邢滟 趙晗

摘 要：在數(shù)字化時(shí)代大背景下，公共圖書(shū)館檔案管理應(yīng)緊追科學(xué)的腳步，朝著信息化方向邁進(jìn)。本文立足于公共圖書(shū)館現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理實(shí)情提出具體策略，有效落實(shí)公共圖書(shū)館檔案管理信息化已是社會(huì)輿論導(dǎo)向，更是時(shí)代進(jìn)程中的客觀要求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代;公共圖書(shū)館;檔案管理;信息化

在數(shù)字化時(shí)代中，新媒體信息技術(shù)在社會(huì)的關(guān)注下登上世紀(jì)舞臺(tái)，并被廣泛應(yīng)用于不同領(lǐng)域，數(shù)字技術(shù)逐漸遍布了社會(huì)生活的方方面面，豐富了民眾的生活，在社會(huì)文化背景思潮下形成了巨大的沖擊。公共圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的大力支持分不開(kāi)，只有充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，有效結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，拓展數(shù)字化發(fā)展渠道，方可實(shí)現(xiàn)其科學(xué)信息化的可持續(xù)推進(jìn)。

一、公共圖書(shū)館傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化的區(qū)別

公共圖書(shū)館檔案管理信息化是傳統(tǒng)檔案管理的一次新突破，傳統(tǒng)檔案管理因信息更新不及時(shí)已不能滿(mǎn)足人民信息化的生活方式，所以信息化管理告別了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，告別了煩瑣的工作現(xiàn)狀與管理制度，將傳統(tǒng)管理模式推向了數(shù)字化手段，在降低工作量的同時(shí)還提升了管理效率。隨著時(shí)代進(jìn)步及人們生活水平的提高，人民群眾不再僅滿(mǎn)足于解決生活溫飽問(wèn)題，對(duì)精神層面的需求和索取方式也在逐步提高，所以，公共圖書(shū)館數(shù)字化管理還將目光投向了更多讀者，將數(shù)字化資源以互聯(lián)網(wǎng)為載體向檔案信息化推進(jìn)，為人民群眾提供文化信息服務(wù)和知識(shí)需求，并朝著公眾服務(wù)的路線(xiàn)遠(yuǎn)航。

檔案管理信息化模式相較于傳統(tǒng)管理而言?xún)?yōu)勢(shì)有三點(diǎn)：

第一，便于查找書(shū)籍信息，更好地為讀者提供閱讀服務(wù)，公共圖書(shū)館是在國(guó)家部門(mén)的扶持下為廣大市民提供了免費(fèi)閱讀空間，書(shū)籍?dāng)?shù)量大，內(nèi)容全，信息化管理能夠及時(shí)對(duì)大量的書(shū)籍查漏補(bǔ)缺，為市民創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)閱讀環(huán)境。

第二，信息化管理與時(shí)代接軌，有助于公共圖書(shū)館在新時(shí)代持續(xù)發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)思潮對(duì)線(xiàn)下工作造成了一定影響，信息化管理能夠順應(yīng)時(shí)代背景，更好傳遞圖書(shū)館建設(shè)的內(nèi)涵價(jià)值。

第三，信息化管理是新時(shí)代讀者對(duì)公共圖書(shū)館的必然要求，互聯(lián)網(wǎng)的盛行將社會(huì)文化生活徹底推向了數(shù)字化，圖書(shū)館是政府建造的便民服務(wù)區(qū)，以豐富國(guó)民精神生活為主，提升全民素質(zhì)，在這樣的背景下，公共圖書(shū)館檔案信息化管理已是必然趨勢(shì)。

公共圖書(shū)館肩負(fù)著國(guó)民文化素質(zhì)進(jìn)步的重任，隨著時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，物質(zhì)文化已經(jīng)難以滿(mǎn)足當(dāng)代人民的追求，精神上的滿(mǎn)足成了緩解壓力的主要途徑。圖書(shū)館的設(shè)辦立足于文化需求，旨在為更多讀者創(chuàng)建精神空間，然而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代信息化生活，新型管理模式應(yīng)運(yùn)而生，以便民管理為落腳點(diǎn)，全面開(kāi)展數(shù)字化時(shí)代下公共圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)。

二、公共圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)的重要性

公共圖書(shū)館檔案管理是為了更好踐行政府部門(mén)的政策，為廣大讀者提供豐富的書(shū)籍資源，為更好服務(wù)探索路徑，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比較，信息化管理的重要性主要體現(xiàn)在下述四方面：

1.檢索更加高效

在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式存在一定的弊端，如紙質(zhì)檔案易丟失、查閱有難度、靈活性不高、檔案記載不及時(shí)、化學(xué)反應(yīng)等，閱讀人數(shù)將會(huì)隨著圖書(shū)館的建設(shè)越來(lái)越多，傳統(tǒng)檔案管理向新型檔案管理模式過(guò)渡已是大勢(shì)所趨，或說(shuō)是必然現(xiàn)象。龐大的閱讀基數(shù)致使信息技術(shù)亟須在檔案管理模式中發(fā)揮其自由靈活性，在信息化管理模式下，相較于傳統(tǒng)檢索更加高效，信息準(zhǔn)確度在傳統(tǒng)管理模式上也有所提高，加大了檔案的處理與流通。比如書(shū)籍可以在設(shè)備上搜索，便于查詢(xún)書(shū)籍信息，節(jié)約一定的時(shí)間成本。

2.節(jié)約經(jīng)濟(jì)資源

傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理需要占用極大的空間，公共圖書(shū)館位置有限，加之在創(chuàng)建上以閱讀區(qū)為主，或者是書(shū)籍區(qū)、檔案存放區(qū)有局限，甚至于面向占用國(guó)企單位空間儲(chǔ)存，不止在儲(chǔ)存方面，還需要大量的人力資源對(duì)其進(jìn)行保護(hù)與定期維修。新型管理模式可以解決上述人力、物力資源消耗現(xiàn)象，在管理過(guò)程中，只需配置幾臺(tái)工作使用的計(jì)算機(jī)，操作也不需要大量的工作人員，在創(chuàng)建社會(huì)效益的同時(shí)又節(jié)約了成本，在管理層面達(dá)成節(jié)能增效的工作狀態(tài)。經(jīng)濟(jì)資源是檔案管理工作的核心部分，節(jié)約經(jīng)濟(jì)資源就是為圖書(shū)館的良好發(fā)展謀求福祉。

3.實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案信息化管理在一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，極大方便了市民的閱讀生活。在共享信息資源的同時(shí)，檔案信息系統(tǒng)還能切換為人工智能模式，對(duì)讀者的閱讀問(wèn)題進(jìn)行全面解答，普及書(shū)籍內(nèi)部典藏的文化背景，就如同幫助解答問(wèn)題的師長(zhǎng)一般。在檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)上獲得的信息會(huì)更加廣泛，信息量會(huì)更大，可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性，更能體現(xiàn)出檔案信息系統(tǒng)的個(gè)性化和人性化特點(diǎn)，為讀者在閱讀過(guò)程中創(chuàng)建了探索知識(shí)的空間，智能服務(wù)使讀者很容易得到廣泛的信息量，從而實(shí)現(xiàn)信息共享。信息共享是當(dāng)前公共圖書(shū)館進(jìn)步與發(fā)展的主要利器，如全國(guó)各地圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)信息共享，那么圖書(shū)館檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化建設(shè)指日可待。

4.強(qiáng)化服務(wù)功能

公共圖書(shū)館檔案信息化管理也是文化層面的大躍進(jìn)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，各項(xiàng)管理工作已面向信息化進(jìn)軍，公共圖書(shū)館是國(guó)家給予每一位公民的福利，在這樣的文化背景下理應(yīng)全面實(shí)行檔案信息化管理模式，既是時(shí)代的需求，又是每一個(gè)讀者的需求。近年來(lái)，越來(lái)越多的公共圖書(shū)館將傳統(tǒng)服務(wù)模式與新型網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相互結(jié)合，滿(mǎn)足線(xiàn)上線(xiàn)下讀者，使更多人接受文化的熏陶。在原有基礎(chǔ)上不斷建設(shè)優(yōu)化，提高圖書(shū)館的現(xiàn)代科技水平，延伸閱讀項(xiàng)目，強(qiáng)化服務(wù)功能。信息化管理相較于傳統(tǒng)管理模式，更具穩(wěn)定性，也降低了管理錯(cuò)誤的概率，更好地服務(wù)于每一位讀者。

三、公共圖書(shū)館檔案管理信息化的基本原則

公共圖書(shū)館檔案信息化管理主要依附于計(jì)算機(jī)技術(shù)，創(chuàng)設(shè)相關(guān)媒介，拓展管理渠道，具體來(lái)講就是將流傳下來(lái)的紙質(zhì)文件錄入計(jì)算機(jī)，轉(zhuǎn)化為電子管理方式，在錄入信息的過(guò)程中，多采用壓縮、拍攝的形式，或條碼掃描等科技，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)紙質(zhì)信息進(jìn)行統(tǒng)一采集管理，在操作過(guò)程中通常經(jīng)過(guò)多重物理處理程序，避免信息遺漏或出錯(cuò)。信息化管理在檔案調(diào)取中更加便捷，有助于書(shū)籍信息的查閱，在管理上更加安全、完整，檔案信息在利用過(guò)程中毫無(wú)威脅性，因此檔案信息利用率也在逐年上漲。檔案信息管理更多的是為人民服務(wù)，肩負(fù)著國(guó)家職責(zé)，因此在管理過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格謹(jǐn)慎，糅合現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)遵循下述三項(xiàng)原則：首先，先后原則。公共圖書(shū)館檔案信息化管理并非對(duì)所有檔案一視同仁，應(yīng)對(duì)其多種類(lèi)型進(jìn)行歸納，按照重要程度、使用量、時(shí)間順序等展開(kāi)排列，如具有館藏特色、需求量大且急用的優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，確保其信息準(zhǔn)確無(wú)誤，傳承特色文化先行，立足于讀者做好信息化檔案管理工作。對(duì)于年代久遠(yuǎn)的歷史文化遺留，現(xiàn)代手段不能復(fù)原的不能與數(shù)字化統(tǒng)一管理，應(yīng)對(duì)其暫且擱置，后期決定此類(lèi)檔案信息的管理策略，妥善處理歷史遺留，完善公共圖書(shū)館檔案信息;其次，安全原則。信息技術(shù)是一把雙刃劍，在便捷管理的同時(shí)，也會(huì)為信息的安全帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)，因此在使用信息化管理的過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是亟待解決的因素。對(duì)于一切在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可以查詢(xún)的資料應(yīng)加強(qiáng)保護(hù)，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，為讀者的健康閱讀創(chuàng)造和諧穩(wěn)定的氛圍。例如，可以利用數(shù)據(jù)加密方式保護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，或者在資料使用方面設(shè)定限制，安全防護(hù)方式不計(jì)其數(shù)，公共圖書(shū)館檔案管理信息可以按照需求選取符合管理的防護(hù)措施;最后，服務(wù)原則。檔案管理信息化建設(shè)主要目的是為讀者提供優(yōu)質(zhì)的閱讀環(huán)境，更好地服務(wù)于每一位使用者，踐行設(shè)辦公共圖書(shū)館的指導(dǎo)理念。因此，檔案管理信息化應(yīng)立足于讀者需求，提升社會(huì)服務(wù)功能。

四、公共圖書(shū)館進(jìn)行檔案信息建設(shè)的主要內(nèi)容

1.全面了解數(shù)字化設(shè)備

檔案信息化管理在采集信息的過(guò)程中，涉及眾多的物理技術(shù)，對(duì)于管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有一定要求。管理人員在采集信息的過(guò)程中，應(yīng)全面了解每一種設(shè)備的市場(chǎng)情況，由專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其培訓(xùn)，確保管理人員熟練掌握采集技巧，并通過(guò)設(shè)備的輔助將紙質(zhì)檔案錄入電腦。設(shè)備各有其側(cè)重點(diǎn)，處理方式大相徑庭，根據(jù)錄入檔案的實(shí)際情況選擇最優(yōu)方式，如通過(guò)M2拍攝機(jī)可以將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為縮微膠卷，再利用膠片掃描儀轉(zhuǎn)換為數(shù)字文檔。公共圖書(shū)館檔案管理人員應(yīng)對(duì)設(shè)備加以研究，明確設(shè)備之間的異同性，促進(jìn)檔案管理信息化工作的高效開(kāi)展。

2.信息資源庫(kù)的建設(shè)是公共圖書(shū)館檔案管理的基礎(chǔ)

檔案信息資源庫(kù)是收錄線(xiàn)上檔案資料的平臺(tái)，如同書(shū)籍存放的倉(cāng)庫(kù)一樣，決定著檔案信息化管理的成敗，信息資源庫(kù)是由無(wú)限信息源構(gòu)成的。信息源的建設(shè)就是將數(shù)字化與信息化后的線(xiàn)上資料進(jìn)行統(tǒng)一整合，在不斷收錄與完善的過(guò)程中就形成了信息資源庫(kù)。在線(xiàn)上為讀者編排書(shū)目，按照類(lèi)別對(duì)書(shū)籍進(jìn)行分類(lèi)，可以為讀者提供便捷的查詢(xún)服務(wù)。檔案信息資源庫(kù)建設(shè)在公共圖書(shū)館的正常運(yùn)營(yíng)中具有不可忽視的作用，使讀者能夠通過(guò)不同的信息源找到意向書(shū)籍，對(duì)讀書(shū)區(qū)的和諧氛圍具有一定影響力。此外，在檔案信息化管理過(guò)程中也舉足輕重，甚至影響著信息化管理的成敗。

五、公共圖書(shū)館開(kāi)展檔案信息建設(shè)的幾個(gè)策略

公共圖書(shū)館在使用過(guò)程中流動(dòng)性較大，書(shū)籍類(lèi)目較多，檔案管理數(shù)字化、信息化需要長(zhǎng)期堅(jiān)守并不斷改善，才能取得顯著成效。信息化管理對(duì)檔案利用率具有一定幫助，并對(duì)其轉(zhuǎn)換成果具有極大的影響。下面就當(dāng)前公共圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)提出三點(diǎn)策略，希望對(duì)其數(shù)字化、信息化建設(shè)有所幫助。

第一，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，公共圖書(shū)館檔案管理信息化、數(shù)字化在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下已全面開(kāi)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為檔案管理的主要手段，也是當(dāng)前最受推崇的方式。即使公共圖書(shū)館檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)良好，也并不能完全代替紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)于一些無(wú)法利用現(xiàn)代技術(shù)復(fù)原的檔案信息，需要將其珍藏，選擇科學(xué)的技術(shù)方法進(jìn)行儲(chǔ)存。迄今為止，紙質(zhì)檔案依然是我國(guó)檔案管理中的核心部分，其重要地位不是數(shù)字化、信息化管理模式可以撼動(dòng)的。紙質(zhì)檔案沒(méi)有信息化檔案的可復(fù)制性，更因涉及典藏文化，其重要性不言而喻，故此，紙質(zhì)檔案在公共圖書(shū)館檔案管理中必不可少，在新時(shí)代應(yīng)將其列為重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象。紙質(zhì)檔案管理是國(guó)家傳統(tǒng)管理模式，新型管理方式在創(chuàng)新的道路上應(yīng)沿用傳統(tǒng)管理模式，依照檔案實(shí)際情況擇取最為合適的方式，在保護(hù)傳統(tǒng)文化的同時(shí)對(duì)歷史遺留檔案還能更好實(shí)施管理，可謂是一舉兩得。在新時(shí)代檔案管理工作中，應(yīng)充分做到新型管理模式與傳統(tǒng)管理模式相互結(jié)合，為公共圖書(shū)館檔案管理工作提供廣泛的選擇平臺(tái)。

第二，新時(shí)代衍生的檔案信息化管理理念與傳統(tǒng)管理理念有極大的差異性，對(duì)于紙質(zhì)檔案管理帶來(lái)了極大的文化沖擊，致使傳統(tǒng)管理理念面臨著極大的社會(huì)性挑戰(zhàn)，需要一定的時(shí)間來(lái)接受與改變。另外，數(shù)字化管理模式可以將其理解為是對(duì)紙質(zhì)檔案的另一種體現(xiàn)方式，利用條形碼掃描、縮微、影像等方式，以代碼的形式將其錄入計(jì)算機(jī)，并對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期的儲(chǔ)存與利用。為確保其安全性，檔案信息庫(kù)目前只能在固定的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱。

但是，當(dāng)前公共圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)尚未成熟，數(shù)字化設(shè)備并沒(méi)有得到充分的開(kāi)發(fā)與利用，要徹底面向數(shù)字化管理還需要繼續(xù)開(kāi)發(fā)新技術(shù)，拓展檔案管理信息化路徑，進(jìn)一步推動(dòng)新型的檔案管理理念。由此可見(jiàn)，數(shù)字化管理僅是對(duì)現(xiàn)存公共圖書(shū)館檔案管理模式的一項(xiàng)補(bǔ)充。

第三，當(dāng)前檔案管理數(shù)字化、信息化雖然并未達(dá)到成熟，但是檔案管理信息化已是社會(huì)進(jìn)步的必然趨勢(shì)，在不久的將來(lái)，數(shù)字化技術(shù)會(huì)遠(yuǎn)超于當(dāng)下，在公共圖書(shū)館檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。因此，在目前技術(shù)還亟須上升的階段，檔案管理數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)還應(yīng)加大力度，不斷在實(shí)踐過(guò)程中落實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)用性、系統(tǒng)性和安全性，還應(yīng)注重信息化建設(shè)中的獨(dú)特性、專(zhuān)業(yè)性、共享性。公共圖書(shū)館在國(guó)內(nèi)均有分布，在建設(shè)過(guò)程中應(yīng)根據(jù)其地區(qū)特色、館藏特色等特點(diǎn)創(chuàng)設(shè)獨(dú)特的文化氛圍，為讀者提供富有特色的閱讀空間。提升公共圖書(shū)館數(shù)字資源的專(zhuān)業(yè)性可以更為精準(zhǔn)地對(duì)讀者進(jìn)行區(qū)分，為不同群體提供相關(guān)服務(wù)。在新時(shí)代加強(qiáng)公共圖書(shū)館的數(shù)字文檔，可以促進(jìn)全國(guó)各地的圖書(shū)館之間形成信息共享，共用發(fā)展資源，進(jìn)而更好地服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于更多讀者。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公共圖書(shū)館的建設(shè)關(guān)乎地區(qū)文化與國(guó)家形象，與社會(huì)文化背景的發(fā)展息息相關(guān)。在數(shù)字化時(shí)代，公共圖書(shū)館在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化依然任重道遠(yuǎn)，為讀者服務(wù)還要在原有的基礎(chǔ)上繼續(xù)加大力度。國(guó)家政府為促進(jìn)全民素質(zhì)的提升，在特定地區(qū)設(shè)辦了公共圖書(shū)館，旨在推動(dòng)文化事業(yè)的進(jìn)步與長(zhǎng)足發(fā)展。在圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)之上，還需要全國(guó)各地的圖書(shū)館在資源共享的背景下相互彌補(bǔ)，相互進(jìn)步，為國(guó)家的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：杭州圖書(shū)館）

作者簡(jiǎn)介：邢滟（1979—），女，漢族，浙江杭州人，研究生，館員，研究方向：信息咨詢(xún)、產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)。