摘 要：文書與文書檔案之間有密切關(guān)聯(lián)性，文書工作的質(zhì)量是保證文書檔案質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。本文從規(guī)范性、服務(wù)性等五個(gè)方面分析了文書檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，分析了文書檔案質(zhì)量現(xiàn)狀，從文件質(zhì)量本身、文件收集和文書立卷三個(gè)方面探討了影響文書檔案質(zhì)量的主要因素，并從全過程角度闡述了提升文書檔案質(zhì)量的具體舉措，具有一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案;質(zhì)量;管理

ISO8402“質(zhì)量管理和質(zhì)量保證術(shù)語”表中，將“質(zhì)量管理”含義擴(kuò)展，明確質(zhì)量管理是指確定質(zhì)量方針、目標(biāo)和職責(zé)，并通過質(zhì)量體系中的質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)來使其實(shí)現(xiàn)的所有管理職能的全部活動(dòng)。一言以蔽之，質(zhì)量管理就是指為了實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)而進(jìn)行的所有管理性質(zhì)的活動(dòng)。文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，是由黨務(wù)、行政管理活動(dòng)中的文件轉(zhuǎn)化而來，從根本上來說，文書檔案來源于文書，文書是文書檔案的前身，而文書檔案又是文書的延續(xù)和最終歸宿[1 ]。文書與文書檔案之間有著密切的關(guān)聯(lián)性，文書工作的質(zhì)量是保證文書檔案質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)，文書制成文件的質(zhì)量是文書檔案質(zhì)量的重要保障，而文書處理的質(zhì)量則是文書檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1 文書檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

文書檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織黨務(wù)、行政管理活動(dòng)的產(chǎn)物。文書檔案管理質(zhì)量不僅體現(xiàn)了文書檔案自身的管理水平，也直接展示并影響著機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織的管理水平。提升文書檔案管理質(zhì)量，首先需要把握文書檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容[2 ]。從規(guī)定和實(shí)際情況看，評(píng)價(jià)文書檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)主要有五個(gè)方面。

1.1 規(guī)范性

規(guī)范性是文書檔案質(zhì)量管理首要評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。真正高質(zhì)量的文書檔案首要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)就是其規(guī)范性特征。這里的規(guī)范不僅指內(nèi)容結(jié)構(gòu)，還包括外在的形態(tài)[3 ]。而要達(dá)到規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)和要求，就是要落實(shí)文書檔案的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求。具體說，就是要嚴(yán)格落實(shí)《文書檔案案卷格式》《歸檔文件整理規(guī)則》等業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，格式、內(nèi)容、形式等符合規(guī)范。應(yīng)按照文書檔案管理工作程序及要求，把握好文書檔案管理的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，始終使文書檔案管理在規(guī)范體系的約束中進(jìn)行。

1.2 服務(wù)性

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織文書檔案以提供黨務(wù)、行政管理服務(wù)為重點(diǎn)，文書檔案質(zhì)量管理應(yīng)體現(xiàn)其服務(wù)性。文書檔案詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織的發(fā)展歷程，保存了其行政管理的成功經(jīng)驗(yàn)。在檔案質(zhì)量管理要求中應(yīng)突出文書檔案信息的服務(wù)性，便于后期的查詢、利用，滿足不同信息需求者的需要。為此，應(yīng)按照《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》等的要求，加快檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程，提高文書檔案利用效率。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)性

標(biāo)準(zhǔn)性是指文書檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照行業(yè)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并根據(jù)檔案事業(yè)的發(fā)展而不斷地提升標(biāo)準(zhǔn)化流程和制度化保障機(jī)制[4 ]。具體來說，就是要求文書檔案嚴(yán)格遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章和規(guī)范性文件，如《電子公文歸檔管理暫行辦法》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

1.4 準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是文書檔案質(zhì)量管理的基礎(chǔ)性要求。作為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織黨務(wù)、行政管理等工作的歷史記錄，是非常寶貴的參考信息和應(yīng)用數(shù)據(jù)。文書檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性，是確保文書檔案后期價(jià)值發(fā)揮的重要前提和基礎(chǔ)[5 ]。應(yīng)按照文書檔案質(zhì)量管理的相關(guān)規(guī)定和要求，防止出現(xiàn)文書檔案信息失真或者文書檔案中的相關(guān)錯(cuò)誤，以免因文書檔案信息準(zhǔn)確性不高而直接影響到文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求。如，公司任免文件的時(shí)間落款應(yīng)在黨委（組）會(huì)研究之后，不得早于這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

1.5 安全性

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織的文書檔案記錄了人事任免等重要信息，做好文書檔案的安全保密工作尤為重要，也是文書檔案質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)和內(nèi)容。因此，需要嚴(yán)格按照人防、物防、技防的規(guī)定和要求，做好文書檔案的安全保密工作，為文書檔案高質(zhì)量管理提供必要支撐[6 ]。

2 文書檔案質(zhì)量常見的問題

2.1 公文結(jié)構(gòu)存在有不足

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對(duì)黨政機(jī)關(guān)的公文格式作出明確規(guī)定，即黨政機(jī)關(guān)公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等組成[7 ]。不同文種公文的結(jié)構(gòu)又略有差異。但從調(diào)查的情況來看，公文結(jié)構(gòu)方面還存在一些問題。一是標(biāo)題方面。公文標(biāo)題揭示內(nèi)容與行文目的，便于閱讀，利于公文登記和管理。但尚有一些公文缺少標(biāo)題或者不明晰，影響公文質(zhì)量和文書檔案質(zhì)量。二是文號(hào)方面。發(fā)文字號(hào)是發(fā)文機(jī)關(guān)按公文類別和發(fā)文順序編排而來，有助于公文的區(qū)分、統(tǒng)計(jì)、管理。從調(diào)查情況來看，重號(hào)、漏號(hào)現(xiàn)象偶有發(fā)生，也是影響文書檔案質(zhì)量的又一因素。三是發(fā)文機(jī)關(guān)署名方面。從調(diào)查情況看，有發(fā)文機(jī)關(guān)書寫不準(zhǔn)確的，主要表現(xiàn)在簡(jiǎn)稱方面不符合發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)定和要求，且缺少發(fā)文機(jī)關(guān)用印，導(dǎo)致文書檔案后期利用效力受到影響。四是日期方面。公文均應(yīng)注明其成文日期，這也直接關(guān)乎到公文生效的具體時(shí)間。從實(shí)際情況來看，公文落款日期有文件起草日期、有成文日期，還有會(huì)議通過日期等等，具體來說，應(yīng)該以“簽發(fā)日期”為準(zhǔn)[8 ]，實(shí)際日期有弄混的。

2.2 書寫規(guī)則遵守不到位

公文的書寫規(guī)則質(zhì)量也是影響文書檔案質(zhì)量的又一重要因素。從調(diào)查情況看，書寫規(guī)則方面常見的問題有：公文日期書寫不準(zhǔn)確或者有漏項(xiàng)，如，年、月、日不齊全，或缺年份，或缺日。公文文種不準(zhǔn)確。文書檔案大多是從公文轉(zhuǎn)化而來，公文文種應(yīng)準(zhǔn)確。此外，公文的裝訂也要符合相關(guān)要求，少數(shù)情況沒有留出左側(cè)裝訂線，在后期文書檔案裝訂時(shí)容易將字跡遮蓋。

3 影響文書檔案質(zhì)量的主要因素

3.1 文件質(zhì)量因素

影響文件質(zhì)量的因素主要包括：文件質(zhì)量由文件內(nèi)在質(zhì)量及文件載體質(zhì)量?jī)刹糠纸M成。其中，影響文件內(nèi)在質(zhì)量的因素包括上述的標(biāo)題、文號(hào)、日期、用印等公文結(jié)構(gòu);也包括文件內(nèi)在的記述、表達(dá)、公文處理等內(nèi)容質(zhì)量。影響文件載體質(zhì)量的因素主要包括上述書寫材料和書寫規(guī)則方面的相關(guān)因素。例如紙張的選用、材料的選型，有些文件紙張不耐久，出現(xiàn)老化，選用圓珠筆、鉛筆等，一段時(shí)間之后字跡會(huì)褪色，這些都會(huì)影響到文件質(zhì)量，進(jìn)而影響到文書檔案質(zhì)量。

3.2 文件收集因素

文件的收集整理對(duì)文書檔案的案卷質(zhì)量也會(huì)產(chǎn)生較大影響，如忽視文件收集環(huán)節(jié)工作，就會(huì)影響到文件收集的完整性，最終會(huì)影響文書檔案的系統(tǒng)性。其中，文書處理程序不明確、文書工作制度不健全是影響文件收集質(zhì)量的重要影響因素。如，由于沒有完善的文件收集制度性規(guī)定，收集了“請(qǐng)示”文件，沒有收集“批復(fù)”文件;或者只有文書的“正文”，沒有“底稿”“附件”等。此外，文件收集制度不健全，導(dǎo)致卷內(nèi)文件收集不及時(shí)、不完整，文書處理程序混亂。文件整理質(zhì)量會(huì)直接影響到文書檔案案卷質(zhì)量，只有切實(shí)提升文件收集質(zhì)量，才能為檔案案卷質(zhì)量奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 文書立卷因素

立卷歸檔工作是提高文書檔案案卷質(zhì)量的最后把關(guān)環(huán)節(jié)，不僅要對(duì)文件材料熟悉，還需要立卷人員熟練掌握文書、檔案等相關(guān)專業(yè)知識(shí)。實(shí)際工作中影響文書立卷歸檔的因素主要有：文件的分類、保管期限的劃分、卷內(nèi)文件的排列的有機(jī)聯(lián)系性，以及案卷標(biāo)題的擬定和案卷裝訂等。因此，在文件立卷歸檔前，應(yīng)區(qū)分歸檔與不歸檔范圍，防止應(yīng)歸檔的未歸檔，不應(yīng)歸檔的卻歸檔的現(xiàn)象;根據(jù)文書檔案性質(zhì)及價(jià)值，合理劃分文書檔案保管期限;立卷歸檔的案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔、嚴(yán)謹(jǐn)，裝訂時(shí)應(yīng)整齊、美觀，不得有壓字、脫頁等影響案卷質(zhì)量的情形[9 ]。

4 加強(qiáng)文書檔案質(zhì)量管控的主要措施

文書檔案案卷由文書部門來組卷，應(yīng)將質(zhì)量管理理念納入到文件的醞釀、起草、修改、審核、定稿、繕印、發(fā)文，以及文件的收集、整理、立卷、歸檔等全過程，增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)，提升質(zhì)量管理業(yè)務(wù)能力，嚴(yán)把文書檔案質(zhì)量管理控制關(guān)。

4.1 從思想、組織、制度方面提升檔案管理質(zhì)量

文書檔案管理工作質(zhì)量的提升需要從人員思想認(rèn)識(shí)、組織架構(gòu)和規(guī)章制度三個(gè)方面保障。首先應(yīng)提高思想認(rèn)識(shí)。要求文件起草人員、檔案管理人員，以及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)都從思想上牢固樹立文書檔案質(zhì)量意識(shí)，把好文檔質(zhì)量關(guān)，將質(zhì)量意識(shí)和質(zhì)量要求貫穿于文件制發(fā)、收發(fā)文管理、案卷立卷歸檔、文書檔案接收管理的全過程。重視影響文書檔案的細(xì)節(jié)之處，例如紙張的選用、行文的內(nèi)容等，要以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求推動(dòng)文書檔案質(zhì)量管理。其次是完善和落實(shí)組織架構(gòu)。文書檔案管理部門應(yīng)積極建議并組建文書檔案質(zhì)量管理領(lǐng)導(dǎo)小組[10 ]，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和辦公室負(fù)責(zé)人，以及文件起草和具體檔案工作人員組成，并將文書檔案的質(zhì)量管理納入單位目標(biāo)績(jī)效考核，兌現(xiàn)相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施。再次是完善規(guī)章制度。根據(jù)文書檔案管理實(shí)際，既要認(rèn)真落實(shí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《文書檔案案卷格式》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位自身實(shí)際，圍繞文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，建立健全關(guān)于文書檔案質(zhì)量管理方面的規(guī)章制度。例如，制定實(shí)施《文書檔案管理制度》，編制使用《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號(hào)表》等。這些制度和要求應(yīng)涵蓋文件起草、審核、發(fā)文等環(huán)節(jié)，以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化等工作內(nèi)容，通過完善的規(guī)章制度，保證文書檔案管理質(zhì)量的提升。

4.2 加強(qiáng)文件、檔案全流程質(zhì)量管理

既要從擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、打印、校隊(duì)、用印、登記、分發(fā)等文件的起草、制發(fā)流程，也要從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等檔案工作程序方面嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)[11 ]。首先，應(yīng)嚴(yán)格把好文件起草、撰制方面的質(zhì)量關(guān)，抓好文件醞釀起草關(guān)，嚴(yán)把文件的審核定稿關(guān)，確保文件起草的內(nèi)容準(zhǔn)確、明了，正文的標(biāo)題完整、文檔格式準(zhǔn)確、書寫的材料等符合案卷質(zhì)量以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求。其次，應(yīng)嚴(yán)把文件的收發(fā)處理質(zhì)量。建立文件收發(fā)目錄和清單，防止文件丟失;做好文件的傳閱和辦理，做到收發(fā)有登記、傳閱及時(shí)、辦理準(zhǔn)確，并做好自制文件的留底收存，外來文件鑒別和選留，既要保證文件資料應(yīng)收盡收，也要防止一味“大而全”，增加后期檔案管理不應(yīng)有的負(fù)擔(dān)。此外，嚴(yán)格把好文書檔案管理流程質(zhì)量關(guān)。堅(jiān)持定期收集與隨機(jī)收集相結(jié)合機(jī)制，確保文書檔案完整收集;嚴(yán)格按照文書檔案的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，做好文書檔案的整理、鑒定工作，按時(shí)立卷歸檔，將平時(shí)收集保管的文件，按組卷的特征，結(jié)合單位工作實(shí)際及時(shí)立卷歸檔，每年的文件材料每年清;按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善文書檔案保管環(huán)境和條件，防止文書檔案滅失或損毀;加快文書檔案電子化、數(shù)字化進(jìn)程，提高文書檔案檢索質(zhì)量和效率;注重文書檔案編研工作，根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要，做好文書檔案編研選題謀劃等，更好地發(fā)揮文書檔案的作用。

4.3 從業(yè)務(wù)素質(zhì)、監(jiān)督指導(dǎo)方面把好檔案質(zhì)量關(guān)

應(yīng)從工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)兩個(gè)方面，促進(jìn)文書檔案質(zhì)量的提升。一方面，應(yīng)加強(qiáng)公文辦理、檔案管理以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，通過“請(qǐng)進(jìn)來”“走出去”等方式，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家、學(xué)者授課，也可以定期選派業(yè)務(wù)骨干赴先進(jìn)地區(qū)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，不斷提高相關(guān)業(yè)務(wù)素能。此外，還可以經(jīng)常組織優(yōu)秀檔案管理評(píng)比、先進(jìn)典型選樹等，著力打造一支復(fù)合型人才隊(duì)伍。另一方面，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)深入工作一線，尤其是公文起草部門，主動(dòng)加強(qiáng)立卷工作指導(dǎo)，定期開展歸檔質(zhì)量監(jiān)督檢查，通過指導(dǎo)與監(jiān)督相結(jié)合的方式，切實(shí)提升文書檔案管理質(zhì)量和水平。還應(yīng)注重督察結(jié)果的運(yùn)用，把文書檔案質(zhì)量管理結(jié)果作為評(píng)先評(píng)優(yōu)的一項(xiàng)考核內(nèi)容，倒逼所有參與人員真正重視文書檔案管理質(zhì)量，始終把質(zhì)量擺在更加突出的重要位置。

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作者簡(jiǎn)介：李曉，大學(xué)學(xué)歷，中國(guó)船舶第七一三研究所助理館員，主要從事檔案管理研究。