吳月俄

一、物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理背景

每一個(gè)企業(yè)要想在社會(huì)上長(zhǎng)期生存發(fā)展下去，都離不開對(duì)成本的把控，物業(yè)服務(wù)企業(yè)更是不例外。物業(yè)服務(wù)公司由于不需要投入大量的資產(chǎn)，而且只需依靠簡(jiǎn)單重復(fù)的服務(wù)就可以獲得社會(huì)的認(rèn)可進(jìn)入到該行業(yè)，由于進(jìn)入壁壘很低，很多人都紛紛進(jìn)入到這個(gè)行業(yè)來，服務(wù)水平的同質(zhì)化，造成了該行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力激烈。要想在這個(gè)行業(yè)中成長(zhǎng)壯大，物業(yè)服務(wù)企業(yè)就必須依賴自己的內(nèi)部管理制度，建立完善的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)來做好全面預(yù)算的管理，開支節(jié)流，把控成本，用低成本高質(zhì)量的服務(wù)水平去取勝，以提高企業(yè)自身的品牌名氣，才能在當(dāng)今社會(huì)上立于不敗之地。

因此做好物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理的研究，利用好全面預(yù)算管理工具，才能保證企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中獲得收益，實(shí)現(xiàn)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)。

二、物業(yè)服務(wù)企業(yè)加強(qiáng)全面預(yù)算管理的重要性

（一）有利于優(yōu)化物業(yè)服務(wù)企業(yè)的內(nèi)部流程結(jié)構(gòu)

物業(yè)服務(wù)企業(yè)服務(wù)的同質(zhì)化決定了企業(yè)要想在該行業(yè)中獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要做好成本的管理，而做好成本的把控首先就要從企業(yè)的內(nèi)部流程出發(fā)。了解企業(yè)的內(nèi)部流程，制定科學(xué)合理的內(nèi)部流程結(jié)構(gòu)，從上到下層層分解，大至最高領(lǐng)導(dǎo)層，小至下層員工，合理布局相關(guān)的人員組織架構(gòu)，制定一系列適合本企業(yè)的業(yè)務(wù)流程走向。公司上上下下的一切將嚴(yán)格按照優(yōu)化后的內(nèi)部流程結(jié)構(gòu)去執(zhí)行。物業(yè)服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)設(shè)置相關(guān)的部門，綜合部：負(fù)責(zé)人力資源、行政、后勤管理；財(cái)務(wù)部：會(huì)計(jì)核算、成本管理、財(cái)務(wù)預(yù)算、物資盤點(diǎn)、資金監(jiān)控管理；運(yùn)營(yíng)客服部：檔案的建立和保管、協(xié)助有關(guān)部門的提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率、接受處理業(yè)主（租戶）的投訴和服務(wù)、保持與業(yè)主（租戶）的聯(lián)系；工程部：設(shè)備維護(hù)維修保養(yǎng)；保安部：保安消防人員崗前崗后的培訓(xùn)、組織消防演練、日常安保消防維護(hù)；采購(gòu)部：物資采購(gòu)。實(shí)行逐級(jí)負(fù)責(zé)制、逐級(jí)監(jiān)督制，員工向主管負(fù)責(zé)、主管向經(jīng)理負(fù)責(zé)、經(jīng)理向公司負(fù)責(zé)的制度，獎(jiǎng)懲相結(jié)合，獎(jiǎng)勤罰懶，提高員工的責(zé)任心和執(zhí)行能力，提高公司整體的服務(wù)質(zhì)量水平。

（二）有利于健全物業(yè)服務(wù)企業(yè)的全程監(jiān)控和管理

物業(yè)服務(wù)企業(yè)有了優(yōu)化的內(nèi)部流程結(jié)構(gòu)后，附之而來的就是具體流程的操作執(zhí)行以及相關(guān)的事前、事中、事后監(jiān)督，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的執(zhí)行，如果只想著靠員工的積極性去操作執(zhí)行是行不通的，公司還需要具備一定的監(jiān)控和管理能力，管理人員要做到對(duì)公司的每一細(xì)小環(huán)節(jié)都掌握在自己的手上，做到心中有數(shù)，這樣自己管理自己才不會(huì)慌亂，在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督時(shí)可以敏銳地洞察到服務(wù)中出現(xiàn)的問題和安全隱患，明確自身在監(jiān)督管理中存在的問題和有待改進(jìn)的地方，及時(shí)地采取有效措施進(jìn)行糾正，必要時(shí)要及時(shí)向最高層領(lǐng)導(dǎo)反饋問題。樹立預(yù)防為主的理念，物業(yè)服務(wù)企業(yè)一切要以預(yù)防為主，防患于未然，應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況制定相關(guān)的實(shí)施對(duì)策、管理方法、全程監(jiān)控等防護(hù)措施，同時(shí)要使相關(guān)的防護(hù)措施得以落實(shí)和執(zhí)行。

（三）有利于提升物業(yè)服務(wù)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力

一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)首先體現(xiàn)在組織、指揮、決策、管理等方面競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的組合，形成了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。而物業(yè)服務(wù)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力就是做好全面預(yù)算管理，制定科學(xué)合理的成本方案，做好成本的核算工作。物業(yè)服務(wù)企業(yè)不同于有形產(chǎn)品銷售行業(yè)，收入一般相當(dāng)穩(wěn)定，只有靠降低實(shí)實(shí)在在的成本才能增加企業(yè)的毛利。在降低成本的同時(shí)，企業(yè)也要注重自己的品牌提升，品牌形象的建立不是意味著去做廣告宣傳，而是首先進(jìn)行品牌定位，把自己的核心產(chǎn)品做強(qiáng)做大，其次再進(jìn)行塑造品牌文化，品牌文化是企業(yè)對(duì)客戶、對(duì)員工、對(duì)社會(huì)的職責(zé)和使命，確定企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)和共同價(jià)值觀，才能贏得客戶、員工、社會(huì)的認(rèn)可，提高客戶的忠誠(chéng)度，推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。只有提供個(gè)性化的增值服務(wù)、熱情的服務(wù)態(tài)度來面對(duì)客戶及潛在客戶，才能贏得客戶的青睞，提高企業(yè)的知名度。人才是創(chuàng)新發(fā)展的第一資源能力，留住優(yōu)秀的員工，提高員工的榮譽(yù)感和歸屬感。對(duì)外樹立良好的社會(huì)形象，積極參加社會(huì)和政府舉辦的公益活動(dòng)，帶動(dòng)社區(qū)文化建設(shè)，為業(yè)主及使用人營(yíng)造一個(gè)和諧的生活環(huán)境。

三、目前物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理面臨的困境

（一）物業(yè)管理公司各服務(wù)部門成本費(fèi)用劃分不開

例如，大潤(rùn)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的管理最先是從2017年9月起一期100多間商業(yè)商鋪的陸續(xù)入駐，業(yè)務(wù)部門及工作都較單一。到了2019年初一期成千戶住宅小區(qū)業(yè)主的收樓入住以及二期上百間商鋪商家的進(jìn)駐，甚至到了2020年省實(shí)學(xué)校的招生工作開始及后期二期、三期回遷房、相關(guān)商鋪的陸續(xù)發(fā)展起來，物業(yè)服務(wù)公司整體管理開始繁忙活躍起來。但是財(cái)務(wù)與行政部門的編制人員卻沒有相對(duì)應(yīng)的增加，采購(gòu)的初始工作沒有細(xì)分，導(dǎo)致商業(yè)商鋪、住宅小區(qū)、學(xué)校這三個(gè)服務(wù)部門的成本費(fèi)用嚴(yán)重劃分不開，成本費(fèi)用混淆在了一起。業(yè)務(wù)的繁雜本身已經(jīng)讓精疲力盡的財(cái)務(wù)人員分不開身來，但還要面對(duì)著對(duì)相應(yīng)部門收入成本費(fèi)用的細(xì)分，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不斷地要求按服務(wù)部門收入成本進(jìn)行細(xì)分，以讀取相關(guān)部門的利潤(rùn)率。整個(gè)商鋪、住宅、學(xué)校的個(gè)數(shù)加起來差不多有三千多戶，而財(cái)務(wù)人員包括領(lǐng)導(dǎo)從最一開始到現(xiàn)在都只有5人，單是每個(gè)月的收費(fèi)單都可以讓財(cái)務(wù)部堆積如山，上級(jí)還要求把賬做細(xì)做精，各種各樣的報(bào)表數(shù)據(jù)層出不窮，真的是讓財(cái)務(wù)人員感覺到有心沒力。物業(yè)服務(wù)公司最大的成本支出就是勞動(dòng)力，為了協(xié)調(diào)做好各服務(wù)部門的相關(guān)工作，內(nèi)部服務(wù)部門之間的人員也在不斷地調(diào)動(dòng)著，這個(gè)也是導(dǎo)致成本難以區(qū)分的最大一部分；公司采購(gòu)員剛開始時(shí)不清楚采購(gòu)成本要按部門劃分，而前期的采購(gòu)多數(shù)都是與資產(chǎn)資源配置的大投入，也就導(dǎo)致了前期的服務(wù)部門成本費(fèi)用難以區(qū)分；有時(shí)購(gòu)買的物品屬于公用的，這部分費(fèi)用分?jǐn)偛粶?zhǔn)確也是導(dǎo)致成本費(fèi)用難以區(qū)分的一方面。

（二）全面預(yù)算管理與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)

物業(yè)服務(wù)企業(yè)各部門每月都會(huì)按規(guī)定的時(shí)間提交預(yù)算表至財(cái)務(wù)部進(jìn)行匯總預(yù)算管理，然后由財(cái)務(wù)部預(yù)算小組統(tǒng)一把本月的總體預(yù)算上報(bào)集團(tuán)。由于物業(yè)服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)都比較穩(wěn)定，因此各部門一般都是按照增量預(yù)算法來編制預(yù)算數(shù)據(jù)。增量預(yù)算法雖然減輕了編制預(yù)算人員的工作量，但是卻不能夠調(diào)動(dòng)各部門降低成本費(fèi)用的積極性，甚至有個(gè)別部門在時(shí)間不充足不允許的情況下直接照搬上個(gè)月實(shí)際發(fā)生的成本費(fèi)用數(shù)據(jù)上交。物業(yè)服務(wù)企業(yè)在外人看來是業(yè)務(wù)相對(duì)是穩(wěn)定的，但是事實(shí)上物業(yè)服務(wù)企業(yè)服務(wù)業(yè)務(wù)眾多，公區(qū)的養(yǎng)護(hù)維修管理，包括房屋總體結(jié)構(gòu)、樓梯間、走廊通道；公區(qū)設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行保養(yǎng)維修管理，包括公用照明、消防設(shè)備設(shè)施、道路、化糞池、停車場(chǎng)等；公共區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的管理，樓道、走廊、門廳的清潔衛(wèi)生除塵、垃圾的收集及清運(yùn)工作；公共區(qū)域的綠化養(yǎng)護(hù)管理，包括花草樹木、擺設(shè)樣品的滅鼠、灑藥管理工作；管理好區(qū)域內(nèi)的交通、車輛停放秩序、消防安全，確保業(yè)主及使用人的人身與財(cái)產(chǎn)安全工作。如此繁雜細(xì)小，成本預(yù)算管理要做到精細(xì)化就需要深入服務(wù)其中進(jìn)行全面分解，不然就會(huì)導(dǎo)致全面預(yù)算管理與現(xiàn)實(shí)相脫節(jié)。

（三）全面預(yù)算管理思想有待提高

物業(yè)服務(wù)企業(yè)的發(fā)展時(shí)間較短，成立至今還不到4年，一切都在萌芽摸索發(fā)展中。物業(yè)服務(wù)企業(yè)現(xiàn)階段常常有些沒有經(jīng)過事先的預(yù)算管理就實(shí)際發(fā)生的采購(gòu)支出，事后相關(guān)人員就憑相關(guān)的單據(jù)來進(jìn)行報(bào)銷，但此已成為了事實(shí)，財(cái)務(wù)部再對(duì)相關(guān)的單據(jù)進(jìn)行審核意義何在，合理性何在，最終只有妥協(xié)按實(shí)際發(fā)生的成本費(fèi)用進(jìn)行銷賬，財(cái)務(wù)部在此所執(zhí)行的都是事后的監(jiān)督，全面預(yù)算管理意義何在呢？而物業(yè)服務(wù)公司卻誤認(rèn)為做好預(yù)算的管理工作是財(cái)務(wù)部的責(zé)任，因此把全面預(yù)算管理的工作重任寄托在財(cái)務(wù)部的身上，殊不知事實(shí)卻恰恰相反。全面預(yù)算就是一個(gè)總體預(yù)算，從企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、投資、人力資源薪酬、資金收入支出預(yù)算組成了一個(gè)全面的預(yù)算整體，做好全面預(yù)算的管理要從企業(yè)的各部門配合計(jì)劃開始做起，一切從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，結(jié)合歷史和未來的目標(biāo)出發(fā)，往科學(xué)的發(fā)展方向出發(fā)，不要讓預(yù)算成為某個(gè)人或者某個(gè)部門的任務(wù)。做好預(yù)算，從基層開始，以財(cái)務(wù)部門為牽頭帶動(dòng)作用，在預(yù)算收支的基礎(chǔ)上上下延伸，各部門積極配合定期匯總執(zhí)行預(yù)算的結(jié)果，從而形成一套完整的全面預(yù)算體系以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的合面發(fā)展目標(biāo)。

四、針對(duì)上述困境的對(duì)策措施

（一）對(duì)服務(wù)部門費(fèi)用的精細(xì)化劃分

關(guān)于物業(yè)服務(wù)企業(yè)面臨的費(fèi)用難以劃分的情況下，當(dāng)下最重要的是要從源頭抓起，從細(xì)節(jié)做起，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)該按組織架構(gòu)及時(shí)補(bǔ)充財(cái)務(wù)相關(guān)人員。財(cái)務(wù)人員把前期劃分不清服務(wù)部門的成本費(fèi)用按責(zé)任歸屬重新進(jìn)行合理分?jǐn)?，?duì)所發(fā)生的成本費(fèi)用從根源開始追索，落實(shí)到相關(guān)部門，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正整改。建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部業(yè)務(wù)采購(gòu)操作流程和制度，各月各部門根據(jù)自己的物資需求計(jì)劃進(jìn)行申購(gòu)，編制采購(gòu)申購(gòu)單，由相關(guān)部門責(zé)任人審核后送交財(cái)務(wù)部審核，待董事長(zhǎng)審批后安排相關(guān)采購(gòu)人員集中統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。辦公用品統(tǒng)一由行政部門進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)，審核后按相關(guān)流程進(jìn)行采購(gòu)。行政部門做好各部門領(lǐng)用辦公用品的登記工作，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)各部門物資的驗(yàn)收入庫(kù)及出庫(kù)的登記工作，財(cái)務(wù)月末根據(jù)相關(guān)出入庫(kù)單據(jù)等原始數(shù)據(jù)進(jìn)行成本費(fèi)用的歸集，從而保證成本信息的真實(shí)、完整性。財(cái)務(wù)成本核算人員按照規(guī)定設(shè)置成本核算項(xiàng)目，做到結(jié)構(gòu)合理、項(xiàng)目齊全，收集、整理成本核算原始數(shù)據(jù)，按規(guī)定的方法、程序和時(shí)間的要求準(zhǔn)確計(jì)算、分配和控制成本費(fèi)用，從而做到細(xì)化物業(yè)服務(wù)部門的費(fèi)用。

（二）全面預(yù)算管理的精確化

鑒于當(dāng)前的物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理都是按增量預(yù)算法進(jìn)行，各部門還沒有意識(shí)到全面預(yù)算的重要性，部門負(fù)責(zé)人對(duì)自己的預(yù)算管理不重視，造成預(yù)算管理工作的泛泛而談，造成預(yù)算與現(xiàn)實(shí)相脫節(jié)。預(yù)算制度是企業(yè)成功的關(guān)鍵，科學(xué)合理的預(yù)算制度有助于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)實(shí)工作中預(yù)算的方法多種多樣，只有找到適合自己的方法才是正確，才能實(shí)現(xiàn)預(yù)算的目的。增量預(yù)算法雖然簡(jiǎn)單易于操作，但是不能很好的控制一些不必要發(fā)生的費(fèi)用，而不必要的費(fèi)用勢(shì)必會(huì)增大企業(yè)的成本支出，從而降低企業(yè)在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以嘗試采用零基預(yù)算法，各部門在編制預(yù)算時(shí)，所有的預(yù)算支出以零為基礎(chǔ)，不用考慮以往情況如何發(fā)生，一切從實(shí)際和需要出發(fā)，分析各項(xiàng)預(yù)算費(fèi)用開支是否必要合理，在降低成本費(fèi)用的同時(shí)，服務(wù)水平也需要保持不變甚至爭(zhēng)取更高的服務(wù)質(zhì)量水平，從而確定預(yù)算費(fèi)用。零基預(yù)算法能使企業(yè)快速地適應(yīng)環(huán)境的變化，特別是面對(duì)當(dāng)前劇烈的經(jīng)濟(jì)環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)之下，企業(yè)能對(duì)環(huán)境作出迅速反應(yīng)，才能使企業(yè)取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。零基法的編制耗時(shí)耗力巨大，需要全員參與，物業(yè)服務(wù)企業(yè)事先要做好參與預(yù)算管理工作人員的培訓(xùn)工作，使全面預(yù)算管理工作得到全員重視，勵(lì)行節(jié)約，做到全面預(yù)算管理員精確化，物業(yè)服務(wù)質(zhì)量水平精益求精，更上一層樓，推動(dòng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)走向行業(yè)的前列。

（三）全員參與全面預(yù)算管理，全面科學(xué)信息化管理

大數(shù)據(jù)科學(xué)信息化時(shí)代的到來，推動(dòng)著社會(huì)各行各業(yè)的迅速發(fā)展。物業(yè)服務(wù)企業(yè)如果可以運(yùn)用各種先進(jìn)的信息化大數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)預(yù)算管理，將會(huì)使企業(yè)在當(dāng)今的社會(huì)上獲得關(guān)鍵的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。利用好信息化時(shí)代數(shù)據(jù)管理可以為企業(yè)提供更科學(xué)、準(zhǔn)確化的全面預(yù)算體制，對(duì)于節(jié)約成本、提高效率都能起到事半功倍的效力，由于物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理工作涉及面廣、日常管理工作量較大，因此通過采用網(wǎng)絡(luò)化的信息傳輸機(jī)制來進(jìn)行成本控制、內(nèi)部溝通及管理，對(duì)于物業(yè)服務(wù)企業(yè)來說意義更是重大。物業(yè)服務(wù)人員可以從傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式中解脫出來，繁雜的數(shù)據(jù)采用信息化處理，從而節(jié)約人工成本、提高管理效率。物業(yè)服務(wù)全面科學(xué)信息化可實(shí)現(xiàn)對(duì)房源及商鋪的管理，通過配置樓層平面圖顯示各房間和商鋪的單元基本信息，達(dá)到滿足物業(yè)服務(wù)管理的日常需要；完善收費(fèi)管理系統(tǒng)，確保物業(yè)服務(wù)費(fèi)、代收代付水電費(fèi)、代收租金等相關(guān)費(fèi)用賬單的自動(dòng)生成；建立客戶服務(wù)統(tǒng)一管理體系，結(jié)合客戶新增、變更、續(xù)簽、退租、有償服務(wù)、設(shè)備維修、服務(wù)回訪等全面服務(wù)程序，并可自定義客戶的專性服務(wù)功能，從而提高對(duì)客戶的服務(wù)質(zhì)量水平；建立車位的管理功能系統(tǒng)，統(tǒng)一管理車庫(kù)、車位、車輛和停車費(fèi)的電子化收費(fèi)，全面全程監(jiān)控車位的運(yùn)行；全面加強(qiáng)科學(xué)智能化的預(yù)警報(bào)警機(jī)制，對(duì)異常的客戶信息進(jìn)行預(yù)報(bào)，對(duì)消防設(shè)備的異常能及時(shí)進(jìn)行報(bào)警，并自動(dòng)生成應(yīng)急系統(tǒng)方案，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生頻率。通過引入科學(xué)的信息化技術(shù)，提高全員參與全面預(yù)算管理的熱情，將會(huì)帶來物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理效率的提升，做好全面預(yù)算管理，降低企業(yè)的成本費(fèi)用，決定在企業(yè)在市場(chǎng)的格局，也是物業(yè)服務(wù)企業(yè)在優(yōu)勝劣汰的市場(chǎng)生存規(guī)律中得到勝利的關(guān)鍵點(diǎn)。

五、結(jié)語

總言而之，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要想在當(dāng)前的現(xiàn)代化社會(huì)中持續(xù)發(fā)展下去，就必須要有自己的優(yōu)勢(shì)，物競(jìng)擇天，適者生存。鑒于大潤(rùn)物業(yè)服務(wù)公司還處于發(fā)展的初級(jí)階段，全面預(yù)算管理還處于摸索探討之中，未來的路還很長(zhǎng)遠(yuǎn)，當(dāng)下最重要的是從公司的實(shí)際出發(fā)，借助科學(xué)的信息化技術(shù)進(jìn)行全面預(yù)算管理，促使物業(yè)服務(wù)公司能夠迅速適應(yīng)當(dāng)前環(huán)境的變化，在眾多競(jìng)爭(zhēng)者中脫穎而出，從而實(shí)現(xiàn)自己的長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)。