邊穎

摘? 要：大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案建設(shè)管理中，可以在檔案管理中起到積極的輔助作用，最大化地將檔案信息資源的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。 結(jié)合當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景，該文對(duì)檔案管理中規(guī)范化建設(shè)的必要性進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，在闡述當(dāng)前檔案規(guī)范化建設(shè)面臨的新要求的基礎(chǔ)上分析了當(dāng)前建設(shè)中面臨的幾個(gè)方面的問(wèn)題， 基于此提出規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策，為當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理的規(guī)范化、信息化程度提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)

引言

隨著數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，數(shù)據(jù)信息化對(duì)檔案管理工作發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，社會(huì)各界也逐漸重視綜合檔案的信息化管理，合理利用綜合檔案資源能夠?yàn)樯鐣?huì)各類(lèi)工作和活動(dòng)的開(kāi)展提供有效的基礎(chǔ)信息資源。社會(huì)各界的綜合檔案采用信息化管理方式，能夠?yàn)樯鐣?huì)的發(fā)展建設(shè)提供有力保障，而社會(huì)各界要想使綜合檔案資源的管理更加科學(xué)、有效、規(guī)范，就必須在數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展背景下，加強(qiáng)對(duì)社會(huì)各界綜合檔案管理信息化的建設(shè)。

1檔案的規(guī)范化建設(shè)中面臨的問(wèn)題分析

1.1檔案的規(guī)范化建設(shè)中相關(guān)機(jī)制不完善

在檔案的管理中， 有的人員對(duì)檔案的規(guī)范化建設(shè)缺乏全面的認(rèn)識(shí)、還不夠重視，一直存在檔案的規(guī)范化管理工作的實(shí)施應(yīng)該由檔案部門(mén)內(nèi)部來(lái)落實(shí)的思想， 對(duì)檔案規(guī)范化管理方面需要的資金及技術(shù)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)備方面的建設(shè)比較滯后，加上相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不高， 致使檔案規(guī)范化管理工作難以取得明顯的進(jìn)展。有的檔案部門(mén)缺乏協(xié)同意識(shí)，在推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中缺乏與其他相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系及合作，導(dǎo)致收集的檔案信息零散、時(shí)效性不強(qiáng)，加上歸檔分類(lèi)不及時(shí)等， 對(duì)后期檔案信息的規(guī)范化整理不利。 目前不少單位未建立起完善的檔案管理體系，在大數(shù)據(jù)背景下未積極主動(dòng)去適應(yīng)、不能為信息化檔案規(guī)范化管理制度體系的構(gòu)建提供支持，導(dǎo)致工作開(kāi)展中相應(yīng)的依據(jù)不足而影響規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。

1.2檔案管理的數(shù)據(jù)分析和信息化建設(shè)不足

一些檔案管理部門(mén)在實(shí)施檔案的規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中，雖然引進(jìn)了必要的基礎(chǔ)設(shè)備及技術(shù)，但是由于存在不重視信息化建設(shè)、 管理人員思想觀念落后等問(wèn)題，檔案的規(guī)范化建設(shè)及管理進(jìn)程緩慢，引進(jìn)的先進(jìn)設(shè)備難以發(fā)揮出相應(yīng)的作用。 有的檔案管理部門(mén)在整合資源信息方面能力不強(qiáng)， 難以深度挖掘出檔案資源中的深層次信息， 對(duì)檔案部門(mén)服務(wù)能力及水平的提高不利。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下 5G 技術(shù)得到了快速的發(fā)展， 未來(lái)檔案管理部門(mén)為大眾提供服務(wù)方式主要往電子服務(wù)方向發(fā)展，部分信息化、規(guī)范化建設(shè)還比較落后的檔案管理部門(mén)難以適應(yīng)此種發(fā)展趨勢(shì)，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求不相適應(yīng)， 勢(shì)必會(huì)大大降低檔案管理部門(mén)的服務(wù)能力及水平。

1.3檔案信息化人才短缺

在社會(huì)各界開(kāi)展綜合檔案管理信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才是建設(shè)的必備因素之一。然而當(dāng)前社會(huì)各界在進(jìn)行綜合檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，具備專(zhuān)業(yè)信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才較少，使檔案信息化建設(shè)的工作無(wú)法正常開(kāi)展。很多原有的綜合檔案管理人員，在入職檔案管理崗位前沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，缺少對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)知，更嚴(yán)重的是，許多社會(huì)團(tuán)體或組織在社會(huì)的綜合檔案管理中，聘用知識(shí)水平較低、年齡較大的員工作為綜合檔案管理部門(mén)的管理人員，整個(gè)檔案管理部門(mén)只有極少部分人懂得基本的計(jì)算機(jī)或者信息化的相關(guān)知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程緩慢。

1.4綜合檔案管理信息化建設(shè)缺乏安全性

由于部分社會(huì)團(tuán)體或組織在綜合檔案管理信息化建設(shè)中，出現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)不完善、信息化手段落后、信息化專(zhuān)業(yè)建設(shè)人員不足等問(wèn)題，導(dǎo)致社會(huì)各界綜合檔案管理信息化建設(shè)中的綜合檔案信息資源缺乏一定的安全保障。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式保存方法相比，信息化的綜合檔案管理工作需要滿足更多條件，以保證信息化管理工作的正常運(yùn)行。綜合檔案管理信息化除了要重視對(duì)綜合檔案資源的保護(hù)，還要重視對(duì)綜合檔案信息資源的安全建設(shè)。然而許多組織或團(tuán)體在建設(shè)過(guò)程中忽視了綜合檔案信息化的安全建設(shè)，綜合檔案資源的數(shù)據(jù)易被人篡改和刪除，影響了社會(huì)各界綜合檔案資源的完整性，阻礙了綜合檔案信息管理化的建設(shè)進(jìn)程。

2檔案管理規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策

2.1構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理人員應(yīng)不斷更新工作習(xí)慣和方法，尋找獲取和管理檔案信息的新方法，使檔案管理方式多樣化，明確檔案管理的工作方式。作為具體管理任務(wù)的一部分，檔案管理人員應(yīng)制定工作計(jì)劃，積極開(kāi)發(fā)全面的數(shù)據(jù)管理模式，并為合并和處理檔案信息制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。此外，通過(guò)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)施精細(xì)結(jié)構(gòu)化管理，計(jì)算機(jī)的計(jì)算能力不斷提高，從而可以高效地處理大量文件信息。為了進(jìn)一步細(xì)化檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案信息實(shí)際處理的有效性，受影響的部門(mén)必須盡可能改進(jìn)系統(tǒng)。為了規(guī)范和提高檔案管理的效率，受影響的地區(qū)還應(yīng)更加致力于執(zhí)行檔案管理任務(wù)，并不斷提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，以便創(chuàng)造良好的職業(yè)生涯，從而能夠更好地應(yīng)對(duì)檔案管理任務(wù)。

2.2提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量

在對(duì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制質(zhì)量，確保文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性，提高文件信息的準(zhǔn)確性。檔案管理的軟硬件設(shè)備應(yīng)不斷更新，以確保大量數(shù)據(jù)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確，并能夠清晰地再現(xiàn)檔案管理所需數(shù)據(jù)的基本狀態(tài)。第二，在數(shù)字化文件的時(shí)候，你要優(yōu)化文件轉(zhuǎn)換，讓文件轉(zhuǎn)換更高效，盡量減少文件數(shù)字化誤差。它還加快了文件數(shù)字化的速度，改進(jìn)了文件清理的基礎(chǔ)，確保了法規(guī)遵從性以及適當(dāng)和規(guī)范的文件管理，驗(yàn)證了審查文件管理操作的基礎(chǔ)，并提高了文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化。最后，創(chuàng)建一個(gè)無(wú)縫的文件管理任務(wù)鏈，加強(qiáng)文件管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定更完善的文件管理方法，細(xì)化文件管理的各個(gè)方面，提高對(duì)文件管理的問(wèn)責(zé)和質(zhì)量的認(rèn)識(shí)。

2.3提高建設(shè)人員的信息化建設(shè)意識(shí)

在社會(huì)各界的綜合檔案管理信息化建設(shè)中，提高管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)極為重要，只有管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)得到提高，社會(huì)各界的綜合檔案管理信息化建設(shè)工作才能夠順利開(kāi)展，并持續(xù)向前發(fā)展。促進(jìn)管理人員綜合檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，使他們能夠從傳統(tǒng)的綜合檔案管理理念向信息化綜合檔案管理理念轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)社會(huì)綜合檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)。

2.4建立可行的綜合檔案管理信息化網(wǎng)站

網(wǎng)站是人們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)暢游中經(jīng)常使用的信息查詢(xún)工具，因此，社會(huì)各組織應(yīng)該建立可行的綜合檔案管理信息化網(wǎng)站，為各組織綜合檔案信息的上傳和查詢(xún)提供一個(gè)有效的媒介，使群眾能夠在網(wǎng)站中快速、便捷、準(zhǔn)確地查詢(xún)到所需要的相關(guān)檔案信息，幫助人民群眾更加全面地了解社會(huì)的發(fā)展等信息，提高綜合檔案資源的利用價(jià)值[1]。

2.5強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全

在大數(shù)據(jù)的背景下，不僅關(guān)乎文件的有用性，還關(guān)乎文件管理的安全性。應(yīng)仔細(xì)分析與檔案數(shù)字化相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，特別是加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、監(jiān)測(cè)檔案信息、建立檔案信息預(yù)警機(jī)制、及時(shí)控制轉(zhuǎn)移檔案時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)以及優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估[2]。

結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代， 信息數(shù)據(jù)使得檔案管理工作更加復(fù)雜化， 檔案管理工作面臨著各種問(wèn)題與挑戰(zhàn)。而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理模式，處理方式發(fā)生了巨大的改變， 與傳統(tǒng)管理方式相比有著顯著的不同， 這對(duì)檔案管理人員也是一種全新的挑戰(zhàn)。 因此， 檔案管理人員要積極掌握和探索現(xiàn)代化管理手段，更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)代下的檔案管理工作[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]鐘小梅.大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)及管理策略[J].現(xiàn)代企業(yè)，2022（04）：23-24.

[2]鄭盛楠.大數(shù)據(jù)背景下檔案規(guī)范化建設(shè)研究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2022，6（04）：106-109.

[3]王林娜，孫智宏.大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)與管理[J].教育教學(xué)論壇，2018（29）：14-15.