文/朱超

上海已經(jīng)成為全國(guó)人口老齡化程度最高的城市。截至2020年12月31日，上海全市戶籍人口總量為1478.09萬人，其中60歲及以上老年人口有533.49萬人，占總數(shù)的比例達(dá)到36.1%，占比已經(jīng)超過戶籍人口的三成。

2020年出臺(tái)的《上海市工程建設(shè)規(guī)范住宅設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，多層及以上住宅每單元應(yīng)設(shè)置電梯，其中十二層以下（不包括十二層）應(yīng)設(shè)置至少1臺(tái)電梯。許多20世紀(jì)末、21世紀(jì)初建設(shè)的多層住宅受當(dāng)時(shí)的建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范影響，沒有配置電梯，眾多居住在較高樓層的老年人上下樓極不方便，成了無法下樓的“懸空老人”。為解決這部分老年人上下樓的問題，上海自2011年起開始既有多層住宅加梯工作的試點(diǎn)，取得了積極的成效。“十四五”期間，市委、市政府把既有多層住宅加裝電梯工作列入實(shí)事民心工程，相繼出臺(tái)了一系列政策措施，有力推動(dòng)了既有多層住宅加裝電梯工作。2021年，市委、市政府又把“既有多層住宅加裝電梯”作為一項(xiàng)“我為群眾辦實(shí)事”重點(diǎn)民生項(xiàng)目，全市既有多層住宅加裝電梯工作由此駛?cè)搿翱燔嚨馈?。截?021年底，上海已經(jīng)完成全市住宅小區(qū)加梯可行性評(píng)估全覆蓋，累計(jì)完成加裝電梯2094臺(tái)。2022年，市政府又制定了加裝電梯2000臺(tái)的目標(biāo)，積極推動(dòng)從零星化加裝向成片化加裝轉(zhuǎn)變。

作為一項(xiàng)社會(huì)各界關(guān)注度較高的實(shí)事民心工程，既有多層住宅的加梯工作涉及規(guī)劃、房管等諸多政府主管部門。加梯項(xiàng)目需要業(yè)主、業(yè)委會(huì)、居委、街道、電梯廠商、物業(yè)以及水電燃?xì)?、通訊等公共事業(yè)部門多方協(xié)同配合。在既有多層住宅加梯工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，既有多層住宅檔案發(fā)揮著不可替代的基礎(chǔ)作用。

一、既有多層住宅檔案的定義及特點(diǎn)

既有多層住宅檔案是指住房管理部門、開發(fā)商、公共事業(yè)部門、物業(yè)公司等相關(guān)各方在住宅建筑及其公共部分的權(quán)益歸屬與使用過程中固化形成的具有原始記錄和憑證價(jià)值的各類文件，具有基礎(chǔ)性強(qiáng)、產(chǎn)權(quán)明晰、完整度高的特點(diǎn)。

1.基礎(chǔ)性強(qiáng)。既有多層住宅的檔案涵蓋了住宅建設(shè)、使用、管理的全過程活動(dòng)，包括住宅建設(shè)過程的規(guī)劃、各類設(shè)計(jì)圖紙，竣工驗(yàn)收時(shí)的全部資料以及設(shè)備設(shè)施的安裝、使用與維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)記錄。這些檔案為進(jìn)一步開展加梯工作提供了數(shù)據(jù)支撐，可謂是開展既有多層住宅加裝電梯工作的“數(shù)據(jù)庫?！?/p>

2.產(chǎn)權(quán)明晰。既有多層住宅的檔案包含住宅交易變更登記過程中產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)保存的資料。這些檔案資料能夠清晰地明確需要加裝電梯住宅的所有權(quán)人以及使用權(quán)人的情況，這對(duì)于明確各個(gè)權(quán)益人之間的權(quán)利與義務(wù)、推進(jìn)加裝電梯工作具有至關(guān)重要的作用，是加裝電梯居民自籌費(fèi)用部分的“錢袋子?！?/p>

3.完整度高。既有多層住宅的檔案保存了住宅建筑本身及其公共部位、建筑相關(guān)附屬設(shè)施設(shè)備在管理、使用過程中產(chǎn)生的管理資料與更新記錄，能夠提供住宅建筑本身的現(xiàn)時(shí)狀況，讓相關(guān)人員可以更加有針對(duì)性地制訂加裝電梯的措施與方案，順利推進(jìn)加裝電梯的實(shí)施進(jìn)程，是加裝電梯進(jìn)程中的“助推器”。

二、既有多層住宅檔案在加梯工作中的作用

1.有助于加梯前中期工作的順利推進(jìn)。既有多層住宅加梯工作可分為前期準(zhǔn)備、中期實(shí)施與后期維保三個(gè)主要階段。在前期的加梯意見征詢環(huán)節(jié)中，居委會(huì)、業(yè)委會(huì)、業(yè)主等各方主體可以根據(jù)住宅的檔案資料信息，在制訂初步加梯工作方案時(shí)有的放矢，實(shí)現(xiàn)“精準(zhǔn)推進(jìn)”。在中期加梯項(xiàng)目立項(xiàng)環(huán)節(jié)中，作為報(bào)批資料中不可或缺的部分，既有多層住宅檔案對(duì)于項(xiàng)目的報(bào)批結(jié)果與報(bào)批效率能夠產(chǎn)生較為重要的影響。

2.有助于施工時(shí)間與成本的有效控制。當(dāng)前，在一般情況下，本市順利加裝一臺(tái)電梯需要3個(gè)月的施工時(shí)間，成本約80萬元。然而，在部分小區(qū)實(shí)際施工過程中，由于住宅公用設(shè)施與附屬設(shè)施設(shè)備檔案資料保管不全或缺失，往往在水、電、煤、通信設(shè)備配套管線需要移位時(shí)遭遇情況不明的問題，導(dǎo)致工期超時(shí)和工程費(fèi)用超出預(yù)算的情況發(fā)生，給后續(xù)推進(jìn)加梯工作增加了難度。例如：普陀區(qū)某小區(qū)2號(hào)樓加裝電梯工程，從2021年4月份開工，按照合同規(guī)定，施工期為3個(gè)月，原本可以在7月份完工。然而，在施工過程中，遇到電力電線移位問題，整個(gè)工程被迫延遲，施工時(shí)間增加了2倍有余，施工的成本也隨之大大增加。

3.有助于“成片化”推動(dòng)加梯工作。在本市開展加梯工作的過程中，一些居委與小區(qū)得益于既有多層住宅檔案的優(yōu)勢(shì)，積極推進(jìn)“成片化”“整居委”加梯工作。由于既有多層住宅檔案齊全，江灣鎮(zhèn)街道紀(jì)念居委對(duì)適合加梯的96個(gè)門洞開展一次性加梯評(píng)審，推動(dòng)“整居委加梯”工作提速，最大程度減少了對(duì)居民的影響，以最優(yōu)價(jià)格向電梯廠商購買電梯，以最快速度完成整個(gè)住宅小區(qū)的加梯工作。

4.有助于開展電梯的維護(hù)保養(yǎng)工作。2020年國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)管總局《關(guān)于進(jìn)一步做好改進(jìn)電梯維護(hù)保養(yǎng)模式和調(diào)整電梯檢驗(yàn)檢測(cè)方式試點(diǎn)工作的意見》中要求：新安裝電梯監(jiān)督檢驗(yàn)后6年以內(nèi)，每3年檢驗(yàn)1次，在不實(shí)施檢驗(yàn)的年份每年檢測(cè)1次；使用6年以上、15年以內(nèi)的電梯，每2年檢驗(yàn)1次，在不實(shí)施檢驗(yàn)的年份每年檢測(cè)1次；使用15年及以上的電梯，每1年檢驗(yàn)1次、檢測(cè)1次。同時(shí)，電梯檢驗(yàn)嚴(yán)格執(zhí)行地方制定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)上述意見要求，每部電梯每年必須至少接受一次檢測(cè)并且需要支付相應(yīng)的檢測(cè)費(fèi)用，這意味著電梯安裝不是“一錘子買賣”，而是在使用的全過程中都需要居民承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用支出。明晰的住宅檔案資料能夠更快更好地進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用的分?jǐn)偱c收繳，從而保證電梯維護(hù)保養(yǎng)工作的正常開展，促進(jìn)電梯更加安全平穩(wěn)地運(yùn)行。

三、既有多層住宅檔案存在的問題

1.住宅檔案保管主體分散。按照《物業(yè)管理?xiàng)l例》和《上海市物業(yè)管理規(guī)定》要求，目前既有多層住宅檔案保管主體主要是物業(yè)服務(wù)企業(yè)、業(yè)主委員會(huì)和規(guī)劃、房管等政府部門。各方根據(jù)各自的專業(yè)和管理范圍分別管理不同內(nèi)容的既有多層住宅檔案。此舉造成了保管主體的多元化，在一定程度上導(dǎo)致保管主體分散的問題。同時(shí)，因?yàn)樽≌飿I(yè)服務(wù)企業(yè)時(shí)有變更，保管主體也會(huì)隨之發(fā)生改變，部分住宅檔案在業(yè)委會(huì)和物業(yè)公司間流轉(zhuǎn)，可能會(huì)受到一定的損害。若不及時(shí)解決此類問題，這種損害會(huì)隨著時(shí)間的推移而越來越嚴(yán)重。

2.既有多層住宅檔案缺失。目前，本市既有多層住宅的檔案保存載體主要是紙質(zhì)資料、聲像資料和電子資料。需要加裝電梯的既有多層住宅檔案基本上都是以紙質(zhì)資料為主、以電子資料為輔。由于這類檔案管理主體多元，又缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化的管理環(huán)境，致使部分既有多層住宅的檔案因管理不嚴(yán)而缺失，造成無法彌補(bǔ)的損失。不少街鎮(zhèn)、居委會(huì)在推進(jìn)加梯工作中發(fā)現(xiàn)，多層住宅的圖紙資料不全，且缺失的部分難以找尋與補(bǔ)全，這也導(dǎo)致這些住宅加裝電梯工作以及后續(xù)管理難度加大。

3.檔案保管不夠規(guī)范。目前，既有多層住宅檔案大多存放于物業(yè)管理部門或業(yè)委會(huì)辦公用房?jī)?nèi)。由于沒有專業(yè)的檔案保管條件，無法做到檔案庫房防火防盜等“十防”的要求。缺乏專業(yè)人員的管理維護(hù)、存放環(huán)境不夠理想、硬件條件不佳、重視程度不夠等原因也導(dǎo)致這部分住宅檔案的使用壽命縮短，使用效率降低。

4.住宅更新檔案資料整理滯后。上海經(jīng)過多輪住宅小區(qū)“美麗家園”行動(dòng)建設(shè)，部分老舊住宅小區(qū)的外貌環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了較大的變化，內(nèi)部的設(shè)施設(shè)備及配套管線也在不斷地進(jìn)行更新。然而，由于缺乏必要的強(qiáng)制性檔案管理制度，不少檔案資料處于分散管理的無序狀態(tài)，給后續(xù)開展既有住宅加梯工作造成了不利的影響。

四、推進(jìn)既有多層住宅檔案管理的工作建議

1.開展普查工作，摸清檔案現(xiàn)狀，建立既有多層住宅檔案管理制度。既有多層住宅建成使用年限較長(zhǎng)，住宅的檔案資料保管時(shí)間較長(zhǎng)。當(dāng)保管主體發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需要政府相關(guān)部門推動(dòng)開展住宅檔案保管普查工作，以區(qū)域化屬地化管理為原則，按照法律法規(guī)的要求，及時(shí)厘清普查范圍與內(nèi)容，摸清住宅檔案的保管家底現(xiàn)狀，找出存在的困難，建立以“一房一檔”為管理目標(biāo)的、規(guī)范完整的檔案管理制度。市級(jí)房管部門應(yīng)聯(lián)合區(qū)級(jí)房管部門制訂《既有多層住宅檔案保管利用制度規(guī)范》和《既有多層住宅檔案更新管理制度》，明確相關(guān)工作要求，從而確保住宅檔案的完整性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性，為保管主體開展檔案保管活動(dòng)提供制度遵循。

2.明確保管主體，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，促進(jìn)既有多層住宅檔案管理向?qū)I(yè)化邁進(jìn)。按照“誰保管，誰負(fù)責(zé)”的原則，明確既有多層住宅檔案保管的主體為業(yè)主委員會(huì)與開展服務(wù)的物業(yè)公司。在業(yè)主委員會(huì)換屆或物業(yè)公司發(fā)生變更時(shí)，街鎮(zhèn)房管部門應(yīng)協(xié)調(diào)兩者及時(shí)補(bǔ)位，保證保管主體不斷不亂。同時(shí)，在日常工作中，街鎮(zhèn)房管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)委會(huì)和物業(yè)服務(wù)企業(yè)的指導(dǎo)，嚴(yán)格落實(shí)住宅檔案管理的工作要求。

3.開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，督促檢查指導(dǎo)，形成既有多層住宅檔案齊抓共管新局面。市、區(qū)房管部門在每年開展培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)增加對(duì)既有多層住宅的業(yè)委會(huì)與物業(yè)公司人員關(guān)于住宅檔案接收整理、保管利用、更新維護(hù)等內(nèi)容的培訓(xùn)。在“有人做”的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)“有人教做，有人會(huì)做”的工作氛圍。市、區(qū)兩級(jí)房管部門對(duì)既有多層住宅檔案管理工作開展檢查指導(dǎo)，及時(shí)解決基層在實(shí)際工作中遇到的困難，提供相關(guān)的支持鼓勵(lì)政策，確保住宅檔案管理工作真正有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.加強(qiáng)信息建設(shè)，強(qiáng)化數(shù)字賦能，促使既有多層住宅檔案加快駛?cè)搿皵?shù)字化、集約化”軌道。檔案數(shù)字化建設(shè)正是當(dāng)前及未來檔案管理的發(fā)展方向。在開展前期普查工作時(shí)，應(yīng)同步實(shí)現(xiàn)存量住宅檔案資料的數(shù)字化。在將相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總時(shí)，應(yīng)要求有條件的部門對(duì)既有多層住宅檔案進(jìn)行數(shù)字掃描，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化，形成住宅檔案資料的數(shù)字化保管，建立房屋的數(shù)字化模型，實(shí)現(xiàn)“普查+數(shù)字化”的跨越式發(fā)展。對(duì)于尚不具備條件的部門，應(yīng)明確時(shí)間，創(chuàng)造條件，完成現(xiàn)有檔案的數(shù)字化工作。

同時(shí)，應(yīng)將住宅建設(shè)管理納入本市“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)住宅建設(shè)檔案資料增量的電子化管理。對(duì)住宅小區(qū)內(nèi)相關(guān)項(xiàng)目的建設(shè)主體，政府部門應(yīng)根據(jù)工作各個(gè)階段的辦理要求，按照工作職責(zé)，在“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)系統(tǒng)上及時(shí)完成工作任務(wù)，借助“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)形成、收集、歸檔住宅建設(shè)工作全流程的電子文件。此舉既能大幅縮短建設(shè)資料在各工作環(huán)節(jié)中停留的時(shí)間，提高跟蹤效率，降低相應(yīng)成本，又能整合人力、物力、財(cái)力，避免因責(zé)任主體眾多帶來檔案資料散失風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)住宅檔案資料的電子化、及時(shí)化、完整化。

5.集成檔案數(shù)據(jù)，增強(qiáng)檔案利用，提升住宅檔案為民服務(wù)功能和利用效率。眾所周知，檔案的價(jià)值在于利用，在既有多層住宅加裝電梯的“東風(fēng)”下，應(yīng)利用電子化手段，通過“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)實(shí)現(xiàn)既有和新增住宅檔案數(shù)據(jù)集成，形成全市最新的住宅“檔案數(shù)據(jù)庫”，既便于老百姓與相關(guān)部門開展查檔等利用工作，提高社會(huì)對(duì)檔案工作的認(rèn)同度，也促進(jìn)相關(guān)行業(yè)主管部門提升檔案工作保管利用水平，為下一步住宅檔案更大范圍、更深層次的利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

既有多層住宅加裝電梯工作是著力解決“老小舊遠(yuǎn)”問題的重要環(huán)節(jié)，是推進(jìn)“人民城市”建設(shè)的重要抓手。既有多層住宅檔案在加裝電梯工作的過程中發(fā)揮了重要的基礎(chǔ)保障作用。只有重視并充分發(fā)揮檔案工作為民服務(wù)的作用，才能更好更快地推進(jìn)加梯工作。這也是專業(yè)檔案人員應(yīng)盡的職責(zé)與義務(wù)。