王禹翔 廖思佳

江蘇省蘇州環(huán)境監(jiān)測中心 江蘇· 蘇州；蘇州市獨墅湖醫(yī)院（蘇州大學附屬獨墅湖醫(yī)院） 江蘇· 蘇州

一、引言

隨著國家對各項事業(yè)投入的不斷增加，大量財政性資金逐步轉化為國有固定資產(chǎn)。鑒于固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位履行職責的重要物質基礎，行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平已然成為衡量其業(yè)務、管理和發(fā)展的重要參考，同時也是行政事業(yè)單位管理績效考核的關鍵指標。

部分省市已經(jīng)上線了由財政部門統(tǒng)一管理的行政事業(yè)單位資產(chǎn)云平臺，平臺實現(xiàn)了固定資產(chǎn)卡片登記、拆分、變更、折舊、處置等基本功能。然而，行政事業(yè)單位資產(chǎn)云平臺尚不能根據(jù)固定資產(chǎn)卡片生成固定資產(chǎn)二維碼標簽，無法通過手機掃描二維碼標簽全面了解固定資產(chǎn)實物信息，無法通過掃描固定資產(chǎn)二維碼標簽實現(xiàn)盤點固定資產(chǎn)的目標。

二、當前固定資產(chǎn)管理工作中存在的問題

1.固定資產(chǎn)清查盤點壓力大

行政事業(yè)單位應至少每年進行一次自上而下的固定資產(chǎn)清查盤點，及時查清固定資產(chǎn)的使用程度、使用狀態(tài)及保管情況等，做到賬實相符，防范固定資產(chǎn)流失。在行政事業(yè)單位人員編制緊張的背景下，固定資產(chǎn)管理難以實現(xiàn)專職管理，通常安排人員兼任。同時，部分單位的固定資產(chǎn)分布范圍較廣，不僅局限于本單位辦公大樓內部。以環(huán)境監(jiān)測中心為例，單位名下的固定資產(chǎn)廣泛分布于全市各個環(huán)境自動監(jiān)測站點，這對單位固定資產(chǎn)管理人員開展實地盤點和監(jiān)盤工作提出了不小的挑戰(zhàn)。

2.無法及時全面獲取實物信息

當前常用的固定資產(chǎn)標簽僅能顯示固定資產(chǎn)的編碼和名稱等信息，無法進一步顯示固定資產(chǎn)的型號、購置時間、使用年限、存放地點和保管人等信息。倘若保管員在使用時發(fā)現(xiàn)所用固定資產(chǎn)老舊卡頓，部分功能難以滿足當前工作需要，僅憑以往的固定資產(chǎn)標簽無法及時了解固定資產(chǎn)的購置時間和使用年限等信息，很可能影響固定資產(chǎn)報廢及更新申請的及時性，進而對固定資產(chǎn)在日常工作中功效的發(fā)揮產(chǎn)生不利影響。

3.固定資產(chǎn)歷史信息難以追溯

行政事業(yè)單位大中型儀器設備、車輛和船舶等固定資產(chǎn)的使用期限多長達10 年以上。在漫長的使用期內，固定資產(chǎn)會發(fā)生多次零部件更換、維修保養(yǎng)、保險續(xù)保和保管員變更等情況。在日常固定資產(chǎn)管理工作中，新接手的資產(chǎn)保管員較難系統(tǒng)、全面地掌握固定資產(chǎn)歷史信息，通常要請教前任保管員才能大致了解固定資產(chǎn)的歷史維修保養(yǎng)等情況，這無疑對后續(xù)固定資產(chǎn)的精細化管理造成了不小的阻礙。

三、固定資產(chǎn)信息化管理平臺建設過程

1.固定資產(chǎn)制度建設

行政事業(yè)單位應及時制定本單位的固定資產(chǎn)管理辦法，根據(jù)辦法明確單位固定資產(chǎn)管理的職責分工。行政事業(yè)單位可成立固定資產(chǎn)管理領導小組，由單位主要領導任組長，分管領導任副組長，各科室主要負責人為成員，負責單位固定資產(chǎn)管理工作的統(tǒng)一領導和監(jiān)管、協(xié)調、審核、研究、決策等重要事項。領導小組下設固定資產(chǎn)管理工作小組，單位固定資產(chǎn)分管領導任組長，資產(chǎn)管理科室主要負責人任副組長，其他科室主要負責人、固定資產(chǎn)管理員及各科室管理員為成員，負責單位固定資產(chǎn)日常管理工作，具體協(xié)調、承辦相關事宜。行政事業(yè)單位以內部科室為單位開展固定資產(chǎn)管理工作，要求各個科室指定1名人員任科室固定資產(chǎn)管理員，與單位固定資產(chǎn)管理員直接對接科室固定資產(chǎn)管理工作。

2.固定資產(chǎn)管理流程設置

固定資產(chǎn)管理流程主要分為固定資產(chǎn)新增、固定資產(chǎn)日常管理和固定資產(chǎn)處置三個部分。

（1）固定資產(chǎn)新增。各科室應當根據(jù)固定資產(chǎn)存量的數(shù)量、質量和結構每年按時編報下一年度固定資產(chǎn)購置計劃，經(jīng)科室管理員復核后報固定資產(chǎn)管理領導小組審議。具體購置時，按照“誰使用、誰申請、誰保管、誰負責”的原則執(zhí)行，由保管員填報采購申請表，收貨后填報驗收記錄表，同時向財務科申請支付并辦理固定資產(chǎn)領用手續(xù)。單位固定資產(chǎn)管理員應于每月初對上月固定資產(chǎn)的驗收支付情況進行整理，將新增固定資產(chǎn)錄入固定資產(chǎn)信息化管理平臺，并將系統(tǒng)生成的固定資產(chǎn)二維碼標簽打印后交各科室固定資產(chǎn)管理員，由其安排具體保管員開展固定資產(chǎn)標簽粘貼工作。

（2）固定資產(chǎn)日常管理。固定資產(chǎn)日常管理工作主要包括清查盤點和信息變更。單位固定資產(chǎn)管理員和科室固定資產(chǎn)管理員分別發(fā)起單位層面和科室層面的固定資產(chǎn)清查盤點任務，檢查、審核完成情況。如果在清查盤點和日常管理過程中發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈盤虧，或是在存放地點、保管人、使用狀態(tài)和維修維護等信息更新時，固定資產(chǎn)保管員可以在系統(tǒng)中發(fā)起修改申請，說明情況并附上證明材料后提交送審，經(jīng)科室固定資產(chǎn)管理員審核后，交單位固定資產(chǎn)管理員確認并更新系統(tǒng)信息。

（3）固定資產(chǎn)處置。固定資產(chǎn)保管員如果發(fā)現(xiàn)所保管固定資產(chǎn)使用年限較長，且無法滿足工作需要，在達到規(guī)定的使用年限后，可在系統(tǒng)中申請報廢處置資產(chǎn)，經(jīng)科室固定資產(chǎn)管理員復核后報單位固定資產(chǎn)管理員審核。審核無誤后，單位固定資產(chǎn)管理員即可根據(jù)當?shù)匦姓聵I(yè)單位國有資產(chǎn)處置操作流程準備報廢處置所需材料，開展固定資產(chǎn)報廢處置工作。

3.固定資產(chǎn)管理職責權限設定

（1）單位管理員職責權限。單位固定資產(chǎn)管理員主要起統(tǒng)籌協(xié)調作用，全面掌握單位固定資產(chǎn)的日常管理及資產(chǎn)清查工作。單位固定資產(chǎn)管理員的具體職責權限如下：管理單位固定資產(chǎn)系統(tǒng)及臺賬；根據(jù)固定資產(chǎn)驗收與支付情況及時將單位新增固定資產(chǎn)基本信息錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)；定期打印新增固定資產(chǎn)卡片的二維碼標簽，交各科室固定資產(chǎn)管理員粘貼；發(fā)起單位層面的固定資產(chǎn)清查盤點工作，通知下達各科室完成，并動態(tài)把握清查盤點的工作進展，及時審核清查盤點工作成果；審核單位清查盤點過程中或日常管理工作中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)盤盈盤虧、基本信息變動和報廢處置等情況。

（2）科室管理員職責權限?？剖夜潭ㄙY產(chǎn)管理員負責協(xié)助單位固定資產(chǎn)管理員開展工作，同時全面掌握科室固定資產(chǎn)的日常管理及資產(chǎn)清查工作?？剖夜潭ㄙY產(chǎn)管理員的具體職責權限如下：管理科室固定資產(chǎn)臺賬；收到單位固定資產(chǎn)管理員打印的新增固定資產(chǎn)二維碼標簽后，安排科室固定資產(chǎn)保管員完成二維碼標簽粘貼工作；發(fā)起科室層面的固定資產(chǎn)清查盤點工作，動態(tài)把握清查盤點的工作進展，及時審核清查盤點工作成果；審核科室清查盤點過程中或日常管理工作中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)盤盈盤虧、基本信息變動和報廢處置等情況。

（3）保管員職責權限。固定資產(chǎn)保管員是所保管固定資產(chǎn)的第一責任人。固定資產(chǎn)保管員的具體職責權限如下：及時粘貼新增固定資產(chǎn)的二維碼標簽；定期核對所保管固定資產(chǎn)的二維碼標簽顯示的存放地點及保管人等信息是否準確；在固定資產(chǎn)出現(xiàn)盤盈盤虧、二維碼標簽信息出現(xiàn)錯誤或未及時更新等情況后，及時在系統(tǒng)中發(fā)起信息修改申請，說明情況并附證明材料，提交科室固定資產(chǎn)管理員審核；在單位和科室的固定資產(chǎn)清查盤點期間，對所保管固定資產(chǎn)實地掃碼拍照，落實清查盤點工作；關注所保管固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)，如果無法滿足工作需要則及時申請報廢處置。

4.同編碼多項固定資產(chǎn)管理

如果同一固定資產(chǎn)編碼下存在多個同型號實物固定資產(chǎn)，需要注意在日常管理和清查盤點中可能存在的問題。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)會將固定資產(chǎn)編碼作為區(qū)分固定資產(chǎn)的唯一標志，類似身份證號。以單位購入一批50張單價為2000元的辦公桌為例，這50張辦公桌共享1個固定資產(chǎn)編碼，這一編碼下固定資產(chǎn)的數(shù)量為50。由于固定資產(chǎn)編碼相同，所打印出的固定資產(chǎn)二維碼標簽也是相同的，導致固定資產(chǎn)保管員在盤點該批固定資產(chǎn)時通過掃描同一張桌子的二維碼50次達到盤點50張桌子的效果。為了解決上述問題，單位可以要求固定資產(chǎn)系統(tǒng)服務方為此類固定資產(chǎn)設置二級編碼，保證50張桌子雖共享同一個固定資產(chǎn)編碼但標簽上能夠顯示50個不同的二維碼，并在二維碼標簽上標明該項固定資產(chǎn)為同編碼固定資產(chǎn)的第N個，共50個。在實際盤點該批固定資產(chǎn)時，盤點軟件也能夠顯示該批固定資產(chǎn)當前已盤點A個，尚有B個未盤點，分別為第a、b、c……，從而為固定資產(chǎn)保管員的盤點工作提供便利。

四、固定資產(chǎn)信息化管理平臺成效

1.分攤固定資產(chǎn)盤點工作壓力

固定資產(chǎn)保管員通過微信掃描固定資產(chǎn)二維碼標簽，將實物與二維碼標簽信息核對無誤后，點擊“盤點”按鈕，拍攝固定資產(chǎn)實物照片，即完成了此項固定資產(chǎn)的盤點工作。單位固定資產(chǎn)管理員可要求所拍照片必須體現(xiàn)出在固定資產(chǎn)實物上的二維碼標簽，從而督促保管員及時粘貼二維碼標簽。為防止保管員用以前年度拍攝的舊照片作為當前年度固定資產(chǎn)照片，可關閉“從相冊中選取照片”功能，僅允許立即拍攝照片?？剖夜潭ㄙY產(chǎn)管理員在后臺可將保管員盤點時拍攝的照片與以前年度照片進行比對，進而確認盤點拍攝的固定資產(chǎn)是否確為二維碼標簽對應的固定資產(chǎn)。最終經(jīng)單位固定資產(chǎn)管理員確認后，整個固定資產(chǎn)盤點工作即可完成。

2.方便固定資產(chǎn)實物信息獲取

二維碼標簽較傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)標簽能夠包含更多信息，方便固定資產(chǎn)管理人員和固定資產(chǎn)使用人員獲取固定資產(chǎn)的完整信息。以臺式計算機為例，傳統(tǒng)固定資產(chǎn)標簽僅顯示該臺式計算機的固定資產(chǎn)編碼和名稱。二維碼標簽能夠進一步顯示臺式計算機的型號、購置時間、使用年限、存放地點和保管員等信息?！靶吞枴毙畔⒛軌驇椭_認固定資產(chǎn)標簽與資產(chǎn)實物是否一一對應?！百徶脮r間”和“使用年限”等信息能夠幫助保管員結合固定資產(chǎn)的實物狀況，確定該項固定資產(chǎn)是否正常工作、是否需要申請報廢處置。“存放地點”和“保管員”等信息能夠在臨時借用固定資產(chǎn)后幫助借用人確認該資產(chǎn)應歸還的地點及通知的保管員。

3.實現(xiàn)固定資產(chǎn)生命周期追蹤

二維碼標簽能夠記錄固定資產(chǎn)從驗收到報廢處置整個生命周期的信息變動，實現(xiàn)固定資產(chǎn)歷史信息追溯。以公務用車為例，某輛公務用車最先由A科室的甲保管。3年后該公務用車的電瓶使用期限到期，甲可在系統(tǒng)中申請更換電瓶，逐級提交科室管理員和單位管理員審核。電瓶更換完成后，系統(tǒng)即記錄了該公務用車的電瓶更換時間。如果2年后該公務用車保管員由甲變更為乙，乙在接手后即可通過掃描二維碼標簽了解該車的歷史信息。乙知曉了該車于何年何月電瓶進行過更換，即可根據(jù)電瓶使用壽命適當提前開展備用電瓶采購工作，有效避免了電瓶等易耗部件壽命到期未能及時更換對固定資產(chǎn)正常使用的影響。除了上述情形，二維碼標簽同樣可以對固定資產(chǎn)的調撥、借用、維保、維修、退還、報廢等相關操作申請進行記錄，以便后續(xù)的信息追溯。

五、固定資產(chǎn)信息化管理發(fā)展建議

1.人工智能比對

對于盤點過程中保管員拍攝的固定資產(chǎn)照片，若由科室固定資產(chǎn)管理員或單位固定資產(chǎn)管理員進行人工比對，工作量較大，且容易出現(xiàn)疏漏。如果采用人工智能的圖像識別技術，將數(shù)據(jù)庫中固定資產(chǎn)采購驗收時拍攝的照片或以前年度照片與當前資產(chǎn)清查工作中拍攝的固定資產(chǎn)照片進行智能比對，一方面能夠幫助確認盤點拍攝的固定資產(chǎn)是否為二維碼標簽所對應的固定資產(chǎn)，另一方面能夠及時發(fā)現(xiàn)保管員是否存在使用舊照片代替的情況。即使部分照片由于拍攝角度或光線問題導致人工智能無法識別，固定資產(chǎn)管理員也僅需核對上述無法識別部分，這將顯著降低人工比對的工作量。

2.資產(chǎn)云平臺功能擴展

部分省市財政部門已經(jīng)上線行政事業(yè)單位資產(chǎn)云平臺，可考慮增加固定資產(chǎn)二維碼標簽識別及盤點功能。固定資產(chǎn)信息化管理平臺經(jīng)過周密科學的設計能夠顯著提升行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平，提高固定資產(chǎn)使用效率，在確保固定資產(chǎn)安全完整的同時，防范固定資產(chǎn)閑置和流失，為行政事業(yè)單位的平穩(wěn)運行保駕護航。