文/劉莉莉 戴靈 康孟利 楊之源 劉印 周利江

以“三重一大”為核心的議事決策閉環(huán)系統(tǒng)，可以提高決策科學(xué)性，防范決策風(fēng)險(xiǎn)，提高管理水平，預(yù)防腐敗。

以“三重一大”為核心的議事決策制度最早在1996年中紀(jì)委第六次全會(huì)公報(bào)上提出；2005年中央在文件中（中發(fā)[2005]3號(hào)）明確“三重一大”討論范圍：“凡屬重大決策、重要干部任免、重大項(xiàng)目安排和大額度資金的使用，必須由領(lǐng)導(dǎo)班子集體作出決定”。公立醫(yī)院作為我國(guó)醫(yī)療市場(chǎng)供給方的主體，在實(shí)施“健康中國(guó)”戰(zhàn)略中發(fā)揮著主力軍的作用。同時(shí)，我國(guó)公立醫(yī)院整體存在規(guī)模大、資金資源集中、大中型項(xiàng)目密度大、人事任免調(diào)整敏感等特點(diǎn)，因此公立醫(yī)院中的腐敗案件既是社會(huì)長(zhǎng)期關(guān)注的熱點(diǎn)，也對(duì)國(guó)家健康戰(zhàn)略，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生從業(yè)人員形象產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)。在公立醫(yī)院落實(shí)以“三重一大”為核心的決策路徑，是民主集中組織原則的體現(xiàn)，可以提高決策科學(xué)性，防范決策風(fēng)險(xiǎn)，提高管理水平，預(yù)防腐敗。

議事決策閉環(huán)系統(tǒng)的提出

以“三重一大”為核心的議事決策閉環(huán)系統(tǒng)，第一，要求對(duì)進(jìn)入議事決策的事項(xiàng)范圍進(jìn)行規(guī)范，既不能事無(wú)巨細(xì)一把抓，浪費(fèi)時(shí)間資源，也不能隨意抬高門(mén)檻，規(guī)避監(jiān)管。第二，在討論事項(xiàng)經(jīng)黨委會(huì)形成公開(kāi)決議前，需要控制傳播范圍。第三，會(huì)議記錄必須準(zhǔn)確完整，避免記錄不全，審核不嚴(yán)。第四，相關(guān)決議必須在后續(xù)執(zhí)行或者經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中得到貫徹，責(zé)任落實(shí)到人，有據(jù)可查。

根據(jù)以上議事決策路徑要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，醫(yī)院從2018年10月份起開(kāi)始設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)議事決策系統(tǒng)。系統(tǒng)目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)提交議題、審核議題、討論議題、形成結(jié)論、執(zhí)行反饋的電子化閉環(huán)管理；實(shí)現(xiàn)決策與流程審批、合同管理系統(tǒng)的無(wú)縫整合；實(shí)現(xiàn)全流程的快速精準(zhǔn)追溯。電子化議事決策路徑，希望解決當(dāng)前公立醫(yī)院普遍遇到的“三重一大”事項(xiàng)甄別缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性；紙質(zhì)會(huì)議記錄不完整，容易遺失且查詢困難；決議執(zhí)行缺乏閉環(huán)追溯；會(huì)前溝通議題內(nèi)容不便捷且保密性差等問(wèn)題，進(jìn)一步提高決策效率。

議事決策系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

“三重一大”議事決策系統(tǒng)采用自定義工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)。工作流是一類根據(jù)預(yù)定義規(guī)則自動(dòng)或者半自動(dòng)執(zhí)行的工作任務(wù)序列，規(guī)則、數(shù)據(jù)、執(zhí)行狀態(tài)能夠在不同的序列節(jié)點(diǎn)之間傳遞。按照序列或流程定義方式，工作流有固定和自定義工作流兩類。固定工作流中任務(wù)序列、規(guī)則、狀態(tài)變化都是交付時(shí)設(shè)定的，用戶直接應(yīng)用，基本不提供配置功能。自定義工作流中系統(tǒng)提供流程設(shè)計(jì)和運(yùn)行環(huán)境，用戶根據(jù)自身需求，使用基本元素，設(shè)計(jì)組合出各種流程。目前主流的設(shè)計(jì)和運(yùn)行環(huán)境，支持圖形化設(shè)計(jì)界面，提供二次開(kāi)發(fā)腳本語(yǔ)言。以議題申報(bào)流程為例，在圖1所示的圖形化環(huán)境中，可以自定義流程節(jié)點(diǎn)、流程走向，設(shè)置節(jié)點(diǎn)屬性，添加流程走向判斷條件等。

圖1 圖形化自定義工作流

議題提交流程如圖2所示，提交議題的權(quán)限限制為各職能科室負(fù)責(zé)人，權(quán)限可配置。議題提交后，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)規(guī)則庫(kù)給出進(jìn)入會(huì)議類型的建議。根據(jù)醫(yī)院“三重一大”制度，以項(xiàng)目安排和大額資金使用為例，醫(yī)院日常公用支出≥20萬(wàn)元采購(gòu)項(xiàng)目（不含水、電、人員工資、藥械采購(gòu)平臺(tái)線上采購(gòu)藥品和醫(yī)用耗材等日常開(kāi)支），大宗物資、設(shè)備采購(gòu)、大型修繕等≥30萬(wàn)元單筆開(kāi)支屬于院長(zhǎng)辦公會(huì)和黨委會(huì)討論范圍；10萬(wàn)元≤日常公用支出＜20萬(wàn)元，10萬(wàn)元≤大宗物資、設(shè)備采購(gòu)、大型修繕等＜30萬(wàn)元，只進(jìn)入院長(zhǎng)辦公會(huì)討論。提出議題的職能科室分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)系統(tǒng)建議，決定議題進(jìn)入的會(huì)議議題庫(kù)。

圖2 議題提交流程

議題進(jìn)入議題庫(kù)后，啟動(dòng)議題決策流程，如圖3所示。黨政辦主任從院長(zhǎng)辦公會(huì)議題庫(kù)中選擇當(dāng)次會(huì)議討論的議題，審核后提交給院長(zhǎng)。院長(zhǎng)再次審核是否符合上會(huì)條件，如條件不具備，可退回到院長(zhǎng)辦公會(huì)議題庫(kù)；如審核通過(guò)，這些議題將在系統(tǒng)中自動(dòng)分發(fā)給院長(zhǎng)辦公會(huì)參會(huì)人員，只有參會(huì)人員才有訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格控制傳播范圍。參會(huì)人員在會(huì)議召開(kāi)前有充分時(shí)間根據(jù)獲取的電子材料對(duì)議題展開(kāi)調(diào)研和思考。院長(zhǎng)會(huì)議討論結(jié)束后，黨政辦主任負(fù)責(zé)錄入每個(gè)議題的決策結(jié)果，根據(jù)類型不同選擇流向，無(wú)須轉(zhuǎn)辦黨委會(huì)的，直接將會(huì)議決策結(jié)果分發(fā)至執(zhí)行部門(mén)，執(zhí)行部門(mén)科主任有權(quán)限獲取此次結(jié)果，并與后續(xù)采購(gòu)、合同等流程做關(guān)聯(lián)；如需轉(zhuǎn)辦黨委會(huì)的，進(jìn)入黨委會(huì)議題庫(kù)。

圖3 議題決策流程

召開(kāi)黨委會(huì)前，黨政辦主任從黨委會(huì)議題庫(kù)中選擇此次會(huì)議議題，審核后提交給黨委書(shū)記。黨委書(shū)記審核通過(guò)后系統(tǒng)將議題分發(fā)給黨委會(huì)參會(huì)人員?！皟蓵?huì)”參會(huì)人員分開(kāi)獨(dú)立配置權(quán)限，訪問(wèn)內(nèi)容嚴(yán)格控制，接收到的議題不能做復(fù)制和轉(zhuǎn)發(fā)。黨委會(huì)討論結(jié)束后，決議入庫(kù)并分發(fā)至執(zhí)行部門(mén)。

決議分發(fā)由會(huì)議結(jié)果通知模塊完成，如圖4所示。議題基本信息、附件、職能科室意見(jiàn)、分管院長(zhǎng)意見(jiàn)、會(huì)議討論意見(jiàn)等定向分發(fā)給牽頭部門(mén)和配合部門(mén)，只有這兩個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人有訪問(wèn)此次會(huì)議通知的權(quán)限，并可在后續(xù)執(zhí)行流程中關(guān)聯(lián)決策結(jié)果。

圖4 議題通知功能

議事決議是否得到貫徹和執(zhí)行是電子化閉環(huán)管理的重要環(huán)節(jié)。在采購(gòu)審批流程中，屬于“三重一大”討論事項(xiàng)范圍內(nèi)，必須關(guān)聯(lián)議題決策流程的信息，如圖5所示，創(chuàng)建采購(gòu)審批流程時(shí)，必須從議題庫(kù)中選擇院長(zhǎng)辦公會(huì)、黨委會(huì)的決議，所能選擇的議題范圍，根據(jù)創(chuàng)建人身份控制，原則上只能選擇自己提交和被分發(fā)執(zhí)行的議題。采購(gòu)審批流程后續(xù)各審批節(jié)點(diǎn)，都可以直接調(diào)閱關(guān)聯(lián)以上決議。

圖5 采購(gòu)審批流程關(guān)聯(lián)“三重一大”議題信息

議事決策系統(tǒng)提供豐富的查詢功能，如圖6所示，左側(cè)可以根據(jù)流程進(jìn)度選擇不同的議題庫(kù)。在選定的議題庫(kù)中，可以根據(jù)創(chuàng)建日期、創(chuàng)建人、議題類型、牽頭部門(mén)、申報(bào)日期、創(chuàng)建日期、列席人員等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)查詢，也可根據(jù)議題事項(xiàng)名稱、議題事項(xiàng)基本情況和會(huì)議討論意見(jiàn)等文本進(jìn)行模糊查詢，解決了紙質(zhì)時(shí)代查詢速度慢、定位不準(zhǔn)確的困擾。

圖6 議題查詢功能

議事決策系統(tǒng)的管理效果

醫(yī)院自2019年1月份試運(yùn)行議事決策系統(tǒng)以來(lái)，至2022年1月31日止，通過(guò)系統(tǒng)共討論院長(zhǎng)辦公會(huì)議題622條，黨委會(huì)議題598條。對(duì)比電子化流程實(shí)施前后的情況，以下幾個(gè)方面提升顯著。

進(jìn)入“三重一大”討論的事項(xiàng)規(guī)范性和質(zhì)量大幅提高。系統(tǒng)根據(jù)院內(nèi)制度，對(duì)涉及金額的討論事項(xiàng)設(shè)立了明確的自動(dòng)判斷規(guī)則。從源頭上避免了“無(wú)論金額大小都上會(huì)”的情況，節(jié)省時(shí)間資源，提高會(huì)議與決策效率。電子化流程實(shí)施前，提交討論事項(xiàng)的形式多為口頭、簡(jiǎn)單電子文檔、手寫(xiě)紙質(zhì)件和簡(jiǎn)單打印紙質(zhì)件，因此事項(xiàng)要件缺失、描述不準(zhǔn)確，甚至手寫(xiě)字跡無(wú)法辨識(shí)、附件材料遺失等情況非常普遍，嚴(yán)重影響決策效率。流程電子化后，討論事項(xiàng)以結(jié)構(gòu)化表單形式填寫(xiě)，重要要件控制為必填，否則不能提交，附加資料以pdf或者word文檔作為附件提交，表單規(guī)范、文字清晰、結(jié)構(gòu)化字段有利于后續(xù)檢索統(tǒng)計(jì)。

決策事項(xiàng)流轉(zhuǎn)便捷、規(guī)范，流轉(zhuǎn)范圍可控，保密程度提高。在電子流實(shí)施前，口頭或者簡(jiǎn)單紙質(zhì)文檔的議題流轉(zhuǎn)困難，黨政辦在分發(fā)時(shí)需要復(fù)印多份，在傳閱中甚至有遺失現(xiàn)象，不利于保密。流程電子化后，結(jié)構(gòu)化表單經(jīng)黨政辦審核后“一鍵”分發(fā)到各參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，議題填寫(xiě)規(guī)范，資料齊全，領(lǐng)導(dǎo)們有充足時(shí)間做調(diào)研，醞釀?dòng)^點(diǎn)，提高決策效率。不同會(huì)議參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)所能看到的議題權(quán)限不同，瀏覽批注有記錄，可追溯，不可隨意轉(zhuǎn)發(fā)，在形成決議前保密程度高，再無(wú)“遺失”事件發(fā)生。

議題決議定向分發(fā)，閱讀權(quán)限可控，后續(xù)執(zhí)行流程中可關(guān)聯(lián)決議，形成閉環(huán)管理。在電子流實(shí)施前，會(huì)議決議多為word或者紙質(zhì)文檔，分發(fā)或者抄送執(zhí)行科室不便，后續(xù)執(zhí)行一般不形成關(guān)聯(lián)，追溯困難。流程電子化后，會(huì)議決議由黨政辦根據(jù)執(zhí)行科室和配合科室在線分發(fā)，只有分發(fā)到的部門(mén)才能閱讀決議內(nèi)容，不允許隨意轉(zhuǎn)發(fā)。后續(xù)采購(gòu)、合同、支付等流程環(huán)節(jié)，系統(tǒng)中可關(guān)聯(lián)相關(guān)會(huì)議決議，形成閉環(huán)管理，執(zhí)行后續(xù)流程時(shí)可方便“一鍵”回溯決議內(nèi)容。

議題歸檔便捷，按結(jié)構(gòu)化字段快速查詢調(diào)閱檔案。在電子流實(shí)施前，議題決議由黨政辦手工紙質(zhì)歸檔保存，審計(jì)調(diào)閱時(shí)，需要在成堆的紙質(zhì)檔案中手工檢索，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。流程電子化后，歸檔自動(dòng)生成不可修改的PDF文檔。查詢調(diào)閱時(shí)，有權(quán)限的操作者可按照結(jié)構(gòu)化字段自主組合定義查詢條件，也可自主定義報(bào)表?xiàng)l件和格式，有效解決歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)分析難題。

醫(yī)院議事決策系統(tǒng)，在安全可控的前提下，支持手機(jī)、Pad等設(shè)備院外移動(dòng)辦公使用。

討論與優(yōu)化

議事決策閉環(huán)系統(tǒng)，可整體提高醫(yī)院決策議題的質(zhì)量和決策過(guò)程的規(guī)范性，增強(qiáng)決議與后續(xù)執(zhí)行流程的關(guān)聯(lián)性，提高行政行為的閉環(huán)管理水平，為上級(jí)監(jiān)管部門(mén)提供高效的工具。在使用中，系統(tǒng)可以從以下幾個(gè)方面持續(xù)優(yōu)化。

進(jìn)一步提高系統(tǒng)中表單的結(jié)構(gòu)化水平。通過(guò)36個(gè)月的運(yùn)行，醫(yī)院已經(jīng)積累了可觀的各種類型的議題數(shù)據(jù)，后續(xù)通過(guò)對(duì)比抽象，提煉細(xì)化表單的結(jié)構(gòu)化字段，爭(zhēng)取結(jié)構(gòu)化程度超過(guò)85%。同時(shí)定義每一個(gè)結(jié)構(gòu)化字段對(duì)應(yīng)的常用字典，爭(zhēng)取做到85%的輸入通過(guò)字典實(shí)現(xiàn)。高結(jié)構(gòu)化水平的表單，有利于提高后續(xù)查詢和表報(bào)的精確度，結(jié)合高覆蓋率的字段輸入字典，大幅度提高移動(dòng)端使用體驗(yàn)。

參考醫(yī)療電子病歷系統(tǒng)，后續(xù)可引入CA認(rèn)證的電子簽名體系。目前系統(tǒng)只支持傳統(tǒng)“用戶名+密碼”登錄體系，引入CA認(rèn)證電子簽名后，經(jīng)加密的簽名與文檔不能被非法篡改。物理的簽名設(shè)備，降低了用戶名和密碼被冒用的概率。

系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)體現(xiàn)院內(nèi)規(guī)章制度的變化。議事決策系統(tǒng)是院級(jí)管理理念和規(guī)章制度的綜合電子化載體，信息部門(mén)及時(shí)根據(jù)規(guī)章制度變更，充分利用圖形化設(shè)計(jì)工具，快速高效優(yōu)化流程，變更權(quán)限控制，保證合規(guī)穩(wěn)定運(yùn)行。

綜上，議事決策閉環(huán)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，在提高議題質(zhì)量、規(guī)范討論路徑、形成“議題-決議-執(zhí)行”閉環(huán)管理、提高公立醫(yī)院行政決策效率等方面有重要的探索與現(xiàn)實(shí)意義。