文／吳洪英 京能置業(yè)股份有限公司 北京 100070

引言：

合同管理工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，合同管理的好壞將直接影響項(xiàng)目成本管控工作，在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，合同管理工作是成本管控的重要環(huán)節(jié)，工程合同管理必須協(xié)調(diào)和處理好各參與單位的關(guān)系，確保各合同規(guī)定的工作范圍和工作內(nèi)容不重不漏，形成完整有序的合同管理體系，保證項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施。因此，合同各方責(zé)任界限的劃分、合同權(quán)利和義務(wù)的定義以及各合同在時(shí)間上和空間上的銜接與協(xié)調(diào)極為重要。所以，復(fù)雜的合同關(guān)系同時(shí)決定了業(yè)主方工程合同管理的復(fù)雜性，本文結(jié)合在業(yè)主方從事合同管理的實(shí)踐體會(huì)，就做好住宅項(xiàng)目工程合同管理工作著重注意的幾方面進(jìn)行探討分析。

1、項(xiàng)目前期策劃階段的合同管理工作

1.1 做好項(xiàng)目前期的合同策劃工作

合同策劃是指在項(xiàng)目實(shí)施之前，依據(jù)項(xiàng)目的具體情況和業(yè)主方的要求來(lái)確定對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)具有根本性和方向性的問(wèn)題，形成整個(gè)項(xiàng)目合同結(jié)構(gòu)的總體構(gòu)想和基本框架，對(duì)每個(gè)合同的簽訂和履行有重大影響的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)多方案比較后確定最優(yōu)方案的行為。合同策劃對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃、組織、控制有著決定性的影響，其結(jié)果表現(xiàn)為項(xiàng)目的合同結(jié)構(gòu)，目標(biāo)是通過(guò)合同安排保證項(xiàng)目總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

合同策劃分為合同總體策劃和具體合同的策劃。合同總體策劃的確定對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目有重大影響，合同總體策劃的內(nèi)容是按照勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及材料設(shè)備采購(gòu)等建設(shè)任務(wù)將整個(gè)項(xiàng)目分解成多少個(gè)不同種類(lèi)的合同，每種合同又分解成多少個(gè)獨(dú)立的合同，每個(gè)合同的工程內(nèi)容和范圍是什么，包括各個(gè)合同之間在內(nèi)容上、時(shí)間上、組織上和技術(shù)上的協(xié)調(diào)；具體合同策劃內(nèi)容包括采用什么樣的發(fā)包方式，合同文本的起草或選擇，合同中一些重要條款的確定。整個(gè)項(xiàng)目合同策劃方法是按照項(xiàng)目建設(shè)程序進(jìn)行縱向策劃，按照工程內(nèi)容和范圍確定每個(gè)合同包或分標(biāo)，最終形成整個(gè)項(xiàng)目的合同結(jié)構(gòu)。只有合理的合同策劃才能夠保證圓滿(mǎn)地履行各個(gè)合同，促使各個(gè)合同達(dá)到相互的協(xié)調(diào)，減少矛盾和爭(zhēng)執(zhí)，并順利地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的整體目標(biāo)。

合理的合同策劃能擺正工程實(shí)施階段各方面的重大關(guān)系，防止由于一些重大問(wèn)題的不協(xié)調(diào)或矛盾造成工作上的障礙，造成重大的損失。因此，在項(xiàng)目前期做好整個(gè)項(xiàng)目的合同策劃對(duì)業(yè)主尤為重要，甚至比招投標(biāo)階段、履行階段的合同管理工作都要重要，但是由于種種原因這項(xiàng)工作常常被業(yè)主方忽視或不夠重視，導(dǎo)致的結(jié)果是項(xiàng)目實(shí)施階段的管理混亂，使業(yè)主處于不利的合同管理地位。

1.2 做好項(xiàng)目管理程序手冊(cè)的編制工作

項(xiàng)目管理程序手冊(cè)是業(yè)主方進(jìn)行工程合同管理工作的基礎(chǔ)，內(nèi)容一般由以下幾部分組成：項(xiàng)目參與單位及重要人員通訊錄、項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)圖、項(xiàng)目合同文件編碼及歸檔管理程序、成本管理工作程序（合同變更流程、付款流程）、進(jìn)度計(jì)劃管理程序、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工管理工作程序、標(biāo)準(zhǔn)文件表格和格式（本部分主要規(guī)定了函件、工程變更單、會(huì)議紀(jì)要等在具體項(xiàng)目的格式要求），項(xiàng)目管理程序手冊(cè)在項(xiàng)目前期階段完成，在項(xiàng)目實(shí)施階段開(kāi)始使用，并根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展定期檢查和進(jìn)行更新。

住宅項(xiàng)目參與單位數(shù)量多、協(xié)調(diào)難度大，各家單位人員的工作方法及程序各不相同，為保證合同管理工作高效率進(jìn)行，應(yīng)規(guī)范項(xiàng)目各參與單位的工作方法，使所有參與單位按照統(tǒng)一的工作流程、統(tǒng)一的格式文件進(jìn)行溝通和工作。所以業(yè)主方應(yīng)根據(jù)本公司的要求，依據(jù)合同文件的約定，編制可操作性較強(qiáng)的項(xiàng)目管理程序手冊(cè)，對(duì)合同中用文字描述的各項(xiàng)重要工作的流程進(jìn)一步的簡(jiǎn)化，使其變成流程圖，例如設(shè)計(jì)變更流程、工程進(jìn)度款支付流程、深化設(shè)計(jì)圖審批流程、索賠申請(qǐng)與批復(fù)流程等，同時(shí)提供流程中涉及到的文件的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式文件，如變更通知單、付款申請(qǐng)單、竣工結(jié)算報(bào)表等，甚至提供每份文件的標(biāo)準(zhǔn)格式樣本文件，要求各參與單位參照填寫(xiě)，使各單位進(jìn)行規(guī)范化的合同管理工作。

2、招標(biāo)階段的合同管理工作

業(yè)主方做好工程合同管理工作的前提是要有好的工程合同文件，而工程合同文件是以招標(biāo)文件和投標(biāo)文件為基礎(chǔ)編制的，所以業(yè)主應(yīng)做好招標(biāo)文件的編制工作,為工程合同管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。編制招標(biāo)文件時(shí)，業(yè)主方應(yīng)注重以下三個(gè)方面的工作：

2.1 重視施工合同條款中重要合同條款的編寫(xiě)

每一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)文件中都包含許多的合同條款（合同通用條款和專(zhuān)用條款），這些條款的重要性并非是等同的，由于業(yè)主方負(fù)責(zé)起草合同條款，所以應(yīng)對(duì)合同條款中的重要條款進(jìn)行準(zhǔn)確無(wú)誤的約定。所謂重要條款，就是對(duì)合同雙方的經(jīng)濟(jì)利益起著決定性作用的條款。例如：工程變更條款（變更的提出、變更工程的計(jì)價(jià)和支付方式、如何確定變更工程的單價(jià)等）、價(jià)格調(diào)整（物價(jià)波動(dòng)引起的價(jià)格調(diào)整的方法、明確引起價(jià)格調(diào)整的物價(jià)波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)范圍及幅度、法律變化引起的價(jià)格調(diào)整）、支付條款（施工預(yù)付款的規(guī)定、工程進(jìn)度款的支付、工程拖期或暫停時(shí)的支付規(guī)定、變更洽商簽證及價(jià)格調(diào)整的支付等）、暫停施工條款（暫停施工的合同責(zé)任劃分、暫停施工時(shí)的支付規(guī)定等）、施工進(jìn)度條款（工期延誤補(bǔ)償金的規(guī)定、索賠時(shí)限規(guī)定）、索賠條款（索賠款的批準(zhǔn)與支付程序等），竣工結(jié)算條款（竣工結(jié)算條款的約定）、終止合同條款（終止施工的條款、提出終止一方的權(quán)利和義務(wù)、被終止方的責(zé)任及利益保護(hù)、終止合同時(shí)的支付規(guī)定等）。這些條款都是在合同執(zhí)行過(guò)程中處理索賠問(wèn)題或解決爭(zhēng)端過(guò)程中的重要依據(jù)，所以在符合法律法規(guī)的前提下，業(yè)主方在確定上述重要條款時(shí)注意保護(hù)自己的利益，應(yīng)有防止和減少承包商索賠機(jī)會(huì)的明確的思路，做到防患于未然。

2.2 重視招標(biāo)文件中技術(shù)文件的編制工作

招標(biāo)文件所附的招標(biāo)圖紙、地質(zhì)勘察資料、工程技術(shù)要求等是投標(biāo)單位編制投標(biāo)報(bào)價(jià)和投標(biāo)技術(shù)方案的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，是工程合同文件的重要組成部分，是業(yè)主方檢查和驗(yàn)收承包商交付工程的標(biāo)準(zhǔn)。如果招標(biāo)用的技術(shù)文件編制的質(zhì)量不高，地質(zhì)勘探工作深度不夠，提供的設(shè)計(jì)圖紙深度不夠，工程技術(shù)要求不規(guī)范、不全面、不細(xì)致或者是數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中就會(huì)不斷出現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙修改、設(shè)計(jì)變更、功能調(diào)整等情況，必然給合同實(shí)施帶來(lái)工期的影響和費(fèi)用的變化，也使業(yè)主方不斷處于被索賠的境地。為減少類(lèi)似的情況發(fā)生，筆者認(rèn)為一是業(yè)主首先要制訂設(shè)計(jì)管理方案，根據(jù)項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃制訂每個(gè)專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)進(jìn)度安排，對(duì)每份設(shè)計(jì)文件的提交時(shí)間和深度做出嚴(yán)格的限定，且業(yè)主方相關(guān)部門(mén)要做好圖紙的審查工作，使之達(dá)到應(yīng)有的設(shè)計(jì)深度，盡量減少合同執(zhí)行過(guò)程中由于設(shè)計(jì)變更引起的索賠；二是文件中的工程技術(shù)要求應(yīng)由有施工和設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的工程師編寫(xiě)，尤其是機(jī)電專(zhuān)業(yè)等專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)承包工程的工程技術(shù)要求最好委托給經(jīng)驗(yàn)豐富的工程技術(shù)咨詢(xún)顧問(wèn)公司來(lái)編寫(xiě)，一是非常規(guī)范，便于在后的合同管理，二是缺陷和漏洞較少，可以減少項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的合同爭(zhēng)議和承包商的索賠。

2.3 重視每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目的工作范圍定義和工作界面劃分

由于住宅項(xiàng)目招標(biāo)項(xiàng)目很多，業(yè)主在進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目范圍定義時(shí)必須定義明確，尤其是工程范圍相鄰或工序相銜接的各單位之間的工程范圍界限和責(zé)任界限的定義，應(yīng)做到責(zé)任到位、劃分清楚、不重不漏、不能出現(xiàn)錯(cuò)誤，否則實(shí)施中必然產(chǎn)生合同糾紛，影響工期及付出經(jīng)濟(jì)代價(jià)。因此，業(yè)主方在編制招標(biāo)文件時(shí)應(yīng)組織預(yù)算人員、合同管理人員、專(zhuān)業(yè)工程師、項(xiàng)目經(jīng)理和主管領(lǐng)導(dǎo)共同確定界面劃分問(wèn)題，來(lái)最大限度的降低界定不清造成的錯(cuò)項(xiàng)、漏項(xiàng)、重項(xiàng)、交叉項(xiàng)等，從而避免因工作范圍問(wèn)題引起的索賠費(fèi)用的發(fā)生。尤其是重點(diǎn)做好總包單位與各專(zhuān)業(yè)施工單位的界面劃分，防止出現(xiàn)重項(xiàng)漏項(xiàng)，筆者結(jié)合所負(fù)責(zé)的某項(xiàng)目總包施工單位與各專(zhuān)業(yè)單位（室外供暖工程、供水工程、供電工程、電梯采購(gòu)及安裝、公共區(qū)域精裝修等）的界面劃分舉例如下表1：

表1 總包單位與各專(zhuān)業(yè)單位工作界面劃分表

3、合同履行階段的合同管理工作

3.1 做好合同界面的協(xié)調(diào)工作（范圍管理）

各工程合同之間的合同界面往往是合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，是最容易出現(xiàn)交叉重復(fù)、遺漏和疏忽、相互推諉現(xiàn)象的地方。除在合同策劃時(shí)做好合同界面的協(xié)調(diào)外，在合同履行過(guò)程中，合同界面的協(xié)調(diào)工作也是業(yè)主進(jìn)行合同管理的重點(diǎn)。在合同履行中業(yè)主方應(yīng)做好各合同履行時(shí)相關(guān)關(guān)系的協(xié)調(diào)，特別是各個(gè)合同之間工程內(nèi)容和范圍的界定以及工期的銜接問(wèn)題，應(yīng)盡可能保證在合同界面上不出現(xiàn)矛盾或遺漏。例如，設(shè)計(jì)合同和施工合同之間的界面主要表現(xiàn)在設(shè)計(jì)圖紙?zhí)峁┑臅r(shí)間能否滿(mǎn)足施工進(jìn)度的要求，在處理兩者的關(guān)系時(shí)，應(yīng)保證圖紙的供應(yīng)，否則業(yè)主面臨承包商索賠的風(fēng)險(xiǎn)；又如，土建施工合同履行時(shí)，應(yīng)注意土建施工的階段性進(jìn)度對(duì)裝修、機(jī)電安裝單位、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間及其進(jìn)度的要求是否一致；再如，施工合同與材料采購(gòu)合同的界面在材料供應(yīng)的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量能滿(mǎn)足安裝施工的要求，這些都是業(yè)主方在合同履行階段對(duì)合同界面進(jìn)行協(xié)調(diào)工作注意的主要問(wèn)題。

為做好合同界面的協(xié)調(diào)，當(dāng)合同履行中發(fā)現(xiàn)已經(jīng)簽訂的合同出現(xiàn)界面問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)采取補(bǔ)救措施或簽訂補(bǔ)充協(xié)議予以解決，避免或緩解已出現(xiàn)的合同界面問(wèn)題。在處理合同界面所出現(xiàn)的問(wèn)題時(shí)，既要考慮措施的可能性和可行性，又要考慮所需付出的代價(jià)，在服從整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)要求的前提下，做出最優(yōu)的決策。

3.2 做好合同跟蹤和合同清理工作

所謂合同跟蹤，是指在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中及時(shí)了解每一個(gè)具體合同的履行情況，要求做到深入細(xì)致，不放過(guò)任何一個(gè)問(wèn)題，并將實(shí)際履行情況與合同中相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行比較，從而發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，采取有效的措施加以糾正或解決。合同跟蹤除對(duì)書(shū)面資料進(jìn)行分析外，還要到施工現(xiàn)場(chǎng)了解合同的實(shí)際履行情況，尤其是進(jìn)度、變更工作執(zhí)行情況，只有在施工現(xiàn)場(chǎng)了解到的情況才是最真實(shí)、最可靠的。合同跟蹤，并不僅僅是針對(duì)承包商的，更需要掌握業(yè)主自身的履約情況，包括已履行的義務(wù)、應(yīng)履行而未履行的義務(wù)、將要履行的義務(wù)等。合同中當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)都是相對(duì)的，業(yè)主的權(quán)利只有在完全履行自己義務(wù)的前提下才能得到保障。業(yè)主應(yīng)通過(guò)合同跟蹤較好的履行自己的義務(wù)，才可能在合同管理中處于主動(dòng)的地位，避免出現(xiàn)由于自己違約而導(dǎo)致索賠的發(fā)生。通過(guò)合同跟蹤工作能夠及時(shí)掌握合同履行狀態(tài)和整個(gè)工程的進(jìn)展?fàn)顩r，根據(jù)合同履行的實(shí)際狀態(tài)對(duì)后續(xù)合同工作計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)的調(diào)整。

合同跟蹤是合同清理的基礎(chǔ)，而合同清理是對(duì)合同跟蹤情況的綜合處理和深入分析。所謂合同清理，是指在項(xiàng)目實(shí)施工程中對(duì)所有合同的履行情況進(jìn)行全面綜合性分析，不僅要發(fā)現(xiàn)各合同存在或需解決的主要問(wèn)題，而且要發(fā)現(xiàn)不同合同之間的相互影響，包括已簽訂的合同之間的相互影響和已簽訂合同對(duì)尚未簽訂合同的影響，從而抓住主要矛盾加以解決，必要時(shí)對(duì)尚未簽訂的合同作出調(diào)整。合同清理應(yīng)定期進(jìn)行，合同清理工作對(duì)尚未簽訂合同的作用相對(duì)較大，對(duì)解決已簽訂且已實(shí)施合同收尾工作或遺留問(wèn)題的處理有重要的作用。根據(jù)合同清理工作的結(jié)果，對(duì)下一步合同工作及時(shí)做出調(diào)整，以利于項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.3 做好索賠管理工作

在合同履行過(guò)程中，業(yè)主處于發(fā)包人的地位，業(yè)主的目的是合同的順利履行，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，而不是向承包商索賠為目的，只要承包商精心施工、按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、按工期竣工，業(yè)主很少向承包商索賠。業(yè)主方的索賠管理工作重點(diǎn)應(yīng)為預(yù)防和減少與承包商的索賠爭(zhēng)端的發(fā)生為主。業(yè)主方的索賠管理工作分為被動(dòng)和主動(dòng)兩個(gè)方面的工作，首先是對(duì)承包商提出的索賠報(bào)告進(jìn)行業(yè)駁或是否定其索賠要求，或者消減索賠款額。其次，對(duì)承包商的違約之處進(jìn)行索賠，以抗衡承包商的索賠要求，抵消一部分業(yè)主違約責(zé)任產(chǎn)生的承包商索賠。業(yè)主為了做好這兩方面的工作，首先是在合同履行之前應(yīng)制定一份索賠事項(xiàng)清單，應(yīng)確保能夠及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以便采取可能行動(dòng)或措施阻止索賠事件的發(fā)生，該索賠事項(xiàng)清單將業(yè)主方和承包商未及時(shí)履行合同義務(wù)時(shí)構(gòu)成索賠事項(xiàng)的情況明確的列出，例如業(yè)主方被索賠的情況主要有：施工圖紙拖期交付、未能按時(shí)移交施工場(chǎng)地、拖期付款、業(yè)主要求暫停施工、業(yè)主原因工期拖延或其他任何的違約行為；業(yè)主方可以向承包商進(jìn)行索賠的情況主要有：施工進(jìn)度拖后、誤期損害賠償費(fèi)、施工質(zhì)量缺陷或其他任何的違約行為。業(yè)主應(yīng)通過(guò)合同跟蹤對(duì)照索賠事項(xiàng)清單，檢查業(yè)主自身的履約情況，在避免出現(xiàn)自己違約導(dǎo)致索賠情況發(fā)生的前提下，向承包商提出索賠要求，沖減其索賠款額，甚至超過(guò)索賠額，承包商的索賠心理和信心，使承包商的索賠要求進(jìn)入十分艱難的境地。

結(jié)語(yǔ)：

站在業(yè)主的角度，工程合同管理工作貫穿了從項(xiàng)目籌建到保修期結(jié)束的建設(shè)全過(guò)程，做好項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目管理工作，才能實(shí)現(xiàn)合同管理的目標(biāo)，使每個(gè)合同順利履行，保證項(xiàng)目總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。業(yè)主方合同管理人員抓住以上各階段工程合同管理工作的重點(diǎn)，會(huì)起到事半功倍的作用，能夠確保工程合同管理工作不會(huì)出現(xiàn)大的問(wèn)題和不可控情況的發(fā)生，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成本控制目標(biāo)。