劉策
摘要:隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,通信行業(yè)數(shù)據(jù)挖掘的不斷深入,通信行業(yè)對財務(wù)信息的要求越來越高。傳統(tǒng)的財務(wù)信息化模式受限于軟件功能,抑制了財務(wù)工作的效率和管理水平的提升,因此加強通信行業(yè)企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)迫在眉睫。文章通過對通信行業(yè)企業(yè)財務(wù)信息化管理的現(xiàn)狀和存在問題進行分析,研究探討在信息化大背景下,通信行業(yè)企業(yè)應(yīng)如何加強財務(wù)信息化管理應(yīng)用建設(shè)策略,以此更好地促進企業(yè)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:財務(wù)信息化;企業(yè)財務(wù);管理;應(yīng)用
一、引言
黨的十九大提出了建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強國、數(shù)字中國、智慧社會的戰(zhàn)略目標,國資委強調(diào)國有企業(yè)要發(fā)揮在新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革浪潮中的引領(lǐng)作用,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,通信行業(yè)數(shù)據(jù)挖掘的不斷深入,企業(yè)發(fā)展對財務(wù)精細化管理水平和運營效率的要求越來越高。
傳統(tǒng)的財務(wù)信息化模式受限于軟件功能,抑制了財務(wù)工作的效率和管理水平的提升,從傳統(tǒng)管理體系向以數(shù)據(jù)要素為紐帶、信息技術(shù)為驅(qū)動的管理模式轉(zhuǎn)型,是轉(zhuǎn)型發(fā)展時期的必然趨勢。
本文以通信行業(yè)企業(yè)的財務(wù)信息化管理為研究重點,分析通信行業(yè)企業(yè)財務(wù)信息化管理的實施現(xiàn)狀和面臨的問題,提出財務(wù)信息化在財務(wù)管理中的應(yīng)用對策和創(chuàng)新方式,將新一代信息技術(shù)融合應(yīng)用于財務(wù)各項工作,如大數(shù)據(jù)海量搜索、數(shù)據(jù)中臺支撐公司戰(zhàn)略、AI智能稽核輔助等,為公司管理提升提供了有力借鑒。
二、財務(wù)信息化管理概述
(一)財務(wù)信息化管理的含義
財務(wù)信息化,指的是企業(yè)的財務(wù)工作人員用現(xiàn)代科技工具,對企業(yè)管理流程進行創(chuàng)造并建立一個與之相適應(yīng)的財務(wù)管理模式,進而發(fā)掘企業(yè)財務(wù)資源信息的潛能,更高效地促進企業(yè)財務(wù)工作的開展,更好地組織開展企業(yè)活動,實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的目標。
(二)財務(wù)信息化管理的特點
1. 高度的自動化
財務(wù)管理部門作為企業(yè)內(nèi)部的一個部門,與其他部門有著緊密的聯(lián)系。財務(wù)核算許多的數(shù)據(jù)來源一般歸根于其他部門,財務(wù)信息化系統(tǒng)可以采用互聯(lián)網(wǎng)來完成復雜的工作,不僅可以節(jié)約時間,還減少了人力浪費減輕了企業(yè)的成本負擔。
2. 較高的預(yù)測能力
財務(wù)信息化系統(tǒng)在科學技術(shù)的普及下,不僅能夠準確及時地發(fā)布和獲取相關(guān)的商業(yè)信息,還能進行資源共享。與此同時,企業(yè)還可以對錯誤的商業(yè)信息進行反饋與披露,提高其預(yù)測能力,以更好地對企業(yè)進行控制和管理。
(三)進行財務(wù)信息化管理的必要性分析
1. 提升企業(yè)內(nèi)部管理能力水平
企業(yè)的財務(wù)信息化建設(shè)能夠提高企業(yè)的內(nèi)部管理水平,讓企業(yè)的經(jīng)營效益得到提升,降低企業(yè)的交易成本,使整體的工作效率提高,降低了物料浪費,節(jié)約成本,從而使企業(yè)的財務(wù)工作人員的工作量和工作強度減輕。目前,我國許多知名企業(yè)的寶貴經(jīng)驗也證實了企業(yè)財務(wù)管理信息化管理在提升企業(yè)經(jīng)濟效益和管理水平等方面發(fā)揮了巨大的推動作用。
2. 有利于增強企業(yè)績效管理效果,提高企業(yè)綜合競爭力
實施企業(yè)財務(wù)信息化管理能有效推動企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn),提高經(jīng)營績效,進而增強企業(yè)的綜合實力。就管理本身來說,管理工具的改善或是模式的變革都具有一定的互動性,是一個比對完整的過程,他們都屬于企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的兩個重要方面。因此,想要使企業(yè)的整體管理水平提高,就要切實提高管理模式的方法手段,實施企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)。
三、通信行業(yè)企業(yè)財務(wù)信息化管理的實施現(xiàn)狀
(一)財務(wù)核算與財務(wù)管理瓶頸問題突出
通信行業(yè)企業(yè)由于業(yè)務(wù)量的逐年增加,以及管理精細化要求的逐年提升,員工工作負荷較大,財務(wù)人員“減壓、減負、減繁”需求迫切,財務(wù)核算及財務(wù)管理工作面臨著越來越多的瓶頸與挑戰(zhàn),亟需盡快提供有效信息化工具支撐。目前,財務(wù)工作中財務(wù)流程存在高度重復的手工操作,耗費大量的人力物力成本,跨系統(tǒng)的處理及電子表格交互的操作、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等工作效率偏低等這些問題尤為突出。
(二)業(yè)務(wù)流程鏈條存在漏洞,風險管控問題嚴峻
通信行業(yè)企業(yè)的部分數(shù)據(jù)的手工獲取以及部分流程的手工處理,存在出現(xiàn)差錯的可能,業(yè)務(wù)鏈條不規(guī)范,存在風險問題。同時對資金、預(yù)算管理等方面的信息支持度變低,不利于整個集團企業(yè)信息化項目建設(shè)的貫徹實施。
四、財務(wù)信息化管理面臨的問題
(一)企業(yè)財務(wù)工作量大、重復度高、業(yè)務(wù)流程操作效率低下
大量財務(wù)工作存在重復度高,各項流程操作效率不高的情況,亟須加強整治,提供企業(yè)的運行工作效率。在資金管理、稅務(wù)管理、投資一體化管理、重點風險管控等相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域重復性操作環(huán)節(jié)的人工成本較高,如單據(jù)審核、資產(chǎn)報廢審核、資產(chǎn)信息校驗、資金支付輔助管理、風險檢查預(yù)警自動化等操作效率低下,需要進一步改善,真正把信息化轉(zhuǎn)型落實到位。
(二)缺乏流程管控標準化、自動化管理體系,重點領(lǐng)域風險防控不到位
企業(yè)信息化缺乏整體規(guī)劃和體系性管理,可能無法產(chǎn)生整體應(yīng)有的經(jīng)濟效益?!八娘L八規(guī)”等專項風險涉及管理要點多、管理要求嚴,比如業(yè)務(wù)招待費,通信行業(yè)某省級公司每年單據(jù)量超3萬筆,涉及審核點26個;差旅費每年單據(jù)量超35000筆,涉及審核點25個,部分管控要求尚未在集中化ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)IT固化,仍主要依靠人工審核,管理體系非自動不健全,存在效率低下、可能出現(xiàn)錯漏等風險。
(三)缺乏高效、安全、可控的機器人配套管理機制
存在企業(yè)員工報賬手工輸入多體驗差,財務(wù)審核人工稽核缺乏智能手段,退單率高等特點,自動稽核、風險預(yù)警領(lǐng)域能力不足,由于長效機制不健全,在人員輪崗變動較快的背景下,部分過往內(nèi)外部檢查已閉環(huán)整改問題出現(xiàn)了屢查屢犯的情況,信息化轉(zhuǎn)型對企業(yè)來說,是可以讓企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展壯大的必由之路,所以建立一套科學安全、高效、可控的企業(yè)信息化機器人配套管理體系迫在眉睫。
五、財務(wù)信息化在財務(wù)管理中的應(yīng)用對策
通過加快推進企業(yè)財務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型工作,將數(shù)智化轉(zhuǎn)型作為改造提升傳統(tǒng)動能、培育發(fā)展新動能的重要手段,加快推動企業(yè)管理體系和能力適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的新特征,實現(xiàn)供需高效匹配和資源協(xié)同配置,充分將信息化工具轉(zhuǎn)化為財務(wù)管理工作的重要生產(chǎn)力。
(一)聚焦管理重點/痛點,形成整體建設(shè)實施規(guī)劃
結(jié)合集中化ERP規(guī)劃以及業(yè)務(wù)實際,聚焦管理重點/痛點,深挖信息化應(yīng)用場景從實施效益、流程標準化程度、應(yīng)用可推廣性3大維度出發(fā),從定量、定性角度對財務(wù)各專業(yè)領(lǐng)域明細流程進行梳理、分析與評估,識別具備自動化推進機會的流程節(jié)點,形成整體評估地圖,建立自動化實施方案。
(二)實施多類新技術(shù)新工具,優(yōu)化流程處理鏈條
優(yōu)化業(yè)務(wù)流程鏈條,同步推進業(yè)務(wù)規(guī)范化、流程自動化,針對業(yè)務(wù)需求內(nèi)容,結(jié)合各項IT新技術(shù)新工具特點,秉承“效益管理”原則,制定最適宜的落地支撐方案,實現(xiàn)重難點業(yè)務(wù)規(guī)范一致性、端到端流程自動化一攬子支撐。
RPA財務(wù)機器人:對于不能通過現(xiàn)有系統(tǒng)優(yōu)化解決的大量、重復性基礎(chǔ)工作,優(yōu)先考慮RPA財務(wù)機器人提供支撐,并通過云化部署,搭建管理監(jiān)控平臺實現(xiàn)通過web端即可調(diào)度云端機器人,通過監(jiān)控中心對所有機器人資源和自動化流程進行實時集中管理,管控運行情況并評估流程自動化效果、支撐地市云端操作,為機器人的運行加裝閉環(huán)管理“安全鎖”,強化便捷性應(yīng)用、體系化管理。
AI智能稽核:對于涉及圖像信息采集識別的電子流+實體單據(jù)業(yè)務(wù),充分利用AI智能稽核工具(部分為通信行業(yè)某省級公司自研)的技術(shù)優(yōu)勢,開展支撐。
智能在線客服:引入在線客服產(chǎn)品,實現(xiàn)各類涉財問題的在線智能問答及指引,對于員工常見涉財問題咨詢,實現(xiàn)云端智能客服實時自動回復。
OCR自動識別技術(shù):票據(jù)掃描/拍照自動識別,減少手工錄入。
區(qū)塊鏈技術(shù):推廣電子簽章,提升簽章效率,解決時效性要求高、跨區(qū)域等簽章場景。
財務(wù)檢查信息化模型及分析校驗程序:通過智能化監(jiān)控、分析手段遠程發(fā)現(xiàn)疑似問題,充分利用IT手段,提升財務(wù)檢查、風險防控工作實效,有效防范末梢風險。
(三)建立智慧財務(wù)團隊及配套管理機制
建立完善智慧財務(wù)團隊,深化財務(wù)人員與信息化工具的耦合作用,推動財務(wù)部門數(shù)字化轉(zhuǎn)型,強化“需求—開發(fā)—運行—優(yōu)化”的閉環(huán)流程管控;完善財務(wù)人員配套管理機制,明確信息化需求/開發(fā)/測試/上線部署全流程各環(huán)節(jié)管理要求及職責分工,明確用戶對于機器人工作結(jié)果抽查要求、賬號/數(shù)據(jù)安全管控要求,確保信息化工具安全、高效運行。
六、財務(wù)信息化在財務(wù)管理應(yīng)用中的成果展現(xiàn)
本成果于2018年10月起至今分批投入使用,在大幅提升工作效率基礎(chǔ)上,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程鏈條,同步推進業(yè)務(wù)規(guī)范化、流程自動化,實現(xiàn)重/難點業(yè)務(wù)規(guī)范一致性、端到端流程自動化一攬子支撐;創(chuàng)新開展管理精細化支撐,緊貼公司轉(zhuǎn)型發(fā)展要求,靈活應(yīng)用IT工具,實現(xiàn)流程管控、數(shù)據(jù)歸集精細化,消除管理支撐盲區(qū)、短板;優(yōu)化風控管理模式,通過與業(yè)財系統(tǒng)地集成與聯(lián)動,進一步夯實事前、事中風險管控,形成風險聯(lián)動管控模式。
(一)在資金管理領(lǐng)域,效率及準確性得到提升,風險管控能力增強
在資金管理領(lǐng)域,支付量龐大、校驗操作復雜的特點突出,通過機器人的實施,一方面,在資金支付前,以歷史支付數(shù)據(jù)為依托,進行快速、有效地查重校驗,加強事中防控,避免重復性支付風險;另一方面,實現(xiàn)托收流水自動推送、銀行賬戶核對等基礎(chǔ)工作的自動化,提升效率及準確性,有效確保資金安全。
例如:通信行業(yè)某省級公司正在開展各類托收業(yè)務(wù)的全省集中化管理探索,集中度已達98.6%,僅水電費月均托收流水量近3400筆,隨著托收業(yè)務(wù)集中化管理要求的推進,托收交易量還將進一步增大,人工逐條推送操作煩瑣、判斷邏輯多、效率低。通過引入財務(wù)機器人,實現(xiàn)了水電費業(yè)務(wù)托收流水收集/識別、信息匹配/回填/推送的全流程的自動化操作,確保100%準確率的同時,每月可節(jié)省29人天工作量,有力支撐托收業(yè)務(wù)集中化管理目標的實現(xiàn),保障資金安全。
針對資金重復支付風險管控,在目前系統(tǒng)缺乏校驗功能的情況下,因銀企系統(tǒng)單據(jù)支付結(jié)果與銀行實際支付結(jié)果間可能存在延時或不一致情況,可能存在發(fā)生重復支付的潛在風險,而歷史支付數(shù)據(jù)量較龐大,校驗操作復雜,人工難以有效兼顧數(shù)據(jù)校驗。而通過財務(wù)機器人應(yīng)用實施,可在資金支付前,以歷史支付數(shù)據(jù)為依托,進行快速、準確、有效地查重校驗,可以避免重復性支付風險,有效確?!百Y金紅線”安全。
(二)在投資一體化方面,實現(xiàn)全流程自動化
在投資一體化方面,通過統(tǒng)一前端業(yè)務(wù)規(guī)范、財務(wù)機器人實施雙管齊下,成功實現(xiàn)了轉(zhuǎn)資單據(jù)審批、費用下?lián)懿僮?、資產(chǎn)報廢審核三個重點環(huán)節(jié)的全流程自動化,有效支撐低效無效資產(chǎn)清理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)攻堅等重點專項工作的高效推進。
例如:轉(zhuǎn)資單據(jù)自動審批。目前,通信行業(yè)某省級公司全年投資規(guī)模約207億元,月均轉(zhuǎn)資單據(jù)總量超3000筆,審核點約22個,省公司涉及項目資產(chǎn)會計10人,涉及部門多、流程長、邏輯復雜、工作量巨大。在統(tǒng)一全省業(yè)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上,通過財務(wù)機器人的實施,實現(xiàn)了端到端全流程自動化處理,效率大幅提升,每月可節(jié)省約33人天工作量;同時,對于檢查不通過的工單,將自動發(fā)送異常報告,形成閉環(huán)管理。
(三)在風險管控方面,大大降低風險發(fā)生率
在風險管控方面,充分利用IT手段,通過遠程監(jiān)控、實地檢查重點核查相結(jié)合的方式,提升財務(wù)檢查、風險防控工作實效,有效防范末梢風險。
在業(yè)務(wù)招待費、差旅費財務(wù)審核環(huán)節(jié),AI工具自動抓取ERP系統(tǒng)掃描影像,對招待費申請單、發(fā)票的影像內(nèi)容進行識別、抽取,開展相關(guān)管控要點的自動審核,比如:業(yè)務(wù)招待日期不得為法定節(jié)假日及前/后三天、接待地點是否違規(guī)等,并可對業(yè)務(wù)招待費經(jīng)辦人、審核人簽名進行智能識別比對。AI智能稽核工具通過搭建前、中、后臺的支撐能力,解決RPA機器人OCR工具對于影像識別質(zhì)量瓶頸問題,實現(xiàn)報賬單據(jù)憑證影像的智能識別、自動審核及風險提示,支撐事前、事中風險管控,后續(xù)在財務(wù)檢查/審計方面可進一步將此工具進行復用。
財務(wù)檢查及風險防控信息化成果于2020年開始應(yīng)用于包括全省財務(wù)檢查、風險防控信息化工作等方面,解決了全省21個地市財務(wù)檢查工作中重復性、人工匹配校驗等多項工作,目前已在資產(chǎn)、稅務(wù)、資金、成本等領(lǐng)域已建立8個風險防控模型及財務(wù)檢查程序,助力完成全省21地市數(shù)據(jù)核對、數(shù)據(jù)拆分、報告生成、郵件反饋等一系列流程,在實際使用中系統(tǒng)將全量對異常數(shù)據(jù)輸出。該項工作降低人工處理過程中的錯誤風險,加大財務(wù)檢查過程中廉潔風險管控,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的全量核驗,問題的全面暴露。
(四)在財務(wù)服務(wù)方面,現(xiàn)場解答及公司管理運營能力得到進一步提高
在財務(wù)服務(wù)方面,財務(wù)服務(wù)工作面向各個部門,日常咨詢支撐需求量巨大,2018年接入財務(wù)熱線1萬多個、收發(fā)咨詢郵件近6000封,現(xiàn)場解答咨詢近1萬人次,需要一定的人員跟進相關(guān)工作。通過引入智能客服云平臺工具,建立財務(wù)智能客服知識庫,對財務(wù)報賬、發(fā)票管理、網(wǎng)格管理、個稅申報常見涉財業(yè)務(wù)咨詢實現(xiàn)在線實時智能咨詢問答支撐,在解放人力的基礎(chǔ)上,推動前端業(yè)務(wù)規(guī)范性提升,降低業(yè)務(wù)管理風險,支撐公司管理變革,全面支撐網(wǎng)格運營工作扎實推進。
(五)在財務(wù)印章使用方面,探索區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用提升簽章效率
開展區(qū)塊鏈技術(shù)在財務(wù)信息化領(lǐng)域的應(yīng)用探索,建設(shè)電子簽章平臺,通過調(diào)用時間戳、區(qū)塊鏈等能力,提供標準的簽章接口(關(guān)鍵字,坐標,騎縫等),滿足不同類型的業(yè)務(wù)需求。電子簽章的能力搭建,可釋放人工,減少人工簽字蓋章時間;提升無紙化場景應(yīng)用,節(jié)約資源;同時解決實時性要求高、跨區(qū)域等簽章場景,高效便捷。
七、結(jié)語
綜上所述,財務(wù)管理工作是企業(yè)獲得更高經(jīng)濟效益的重要基礎(chǔ),財務(wù)數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)型是新形勢下提高企業(yè)競爭力的必然趨勢,企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展階段和特點,合理規(guī)劃財務(wù)管理體系,加強信息化財務(wù)支撐建設(shè),充分將信息化工具轉(zhuǎn)化為財務(wù)管理工作的重要生產(chǎn)力,提升企業(yè)的財務(wù)管理質(zhì)量和效率,以此更好地促進企業(yè)的發(fā)展。
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(作者單位:中國移動通信集團廣東有限公司)