楊為玥 北礦機電科技有限責(zé)任公司

目前，我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。在企業(yè)對物資進行采購時，應(yīng)合理選擇供應(yīng)商，并改變傳統(tǒng)采購方式，確保使物資采購呈現(xiàn)規(guī)范性、集中性、標(biāo)準(zhǔn)性的特性。因此，應(yīng)以供應(yīng)管理的實際性，重新認識采購功能定位，引入新理念，規(guī)范企業(yè)采購行為。

一、企業(yè)對物資采購實施監(jiān)督與管理的必要性

企業(yè)在對物資采購進行監(jiān)督與管理的過程中，會涉及很多環(huán)節(jié)，比如，前期調(diào)研市場、審核招標(biāo)文件和管理資產(chǎn)等。而在這些環(huán)節(jié)中，內(nèi)部控制是最為普遍的，但如果內(nèi)部控制不夠健全，忽視了前、后環(huán)節(jié)，企業(yè)便不能實現(xiàn)對物資采購全過程的有效監(jiān)督與管理。內(nèi)控體系不健全，還會導(dǎo)致物資采購的各個環(huán)節(jié)可能發(fā)生銜接不暢或者脫節(jié)，從而使企業(yè)內(nèi)部部門之間出現(xiàn)職責(zé)模糊、權(quán)限不明等問題。比如，企業(yè)由于對物資的驗收不夠重視，雖然在質(zhì)保期內(nèi)察覺到將要發(fā)生的隱患，或者發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題，卻并未積極地應(yīng)對與解決，沒有維護需方的合法權(quán)利，從而導(dǎo)致使用部門對于超出質(zhì)保期的情況不愿驗收簽字，而與此同時，企業(yè)私自扣留采購資金而被供應(yīng)商起訴。所以，企業(yè)應(yīng)強化對物資采購整體環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理。

二、企業(yè)監(jiān)督與管理物資采購過程中存在的問題

（一）采購流程存在問題

企業(yè)的物資采購流程缺少靈活性，審查模式也比較復(fù)雜。物資采購部門制訂相關(guān)的采購計劃后，只有通過層層審批才能進行采購。此外，在簽訂購買合同時也較為復(fù)雜，只有財務(wù)和資源部門全部審查后，才能正式簽訂合同。并且，企業(yè)的物資采購系統(tǒng)的功能較為單一，只能取得反方面的信息，無法獲取其他部門的反饋意見，無法對自身的管理工作進行優(yōu)化和調(diào)整。物資采購工作能滿足企業(yè)內(nèi)部多樣化的物資需求，但缺少供應(yīng)商問題的探究。因此，在物資采購活動中企業(yè)物資采購無法有效地掌握主動權(quán)，經(jīng)常出現(xiàn)物資質(zhì)量上下起伏較為嚴(yán)重的情況。

（二）采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

許多企業(yè)在選聘與錄用物資采購人員的過程中，一般保持“重思想、輕技能”的落后思維，往往過于看重物資采購人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平，嚴(yán)重忽略了采購人員采購企業(yè)生產(chǎn)物資和相關(guān)設(shè)備的技能。加之部分采購人員對自身的要求偏低，僅僅遵照所上報的采購申請信息，在體系中增添物資的型號、名稱、簽訂合同和生成訂單，極易導(dǎo)致一些引用標(biāo)準(zhǔn)成為無效標(biāo)準(zhǔn)，造成企業(yè)庫存清單的紊亂，一些采購人員不具備判斷物資質(zhì)量的基礎(chǔ)性鑒別能力，極易造成所采購的物資存在質(zhì)量偏差、價格偏高的情況；甚至出現(xiàn)所采購的物資并非企業(yè)生產(chǎn)所需物資，嚴(yán)重影響企業(yè)對運營成本與庫存物資的有效控制。

（三）物資質(zhì)量不達標(biāo)

在物資采購中不僅要對物資成本進行考量，還應(yīng)該對物資質(zhì)量進行把控，確保它們的應(yīng)用價值和屬性都滿足使用要求。如果這兩項要素得不到充分保障，將會對企業(yè)后續(xù)的經(jīng)營發(fā)展及銷售造成影響。在對物資的質(zhì)量性能進行探究時，需要對各項因素進行綜合研究。如果在采購某個設(shè)備的零部件時沒有明確具體的型號，物資采購人員購買的零件與設(shè)備不匹配，必然造成額外損失。

（四）不能合理確定一般性的招標(biāo)與采購價格

許多企業(yè)在招標(biāo)與采購的過程中存在不合理的地方，造成不合理情況的原因也是多方面的。首先，一些企業(yè)在招標(biāo)書內(nèi)所公布的采購需求常常存在不準(zhǔn)確、不全面及不合理的問題，或者存在漏項，由此發(fā)生“簽證后補”“超預(yù)算投資”及“低價中標(biāo)”等現(xiàn)象；其次，招標(biāo)書內(nèi)實質(zhì)性條款與實際情況不符，一些投標(biāo)人所作的判斷由于各種原因極易出現(xiàn)失誤，或者發(fā)生不能準(zhǔn)確理解的問題，對企業(yè)的一些設(shè)備技術(shù)與工藝要求不了解，從而導(dǎo)致僅把企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有生產(chǎn)設(shè)備的性能參數(shù)作為參考制定招標(biāo)文件，如此也極易發(fā)生指向性的技術(shù)問題；再次，少數(shù)企業(yè)過于重視特定的某個供應(yīng)商，而為了排擠潛在的投標(biāo)人而設(shè)置條件，從此，各種招標(biāo)評價的標(biāo)準(zhǔn)不合理、不準(zhǔn)確、不全面、不科學(xué)、不量化；最后，采購來源過于單一，審核界定不明確，沒有對物資的實際情況進行核定，如此企業(yè)只能被動地接受供應(yīng)商的條件與價格。以上幾種因素對采購招標(biāo)的準(zhǔn)確性定價產(chǎn)生影響。

三、企業(yè)強化物資采購監(jiān)督與管理的相關(guān)措施

（一）提升物資采購人員綜合素質(zhì)，做好采購培訓(xùn)

物資采購人員的素質(zhì)，包括思想和業(yè)務(wù)兩個方面，思想素質(zhì)方面要求采購人員遵守國家各項法律規(guī)定，秉承工作基本職業(yè)道德規(guī)范，自覺抵制，在處理物資采購過程中的各種腐敗現(xiàn)象時，應(yīng)發(fā)揚不怕苦的精神，以企業(yè)生產(chǎn)需求為首要任務(wù)，做好物資采購和成本核算工作。在實際采購過程中，對各類物資設(shè)備的性能要嚴(yán)格把關(guān)，按照標(biāo)準(zhǔn)采購方法確保工作順利進行，并在實際工作期間規(guī)范各類合同的簽訂，保證合同的準(zhǔn)確性和合法性。同時借助網(wǎng)絡(luò)信息化平臺辦理好相關(guān)手續(xù)的起草和審核工作，借助各類計算機軟件完善采購工作的信息化系統(tǒng)。對于采購招標(biāo)合同，嚴(yán)格按照規(guī)定內(nèi)容簽訂，不能私自篡改，尊重采購事實，保證采購工作的嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范。

（二）明確采購目標(biāo)，建立采購組織

首先，在企業(yè)進行物資采購與管理時，應(yīng)合理規(guī)劃完善采購方案，企業(yè)應(yīng)明確采購目標(biāo)并建立完善的采購組織，確定好物資采購目標(biāo)后應(yīng)將主要物資進行劃分并區(qū)分好普通物資、重要物資等以便于企業(yè)采購與管理。例如，企業(yè)在針對大型設(shè)備、重要物資進行采購時，應(yīng)確保采購組織的合理性與穩(wěn)定性，應(yīng)組建專業(yè)的采購隊伍，并讓采購隊伍深入施工現(xiàn)場實際了解所需要物資的具體情況，以此開展科學(xué)合理的采購，確保以高質(zhì)量的物資采購滿足施工要求并符合我國國家標(biāo)準(zhǔn)。其次，由于目前企業(yè)項目采購方式呈現(xiàn)的形式較多，如職能式、規(guī)劃式、EPC模式等，在這些呈現(xiàn)內(nèi)容中，主要是按照公司規(guī)模及實際需求進行采購。最后，在EPC模式中，相比傳統(tǒng)的承包模式而言具有一定的優(yōu)勢，EPC模式可充分發(fā)揮在項目設(shè)計階段與工程建設(shè)過程中的主導(dǎo)作用，有利于對工程項目整體的方案進行改善與優(yōu)化，從而達到最佳的建設(shè)效果。可有效對設(shè)計、采購、施工等階段進行控制，以實現(xiàn)建設(shè)項目的周期與成本、質(zhì)量符合建筑工程承包合同標(biāo)準(zhǔn)，從而確保后期產(chǎn)生的投資效率。但目前在EPC發(fā)展中存在的問題仍有很多，其中包括市場環(huán)境因素與主要參與方因素等。

（三）建立完善的信息管理責(zé)任制度

在國有企業(yè)物資采購過程中，必須建立健全相關(guān)責(zé)任制度，將所有的信息通過多渠道做好監(jiān)管工作。對當(dāng)前的物資設(shè)備定價要及時了解，掌握物價的波動變化趨勢。在物資設(shè)備的采購過程中，要將所有影響價格的因素進行綜合分析，通過市場數(shù)據(jù)反饋，開發(fā)和利用多樣性的物資采購系統(tǒng)，提升采購管理工作的科學(xué)性和有效性。在物資采購過程中，應(yīng)不斷提升管理水平，建立物資采購管理標(biāo)準(zhǔn)，了解采購工作涉及的財務(wù)監(jiān)督和技術(shù)方面內(nèi)容，做好與生產(chǎn)單位的配合協(xié)調(diào)工作，完善物資采購信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。目前大多數(shù)國有企業(yè)都已建立了完整的物資設(shè)備信息檔案，通過這些設(shè)備信息檔案內(nèi)容，可以更加方便快捷地開展物資采購工作，這樣的工作方式也避免了內(nèi)部交易情況的發(fā)生。除此之外，還要定期對相關(guān)崗位人員進行輪換工作，以便做好對采購人員的工作監(jiān)管，提升采購人員工作能力，同時也避免了采購人員與供應(yīng)商之間的暗箱操作等違法行為。

（四）加強采購的監(jiān)管力度

根據(jù)調(diào)查，目前由于市場環(huán)境不穩(wěn)定導(dǎo)致企業(yè)在采購時會出現(xiàn)不良行為。針對這種情況，應(yīng)加強對重要設(shè)備采購的監(jiān)管力度，形成一定的環(huán)境約束機制，避免在采購中出現(xiàn)吃回扣、貪污腐敗的現(xiàn)象。因此，在企業(yè)物資管理中，應(yīng)加強重要設(shè)備采購的監(jiān)管力度。大多數(shù)企業(yè)往往重視造價管理而忽略對物資成本進行管理，使企業(yè)在經(jīng)營時物資成本逐漸提高，造成企業(yè)經(jīng)濟收益下降等問題。同時，在企業(yè)物資管理過程中也存在著一些嚴(yán)重性問題，物資進行運輸時增加了一些不必要的成本；人工與防控措施沒有到位導(dǎo)致物資被大量消耗，從而增加企業(yè)運營成本等；由于物資管理人員流動較少，使市場需求下降，工程項目無法交投等問題。為解決這一系列的問題首先需要提高企業(yè)對物資管理的意識，企業(yè)應(yīng)針對物資管理對企業(yè)員工進行培訓(xùn)，強化各個部門之間的合作聯(lián)系。其次，企業(yè)應(yīng)對于不了解的設(shè)備進行分析，要求廠家進行詳細講解并熟練掌握設(shè)備使用方法和技能后再進行訂貨。

（五）完善的信息化采購平臺

施工企業(yè)采購部門的核心業(yè)務(wù)就是采購，而充分發(fā)揮自身的信息優(yōu)勢、信譽優(yōu)勢、公共關(guān)系資源優(yōu)勢，就是采購方在市場中的核心競爭力，所以采購部門只有不斷提升服務(wù)水平，增強競爭力，才能在市場博弈中占有話語權(quán)。當(dāng)前，信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展已經(jīng)達到了一定的高度，結(jié)合自身企業(yè)的采購制度，搭建一套好的信息化采購平臺，使采購各個環(huán)節(jié)均可在信息平臺上進行，可以確保每個采購環(huán)節(jié)的高速流轉(zhuǎn)。通過在信息平臺完成采購，可以使采購過程追根溯源、有據(jù)可查，也可以減少一些人為參與的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)陽光采購。同時，利用信息平臺也可以不斷累積以往采購數(shù)據(jù)，形成采購價格的數(shù)據(jù)庫，一方面為后續(xù)的采購提供價格信息支撐；另一方面也可以摸索和探尋一些市場規(guī)律，為企業(yè)大宗物資設(shè)備的采購提供一定決策依據(jù)。因此，搭載信息化發(fā)展來支撐集中采購方式，可以規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程、減少采購周期，有效降低采購管理的成本，使集中采購能有效執(zhí)行。

（六）完善采購流程管理工作

企業(yè)需要提高自身物資采購管理效率，適當(dāng)免去一些不必要的環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購流程。首先，要減少審批工作耗費的時間，在采購時要創(chuàng)新傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架，借助采購協(xié)議的模式提升物資采購現(xiàn)代化的發(fā)展程度。其次，各個部門設(shè)置物資采購的專管人員，遇到問題時部門之間能進行有效對接，加強各個環(huán)節(jié)的連續(xù)性。最后，制定明確的物資采購執(zhí)行指標(biāo)和管理要點。

（七）重點把控驗收和付款關(guān)口

驗收和付款是整體物資采購管理體系中最為敏感的兩個環(huán)節(jié)，也是最容易發(fā)生采購風(fēng)險的兩個環(huán)節(jié)，是管理工作的重心所在。一是物資驗收部門要以采購合同、質(zhì)檢證明、原始單據(jù)、票據(jù)等為依據(jù)，認真核對采購物資數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等與簽訂合同內(nèi)容的一致性，防止魚目混珠，以次充好；二是對于技術(shù)性、專業(yè)性強的物資和新、特物資，要請專業(yè)機構(gòu)進行專業(yè)測試并出具合格證后方可入庫；三是財務(wù)付款時要對采購票據(jù)的真實性、合法性、有效性等進行嚴(yán)格認真的審查，防止因人為因素導(dǎo)致的徇私舞弊貪贓枉法等欺詐、欺騙風(fēng)險的發(fā)生；四是要對付款過程進行跟蹤管理，一旦發(fā)現(xiàn)異常，要立即終止付款，并同時請求銀行、公安等部門配合第一時間追回款項。

（八）提高采購信息的透明度，建立健全供應(yīng)商準(zhǔn)入機制

企業(yè)應(yīng)運用信息化手段建立科學(xué)合理的推薦與備選途徑，對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展來說，供應(yīng)商是重要的外界資源。企業(yè)在及時、安全及經(jīng)濟供應(yīng)的過程中，對供應(yīng)商進行控制與管理是極其重要的一環(huán)。一些企業(yè)的物資采購公告不夠規(guī)范、信息不夠公開，致使一些優(yōu)質(zhì)商無法全面了解企業(yè)的實際需求，從而喪失了公平競爭的機會，同時也為假公濟私等一些非法行為創(chuàng)造了條件。企業(yè)可以通過對倉庫管理，使儲備物資相關(guān)的采購信息更加公開化、標(biāo)識化。此種透明、公開的采購進程有利于職工對部分重要采購信息如質(zhì)量、價格、服務(wù)及供應(yīng)商等方面進行確定，同時將其作為基礎(chǔ)，使企業(yè)能夠規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地監(jiān)督與管理不同階層職工，并且還能有效聽取其他主體的廣泛意見，特別是職工所提出的建設(shè)性意見，領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)做出及時反饋，從而使企業(yè)物資采購工作具備較高的規(guī)范性。

四、結(jié)束語

綜上所述，就目前國有企業(yè)物資采購管理工作而言，雖然取得了很大的進步，但仍存在很多問題，為了進一步滿足國有企業(yè)生產(chǎn)需求，提升物資管理水平，必須依據(jù)企業(yè)實際情況做好相關(guān)物資管理基礎(chǔ)工作。作為物資采購部門應(yīng)與生產(chǎn)實際結(jié)合，建立健全物資采購管理系統(tǒng)，優(yōu)化物資采購流程，利用大數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)平臺創(chuàng)新物資采購方式，完善采購競價，在物資采購過程中，要吸引更多的經(jīng)銷商采用在線供貨方式，打破傳統(tǒng)的物資采購模式，以便為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，同時也提高了物資采購管理工作質(zhì)量。