葉婕,王婧,劉季芳

(廣州醫(yī)科大學附屬第五醫(yī)院，廣東 廣州 510700)

1 背景

黨的十八大以來，黨中央、國務(wù)院出臺了一系列優(yōu)化科研經(jīng)費管理的政策和措施，特別是在《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》(國辦發(fā)〔2021〕32號)發(fā)布后，賦予了科研人員更大的科研經(jīng)費管理自主權(quán)。在“放管服”的大趨勢下，如何做到科研經(jīng)費的有效監(jiān)管，是管理部門需要思考的問題[1]。其中，如何科學規(guī)范的進行醫(yī)院科研試劑耗材和技術(shù)服務(wù)類產(chǎn)品(以下統(tǒng)稱為科研物資)的采購，推進醫(yī)院精細化管理，提升科研效率是本文將重點探討的內(nèi)容。

2 存在的問題

通過文獻研究法與調(diào)查法，筆者發(fā)現(xiàn)，由于醫(yī)院科研物資的采購量遠低于臨床耗材及藥品，相對重視度不夠；部分單位科研由于尚在起步或發(fā)展階段，科研體量相對偏小或是職能部門人手不足等原因，導(dǎo)致在科研物資的采購與管理方面存在監(jiān)管缺位的現(xiàn)象。目前，醫(yī)院科研物資的采購與管理過程中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

采購統(tǒng)計與管理不便。不同課題組采購的科研物資往往在種類、規(guī)格、型號等的要求上不一，醫(yī)院職能部門沒有好的統(tǒng)計方式，難以全面掌握，也極難有針對性的管理。大的課題組通常交由課題助理統(tǒng)一管理科研經(jīng)費，這需要耗費課題助理大量的時間與精力去整理課題組的采購需求[2]。

信息不對稱導(dǎo)致采購周期長。由于科研物資的多樣化特性[3]，商品的規(guī)格、型號、品牌稍有出入，選擇的產(chǎn)品便具備一定的差異。采購人計劃采購某種科研物資時，通常咨詢合作過的供貨商或同實驗室或其他課題組人員的采購渠道，缺乏相對權(quán)威的查詢渠道，對市場信息缺乏充分的了解。采購的商品價格不透明，詢價比價過程繁瑣，科研人員尤其是忙于臨床和教學工作的一線醫(yī)生自行采購無暇顧及，效率低下，科研經(jīng)費存在一定程度的浪費[4，5]。而交由職能部門采購，特別是通過招標方式采購則需要相當長的時間，無法滿足科研實驗要求的時效性特點。

易滋生科研腐敗。近年來，國家對科研的投入不斷加大，科研腐敗也越來越引起了人們的關(guān)注?？蒲羞^程中的監(jiān)管是很重要的一個環(huán)節(jié)，而科研物資的采購長期缺乏有效的監(jiān)管方式[6]。根據(jù)李璐等對科研腐敗行為的統(tǒng)計分析，科研經(jīng)費在科研物資方面的腐敗現(xiàn)象體現(xiàn)為以購買實驗用品材料、測試費、燃料費形式虛開發(fā)票套取科研經(jīng)費包括以低于實際消費金額虛開發(fā)票、購買發(fā)票、開假發(fā)票等[7]。

突擊采購。在臨近財務(wù)年終清算的年底或課題結(jié)題的時間截點，科研人員存在突擊使用科研經(jīng)費的情況或傾向，間接導(dǎo)致突擊采購。

課題組科研經(jīng)費管理人員更替頻繁卻不交接。除少數(shù)課題組有科研助理或相對固定的經(jīng)費管理人員外，大部分課題組負責管理科研經(jīng)費的通常為在讀研究生。隨著研究生的畢業(yè)與新招，人員流動卻不進行管理交接，科研經(jīng)費管理比較混亂，科研物資采購較為隨意。

因此，我們希望在立足現(xiàn)狀與充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際情況，改進科研物資采購和管理方式，以期既便于科研人員開展科研工作，又能建立長效監(jiān)管機制。

3 單位現(xiàn)狀與采購流程建設(shè)

目前市面上科研物資采購方式主要有以下幾種：自行分散采購、單位集中采購，單位自建平臺采購，電子商城采購[6，8-10]。

由于科研物資的特殊性，我院的采購方式主要為科研人員根據(jù)實驗需求自行聯(lián)系供應(yīng)商采購，隨買隨用的分散采購。采購人聯(lián)系供貨商，供貨商將商品、發(fā)票、送貨單等交給采購人，由課題組根據(jù)單位要求辦理驗收、出入庫手續(xù)并按科研經(jīng)費報銷程序進行報銷?，F(xiàn)有的這種方式采購監(jiān)督機制不夠完善，存在一定的腐敗風險。

由于科研物資種類、規(guī)格、需求多樣化，醫(yī)院目前總體采購量相對較少，而自建平臺需要投入大量的人力、財力且醫(yī)院尚無獨立的采購管理部門，單位自建采購平臺，還不貼合實際[9]。而單位集中采購需要的采購周期長，科研人員多樣化的需求可能無法及時得到滿足，會大大影響到有時間或特殊要求的科研實驗[10]。

電子商城采購方式供應(yīng)商資源集中、流程完善且使用單位投入小[8]。其缺點在于為平臺盈利模式主導(dǎo)，可能導(dǎo)致商城部分采購商品價高的結(jié)果，或是由于科研物資的多樣化，部分商品還未上線電子商城，無法滿足科研人員的實驗需求。

鑒于以上情況，2020年初，醫(yī)院在調(diào)研多家單位科研物資管理情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實際，決定采用通過電子商城采購與線下采購相結(jié)合的方式，加強醫(yī)院科研物資管理，規(guī)范采購行為，以提高科研活動效率。

2020年5月，我們按流程引進電子商城作為醫(yī)院的科研物資采購平臺。商城在商家入駐前進行相應(yīng)的資質(zhì)審查審察。商城頁面提供的服務(wù)類似于大眾常用的淘寶、京東，商品盡可能的齊全供采購人選擇，商城為采購人提供全面的商品信息、可以直觀的比較價格、與商家溝通具體事項，選定下單等等，既能避免科研經(jīng)費的浪費，又能滿足科研人員采購的時效性要求。商城可實現(xiàn)采購、收貨、出入庫等功能的一體化，具體流程圖見圖1。已采購訂單隨時可查，便于課題組科研經(jīng)費的管理與實時統(tǒng)計。線下采購物資能在商城統(tǒng)一出入庫，全程留痕。因此，線上與線下采購的商品均能得到有效監(jiān)管。

圖1 科研物資采購與管理流程圖

4 電子商城+線下采購方式運行效果

中山大學腫瘤防治中心通過電子商城采購，促進供應(yīng)商之間的良性競爭有效控制采購價格，既解放了科研人員，又能滿足內(nèi)控需求[5]。中國農(nóng)業(yè)科學院通過使用科研物資采購平臺，提升了采購管理規(guī)范化、科學化水平，提高監(jiān)管效率和資金效益，推動管理現(xiàn)代化[11]。

通過電子商城+線下采購方式，我們規(guī)范了科研物資采購與管理流程，有效加強了監(jiān)管，且采購效率高，為科研人員提供了極大的便利。2021年10月，面向我院科研人員對運行一年多的采購方式進行滿意度調(diào)查，就使用過的平臺情況、我院使用的平臺滿意度、現(xiàn)有平臺存在問題等多方面進行調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示，75%的人員評價為比較滿意或非常滿意，21%的人員評價為一般。反饋出來商城存在的問題主要為部分商品無貨，商品庫還需進一步豐富等。單位與商城溝通反饋相應(yīng)問題，進一步完善商城運行效率。隨后，發(fā)布電子商城采購管理辦法，進一步規(guī)范了醫(yī)院科研物資采購與管理工作。

5 總結(jié)與展望

通過電子商城與線下采購相結(jié)合的方式，醫(yī)院規(guī)范了科研物資的采購流程，防范了科研腐敗風險，并且采購過程公開透明，科研人員可以網(wǎng)上比價、降低了采購成本，經(jīng)費支出明細和余額可查、便于科研經(jīng)費的管理，采購、驗貨、出入庫流程一體化，節(jié)省精力?？傮w上，提高了工作效率，且進行了有效的全程監(jiān)管。

下一步，希望進一步完善電子商城功能，打破職能科室之間的“信息孤島”，實現(xiàn)采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)采購報銷一體化，減輕科研人員與相關(guān)職能科室工作人員的負擔，且能實時了解個人、課題組、科室科研經(jīng)費總額與各支出科目的使用狀況，更便于進一步規(guī)劃課題的執(zhí)行進度且合理安排科研經(jīng)費的使用。進一步規(guī)劃科研物資線下采購渠道的科學性，盡可能在合理合規(guī)的前提下，簡化線下采購流程、提高科研活動效率。