)性差,無(wú)法聯(lián)動(dòng)。由于各系統(tǒng)設(shè)計(jì)不同,嵌入的平臺(tái)也各不相同,所以不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)間一般是無(wú)法聯(lián)動(dòng)的。這就造成了使用者要進(jìn)入不同平臺(tái)提交多重申請(qǐng)的情況,這種情況特別容易出現(xiàn)在實(shí)踐教學(xué)管理系統(tǒng)和設(shè)備預(yù)約管理系統(tǒng)使用中。例如某學(xué)生在預(yù)約管理系統(tǒng)中提交了設(shè)備使用申請(qǐng)后,還得進(jìn)入實(shí)踐教學(xué)管理系統(tǒng)提交進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室的申請(qǐng),否則無(wú)法使用該設(shè)備。這樣既不便于申請(qǐng)者使用,也增加了審核人員工作量,降低了使用效率。

3.實(shí)驗(yàn)室硬件設(shè)施落后

投入不足,配套的實(shí)驗(yàn)室設(shè)施落后,無(wú)法滿足信息化要求。隨著信息化程度加深,信息化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備要求越來(lái)越高,配套設(shè)施不足和老化的問(wèn)題突出,已無(wú)法滿足信息化需求。

4.實(shí)驗(yàn)室管理方面的問(wèn)題

(1)管理模式和管理手段落后,無(wú)法適應(yīng)實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)需求。傳統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)室管理模式過(guò)于粗放、效率低下且存在多種安全隱患,亟需改革。

(2)實(shí)驗(yàn)員對(duì)管理與服務(wù)的認(rèn)識(shí)不清,不利于實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)。實(shí)驗(yàn)員負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室日常管理工作,其工作性質(zhì)兼具管理和服務(wù)兩種屬性。但是由于職責(zé)定位不清,管理與服務(wù)“兩張皮”現(xiàn)象嚴(yán)重,對(duì)于管理工作不夠盡責(zé),對(duì)服務(wù)工作欠缺熱情,其后果是管理不到位、服務(wù)也跟不上,這勢(shì)必會(huì)對(duì)實(shí)驗(yàn)室信息化產(chǎn)生負(fù)面影響。例如部分實(shí)驗(yàn)員對(duì)信息化建設(shè)有抵觸情緒,認(rèn)為這增加了管理工作量,不愿意主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù),也不愿意靠前服務(wù)推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室信息化。

(3)實(shí)驗(yàn)員不足且日常工作量大,限制了實(shí)驗(yàn)室信息化發(fā)展。目前我院的情況是實(shí)驗(yàn)室多、設(shè)備多、科研項(xiàng)目多、學(xué)生多、流動(dòng)性大、開放性增強(qiáng),但是實(shí)驗(yàn)員配備不足,且引進(jìn)新人難度大、周期長(zhǎng)。

(4)實(shí)驗(yàn)員管理專業(yè)水平不高。我院實(shí)驗(yàn)員都是環(huán)境和化學(xué)類專業(yè)的碩士生,缺乏管理專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)和背景,且未受過(guò)管理方面的專業(yè)培訓(xùn),在管理方面的專業(yè)能力水平還有欠缺。

(5)實(shí)驗(yàn)員信息化素養(yǎng)不高。一方面實(shí)驗(yàn)員缺乏相應(yīng)的學(xué)科知識(shí)背景,另一方面也缺少信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn),從而導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)員信息化素養(yǎng)低。以我院為例,業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求是實(shí)驗(yàn)員負(fù)責(zé)調(diào)研和收集的,但由于信息專業(yè)水平低,導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)調(diào)研不充分、用戶需求無(wú)法滿足、部分功能缺失、后臺(tái)可調(diào)出數(shù)據(jù)不全等問(wèn)題。

5.實(shí)驗(yàn)室信息化相關(guān)制度缺失

實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)和管理需要資金、人力和制度的保障,而其中最重要的就是制度保障。目前我院實(shí)驗(yàn)室信息化相關(guān)的制度不全,未形成體系。主要存在的問(wèn)題有:缺乏中長(zhǎng)期規(guī)劃、缺乏有效的考核評(píng)價(jià)機(jī)制、缺少約束和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。

三、實(shí)驗(yàn)室信息化提質(zhì)升級(jí)的對(duì)策

1.改進(jìn)信息系統(tǒng),完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

(1)拓展功能。信息系統(tǒng)的核心在于軟件,鑒于目前我院資金和人力有限的情況,重新開發(fā)軟件的難度大、浪費(fèi)資源,我們可以在原有操作系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,適當(dāng)擴(kuò)展一些功能模塊。在調(diào)研用戶需求后發(fā)現(xiàn)比較急需的功能有以下幾個(gè):①在預(yù)約管理系統(tǒng)增加發(fā)送短信提醒審核的功能。②在實(shí)驗(yàn)室安全信息管理系統(tǒng)增加提交采購(gòu)申請(qǐng)的功能,在審核界面增加顯示申請(qǐng)采購(gòu)數(shù)量,方便審核。③增加后臺(tái)管理員賬號(hào)可導(dǎo)出數(shù)據(jù)內(nèi)容,減少手動(dòng)收集數(shù)據(jù)的麻煩。

(2)重新梳理數(shù)據(jù),完善信息。由于設(shè)備的來(lái)源、用途各不相同,許多小型儀器納入統(tǒng)一管理難度大,所以應(yīng)當(dāng)分類進(jìn)行管理。對(duì)于需納入大儀管理和預(yù)約管理平臺(tái)的設(shè)備,組織對(duì)現(xiàn)有設(shè)備清查,剔除冗余數(shù)據(jù),更新和完善設(shè)備狀態(tài)信息,核對(duì)無(wú)誤后導(dǎo)入到系統(tǒng)中。

2.逐步打通壁壘,打造一體化平臺(tái)

首先,構(gòu)建“1+N”實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)平臺(tái),可以以學(xué)院門戶網(wǎng)站為核心,把其他儀器和藥品管理系統(tǒng)嵌入到門戶網(wǎng)站,改進(jìn)登錄方式,實(shí)現(xiàn)一鍵登錄,為用戶提供方便。其次,加強(qiáng)系統(tǒng)間聯(lián)動(dòng)。

3.改善實(shí)驗(yàn)室硬件設(shè)備

采購(gòu)新設(shè)備、為信息化提供支持。我院目前對(duì)于實(shí)驗(yàn)室信息化管理投入不足,目前支持信息化的設(shè)備較少,需重新采購(gòu)。對(duì)于納入預(yù)約管理的儀器,可以增設(shè)刷卡開啟儀器、監(jiān)控儀器運(yùn)行等設(shè)備。對(duì)于納入日常統(tǒng)一管理的小型設(shè)備,可以采用智能存儲(chǔ)柜進(jìn)行專門管理。對(duì)于管制類藥品,可以采用“智能藥品柜+云鎖”進(jìn)行管理。

4.加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室信息化管理

(1)革新管理模式,采用信息化管理。我院目前處于“傳統(tǒng)管理模式——信息化管理模式”的過(guò)渡時(shí)期,革新管理模式的任務(wù)重、矛盾多。所以,必須統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、群策群力、加快填補(bǔ)信息化建設(shè)的空白和漏洞。

(2)統(tǒng)一管理人員隊(duì)伍思想認(rèn)識(shí),樹立新管理理念。管理需高效率、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,服務(wù)需快速、靠前、高品質(zhì),這兩者并非對(duì)立關(guān)系,要辯證地看待兩者之間的關(guān)系,樹立“管理就是服務(wù)”的理念,寓管理于服務(wù)之中。

(3)加強(qiáng)培訓(xùn)力度,提高實(shí)驗(yàn)員管理和信息化素質(zhì)。首先,設(shè)定每年的培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)指標(biāo),讓實(shí)驗(yàn)員參與相關(guān)培訓(xùn),提高參訓(xùn)人員的次數(shù)和培訓(xùn)覆蓋率。其次,拓寬參訓(xùn)的渠道,把網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)和在線學(xué)習(xí)納入到認(rèn)定范圍。

5.加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室信息化制度建設(shè)

加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室信息化制度建設(shè)要做好以下幾點(diǎn):首先需要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),理順實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)制度等之間的關(guān)系,完善制度建設(shè)。其次要及時(shí)“查缺補(bǔ)漏”,填補(bǔ)好制度可能存在的漏洞。最后,設(shè)立計(jì)劃定期更新以適應(yīng)新情況。

四、結(jié)語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)室信息化是高校實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化的必然要求。對(duì)推動(dòng)改進(jìn)教學(xué)、優(yōu)化管理、提升績(jī)效意義重大。對(duì)我院而言,實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)還處于起步階段,相關(guān)制度和信息系統(tǒng)還有待完善。所以,當(dāng)務(wù)之急是要統(tǒng)一思想、加強(qiáng)制度建設(shè)、完善信息系統(tǒng)、提高信息化管理和服務(wù)水平。

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