王淑娟 羅凌云

（江西信息應(yīng)用職業(yè)技術(shù)學院）

一、教務(wù)管理系統(tǒng)

（一）教務(wù)管理工作

高職院校教務(wù)管理工作是學校為開展教學、完成育人目標的全過程做的一系列相關(guān)的管理工作。教務(wù)管理工作的主要方面有調(diào)代課管理、教學課時統(tǒng)計、學籍管理、成績管理、評教管理、教材管理等。高職院校教務(wù)管理工作直接面對學生、教師，涉及人數(shù)多，內(nèi)容面廣。

教務(wù)管理工作既是日常事務(wù)性工作，又是學校高質(zhì)量發(fā)展的重要體現(xiàn)。做好教務(wù)管理工作成為我們需要認真研究和考慮的問題。

（二）教務(wù)管理系統(tǒng)

社會信息技術(shù)發(fā)展迅猛，人們都生活在信息高速流動的環(huán)境中，生活、學習和工作的方式也有了很大的改變。我們的學生和老師們都離不開信息技術(shù)，并渴望隨時隨地都能享受信息技術(shù)給他們帶來的便利和高效。

高職院校的發(fā)展需要基于對自身情況充分的了解和認識，對教學管理工作情況的掌握是其中最重要的一個方面。為了更加全面地獲取教學管理相關(guān)信息，我們必須構(gòu)建新技術(shù)下的教務(wù)管理系統(tǒng)。

教務(wù)管理系統(tǒng)主要是運用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來完成我們需要做的教務(wù)管理相關(guān)工作。通過對教學管理工作內(nèi)容的分析可知，教務(wù)管理系統(tǒng)主要模塊有教學管理、教師管理、成績（考試）管理、學籍管理、教材管理、評教管理等。采用賬號安全登錄，部門、教師和學生都能通過管理系統(tǒng)完成相關(guān)的教學工作，學校也能在系統(tǒng)中看到教學開展情況，且形成的數(shù)據(jù)資料信息可為學校開展其他工作提供決策信息。

二、教務(wù)智慧管理

（一）教務(wù)智慧管理含義

“智慧”一詞意味著擁有更好的處理事物、解決問題的能力。當前已有不少學者對“智慧管理”開展研究。綜合大多學者的定義，教育“智慧管理”是指通過智慧管理云平臺系統(tǒng)對外界需求進行智能處理，為教育管理提供資源配置、數(shù)據(jù)集成、信息管理、運行狀態(tài)監(jiān)控、教育質(zhì)量監(jiān)測等業(yè)務(wù)支持，實現(xiàn)教育智能決策、可視化管控、安全預(yù)警和遠程督導(dǎo)，提升教育管理智慧化水平的過程。

教務(wù)智慧管理是教育“智慧管理”中重要的一部分，針對院校教務(wù)管理紛繁瑣碎、任務(wù)量大且對準確度要求高等問題，以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新一代先進技術(shù)為支撐，教務(wù)管理逐漸從傳統(tǒng)的“人管、電控”模式走向“智慧管理”模式。學校利用信息技術(shù)搭建平臺，通過“數(shù)據(jù)+智慧算法模型”的形式開發(fā)智慧教務(wù)解決方案，全面、高效地開展教務(wù)管理工作，解決之前因為事物繁瑣而無法兼顧全局、降低教務(wù)運轉(zhuǎn)時效的狀態(tài)。智慧管理主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

（1）自動化程度高，減負明顯。借助信息化手段和平臺技術(shù)開展各項工作的初衷本就是提高時效，我們在開展“智慧管理”過程中始終是把這一點擺在首位的。自動化程度的高低直接決定著我們“智慧”與否?！爸腔酃芾怼弊詣泳喗虅?wù)管理流程，降低管理成本，釋放管理者的精力和時間，把他們從大量日?，嵥榈氖聞?wù)性工作中解放出來，明顯減輕其工作任務(wù)和負擔，縮短處理事務(wù)性工作的時間。與此同時，也有助于提高對突發(fā)事件的應(yīng)變能力， 從而大大提升了教務(wù)管理效率。

（2）充分挖掘和分析數(shù)據(jù)，為決策者提供信息。教務(wù)管理工作的內(nèi)容包含著幾百教職工的信息和工作安排、上萬人學生的信息和學習安排，還有細分下的十幾種具體的管理內(nèi)容。人工對這些信息和數(shù)據(jù)進行整理和分析的工作量十分巨大，且復(fù)雜容易出錯。“智慧管理”下，利用大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)整合收錄數(shù)據(jù)資源，并進行科學統(tǒng)計整理與判斷分析；同時，利用數(shù)據(jù)挖掘工具從海量數(shù)據(jù)中捕捉關(guān)鍵字段，獲取核心信息，發(fā)現(xiàn)隱藏的內(nèi)在聯(lián)系，把這些規(guī)律用到教務(wù)管理中來，為管理者和決策者“理清家底”，提供最新、全面、準確的數(shù)據(jù)支持，提高管理與決策的科學性，避免脫離實際。

（二）教務(wù)智慧管理的意義

社會不斷發(fā)展進步，在教育現(xiàn)代化的環(huán)境下，高等職業(yè)教育也得到了很大的發(fā)展。近年來，國家相繼發(fā)布了《教育信息化2.0行動計劃》等多項與教育信息化有關(guān)的政策，以促進互聯(lián)網(wǎng)與教育的融合發(fā)展。教務(wù)管理作為連接教與學的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在改革和技術(shù)的雙輪驅(qū)動下，成為各大院校教育信息化之路的重中之重。將蘊含技術(shù)變革力量的信息化技術(shù)手段融入高職教育管理中讓高職院校得到前所未有的體驗，許多高職院校管理水平因此得到了很大的提升。

高職教育管理中一個重要的部分就是教務(wù)管理。教務(wù)管理系統(tǒng)在高職院校中的應(yīng)用呈現(xiàn)為幾個階段：

在早期的時候，為了配合“現(xiàn)代化”辦公環(huán)境，我們開始使用教務(wù)管理系統(tǒng)，但僅限于把紙質(zhì)或者實體開展的環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換成以電腦來處理。在這樣初級的管理系統(tǒng)中，我們前期需要對使用人員開展業(yè)務(wù)培訓，使用過程中仍然以人工機械的在線操作為主。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，教務(wù)管理系統(tǒng)得到簡單的升級，教職工和學生的信息化素養(yǎng)的進一步提升，我們能夠利用系統(tǒng)在線便利地處理一些簡單的問題，比如信息的傳遞和使用、簡單的數(shù)據(jù)整理和統(tǒng)計。使用管理系統(tǒng)開展教務(wù)管理的數(shù)據(jù)統(tǒng)計后，我們遇到的最大的問題就是教務(wù)管理涉及面很廣、應(yīng)用也很廣，而我們只能在系里實現(xiàn)內(nèi)部管理。就江西信息應(yīng)用職業(yè)技術(shù)學院而言，我們未升級的教務(wù)管理系統(tǒng)可以錄入成績，但是不能按照我們的教務(wù)管理的相關(guān)規(guī)定來制作成績表，教師不能自行下載授課班級的學生名單和信息，系統(tǒng)內(nèi)無法實現(xiàn)學生的學籍狀態(tài)轉(zhuǎn)化辦理等一些需要跨部門、多角度開展的教務(wù)管理工作。我們發(fā)現(xiàn)教務(wù)管理系統(tǒng)成為雞肋，但被迫投入使用：一是因為其他高職院校已投入使用，且使用教務(wù)管理系統(tǒng)也是教務(wù)現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。二是我們已經(jīng)習慣了教務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息共享和存儲功能，但是并不能真正智能化開展教務(wù)管理的工作。

目前，高職院校在多年投入使用各類管理系統(tǒng)后，發(fā)現(xiàn)各類管理系統(tǒng)之間并不能直接對接共享數(shù)據(jù)，存在信息孤島。“管理系統(tǒng)”成為強加給我們的一種無形的工具，所有的老師被迫學習“信息系統(tǒng)”，但深入了解它之后發(fā)現(xiàn)只是少寫了字、少跑了腿，但是因此可能帶來新的問題，比如無法確認對方是否接受到信息，跨部門合作事宜也無法順利開展，增加溝通的難度，需要協(xié)調(diào)部門外的人使用和了解我們的管理系統(tǒng)。

現(xiàn)代高職教育發(fā)展已經(jīng)進入到了現(xiàn)代化時代，內(nèi)部質(zhì)量的提升是解決發(fā)展道路上問題最重要的手段。高職院校建立門戶網(wǎng)站，將全部管理系統(tǒng)信息化、平臺化，打通各個管理系統(tǒng)間的通道，消除信息孤島，將生硬的系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成能夠分析數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)。教務(wù)管理系統(tǒng)在采集數(shù)據(jù)盡量冗余，能夠從各相關(guān)部門采集多個字段的數(shù)據(jù)，也能讓其他管理部門從系統(tǒng)中根據(jù)需要提取出相關(guān)字段的內(nèi)容信息。教務(wù)智慧管理最大的作用就在于高效處理教務(wù)相關(guān)事情，即根據(jù)學校的需要流程化處理教務(wù)管理中事務(wù)性的工作，一方面為教務(wù)管理部門減少工作量，并使其從繁瑣的事務(wù)性工作中抽離出來，更好地開展關(guān)于教學發(fā)展和改革的相關(guān)事情；另一方面給學校其他部門的工作帶來巨大的便利，還能有利于教師和學生方便快捷地處理教學和學習方面的事情。

教務(wù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)智慧管理能十分顯著地促進全校信息化建設(shè)和應(yīng)用，提升學校內(nèi)部質(zhì)量。

（三）教務(wù)智慧管理的實證分析

1.調(diào)代課管理

高職院校教師調(diào)代課是最常見的課程管理操作。以江西信息應(yīng)用職業(yè)技術(shù)學院為例，傳統(tǒng)教學管理下，教務(wù)管理系統(tǒng)功能只用于成績管理，教師調(diào)代一次課程教學工作需要經(jīng)過2個部門、3位領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字后才可以實施；如果授課時間上不確定，還需要填寫另外一張《調(diào)（代）課補課申請表》，要所在授課班級學習委員簽字后再到教務(wù)處簽字確認，至此，一次調(diào)代課的工作才真正地完成。一般來說歷時最短一天，最長則有七天之久。這一點給專任教師帶來了很大的不便。啟用教務(wù)管理系統(tǒng)中的調(diào)代課功能模塊后，教師最長一天、最短十幾分鐘便能辦理好調(diào)代課手續(xù)，免去教師需要到查詢課表、返回部門找領(lǐng)導(dǎo)簽字、又到教務(wù)管理部門簽字的因為瑣事疲憊奔走的現(xiàn)象。

從調(diào)代課所需時間來看，傳統(tǒng)教務(wù)管理下，教師只有在周二這天耗時半天才能完成整個調(diào)代課手續(xù)，這是因為周二是學校例會時間，各級管理人員都會到學校。而如果在其他時間內(nèi)，所耗時間就會增加，最短也需要一天。在教務(wù)管理系統(tǒng)下，教師調(diào)代課的最長用時和最短用時都大大減少，而且時長與周為特定的日期沒有關(guān)系，如果外加可控因素，比如給相關(guān)管理人員推送事件提醒、在教務(wù)管理制度中規(guī)定處理此類事務(wù)的時長要求，便可大大縮短我院調(diào)代課的耗用時間，基本上可以將最短用時控制在半天內(nèi)。因為可以在系統(tǒng)里辦理，教師不用拿著紙質(zhì)調(diào)課單到處找管理人員辦理，這還減少教師為調(diào)代課而“跑腿”的現(xiàn)象。如此一來，既提高了教務(wù)管理部門處理事務(wù)性工作的時效，又給師生工作和學習帶來了很大的便利。

2、教學課時的統(tǒng)計

教師們的授課課時數(shù)直接影響著他們的績效工資水平，因而課時統(tǒng)計一直都是老師們十分看重的事情。以我校為例，雖然其看上去簡單易行，但是隨著高職教育的發(fā)展，實際教學的開展形式更加豐富：有合作辦學授課、擴招學生授課、集中在線授課，正常在校授課等授課情況。要對整個學校所有教師的課時正確統(tǒng)計不是一件容易的事，大多數(shù)學校在使用教務(wù)管理系統(tǒng)前都是采用人工進行機械的核對，一方面設(shè)置專人專崗，浪費人力資源、降低工作效率，另一方面課時核對工作繁瑣，要求工作人員耐心細致，讓工作人員覺得所做工作枯燥無味又沒有技術(shù)含量，與高職院校這個大環(huán)境不匹配。

從圖1，2，3中看來無論是耗用的時間還是耗用的人工，傳統(tǒng)課時統(tǒng)計都消耗了大量的時間和人力，而利用教務(wù)管理系統(tǒng)開展課時統(tǒng)計大大減少了所需時間和人工。此外，教務(wù)管理部門可以隨時在線查詢課時情況，為教務(wù)管理部門開展師資建設(shè)和管理提供數(shù)據(jù)支持。

圖1 傳統(tǒng)調(diào)代課工作所需時長

圖2 教務(wù)管理系統(tǒng)下開展調(diào)代課工作所需時長

圖3 兩種方式課時統(tǒng)計對比圖

3.學籍管理

高職院校學生學籍管理主要是指學籍注冊和學籍異動。學籍注冊工作一般是按照教育主管部門的安排和要求，在指定的系統(tǒng)里完成相關(guān)工作；學籍異動主要是學生辦理休學、復(fù)學、轉(zhuǎn)學、退學等。每一種類型的移動都需要經(jīng)過認真審核和及時辦理。

傳統(tǒng)學籍異動情況的辦理需要學生本人提出申請，經(jīng)過多個部門的審批，最后在學籍管理部門留下備案。在這個過程中，學生需要到多個部門找多位管理者簽字，而且一般都需要一周時間才能辦理好。學籍管理部門在收到手續(xù)齊全的學籍異動處理單后應(yīng)設(shè)置紙質(zhì)臺賬，一般都很難做到實時更新學籍管理的相關(guān)數(shù)據(jù)，與其他工作開展、數(shù)據(jù)報送存在時間差，并且需要對紙質(zhì)臺賬進行歸檔管理。

教育現(xiàn)代化發(fā)展環(huán)境下，教務(wù)管理工作也要緊跟發(fā)展形勢，做到隨時掌握學校的學籍信息，尤其是學籍異動的情況。學籍管理是一項十分重要的工作，在2020年開展的大規(guī)模學籍信息核查工作中，我們發(fā)現(xiàn)學籍管理工作還有很大的提升空間。為了做好學籍管理工作，我們可以在新生入校時進行圖像采集，上傳至學籍系統(tǒng)。關(guān)于學籍異動應(yīng)該建立實時臺賬，并統(tǒng)計累計值和增加值。這些改進措施都可以在新技術(shù)下的教務(wù)管理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)。

4.成績管理

高職院校的使命就是育人育才?，F(xiàn)在我們都在推進過程性評價育人模式，但是學生最終是否能夠順利畢業(yè)，還是需要以成績單作為判定依據(jù)。對學生進行的成績管理是一個長期又復(fù)雜的過程，教務(wù)管理系統(tǒng)中對學生成績開展的管理主要是平時成績錄入、成績輸出。任課教師利用教務(wù)管理系統(tǒng)錄入成績，系統(tǒng)會按照要求作出成績分析，這大大減少了教師對學生成績進行統(tǒng)計分析中的工作量，教務(wù)管理部門對學生成績的歸檔管理也更簡單、方便、高效。學生因各種原因需要成績證明材料時，可登錄系統(tǒng)，驗證身份后便可以隨時查看或輸出成績，學生不需要找系部打印成績、不需要找教務(wù)管理部門蓋章。成績管理工作通過教務(wù)管理系統(tǒng)釋放了教務(wù)管理部門的人力，優(yōu)化這項事務(wù)的處理過程。

5.評教管理

利用教務(wù)管理系統(tǒng)開展在線評價管理，是指學生在學習完教師所授課程后，可對教師授課各方面情況進行評價。該系統(tǒng)操作便利，評教內(nèi)容設(shè)計合理，一般學生參與評教程度高，能最大程度地反映教師授課效果。

利用教務(wù)管理系統(tǒng)開展評教工作，其“智慧”管理體現(xiàn)在：第一，利用系統(tǒng)開展此項工作使學生可方便使用，后臺自動統(tǒng)計數(shù)據(jù)也高效省時。其次，以平臺為依托，避免傳統(tǒng)問卷考評組織工作中大家礙于情面不能客觀開展評教。還有以評教結(jié)果作為教師考核的重要依據(jù)，能激發(fā)教師授課的主動性和積極性，不斷自我提升課程教學質(zhì)量，促進學院教學管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

6.教材管理

教材管理是高職院校一項十分重要的工作，主要包括教材的征訂、分發(fā)、費用結(jié)算等方面，也是一項需要大量人力、物力的管理活動。在傳統(tǒng)教材管理做法下，我校通過教務(wù)處下達任務(wù)，授課教師根據(jù)課程任務(wù)選擇教材，系部審批調(diào)整后再轉(zhuǎn)交到教務(wù)處，教務(wù)處再把這些教材需求清單傳送給事先就招標確定好的書商進行采購。在這期間，教務(wù)管理部門工作人員要進行多方溝通，反復(fù)核對。具體過程見圖4：

圖4 傳統(tǒng)校內(nèi)教材征訂過程示意圖

教務(wù)管理系統(tǒng)利用信息化的手段對教材征訂過程進行在線化處理，減少了征訂過程中反復(fù)核查數(shù)據(jù)的繁瑣事務(wù)性工作，保障了征訂數(shù)據(jù)統(tǒng)計與核算結(jié)果的正確性，提高了教材征訂過程的效率，大大減少了教材征訂中漏訂、錯訂的現(xiàn)象。我校還在進一步開發(fā)與計劃，以使財務(wù)處對接學生，使教材費用結(jié)算可直接在系統(tǒng)內(nèi)來辦理，避免出現(xiàn)原始收費依據(jù)不全、后期結(jié)算過程不規(guī)范等情況引起的結(jié)算失誤。通過教務(wù)管理系統(tǒng)中的教材管理模塊讓教材管理工作能夠精細留痕，既提高了教材管理的效率，又促進教材改革和建設(shè)，還為教學質(zhì)量提供有力保障。

信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)的飛速發(fā)展使我國教育現(xiàn)代化的步伐越走越快，高等職業(yè)教育目前正在大力改革發(fā)展中，高職院校智慧管理已成為我國教育管理信息化發(fā)展中的重要部分。目前我校正在加速開展校園信息化建設(shè)工作，教務(wù)管理系統(tǒng)是首批智能化升級的校內(nèi)系統(tǒng)管理模塊，由于處于新舊系統(tǒng)更迭交替的過程中，我校教務(wù)管理系統(tǒng)在推進中遇到了一些問題，如有些教職工對系統(tǒng)認知不足、信息化安全薄弱的問題。我校教務(wù)管理部門以規(guī)范化管理、操作簡捷的事務(wù)處理流程為核心，就教務(wù)管理系統(tǒng)的使用進行宣傳和培訓，促進教務(wù)管理系統(tǒng)在校內(nèi)得以全面應(yīng)用。

國內(nèi)高職教育正處于改革發(fā)展的關(guān)鍵時期，在省部共建職教高地的背景下，我省高職教育迎來了飛速發(fā)展的時期，我校全體教職工也都在“擼起袖子加油干”。在信息化的時代下，建設(shè)和發(fā)展是離不開有效的管理系統(tǒng)。利用教務(wù)管理系統(tǒng)“智慧”化處理一些繁瑣的事務(wù)性的工作，既符合時代發(fā)展的要求，給師生和學校帶來便捷，體現(xiàn)學校發(fā)展風貌，又能促進學院全方位育人和整體教學質(zhì)量的提升。教務(wù)管理系統(tǒng)在我校教師調(diào)代課、課時統(tǒng)計、學籍管理、成績管理、評教管理、教材管理等方面大大減少了相關(guān)管理部門的工作量，提高工作效率，帶來智慧化發(fā)展效果。通過智慧化管理， 學校管理者能夠?qū)崟r、遠程對管轄范圍內(nèi)各種教育教學情況開展過程性監(jiān)控和管理， 學校決策者也能夠基于實時的教育教學大數(shù)據(jù)分析制定更加符合自身實際情況的科學決策，從而全面提升教育教學質(zhì)量，始終走在高質(zhì)量發(fā)展的道路上。