董冰

（內(nèi)蒙古自治區(qū)綜合疾病預(yù)防控制中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010）

在20世紀(jì)末，以信息經(jīng)濟(jì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)席卷全球，凸顯了從以商品生產(chǎn)為中心的社會(huì)向以知識(shí)和信息生產(chǎn)為中心的網(wǎng)絡(luò)化和知識(shí)化社會(huì)的范式轉(zhuǎn)變。在這個(gè)“信息爆炸”和“知識(shí)因素”的社會(huì)中，其主要任務(wù)是保護(hù)“人類文化遺產(chǎn)”的圖書(shū)館和檔案管理部門(mén)，在知識(shí)管理時(shí)代對(duì)信息服務(wù)提出了新的宗旨、現(xiàn)代的目標(biāo)、任務(wù)和方法。

一、知識(shí)管理在圖書(shū)檔案管理中的功能

1.內(nèi)涵

隨著我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷地發(fā)展，知識(shí)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)的一種寶貴資源和管理形式。在知識(shí)社會(huì)的發(fā)展中，知識(shí)本身就具有價(jià)值，能夠?qū)部刂行牡陌l(fā)展起著重要作用，目前，大量的知識(shí)都直接決定了疾控中心的生存與發(fā)展。隨著社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越嚴(yán)峻，疾控中心要想在市場(chǎng)上占據(jù)一席之地，就必須要擁有更多的知識(shí)資源并及時(shí)更新，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力。在這方面，疾控中心需要做好知識(shí)管理，構(gòu)建以知識(shí)為核心的完善的知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)體系，通過(guò)對(duì)知識(shí)資源的整合和利用獲得更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)疾控中心的可持續(xù)發(fā)展。換句話說(shuō)，知識(shí)管理符合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，在新時(shí)期，疾控中心必須有效利用知識(shí)管理來(lái)提高自身的競(jìng)爭(zhēng)價(jià)值[1]。

2.特征

知識(shí)的特點(diǎn)為流動(dòng)性和可共享性，這兩個(gè)特點(diǎn)也尤為重要，集體知識(shí)的使用和創(chuàng)新、變革的能力，使組織在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下能站穩(wěn)腳跟，促進(jìn)組織員工的自我意識(shí)和積極性，關(guān)注組織和員工，創(chuàng)造內(nèi)部學(xué)習(xí)良好的環(huán)境是非常重要的。

3.核心

知識(shí)管理的重點(diǎn)是通過(guò)收集、分析和分享信息和知識(shí)來(lái)提高組織的能力，利用它來(lái)創(chuàng)新和增加知識(shí)的價(jià)值。知識(shí)管理的核心是創(chuàng)建一個(gè)能夠利用和創(chuàng)造知識(shí)的組織。知識(shí)作為一種重要的組織資源可以提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)確保知識(shí)資源的管理和知識(shí)的共享，組織可以充分實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，豐富組織的知識(shí)資源，創(chuàng)造新的知識(shí)共享機(jī)制。組織通過(guò)知識(shí)管理創(chuàng)新治理，提高管理的效率和質(zhì)量[2]。

二、知識(shí)管理的功能

目前，我國(guó)圖書(shū)館和檔案部門(mén)正通過(guò)將知識(shí)管理方法引入檔案工作，有效實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新管理理念，為我國(guó)圖書(shū)館和檔案事業(yè)的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。知識(shí)管理的功能主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。

1.有利于顯現(xiàn)個(gè)人知識(shí)

由于圖書(shū)館受到了極大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)影響，所以缺乏固定性，檔案員的高流動(dòng)性嚴(yán)重阻礙了組織的平衡發(fā)展，因此需要關(guān)注圖書(shū)館檔案管理的基本要素：資源的保存和組織內(nèi)部的信息交流。知識(shí)管理的一個(gè)典型特征就是展示知識(shí)的能力，這需要管理人員之間的緊密合作和協(xié)作，以建立一個(gè)科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)體系，這意味著一個(gè)有利于知識(shí)豐富和學(xué)習(xí)的環(huán)境。圖書(shū)館和檔案館管理人員需要關(guān)注組織發(fā)展，編輯和整合經(jīng)驗(yàn)，與其他管理人員積極溝通，及時(shí)解決問(wèn)題，建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案組織，加強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力[3]。

2.有利于挖掘潛在資源

在管理檔案期間，知識(shí)管理的主要管理對(duì)象不是知識(shí)本身，而是在知識(shí)管理框架內(nèi)建立的管理系統(tǒng)，實(shí)踐的最終目標(biāo)是能夠利用知識(shí)，提高知識(shí)的使用率。換句話說(shuō)，在知識(shí)管理的框架內(nèi)，管理者必須加強(qiáng)對(duì)知識(shí)的利用。這需要探索檔案中的潛在資源，擴(kuò)大知識(shí)面，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用，探索管理實(shí)踐中的新知識(shí)。

三、檔案管理現(xiàn)狀分析

在信息時(shí)代，檔案管理已經(jīng)被電子化管理，原來(lái)的紙質(zhì)檔案被改造成信息庫(kù)，不僅可以共享官方文件信息，還可以確保信息的真實(shí)性，方便瀏覽和搜索。公文的電子化管理可以為公眾提供更便捷的服務(wù)，引入信息化的檔案管理體系建設(shè)，提高行政效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，使公眾實(shí)現(xiàn)社會(huì)服務(wù)。然而，在檔案管理方面也存在一些困難，如缺乏高素質(zhì)的管理人員本身，對(duì)電子信息技術(shù)認(rèn)識(shí)不足，檔案管理人員的年齡較大，缺乏專業(yè)培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)，對(duì)電子系統(tǒng)相對(duì)不了解。另一方面，實(shí)際的檔案基礎(chǔ)設(shè)施不足或設(shè)備落后，導(dǎo)致管理效率和質(zhì)量低下[4]。

四、知識(shí)管理應(yīng)用在圖書(shū)檔案管理的好處

1.可以對(duì)更加深入的知識(shí)資源進(jìn)行發(fā)現(xiàn)與挖掘

知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理和開(kāi)放發(fā)展過(guò)程中積累的文化。這一管理過(guò)程的重點(diǎn)是開(kāi)發(fā)更深層次的知識(shí)資源，并利用它們來(lái)發(fā)展更豐富、更包容的競(jìng)爭(zhēng)。它是應(yīng)用于圖書(shū)館檔案管理的管理，不僅建立了學(xué)術(shù)和豐富的資源，而且加強(qiáng)了員工與員工之間的溝通，創(chuàng)造了一個(gè)良好的知識(shí)和學(xué)習(xí)環(huán)境。與傳統(tǒng)的管理模式相比，知識(shí)管理的優(yōu)勢(shì)在于更加全面和科學(xué)[5]。

2.推進(jìn)了個(gè)人知識(shí)的突出

保存和共享組織內(nèi)的資源是圖書(shū)館和檔案管理最重要的基礎(chǔ)，因?yàn)閳D書(shū)館和檔案管理工作不斷受到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和缺乏規(guī)律性的影響，這導(dǎo)致圖書(shū)館和檔案管理人員的高流失率，使組織無(wú)法平衡發(fā)展。知識(shí)管理的特點(diǎn)是，除其他外，促進(jìn)最先進(jìn)的知識(shí)。沒(méi)有所有人員的共同努力，就不可能建立一個(gè)更加科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)體系。管理過(guò)程需要把不同的管理人員和工作經(jīng)驗(yàn)聚集在一起，分享和討論解決分歧的辦法，最終建立一個(gè)統(tǒng)一的管理結(jié)構(gòu)[6]。

五、知識(shí)管理在圖書(shū)館管理中的應(yīng)用

實(shí)際的知識(shí)管理概念主要是利用科學(xué)技術(shù)來(lái)改善知識(shí)管理，利用知識(shí)和提高個(gè)人能力，最終導(dǎo)致個(gè)人知識(shí)的充分體現(xiàn)。這一分析表明，知識(shí)管理模式的應(yīng)用始終推動(dòng)著傳統(tǒng)管理模式的發(fā)展。在下文中，將對(duì)知識(shí)管理概念在圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析和描述。

1.建立健全知識(shí)管理制度

另外，知識(shí)管理理念在圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中的作用在于，相關(guān)管理人員可以以知識(shí)管理為核心，以知識(shí)管理為基礎(chǔ)提高相關(guān)管理業(yè)務(wù)的效率，有效促進(jìn)疾控中心核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，促進(jìn)圖書(shū)館檔案管理業(yè)務(wù)的高效發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，借助知識(shí)管理理念和相關(guān)工作方法，在實(shí)際的圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中，一方面，相關(guān)管理人員必須運(yùn)用知識(shí)管理的相關(guān)模式和方法對(duì)圖書(shū)館檔案進(jìn)行管理，在此過(guò)程中，需要全面掌握檔案利用者的動(dòng)態(tài)與相關(guān)的知識(shí)，另一方面，也需要在建設(shè)大型信息資源的過(guò)程中，不斷對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和完善。經(jīng)過(guò)相關(guān)的管理實(shí)踐表明，管理部門(mén)只有在實(shí)際管理和操作過(guò)程中促進(jìn)知識(shí)管理體系的完善，才能對(duì)管理者的知識(shí)管理行為進(jìn)行嚴(yán)格的條件約束，最終有效提高知識(shí)管理服務(wù)質(zhì)量。另外，在建立知識(shí)管理系統(tǒng)的過(guò)程中，相關(guān)的技術(shù)管理人員必須促進(jìn)對(duì)相關(guān)檔案知識(shí)的選擇和對(duì)相關(guān)用戶的管理。只有當(dāng)管理者確保兩者在知識(shí)管理過(guò)程中發(fā)揮同等重要的作用時(shí)，才能最大限度地提升管理的效率[7-8]。

2.構(gòu)建知識(shí)社區(qū)和學(xué)習(xí)型組織，促進(jìn)隱性知識(shí)的交流與交融

知識(shí)社區(qū)不僅可以被理解為一個(gè)人力資源庫(kù)，而且可以被理解為一個(gè)可以隨時(shí)補(bǔ)充的流動(dòng)人才庫(kù)。來(lái)自不同組織和行業(yè)的專家可以被組織成網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，以展示、學(xué)習(xí)和討論關(guān)于系統(tǒng)的顯性和隱性知識(shí)。例如，IT精英可以參與建設(shè)數(shù)字檔案館的討論，并為改善數(shù)字檔案館的功能和使用提供專業(yè)知識(shí)，而建筑專業(yè)人士可以為建設(shè)圖書(shū)館和檔案館設(shè)施提供寶貴意見(jiàn)；如，作為知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)中的圖書(shū)文檔管理者，在接觸和分析系統(tǒng)數(shù)據(jù)之后能夠?yàn)槠錁I(yè)務(wù)體系的健全發(fā)展與更新提供建議等[9-10]。總之，它不但能夠在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)通過(guò)所實(shí)現(xiàn)的知識(shí)傳承與創(chuàng)新，從而建立一個(gè)良性的知識(shí)傳播氛圍，也同時(shí)還能夠和組織以外的同類知識(shí)社群形成有機(jī)聯(lián)系，從而建立一種更大范圍的知識(shí)社群，也能夠突破組織的管理范圍，從而打破傳統(tǒng)行業(yè)的約束與局限，從而建立一個(gè)文化交融式的知識(shí)氛圍。這個(gè)知識(shí)社區(qū)也可以作為一個(gè)虛擬的學(xué)習(xí)組織，快速傳遞理論知識(shí)和實(shí)踐熱點(diǎn)，引導(dǎo)新的業(yè)務(wù)交流和討論，引導(dǎo)理論的發(fā)展和直接實(shí)踐，帶來(lái)各種影響和效益。在這個(gè)知識(shí)社區(qū)里，人們不會(huì)隱藏自己的知識(shí)，它成為一個(gè)終身學(xué)習(xí)系統(tǒng)，人們?cè)谄渲猩詈蛯W(xué)習(xí)，百花齊放。在這種情況下，機(jī)構(gòu)和個(gè)人博客的出現(xiàn)，提供了一種自由，更有組織的參與形式，有目的的交流和互動(dòng)[11-12]。

3.構(gòu)建智力庫(kù)和知識(shí)庫(kù)

由于市場(chǎng)環(huán)境的不斷變化以及時(shí)代的更新發(fā)展，要求我國(guó)的圖書(shū)館檔案保管的工作人員在實(shí)踐的作業(yè)管理活動(dòng)中，必須持續(xù)地開(kāi)展有關(guān)管理知識(shí)的教學(xué)工作，并以此為前提促進(jìn)自身對(duì)有關(guān)管理知識(shí)概念和技巧的吸收與掌握，從而最終達(dá)到其管理自我的水平的提高，繼而以此實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案保管工作的目標(biāo)。事實(shí)上，實(shí)踐中的明確管理知識(shí)可以用來(lái)促進(jìn)圖書(shū)館檔案的發(fā)展，這種明確的知識(shí)包括管理理論和實(shí)踐。通過(guò)這種方式，管理人員可以將圖書(shū)館的普遍情況作為管理過(guò)程中學(xué)習(xí)和提高技能的基礎(chǔ)[13-14]。此外，管理人員可以利用圖書(shū)館最先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)，利用高科技資源來(lái)促進(jìn)知識(shí)的傳播和共享，最終提高自己和他人的知識(shí)水平。所以說(shuō)，圖書(shū)館管理人員借助科學(xué)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的掌握、獲取也是知識(shí)的應(yīng)用領(lǐng)域，其利益相關(guān)的管理人員在實(shí)現(xiàn)信息獲取的過(guò)程中，需要有效利用圖書(shū)館內(nèi)大量的文字資料和書(shū)籍資料。所以，這種模式的實(shí)施必然是利大于弊的，而在實(shí)踐的推進(jìn)過(guò)程中也必然可以達(dá)到對(duì)檔案資料的有效利用，從而促進(jìn)管理者和工作人員的學(xué)習(xí)能力的提升。因此，現(xiàn)代圖書(shū)館需要在實(shí)施信息管理模式的過(guò)程中逐步建立更大的知識(shí)庫(kù)，并在知識(shí)管理模式的基礎(chǔ)上推進(jìn)圖書(shū)館館藏的智能化管理[15-16]。

4.關(guān)注底層知識(shí)，挖掘動(dòng)態(tài)和方向，創(chuàng)新管理方式

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件技術(shù)建立的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)和信息傳播與交流平臺(tái)，可以獲得知識(shí)提供者和消費(fèi)者的需求和供給的基本信息，以及圖書(shū)和檔案目錄的點(diǎn)擊頻率、用戶的操作習(xí)慣、花費(fèi)的時(shí)間、注意力等。通過(guò)對(duì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)分析，可以自動(dòng)分析和預(yù)測(cè)人類和機(jī)器對(duì)檔案、圖書(shū)搜索和借閱信息以及研究方向的反應(yīng)，以指導(dǎo)業(yè)務(wù)操作[17]。例如，檔案、圖書(shū)搜索和流通信息以及研究方向可以自動(dòng)分析和預(yù)測(cè)，以指導(dǎo)操作。因此，大型門(mén)戶網(wǎng)站使用更復(fù)雜的互動(dòng)技術(shù)，提取和利用緩存信息，識(shí)別訪問(wèn)者的熱點(diǎn)和感興趣的領(lǐng)域，并推薦相關(guān)的信息、書(shū)籍、檔案資料和產(chǎn)品，這種情況并不罕見(jiàn)。這是改進(jìn)的重要一步，由于圖書(shū)館檔案館長(zhǎng)期以來(lái)的被動(dòng)服務(wù)模式，不了解讀者和用戶，也很少參與了解他們的研究偏好和興趣，因此往往未能實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，如果知識(shí)結(jié)構(gòu)底部的數(shù)據(jù)信息不被丟棄或忽視，這種獨(dú)特的人機(jī)互動(dòng)就很容易實(shí)現(xiàn)，而正是這些信息能夠賦予組織獨(dú)特的、動(dòng)態(tài)的競(jìng)爭(zhēng)和創(chuàng)新能力，這將使圖書(shū)館和檔案部門(mén)能夠提供更多的增值服務(wù)，改善其教學(xué)和研究功能。

結(jié)語(yǔ)

隨著知識(shí)時(shí)代的到來(lái)，圖書(shū)館管理中的知識(shí)管理逐漸發(fā)展起來(lái)，并越來(lái)越多地被作為促進(jìn)行政效率的基礎(chǔ)。本文重點(diǎn)討論了知識(shí)管理對(duì)中國(guó)圖書(shū)館文獻(xiàn)存儲(chǔ)的重要影響，并介紹了知識(shí)管理系統(tǒng)在中國(guó)圖書(shū)館文獻(xiàn)存儲(chǔ)中的應(yīng)用。筆者相信，隨著相關(guān)理念的貫徹和執(zhí)行，以及相關(guān)管理部門(mén)的重視，我國(guó)圖書(shū)館的文獻(xiàn)存儲(chǔ)工作一定會(huì)得到極大的改善和發(fā)展。