徐玲燕
摘 要:當(dāng)前,我們國家已經(jīng)開始進(jìn)入了數(shù)字化時代,信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,使得其應(yīng)用拓展到各個領(lǐng)域當(dāng)中,多數(shù)企業(yè)都開始進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變,少數(shù)企業(yè)還引入了智能技術(shù)。制造企業(yè)財務(wù)管理迎來了新的發(fā)展契機(jī),需要有效利用信息科學(xué)的優(yōu)勢,推動財務(wù)管理的信息化建設(shè),構(gòu)建信息共享平臺,拓展財務(wù)管理覆蓋范圍,有效促進(jìn)財務(wù)管理職能的發(fā)揮。本文首先對制造企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行闡述,然后對當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析,最后提出針對性策略,希望對制造企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)提供參考。
關(guān)鍵詞:制造企業(yè);財務(wù)管理;信息化
隨著社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)入數(shù)字化,信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸廣泛,推動了企業(yè)管理效率和質(zhì)量的提升,然而內(nèi)外環(huán)境的變化和市場競爭的加劇,對制造企業(yè)經(jīng)營造成了極大的壓力,企業(yè)要深化對信息技術(shù)的應(yīng)用,促進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型,尋找信息化建設(shè)的有效路徑,對建設(shè)過程中存在的問題,進(jìn)行及時的發(fā)現(xiàn)并采取措施進(jìn)行優(yōu)化,提高企業(yè)的數(shù)據(jù)分析能力,充分發(fā)掘潛在客戶及其需求,降低企業(yè)在經(jīng)營過程中的財務(wù)風(fēng)險,保證企業(yè)投資決策的科學(xué)性,促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn),保證企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。
一、制造企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的必要性
在信息化發(fā)展的趨勢下,財務(wù)管理信息化建設(shè)是企業(yè)面對市場發(fā)展形勢和行業(yè)壓力的必然選擇,企業(yè)推動財務(wù)信息化建設(shè)的必要性主要表現(xiàn)在三個方面。首先,可以有效拓展財務(wù)管理覆蓋范圍,促進(jìn)企業(yè)業(yè)財融合體系建設(shè),以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的財務(wù)管理體系,突破了舊有財務(wù)管理模式的邊界,使得財務(wù)管理出現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢,向著管理型決策發(fā)展,使財務(wù)管理的重心不再是進(jìn)行簡單的財務(wù)核算,而是便于對企業(yè)業(yè)務(wù)提供指導(dǎo)。財務(wù)部門可以利用效率較高的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)對企業(yè)的各項業(yè)務(wù)流程和活動開展實時的監(jiān)督和管理,對企業(yè)的經(jīng)營信息進(jìn)行全面分析,及時將數(shù)據(jù)上報給管理層,便于其開展正確的決策,對企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行有效的調(diào)整;其次,促進(jìn)財務(wù)管理效率的提升,保證財務(wù)分析的質(zhì)量。由于制造企業(yè)在經(jīng)營過程中會出現(xiàn)海量的數(shù)據(jù),財務(wù)信息的更新速度較快,企業(yè)如果無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時有效的收集和分析,會對企業(yè)的運營效率造成負(fù)面影響。財務(wù)管理信息化系統(tǒng)為數(shù)據(jù)的收集和處理提供了有效的路徑,企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)可以覆蓋到業(yè)務(wù)經(jīng)營的全過程、全環(huán)節(jié)和全流程,及時對財務(wù)信息進(jìn)行收集,通過大數(shù)據(jù)進(jìn)行價值的深入發(fā)掘,有效提升財務(wù)管理的效率;最后,可以對企業(yè)價值鏈分析進(jìn)行優(yōu)化,以財務(wù)管理信息化為基礎(chǔ),企業(yè)可以對研發(fā)環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)和銷售環(huán)節(jié)中的企業(yè)資源進(jìn)行合理分配,對財務(wù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面梳理,以價值鏈為切入點使財務(wù)管理覆蓋到企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中。
二、制造企業(yè)財務(wù)管理信息化中存在的問題
(一)缺乏對財務(wù)管理信息化建設(shè)的重視
當(dāng)前制造行業(yè)存在產(chǎn)能過剩的問題,行業(yè)發(fā)展速度出現(xiàn)平緩趨勢,從總體形式來看,制造企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益正在不斷下降。受到外部環(huán)境壓力的影響,制造企業(yè)為了在市場中獲得競爭優(yōu)勢,需要將工作重心放在提升經(jīng)營效益上,滿足市場發(fā)展需求,對新的業(yè)務(wù)進(jìn)行開發(fā)和拓展,對核心業(yè)務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。但是當(dāng)前企業(yè)過多地將重心放在業(yè)務(wù)上,在財務(wù)管理信息化方面,部分企業(yè)受到資金和人力的限制,只是簡單地進(jìn)行硬件設(shè)備的投入,缺乏針對財務(wù)管理信息化工作的規(guī)范,無法發(fā)揮財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的效用。
(二)信息化系統(tǒng)集成度低
當(dāng)前多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始進(jìn)行財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的建設(shè),但是信息系統(tǒng)中的各個模塊缺乏有效的集成,系統(tǒng)溝通缺乏有效的路徑,各個模塊相對獨立,企業(yè)業(yè)務(wù)部門跟財務(wù)部門之間的信息沒有實現(xiàn)及時共享,需要重新錄入才能進(jìn)行分析。系統(tǒng)集成度低造成企業(yè)對信息技術(shù)的應(yīng)用不夠全面,系統(tǒng)功能開發(fā)有待深入,業(yè)財融合建設(shè)缺乏力度。企業(yè)未能建立完善的財務(wù)數(shù)據(jù)庫,信息化管理覆蓋范圍較小,嚴(yán)重影響了管理職能的發(fā)揮。
(三)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化不足
從本質(zhì)層面來說,財務(wù)管理信息化的構(gòu)建工作,即是重新梳理完善制造企業(yè)固有運行框架結(jié)構(gòu),基于傳統(tǒng)財務(wù)管理流程上做出完善優(yōu)化。由于制造企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、工作流程均存在差異性,并且框架機(jī)構(gòu)的重新構(gòu)造、流程的完善優(yōu)化均屬于周期性長的工作內(nèi)容,所以在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心整體工作流程時普遍存在缺乏合理性、科學(xué)性的問題。即使在初步應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)中心階段,業(yè)務(wù)運行流程與實際財務(wù)需求相貼合,但隨著企業(yè)業(yè)務(wù)類別愈發(fā)豐富,存在的不合理之處也隨之增加。同時,制造企業(yè)中部門職能重疊、各部門間共享制度不完善等也是明顯存在的問題。
(四)缺乏網(wǎng)絡(luò)安全保障
由于互聯(lián)網(wǎng)共通和共享屬性的存在,企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中,需要對網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用帶來的風(fēng)險開展管理。許多制造企業(yè)已經(jīng)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行了安全防護(hù)軟件的安裝,采用基本的加密技術(shù)保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全,然而在進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)和會計信息的調(diào)用和分享的過程中,數(shù)據(jù)都要經(jīng)過局域網(wǎng)絡(luò)或者硬盤等存儲工具,在傳輸或者分享的過程中存在著許多潛在的風(fēng)險,假如受到病毒的影響或者黑客的攻擊,都會造成財務(wù)管理信息化系統(tǒng)出現(xiàn)故障,給財務(wù)工作的正常開展帶來影響,還會造成企業(yè)信息的丟失和泄露,給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
(五)復(fù)合型人才缺乏
制造企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)的開展,需要企業(yè)財務(wù)人員綜合能力的提高。財務(wù)人員不僅要具備管理會計的專業(yè)知識和素質(zhì),同時要熟悉信息化操作,從而滿足企業(yè)財務(wù)管理信息化系統(tǒng)引用的需求。然而,許多制造企業(yè)在進(jìn)行員工招聘和考核的過程中,缺乏對員工信息化操作水平的要求,也沒有開展相關(guān)培訓(xùn)提高員工的信息化操作水平。同時,部分企業(yè)由于信息化建設(shè)不夠完善,財務(wù)人員缺乏對系統(tǒng)的合理應(yīng)用,依然采用傳統(tǒng)的財務(wù)管理方式進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)的核算和分享。
三、制造企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)的優(yōu)化路徑
(一)優(yōu)化財務(wù)管理信息化基礎(chǔ)體系
制造企業(yè)開展財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建需要對基礎(chǔ)保障體系進(jìn)行完善,主要包括系統(tǒng)頂層設(shè)計、財務(wù)人員水平、制度和員工意識這四個層面的內(nèi)容。首先,對系統(tǒng)的頂層設(shè)計需要了解財務(wù)管理的實際需求,通過車間現(xiàn)場蹲點調(diào)研,與各層級管理人員進(jìn)行深入溝通、探討,了解同行企業(yè)的運行情況及制造企業(yè)的管理要素與經(jīng)驗得出。例如:集團(tuán)企業(yè)在搭建財務(wù)管理信息化系統(tǒng)時,通過對財務(wù)管理流程的梳理,以供、產(chǎn)、銷、質(zhì)量、財務(wù)一體化作為系統(tǒng)搭建目標(biāo),系統(tǒng)功能服務(wù)涉及銷售意向訂單、技術(shù)評審、成本核算、確定交付日期、生產(chǎn)工序流轉(zhuǎn)與質(zhì)檢、入庫與銷售出貨、開票與回款等,實現(xiàn)業(yè)務(wù)、財務(wù)流程運轉(zhuǎn)規(guī)范、高效。 制造企業(yè)要讓所有人員加強(qiáng)對財務(wù)管理信息化體系建設(shè)重要性的認(rèn)識,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對信息化建設(shè)的方向進(jìn)行有效的把控,對組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化,指導(dǎo)信息技術(shù)部門的工作,使得企業(yè)所有部門都能積極地配合信息化系統(tǒng)的構(gòu)建。企業(yè)要加大對軟硬件設(shè)施的投資力度,針對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的特點和財務(wù)管理的需求,進(jìn)行軟件和硬件設(shè)施的配備。同時,財務(wù)部門要結(jié)合企業(yè)狀況,增加資金預(yù)算,提交領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行審核,保證信息建設(shè)的資金需求;其次,財務(wù)管理部門要配備監(jiān)督管理崗位,對信息化體系建設(shè)的過程進(jìn)行全面管理,保證構(gòu)建工作依據(jù)規(guī)范流程開展,對存在的問題進(jìn)行解決;再次,企業(yè)要構(gòu)建科學(xué)的信息化管理制度,對管理行為進(jìn)行規(guī)范,為財務(wù)管理信息化建設(shè)提供制度依據(jù),對相關(guān)人員的責(zé)任和權(quán)利進(jìn)行明確;最后,企業(yè)要重視復(fù)合型人才的培養(yǎng),加大對企業(yè)財務(wù)人員信息化操作的培訓(xùn)力度,提高企業(yè)內(nèi)財務(wù)人員的信息化管理水平。將信息化系統(tǒng)操作納入員工招聘、考核和績效評估體系當(dāng)中,提高財務(wù)人員進(jìn)行自我能力提升的積極
(二)構(gòu)建集成化信息系統(tǒng)
制造企業(yè)利用財務(wù)管理信息化系統(tǒng),可以實現(xiàn)對財務(wù)活動和業(yè)務(wù)活動的梳理與優(yōu)化,打破財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間的界限,有效推進(jìn)企業(yè)業(yè)財融合的進(jìn)程。首先,企業(yè)要建立財務(wù)管理信息化建設(shè)的負(fù)責(zé)部門,建立系統(tǒng)維護(hù)小組,負(fù)責(zé)對系統(tǒng)軟件和硬件的定期維護(hù)和更新,保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理責(zé)任的落實,為信息化系統(tǒng)穩(wěn)定使用提供技術(shù)保障;其次,財務(wù)管理系統(tǒng)要實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、產(chǎn)品研發(fā)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、工資結(jié)算系統(tǒng)等模塊的連接,制定統(tǒng)一的財務(wù)數(shù)據(jù)口徑,保證財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以有效地進(jìn)行調(diào)用和分享;最后,制造企業(yè)要充分利用影像技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立財務(wù)共享中心,負(fù)責(zé)企業(yè)的資金協(xié)調(diào)、稅務(wù)報告、檔案保存、數(shù)據(jù)分析等工作,可以動態(tài)有效地對財務(wù)信息進(jìn)行監(jiān)督和管理,促進(jìn)制造企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量和效率的提升。
(三)加強(qiáng)風(fēng)險管理
在信息化高速發(fā)展的背景下,機(jī)遇與風(fēng)險同時存在,對企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化的基礎(chǔ)上,要加強(qiáng)對風(fēng)險的防控,避免并入侵帶來的風(fēng)險,預(yù)防信息被篡改或者泄露。企業(yè)要充分利用自身的資源優(yōu)勢,加強(qiáng)對安全方案技術(shù)的應(yīng)用,實現(xiàn)對財務(wù)系統(tǒng)安全的控制和管理,減少互聯(lián)網(wǎng)安全事故出現(xiàn)的概率。首先,制造企業(yè)要對信息化系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行全面殺毒,選擇相匹配的安全軟件,利用先進(jìn)的加密技術(shù)對財務(wù)管理信息化操作平臺、網(wǎng)絡(luò)和通信平臺的安全性進(jìn)行防護(hù);其次,財務(wù)管理信息化體系要設(shè)立嚴(yán)格的分級授權(quán)體系,登錄系統(tǒng)要設(shè)置密碼口令、聲音或者指紋識別等安全措施,對不同層級的人員登錄進(jìn)行權(quán)限限制;再次,企業(yè)要構(gòu)建全面的財務(wù)信息資料保管系統(tǒng),對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動備份,避免由于設(shè)備故障出現(xiàn)信息的丟失,避免內(nèi)部財務(wù)風(fēng)險事故的發(fā)生;最后,企業(yè)要構(gòu)建風(fēng)險評估體系,依據(jù)信息化目標(biāo)開展評估內(nèi)容和范圍的確定,制定有效的風(fēng)險評估指標(biāo),在信息化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)需求發(fā)生矛盾時,及時上報建設(shè)部門進(jìn)行解決。
(四)完善信息化管理系統(tǒng)功能
財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的功能應(yīng)當(dāng)伴隨著企業(yè)業(yè)務(wù)涉獵領(lǐng)域進(jìn)行不斷完善,在具體實施過程中,制造企業(yè)的財務(wù)管理信息系統(tǒng)功能應(yīng)當(dāng)涉及以下幾個方面:
其一,在管理與決策環(huán)節(jié)。一方面,財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備會計數(shù)據(jù)分析功能,即向管理層展示公司各車間管理指標(biāo)的自動統(tǒng)計及大數(shù)據(jù)走勢分析,如銷售任務(wù)達(dá)成與分布、大客戶訂單交付狀況、客戶活躍度、活躍客戶量增長趨勢、客戶同期訂單量與金額增長趨勢、銷貨回款率、銷售交付及時率、生產(chǎn)產(chǎn)值達(dá)成、生產(chǎn)交期達(dá)成率、投料產(chǎn)出率、生產(chǎn)合格率達(dá)成、原材料占比、庫存呆滯分布、庫存周轉(zhuǎn)率等;另一方面,對各作業(yè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)管,對異常狀況進(jìn)行提醒、預(yù)警、報警等。
其二,在報表編制和數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)。財務(wù)系統(tǒng)需要具備各業(yè)務(wù)板塊自動生成明細(xì)與匯總統(tǒng)計報表。解決整個公司現(xiàn)有大量手工跑單、數(shù)據(jù)統(tǒng)計量大等問題,優(yōu)化調(diào)整人力成本,達(dá)到減員增效。
其三,在成本核算與財務(wù)分析環(huán)節(jié),財務(wù)系統(tǒng)需要滿足公司各單元內(nèi)部獨立核算與盈利分析的需求,對關(guān)鍵經(jīng)營指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動采集,包括產(chǎn)值、毛利、生產(chǎn)成本(料、工、費等)、車間現(xiàn)場存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)、呆滯天數(shù)、產(chǎn)品合格率、 生產(chǎn)交付及時率等。
其四,以數(shù)據(jù)真實性、共享性為基本準(zhǔn)則,財務(wù)信息系統(tǒng)要實現(xiàn)公司各環(huán)節(jié)運營管理的信息與數(shù)據(jù)透明化和真實性。
其五,財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)具備信息追溯本源的功能,即按訂單號、批號聯(lián)動篩查銷售、生產(chǎn)、采購、 賬務(wù)等信息,以及客戶與產(chǎn)品交易、供應(yīng)商材料出入庫信息、生產(chǎn)過程狀況與質(zhì)檢判定等。
其六,財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)成品配方 BOM、銷售單價、采購單價、成本單價、客戶、供應(yīng)商等重要信息資料的保密性與權(quán)限控制,但不影響業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)效率、財務(wù)核算和管控目的。
其七,財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)對關(guān)建流程節(jié)點設(shè)置主管領(lǐng)導(dǎo)審核和審批控制,滿足銷售訂單、采購訂單、物料需求請購、物料領(lǐng)用、付款申請、庫存盤虧調(diào)整等內(nèi)控要求。
其八,財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備信息提醒或報警功能。包括訂單交期延誤報警;生產(chǎn)工單生產(chǎn)過程數(shù)量低于對應(yīng)訂單數(shù)量報警;常用生產(chǎn)材料、成品備庫低于安全庫存報警;應(yīng)收款臨近帳期提醒、逾期報警;各類單據(jù)流轉(zhuǎn)下道人員工作提醒、逾期報警;生產(chǎn)批次不合格報警等。
(五)推進(jìn)業(yè)財融合,加強(qiáng)復(fù)合人才培養(yǎng)
業(yè)財稅融合是企業(yè)實現(xiàn)信息化管理的重要標(biāo)志,在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代,傳統(tǒng)的財務(wù)核算、記賬、報稅等工作逐步被財稅管理系統(tǒng)代替,企業(yè)的業(yè)務(wù)、財務(wù)、稅務(wù)充分融合,構(gòu)建全新的一體化管理模式,企業(yè)借助業(yè)財一體化提升內(nèi)部管控效力。業(yè)財稅融合模式具有靈活度高、覆蓋面廣等特點,在此模式下財務(wù)人員可確定業(yè)務(wù)經(jīng)營信息,掌握業(yè)務(wù)成本和收益,對各項經(jīng)營業(yè)務(wù)實施全方位監(jiān)控,為管理層人員提供科學(xué)的決策依據(jù),使管理層能夠制定貼合實際的發(fā)展決策。企業(yè)以供應(yīng)鏈管理為切入點,收集上下游企業(yè)的會計信息,在此基礎(chǔ)上指導(dǎo)企業(yè)各項業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動,比如企業(yè)項目結(jié)束后,財務(wù)人員可以將以實物形態(tài)流轉(zhuǎn)的物資情況轉(zhuǎn)向價值形態(tài)的資金活動,構(gòu)建可實時反映企業(yè)信息流、業(yè)務(wù)流、物流和資金流的機(jī)制,從而有效支持決策層的工作。另外,為滿足財務(wù)管理信息化建設(shè)需求,制造企業(yè)還需加大人才培養(yǎng)力度,提高財務(wù)人員綜合能力。針對財務(wù)人員的培訓(xùn)重點應(yīng)該放在預(yù)算管理、戰(zhàn)略管理、報表分析、財務(wù)監(jiān)督等方面,要求財務(wù)人員盡快從財務(wù)會計轉(zhuǎn)向管理會計,深入企業(yè)的業(yè)務(wù)活動中,參與業(yè)務(wù)管理和企業(yè)決策以及規(guī)章制度的制定設(shè)計,充分發(fā)揮財務(wù)價值管理作用,從財務(wù)角度服務(wù)于企業(yè)管理。對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)主要可圍繞業(yè)財融合要求、重構(gòu)后業(yè)務(wù)流程執(zhí)行、與財務(wù)部門合作等方面?;诖耍圃炱髽I(yè)財務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員等才能更好地理解和支持財務(wù)管理信息化建設(shè),相互配合,提高部門間的協(xié)同效應(yīng),更好地落實財務(wù)管理信息化建設(shè)工作。
四、結(jié)語
綜上所述,財務(wù)信息化管理通過規(guī)范處理模式,實現(xiàn)資源優(yōu)化分配,以此降低成本,達(dá)到提升企業(yè)市場競爭能力的目的。因而在信息化高速發(fā)展的趨勢下,制造企業(yè)需要充分考量自身的資金狀況和管理需求,加快財務(wù)管理信息化建設(shè)的速度,建立科學(xué)有效的財務(wù)管理信息系統(tǒng),完善基礎(chǔ)保障體系,提高財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的集成化,實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享,結(jié)合業(yè)務(wù)特點對系統(tǒng)功能進(jìn)行完善,搭建滿足企業(yè)實際需求的財務(wù)共享平臺,促進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量和效率的提升,加快企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型,促使企業(yè)財務(wù)管理向智能化、數(shù)字化、自動化模式的轉(zhuǎn)變,從而保證企業(yè)實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展。
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