沈魯

在我國，事業(yè)單位有著重要的地位，與民眾的生產(chǎn)生活息息相關(guān)，因而各項(xiàng)工作的開展將牽涉較多的檔案資源。若對其進(jìn)行科學(xué)管理，事業(yè)單位后續(xù)工作的進(jìn)行將相對順利，決策水平也會更上一層樓[ 1 ]。目前，信息技術(shù)對檔案管理的重要性已逐漸凸顯出來，事業(yè)單位正因意識到這點(diǎn)，隨后便開展了相應(yīng)的探索及實(shí)踐。然而在傳統(tǒng)發(fā)展管理理念的影響下，其中的問題也漸漸凸顯出來，要求事業(yè)單位在融合檔案管理及信息技術(shù)的過程中，必須加以創(chuàng)新，才能取得理想效果。

現(xiàn)代化信息技術(shù)

概述

在新時(shí)期背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也迎來發(fā)展的黃金時(shí)期，我國計(jì)算機(jī)在短時(shí)間內(nèi)便達(dá)到當(dāng)前的技術(shù)水平，且在民眾生活中占據(jù)著重要地位，影響著人們的學(xué)習(xí)、工作及生活方式。

為提升數(shù)據(jù)的計(jì)算速度，通信技術(shù)及應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)的“綜合體”信息技術(shù)便隨之問世，同時(shí)也能起到高效處理信息的效果。據(jù)了解，微電子技術(shù)及軟件技術(shù)都屬于信息技術(shù)范疇，對生產(chǎn)實(shí)踐有著重大意義。在國家科學(xué)技術(shù)發(fā)展的過程中，離不開微電子技術(shù)的支持，尤其是對綜合實(shí)力的提升有著直接影響。長此以往，其集成度、性能、成本等，都將產(chǎn)生明顯變化，未來道路十分廣闊；相較之下，與經(jīng)濟(jì)發(fā)展息息相關(guān)的便是軟件技術(shù)，甚至可視為信息技術(shù)發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)后盾，后續(xù)的開發(fā)應(yīng)用將決定信息技術(shù)的成敗。事業(yè)單位若想免于被社會“淘汰”的命運(yùn)，就必須提高工作效率，而決定性因素便是信息技術(shù)。因此，相應(yīng)的創(chuàng)新實(shí)踐必須提上日程，加之人才及充足空間、時(shí)間的輔助，事業(yè)單位將在應(yīng)用信息技術(shù)階段取得新突破。

人們的生活與信息技術(shù)間往往有著密切聯(lián)系，信息技術(shù)的發(fā)展能直接縮減事業(yè)單位開展工作的時(shí)間。當(dāng)前，信息化的發(fā)展速度正逐漸加快，而后會吸引更多工作單位引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，最終為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

優(yōu)勢

1.操作便利，易于學(xué)習(xí)

通常，若想將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，就需借助信息技術(shù)的優(yōu)勢。在此環(huán)節(jié)，工作人員只需進(jìn)行簡單學(xué)習(xí)，便可獨(dú)自操作[ 2 ]。如此一來，可利用程序設(shè)置，自動(dòng)歸納、記錄電子檔案，彰顯其簡潔、便利特征，例如：自動(dòng)檢索文檔、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享等。而后，事業(yè)單位的辦事效率將明顯提升，在檔案管理工作中的耗時(shí)也將縮短，達(dá)到節(jié)省開支的目的。

2.調(diào)整事業(yè)單位結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)事業(yè)單位的管理難度主要體現(xiàn)在：人員及職位數(shù)量多，這也是導(dǎo)致在事業(yè)單位財(cái)政支出中工作人員工資占比較大的原因。如果使用計(jì)算機(jī)替換人工，不僅能快速完成各類瑣碎工作，包括：歸納、錄入及識錯(cuò)等，將工作人員解放出來，還能起到優(yōu)化單位結(jié)構(gòu)的效果。經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)踐后，事業(yè)單位的服務(wù)效率將會大大提高，也增加了群眾的滿意度。

3.提高安全性

檔案室環(huán)境是以往事業(yè)單位開展檔案管理工作的關(guān)注焦點(diǎn)。只有在低溫干燥狀態(tài)下，并做好防蚊舉措，才能有效避免檔案出現(xiàn)潮濕、發(fā)霉、高溫自燃及蟲蛀狀況，以此減少對檔案的危害。另外，事業(yè)單位偶爾會面臨搬遷情況，因而極容易丟失檔案，甚至泄密。針對上述現(xiàn)象，信息技術(shù)往往能展現(xiàn)獨(dú)特優(yōu)勢，例如：對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，而后上傳至云端儲存、備份，且能隨時(shí)隨地自行下載，最終提升檔案的安全性。

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的具體應(yīng)用

云儲存和備份

在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息技術(shù)嶄露頭角的第一步便是通過人工錄入或掃描渠道，完成紙質(zhì)文件到電子文件的轉(zhuǎn)變，而后輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行備份和保存。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，越來越多領(lǐng)域開始注意到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，并將其不斷完善，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外。如果將大數(shù)據(jù)與檔案管理結(jié)合起來，原本的紙質(zhì)文件將變?yōu)殡娮訑?shù)字化信息，儲存地點(diǎn)則為云端，以便更好地管理檔案，更新工作人員的認(rèn)知，提升檔案管理工作的整體效率，為事業(yè)單位減少不必要的麻煩。

憑借計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢已為現(xiàn)代社會廣泛關(guān)注的對象，且有關(guān)專業(yè)程序也會應(yīng)用到檔案管理工作中。若將該程序繼續(xù)優(yōu)化，將能起到提高檔案信息調(diào)出速度、降低人工接觸檔案概率及避免泄露信息的作用，以此確保檔案資料的完整性、安全性。因此，工作人員必須具備高素養(yǎng)，事業(yè)單位也要重視人員培訓(xùn)及設(shè)備改進(jìn)，才能真正體現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

共享管理云技術(shù)

現(xiàn)階段，共享管理云技術(shù)已相對成熟、完善，加之科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的影響，云端傳送的方式便突破限制，且更便于操作。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的過程中，云終端的重要性不言而喻，若得到妥善應(yīng)用，檔案管理工作將能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案及時(shí)共享，完成管理方式的轉(zhuǎn)變。可見，構(gòu)建起全國范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)庫并非難事。在云終端的良好作用下，即便單位不同，也可實(shí)現(xiàn)信息的上傳、下載。但需注意，本地政府部門應(yīng)加強(qiáng)信息維護(hù)工作，以免發(fā)生信息的外泄情況[ 8 ]。最終，互聯(lián)網(wǎng)與事業(yè)單位檔案管理工作將相輔相成，共同致力于提升我國檔案管理的整體水平。

事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)存在的問題缺乏牢固的檔案管理信息化基礎(chǔ)

為凸顯將信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢，就必須構(gòu)建完善的檔案管理信息化基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。隨著信息時(shí)代來臨，落實(shí)檔案管理信息化工作已為大多數(shù)事業(yè)單位所重視，相關(guān)投入也逐漸加大。但我國信息技術(shù)起步較晚，還需不斷努力。另外，在事業(yè)單位檔案管理信息化中，監(jiān)管工作有著舉足輕重的地位，但卻未能引起各方重視，以至于相應(yīng)的管理及監(jiān)督事項(xiàng)有待完善，信息化基礎(chǔ)稍顯不足。

檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)較高

信息技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢往往是事業(yè)單位檔案管理工作最為看重的，可為相關(guān)工作的開展提供便利。在信息化管理模式的影響下，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已成為進(jìn)行檔案管理工作的專用渠道，一旦存在安全隱患，檔案資料便會丟失或泄露。若合理運(yùn)用信息技術(shù)，將能最大程度保障信息的安全性。但是，若事業(yè)單位不具備充足的實(shí)力，將難以落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，進(jìn)而給予外界危險(xiǎn)因素可乘之機(jī)，給事業(yè)單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

缺乏完善的檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理工作若想在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)不出現(xiàn)破綻，就必須建立起全面的檔案管理體系，以此保障后續(xù)事項(xiàng)能有序、高效進(jìn)行。但大部分事業(yè)單位對此并未在意，以至于在缺失制度管束的環(huán)境中，檔案管理人員愈加肆無忌憚，最終成為不規(guī)范現(xiàn)象存在的誘因。

檔案管理理念落后

當(dāng)前，在面臨檔案管理事務(wù)時(shí)，仍存在事業(yè)單位堅(jiān)持以傳統(tǒng)思想觀念對待的現(xiàn)象，甚至聘用高齡者來節(jié)省用工成本。此類人員往往難以接受新鮮事物、執(zhí)著于使用紙質(zhì)檔案且不重視信息技術(shù)，因而無法發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果。隨著時(shí)間推移，人工在處理檔案管理工作期間，將可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)漏及信息失真的狀況，進(jìn)而給單位造成無法挽回的損失。

管理隊(duì)伍素質(zhì)較低

傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，往往將側(cè)重點(diǎn)放在看管各類資料上，并未真正地意識到其所發(fā)揮的功效。所以，事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展也逐漸受到缺乏高素質(zhì)人才、未組建起專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的影響[ 4 ]。同時(shí)，事業(yè)單位在進(jìn)行人員招聘期間，并未制定詳細(xì)的聘用標(biāo)準(zhǔn)，即使有，也未能落實(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致招聘的檔案管理人員之間的能力有較大差距。針對現(xiàn)有的檔案管理人才模式，事業(yè)單位的培訓(xùn)制度存在明顯缺陷，因而其專業(yè)素養(yǎng)始終難以提升，對于檔案管理工作的發(fā)展有害無益。

協(xié)調(diào)信息技術(shù)應(yīng)用與事業(yè)單位檔案管理工作的舉措

為降低安全風(fēng)險(xiǎn)需完善信息安全監(jiān)管系統(tǒng)

1.病毒防護(hù)

目前，我國的事業(yè)單位檔案管理信息化環(huán)節(jié)仍存在一些問題，所以在建設(shè)過程中，各單位應(yīng)首先構(gòu)建起完善的信息安全監(jiān)管系統(tǒng)，重點(diǎn)對病毒進(jìn)行防護(hù)，以免受到病毒攻擊，損害檔案管理信息化系統(tǒng)。

2.網(wǎng)絡(luò)加密

事業(yè)單位檔案不僅數(shù)量較多，類型也千差萬別，稍有不慎便會出現(xiàn)問題，甚至可能降低整個(gè)檔案管理水平。網(wǎng)絡(luò)加密是信息安全監(jiān)管環(huán)節(jié)的重點(diǎn)所在，在應(yīng)用過程中將起到保護(hù)檔案資料、數(shù)據(jù)及傳輸途徑的作用。據(jù)悉，端到端加密、節(jié)點(diǎn)加密等，都是網(wǎng)絡(luò)加密的主要方式。

3.控制上網(wǎng)行為

對檔案管理信息化系統(tǒng)而言，非法訪問也會對其造成嚴(yán)重影響。所以，待系統(tǒng)建設(shè)完成后，事業(yè)單位應(yīng)從根源把關(guān)入網(wǎng)權(quán)限，嚴(yán)格規(guī)范和管理上網(wǎng)行為，并通過設(shè)置口令、密碼等舉措對系統(tǒng)中的重要文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，以免出現(xiàn)惡意入侵現(xiàn)象。

為提升事業(yè)單位溝通的質(zhì)量和效率，應(yīng)及時(shí)對軟件進(jìn)行更新

信息技術(shù)若想在檔案管理工作中發(fā)揮出良好效果，往往離不開相應(yīng)輔助軟件的支持。所以，事業(yè)單位必須意識到這點(diǎn)，定期維護(hù)及更新軟件，為獲取長遠(yuǎn)利益而專注于系統(tǒng)功能的改進(jìn)事項(xiàng)。如此，事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便可在數(shù)據(jù)服務(wù)器的郵件抄送和轉(zhuǎn)發(fā)下，儲存、管理各類檔案信息、數(shù)據(jù)，并確保其完整及準(zhǔn)確性。例如：部分事業(yè)單位會將檔案軟件歸納到辦公軟件范疇，進(jìn)而為檔案管理工作的開展提供便利，再通過維護(hù)、更新等手段，更好的完成數(shù)據(jù)檔案管理工作，且保障其有序性、規(guī)范性。另外，公文、檔案的存儲、收發(fā)等“任務(wù)”，都將在經(jīng)過維護(hù)、更新的軟件的影響下，更高效地完成，最終實(shí)現(xiàn)整合檔案的目標(biāo)。

建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

建設(shè)檔案信息資源庫，是事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)階段的首要任務(wù)，以此更便捷、迅速地對全部檔案資源進(jìn)行集成、整合。但就我國的實(shí)際狀況來看，大部分事業(yè)單位都對此尤為重視，且數(shù)據(jù)庫及電子系統(tǒng)二者都能起到維護(hù)檔案資源完整性、共享性的作用。另外，事業(yè)單位在開展各項(xiàng)工作時(shí)，每個(gè)部門都能利用該優(yōu)勢，便捷、快速地獲取信息，進(jìn)而統(tǒng)一步調(diào)，共同為提升事業(yè)單位工作效率而奮斗。

檔案信息數(shù)據(jù)庫所涉及的內(nèi)容較多，具體包括：存檔時(shí)間、檔案類型及檔案信息規(guī)格等。為使信息更加準(zhǔn)確、全面，就必須指派專人和管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫，并對各類檔案信息及時(shí)更新。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，可供選擇以建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫的信息技術(shù)種類越來越多，事業(yè)單位應(yīng)第一時(shí)間意識到此種變化，擇定先進(jìn)的信息技術(shù)以保障數(shù)據(jù)庫建設(shè)的安全性和完善性，進(jìn)而提升數(shù)據(jù)庫的信息水平。

組建起高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

加大投資力度是保障事業(yè)單位所組建的檔案管理人才隊(duì)伍具備高素質(zhì)的關(guān)鍵點(diǎn)，具體表現(xiàn)為：聘請的人才較為專業(yè)，不僅是在專業(yè)素養(yǎng)方面，同時(shí)也體現(xiàn)為極強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力[ 6 ]。如此，信息技術(shù)才能更好地融入檔案管理工作中，并發(fā)揮實(shí)際價(jià)值，助力相關(guān)工作質(zhì)量及效率的提升。另外，檔案管理人員應(yīng)在事業(yè)單位提供的良好條件下，定期通過培訓(xùn)提升自身能力，包括但不限于信息技術(shù)應(yīng)用。一段時(shí)間后，其技能及知識儲備等，都將得到改善，在開展事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)也能做出更大貢獻(xiàn)。

嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)遵照國家相關(guān)規(guī)定制定并完善檔案管理制度，利用培訓(xùn)的優(yōu)勢協(xié)助工作人員樹立正確檔案管理觀念。與此同時(shí)，必須合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，借此規(guī)范各人員的言行舉止，使后續(xù)工作的開展具備標(biāo)準(zhǔn)化特征，進(jìn)而更好地服務(wù)于民。而檔案管理工作的層次性也將逐漸凸顯出來，一旦出現(xiàn)問題便能及時(shí)覺察，促進(jìn)有效解決舉措的制定。就事業(yè)單位來看，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督尤為必要，甚至可建立起全面的考核制度，將人員的工作與薪資聯(lián)系在一起，方能激發(fā)其工作積極性，提升檔案管理的效率。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理是對信息進(jìn)行歸納整合，因而工作量較大。為避免出現(xiàn)管理水平降低的情況，事業(yè)單位應(yīng)將合理運(yùn)用信息技術(shù)，并作為日常工作的重點(diǎn)，加快與檔案管理的融合步伐，才能免受傳統(tǒng)檔案管理模式的困擾，體現(xiàn)其信息化特征。如此，事業(yè)單位的檔案管理工作將更順利、高效地開展，意義重大。

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