徐曉瑩

摘 要：檔案管理是農(nóng)科院管理工作的重要內(nèi)容，加強檔案信息化建設(shè)，并深化電子信息檔案在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，能為具體科研工作的開展提供有效參考和指導(dǎo)。本文在闡述農(nóng)科院電子信息檔案特征的基礎(chǔ)上，就其在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中的應(yīng)用價值和要求展開分析，并指出農(nóng)科院業(yè)務(wù)中電子信息檔案應(yīng)用的風(fēng)險事項及控制對策，期望能消除電子信息檔案管理及應(yīng)用風(fēng)險，為農(nóng)科院業(yè)務(wù)的開展創(chuàng)造良好環(huán)境。

關(guān)鍵詞：農(nóng)科院;科研業(yè)務(wù);電子信息檔案;應(yīng)用;風(fēng)險管理

作為農(nóng)業(yè)技術(shù)研究的重要機構(gòu)，農(nóng)科院不僅注重農(nóng)業(yè)技術(shù)的創(chuàng)新研究，而且關(guān)注研究成果向?qū)嶋H應(yīng)用的轉(zhuǎn)化，因此在這些業(yè)務(wù)中，農(nóng)科院會產(chǎn)生大量的檔案信息。在信息時代，農(nóng)科院在計算機、互聯(lián)網(wǎng)現(xiàn)代技術(shù)的支撐下，構(gòu)建了電子信息檔案管理系統(tǒng)，這不僅提升了農(nóng)科院檔案管理效率和質(zhì)量，而且對農(nóng)科院業(yè)務(wù)開展具有重要的指導(dǎo)作用。但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身具有一定的開放性，這使得電子信息檔案在農(nóng)科院業(yè)務(wù)應(yīng)用中仍存在一定風(fēng)險，如電子信息檔案遭到竊取或是受到損毀等。基于此，有必要深化電子信息檔案應(yīng)用風(fēng)險管理，提升電子信息檔案在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中的應(yīng)用價值。

一、農(nóng)科院電子信息檔案特征

農(nóng)科院檔案來源于農(nóng)科院日常行政管理及科研實踐活動，其包含了文書檔案和科技檔案。對比其他行業(yè)機構(gòu)檔案內(nèi)容屬性，農(nóng)科院電子信息檔案管理具有以下特征：其一，檔案來源于農(nóng)科院的科研實踐，農(nóng)業(yè)科研特色較為明顯，具體檔案內(nèi)容不僅包含農(nóng)科院機構(gòu)改革、農(nóng)業(yè)科研發(fā)展規(guī)劃，而且涉及農(nóng)業(yè)技術(shù)人才職稱評審、農(nóng)業(yè)科研項目計劃、方案總結(jié)等;其二，農(nóng)業(yè)電子檔案以字節(jié)方式進行信息記錄，然后以“件”為單位進行立卷分類，這為農(nóng)科院檔案后期的高效查詢、檢索和利用創(chuàng)造了有利條件;其三，信息時代，隨著人們檔案信息化管理意識的提升，農(nóng)科院電子信息檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，且管理體系愈發(fā)規(guī)范合理。在基礎(chǔ)設(shè)施層面，農(nóng)科院不僅積極建設(shè)新型辦公室、閱檔室，而且采購了大量計算機、掃描儀、數(shù)據(jù)庫等設(shè)備。此外，除濕機、恒溫機等設(shè)備的應(yīng)用為電子檔案存在載體的保護管理創(chuàng)造了良好環(huán)境。在此基礎(chǔ)上，農(nóng)科院按照整理歸檔、登記移交、接收保管、遷移借閱、鑒定銷毀、備份恢復(fù)的程序進行電子信息檔案的全生命周期管理，有效提升了農(nóng)科院電子信息檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、農(nóng)科院業(yè)務(wù)中電子信息檔案應(yīng)用價值及要求

1.應(yīng)用價值

現(xiàn)階段，農(nóng)科院檔案管理的信息化水平不斷提升，深化這些電子信息檔案在具體業(yè)務(wù)中的應(yīng)用對于農(nóng)業(yè)科研活動具有積極作用。一方面，基于計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的電子信息檔案利用效率較高，這是因為計算機本身具有強大的信息處理能力，運算過程較為快速、便捷，能夠在提升檔案信息記錄效率和準(zhǔn)確度的同時，解決傳統(tǒng)檔案管理滯后的問題;另一方面，電子信息檔案在備份保存、管理等層面具有較高的安全性，在農(nóng)科院業(yè)務(wù)實踐中，傳統(tǒng)檔案容易因自然或人為破壞而不復(fù)存在，而通過電子信息檔案管理，能最大程度避免這些問題。此外，在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中，電子信息檔案還能借助計算機網(wǎng)絡(luò)進行快速傳輸，信息資源共享優(yōu)勢較為突出，有效滿足了農(nóng)科院業(yè)務(wù)開展的實際要求。

2.應(yīng)用要求

農(nóng)科院電子信息檔案管理本身具有較強的專業(yè)性、綜合性和復(fù)雜性，深化其在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，還需要考慮農(nóng)科院自身的工作實際情況。新時期，人們對于農(nóng)科院業(yè)務(wù)中電子信息檔案的應(yīng)用具有較高要求，即在具體業(yè)務(wù)中，應(yīng)用電子信息檔案需遵守規(guī)范性、安全性、效益性的要求。所謂規(guī)范性要求指在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中，使用電子信息檔案要遵守《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等條例，并在其約束下，規(guī)范化操作各類數(shù)字化設(shè)備，實現(xiàn)電子信息檔案的精準(zhǔn)查閱和高效利用。同時，在使用電子信息檔案時，農(nóng)科院工作人員清楚地認識到檔案使用過程的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，積極預(yù)防黑客、病毒等非傳統(tǒng)因素對電子信息檔案的影響，確保檔案歸檔、保存和應(yīng)用的安全性。此外，農(nóng)科院業(yè)務(wù)實踐類型多樣且數(shù)量龐雜，對于電子信息檔案的依賴性較強，但是本機構(gòu)自身的檔案管理人員、物資設(shè)備有限，故而在電子檔案應(yīng)用中，還需要考慮檔案使用效率問題，實現(xiàn)檔案利用效率、質(zhì)量和安全的有效統(tǒng)一。

三、農(nóng)科院業(yè)務(wù)中電子信息檔案應(yīng)用的風(fēng)險問題

1.信息化管理條例尚不完善

農(nóng)業(yè)科研項目研究內(nèi)容本身具有一定的差異性，其在研究過程中對于電子信息檔案內(nèi)容需要、表現(xiàn)形式的要求也有諸多不同。因此，在農(nóng)科院業(yè)務(wù)實踐中，應(yīng)結(jié)合實際需要，針對性、有目的地對這些電子信息檔案進行管理。目前，農(nóng)科院業(yè)務(wù)中電子信息檔案應(yīng)用還存在管理制度不完善的問題。一方面，電子信息檔案管理及應(yīng)用與傳統(tǒng)檔案管理形式存在較大差異，需系統(tǒng)化制訂檔案信息化管理的目標(biāo)和條例，但是部分農(nóng)科院在具體業(yè)務(wù)中多沿用傳統(tǒng)管理模式，使電子信息檔案管理的目標(biāo)不明，管理過程缺乏指導(dǎo)性，且具體的管理辦法偏離了信息化管理的目標(biāo)和方向;另一方面，農(nóng)科院電子信息檔案管理辦法多照搬《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，未能充分考慮本單位農(nóng)業(yè)科研的實際情況，造成在具體業(yè)務(wù)實踐中電子信息檔案管理應(yīng)用漏洞較多，存在歸檔管理和應(yīng)用過程混亂的問題。此外，農(nóng)科院在電子信息檔案管理應(yīng)用中存在檔案管理人員職責(zé)落實不到位的問題，在一定程度上管理人員職責(zé)缺位影響了檔案管理的規(guī)范性，降低了檔案應(yīng)用的安全性。

2.應(yīng)用管理手段較為滯后

農(nóng)科院業(yè)務(wù)實踐中，對于電子信息檔案的管理應(yīng)用還存在管理手段滯后的問題，使檔案保存、調(diào)取和應(yīng)用無法滿足具體工作開展需要。與傳統(tǒng)文字表格、照片存檔方式相比，農(nóng)科院電子信息檔案應(yīng)用所表現(xiàn)出來的最大特征是檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)移到了“云”上，這要求檔案歸檔整理、存儲管理和實際應(yīng)用均應(yīng)朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，但是農(nóng)科院在電子信息檔案管理應(yīng)用中還存在管理手段滯后的問題。目前，農(nóng)科院大量的經(jīng)費用于科研項目，在電子檔案管理信息化設(shè)備等層面的投入較少，使電子信息檔案在實際管理、應(yīng)用中缺乏較高成熟性、穩(wěn)定性的數(shù)字化平臺，檔案信息化管理、應(yīng)用的難度較大。另外，受互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、數(shù)字化等技術(shù)應(yīng)用層級較淺等因素影響，農(nóng)科院在電子信息檔案應(yīng)用中還存在較為明顯的信息孤島問題，使農(nóng)科院內(nèi)部各部門、項目組的信息互動性較差，未能及時進行信息共享交流，阻礙了農(nóng)業(yè)新技術(shù)的研發(fā)、推廣和應(yīng)用。

3.檔案應(yīng)用安全問題突出

電子信息檔案雖然提升了檔案資料的利用效率，但是受互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境開放性等因素的影響，電子信息檔案在農(nóng)科院科研項目中的應(yīng)用還存在一定的安全問題。譬如，在科研電子檔案傳輸應(yīng)用中，檔案文本多是通過社交平臺、郵箱完成發(fā)送和接收的，當(dāng)這些傳輸工具賬號丟失或者密碼泄漏時，容易造成電子信息檔案機密文件丟失等問題。另外，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，有部分網(wǎng)絡(luò)黑客會惡意攻擊其他用戶，使農(nóng)科院電子信息檔案存在數(shù)據(jù)被竊取、篡改的風(fēng)險。要注意的是，農(nóng)科院電子信息檔案的價值較高，甚至一些檔案本身就屬于國家機密，基于此，在農(nóng)科院業(yè)務(wù)實踐中使用電子信息檔案，還應(yīng)重視檔案安全的有效管理。

四、農(nóng)科院業(yè)務(wù)中電子信息檔案應(yīng)用風(fēng)險控制措施

1.創(chuàng)新農(nóng)科院電子信息檔案管理體系

系統(tǒng)完善管理體系能為農(nóng)科院電子信息檔案的管理創(chuàng)造良好環(huán)境，達到規(guī)避電子信息檔案應(yīng)用風(fēng)險的作用。首先，在科研業(yè)務(wù)實踐中，檔案工作者及院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)扭轉(zhuǎn)檔案管理思想，高度重視電子信息檔案的應(yīng)用管理工作，即在農(nóng)科院發(fā)展中，應(yīng)將電子信息檔案管理納入院整體發(fā)展規(guī)劃、日常管理和年度考核體系中，通過營造良好的電子信息檔案管理環(huán)境，使農(nóng)科院全體工作者具備電子信息檔案管理意識。其次，為保證農(nóng)科院電子信息檔案管理的規(guī)范性、有序性，還需要在參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)考慮本院科研業(yè)務(wù)實踐，建立系統(tǒng)完善的電子信息檔案管理制度，然后依托該制度開展電子信息檔案歸檔、存儲、流轉(zhuǎn)、借閱、銷毀等全生命周期的管理。最后，在全新管理制度體系下，應(yīng)注重管理人員責(zé)任制和電子信息檔案風(fēng)險防控制度的建設(shè)，要求對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置逐層、分級的權(quán)限，然后按照權(quán)限設(shè)置內(nèi)容，要求全體檔案管理人員嚴(yán)格履行自身職能，進行檔案管理和應(yīng)用監(jiān)督。在檔案風(fēng)險防控制度下，要求農(nóng)科院檔案管理人員系統(tǒng)編制電子信息檔案風(fēng)險防控預(yù)案，做好檔案應(yīng)用中風(fēng)險事項的提前預(yù)測和防控管理。

2.加強電子信息檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平直接關(guān)系著農(nóng)科院電子信息檔案管理的效率和質(zhì)量，并且對于檔案在農(nóng)科院業(yè)務(wù)應(yīng)用中風(fēng)險的防控具有積極作用。新時期，農(nóng)科院應(yīng)注重自身經(jīng)費的科學(xué)規(guī)劃，逐步增大本院在電子信息檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的資金投入，實現(xiàn)本院電子信息檔案管理、應(yīng)用設(shè)施的優(yōu)化。一方面，在電子信息檔案管理硬件基礎(chǔ)設(shè)施優(yōu)化中，應(yīng)注重檔案室、閱檔室的有效建設(shè)，同時應(yīng)注意計算機、掃描儀、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的采購應(yīng)用，還應(yīng)配置一定數(shù)量的除濕機、恒溫機，為電子信息檔案的管理創(chuàng)造良好的物理環(huán)境。另一方面，在配置電子信息檔案管理數(shù)字化設(shè)備后，還應(yīng)重視軟件信息管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，開發(fā)電子信息檔案管理的軟件系統(tǒng)，優(yōu)化軟件功能設(shè)計，并考慮磁場、輻射等因素的影響，為農(nóng)科院業(yè)務(wù)中電子信息檔案的應(yīng)用奠定良好基礎(chǔ)。此外，檔案人員是電子信息檔案管理、應(yīng)用的軟實力，在配置各類數(shù)字化檔案管理設(shè)施設(shè)備后，應(yīng)重視檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，滿足新時期檔案管理工作實際需要。

3.重視檔案數(shù)據(jù)采集和存儲管理

數(shù)據(jù)采集、存儲是電子信息檔案管理的基礎(chǔ)，同時也是電子信息檔案應(yīng)用的前提。全面、規(guī)范化采集農(nóng)科院日常行政管理及科研實踐活動中的各項數(shù)據(jù)，并整理形成檔案資料，能為后期農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)活動的開展提供科學(xué)指導(dǎo)。在農(nóng)科院業(yè)務(wù)實踐中，應(yīng)重視計算機、掃描儀、攝像機、人工輸入等方面的應(yīng)用，系統(tǒng)化接受業(yè)務(wù)實踐中的各項數(shù)據(jù)，要求輸入檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過校準(zhǔn)，數(shù)據(jù)具有精準(zhǔn)性、全面性特征。在電子信息檔案存儲層面，應(yīng)注重其存儲模型、技術(shù)和交換算法的有效控制，這樣能為后期數(shù)據(jù)的靈活應(yīng)用創(chuàng)造良好環(huán)境。在大數(shù)據(jù)視野下，應(yīng)按照兩種模式進行農(nóng)科院電子信息檔案數(shù)據(jù)的存儲：一是應(yīng)在虛擬現(xiàn)實技術(shù)的支撐下進行檔案數(shù)據(jù)備份。該技術(shù)能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，這樣才能在解決傳統(tǒng)檔案信息載體占用空間大、備份難度高等問題的基礎(chǔ)上，確保檔案內(nèi)容查閱的便捷性;二是應(yīng)基于Hadoop實施海量數(shù)據(jù)存儲。Hadoop是基本的數(shù)據(jù)分布平臺，在該平臺下通過集群技術(shù)、分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用，能有效提升數(shù)據(jù)的擴展性和易維護性，這為檔案數(shù)據(jù)的后期應(yīng)用和深度挖掘創(chuàng)造了良好條件。

4.開展電子信息檔案資料安全管理

安全管理是農(nóng)科院電子信息檔案管理的關(guān)鍵所在，其直接關(guān)系著檔案數(shù)據(jù)資料在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中的應(yīng)用價值。農(nóng)科院電子信息檔案安全管理要點包括：一是在檔案安全管理中，農(nóng)科院檔案管理人員本身應(yīng)具有較強的檔案安全意識，因為無論信息化水平如何提高，計算機最終還是要歸結(jié)于人的操控。故而在農(nóng)科院電子信息檔案管理及應(yīng)用前，應(yīng)先對檔案管理人員進行培訓(xùn)，要求相關(guān)管理人員能夠及時了解風(fēng)險控制前沿的知識，隨時應(yīng)對電子信息檔案管理、應(yīng)用中的各種突發(fā)狀況;二是在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中，應(yīng)注重檔案技術(shù)的規(guī)范使用。一方面應(yīng)重視互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化等技術(shù)的應(yīng)用，促進農(nóng)科院檔案的電子化、數(shù)字化發(fā)展。另一方面應(yīng)注重局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用，打破“信息孤島”三是在電子信息檔案安全管理中，應(yīng)構(gòu)建全新的檔案安全防范機制，要求在農(nóng)科院電子信息檔案管理中深化安全密鑰、防火墻、訪問授權(quán)等方法的應(yīng)用，盡可能消除外部入侵所帶來的檔案管理風(fēng)險。此外，在檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用中還應(yīng)重視數(shù)據(jù)備份更新技術(shù)的應(yīng)用，盡可能減少電子信息檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改所帶來的危險，這樣才能提升電子信息檔案應(yīng)用價值，促進農(nóng)科院業(yè)務(wù)實踐活動的有序開展。

5.突出電子信息檔案的利用價值

檔案的價值在于其利用，在農(nóng)科院業(yè)務(wù)檔案管理及業(yè)務(wù)實踐中，檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提升檔案的管理質(zhì)量，最大限度發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值。傳統(tǒng)管理模式下，農(nóng)科院有部分工作者對于電子信息檔案建設(shè)管理認識不清，未能正確認識電子信息檔案的利用價值，造成在業(yè)務(wù)實踐中農(nóng)業(yè)科研人員對電子信息檔案管理保護的重視程度不夠，帶來了一定的檔案管理風(fēng)險。新時期，應(yīng)利用歸檔月等特殊時間節(jié)點，加大檔案宣傳力度，營造濃厚的電子檔案安全管理環(huán)境，消除電子檔案在農(nóng)科院業(yè)務(wù)應(yīng)用中的風(fēng)險。農(nóng)科院工作人員應(yīng)正確認識到電子信息檔案包含了政策性公文，其是農(nóng)科院日常管理活動的依據(jù)，同時農(nóng)科院電子信息檔案記錄了較多的行政事務(wù)管理活動，是農(nóng)業(yè)科研相關(guān)決策活動的參考。此外，電子信息檔案還是農(nóng)科院農(nóng)業(yè)科研活動的查考憑證和借鑒資料。在具體的業(yè)務(wù)實踐中，農(nóng)科院只有不斷深化電子信息檔案利用價值的宣傳和教育，才能增強全體工作人員的檔案管理意識和應(yīng)用風(fēng)險防范意識，繼而營造良好的電子信息檔案應(yīng)用環(huán)境，提升電子信息檔案應(yīng)用的安全性。

五、結(jié)語

電子信息檔案應(yīng)用風(fēng)險管理對于農(nóng)科院科研業(yè)務(wù)實踐具有積極作用，能在消除電子信息檔案管理風(fēng)險事項的基礎(chǔ)上，最大限度發(fā)揮電子信息檔案的價值，促進農(nóng)科院科研項目的有序開展。新時期，人們只有充分認識到農(nóng)科院電子信息檔案應(yīng)用管理的價值及要求，結(jié)合農(nóng)科院電子信息檔案應(yīng)用實際，系統(tǒng)分析檔案應(yīng)用風(fēng)險，并深化檔案風(fēng)險防控手段的應(yīng)用，才能確保電子信息檔案管理的規(guī)范性、安全性，提升其在農(nóng)科院業(yè)務(wù)中的應(yīng)用價值，促進農(nóng)科院科研項目的有序開展。

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[2]馬 蘭.基于信息化背景的事業(yè)單位財務(wù)檔案管理新思路[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2020

（作者單位：德州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院）

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