摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，由于醫(yī)院檔案信息量龐大，存儲時間特別長，所以醫(yī)院應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢，使檔案信息管理體制得到有效改善，同時優(yōu)化醫(yī)院信息資源的檢索路徑，利用互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展優(yōu)勢，引進高端網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保醫(yī)院檔案安全、完整，進一步提升檔案管理工作水平，使檔案資源能被最大限度合理化利用。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;醫(yī)院;檔案管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，為了能更好地服務(wù)于醫(yī)院，創(chuàng)建檔案管理中心，整合醫(yī)院遠程服務(wù)機制，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高醫(yī)療民生的和諧發(fā)展。因此，在推動醫(yī)院整體發(fā)展的同時，要積極探尋最優(yōu)管理路徑，革新理念，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)從根本上改善醫(yī)院檔案管理工作水平。本文根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理特點，具體分析了管理工作中存在的各種問題并總結(jié)了相關(guān)的創(chuàng)新策略，以供參考。

一、簡述“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理特點

1.檔案查找效率高

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，計算機是醫(yī)院檔案常規(guī)化管理的必備工具，利用現(xiàn)代信息技術(shù)有效整合醫(yī)院所有的零散信息并做好相應(yīng)處理，使其形成電子版的檔案文件。然后，將其中的醫(yī)務(wù)信息或人事信息等利用數(shù)字化檔案建立各科室之間能夠共享數(shù)據(jù)資源的管理體系。在整合檔案數(shù)據(jù)的同時，設(shè)置相應(yīng)的搜索引擎，提升檔案資料的使用率。

2.更全面地收集檔案

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院檔案管理在日常工作中還應(yīng)注重信息收集與管控工作，收集檔案資料時，應(yīng)確保該類資料在被充分利用的同時，節(jié)約存儲空間。醫(yī)院可以利用計算機技術(shù)處理檔案資料，實現(xiàn)電子化管理，在維護檔案信息流通性的同時，具備一定的機密性。及時更新信息記錄并做好相關(guān)的信息管控，從某種意義上來說，電子信息處理在保證檔案信息全面性的同時，減輕了人力資源成本。

3.檔案管理服務(wù)多元化

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式能夠有效升級醫(yī)院檔案管理在服務(wù)方面的職能，在實際工作中充分優(yōu)化檔案信息，實現(xiàn)全過程收集機制。使檔案在查找過程中發(fā)揮其綜合利用價值。而且利用互聯(lián)網(wǎng)管理體系建立的檔案資源處理平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息歸納、收集、分類等方面操作，在保障檔案完整性的同時，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達到信息資源共享管理的目的，充分提高了檔案資源的使用價值。

4.檔案載體豐富

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下電子檔案資料在流動及利用的同時，可以實時收集或整理，不僅能提高工作效率，還能使檔案的管理形式發(fā)生改變。比如，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐纛l、影像等形式，為相關(guān)人員的不同需求提供更多選擇。醫(yī)院檔案的載體也隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展而變得形式多樣，信息檔案也因此變得更加準確、直觀。醫(yī)院檔案管理人員能夠多渠道獲取自身所需的檔案信息，最大限度體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理優(yōu)勢，使信息資源能被充分利用。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理的問題分析

1.檔案管理理念滯后

信息技術(shù)發(fā)展雖快，但醫(yī)院的檔案管理人員在日常工作中，一般只是將檔案信息換個位置在電腦中保存。在此期間并未對相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)進行有效處理，導(dǎo)致電子信息庫得不到充分利用，相關(guān)數(shù)據(jù)的實際價值得不到合理利用，在全面優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作方面也就起不到應(yīng)有的作用。

2.檔案管理存在安全隱患

目前，醫(yī)院最常用的是電子檔案進行日常管理工作，雖然該類檔案優(yōu)勢明顯，但也存在諸多方面的安全問題。畢竟醫(yī)院電子檔案有著較差的穩(wěn)定性，部分檔案資料很容易被更改。而且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在發(fā)展的同時，黑客與病毒的出現(xiàn)對醫(yī)院電子檔案的存儲也存在一定威脅，一旦檔案數(shù)據(jù)遭到黑客或病毒攻擊，相關(guān)數(shù)據(jù)資源就會因此而丟失，而且在數(shù)據(jù)無法修復(fù)的情況下，醫(yī)院的常規(guī)工作都會因此受到嚴重影響。

3.檔案數(shù)據(jù)不夠規(guī)范

醫(yī)院檔案管理資源覆蓋的信息相當廣泛，檔案數(shù)量也處于增加趨勢，致使很多醫(yī)院無法保證自身檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，由于內(nèi)部分工不夠精細，導(dǎo)致檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門很難做好完美對接，使相關(guān)資源難以統(tǒng)籌管理。而且醫(yī)院的部分檔案未經(jīng)業(yè)務(wù)部門處理，直接錄入檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)致檔案資源無法達成精細化管理目標。此外，部分醫(yī)院沒有明確規(guī)定歸檔時限，使檔案資料的完整性得不到保證。很多醫(yī)院沒有統(tǒng)一規(guī)定圖片類、音頻類等不同類別檔案的信息資料應(yīng)采用什么數(shù)據(jù)格式，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中出現(xiàn)重復(fù)檔案，嚴重影響了數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

4.檔案數(shù)字化管理成效低

目前，很多醫(yī)院都沒能實現(xiàn)全方位檔案數(shù)據(jù)化管理，醫(yī)院尚存很多紙質(zhì)檔案并未進行電子化處理，因此無法將其錄入相關(guān)的檔案綜合管理系統(tǒng)。而且部分醫(yī)院缺乏高速掃描儀或文件格式轉(zhuǎn)化器等相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，無法快速有效地進行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化分類、錄入等工作，最終導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化程度低且管理難度大。

5.缺乏數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才

雖然很多醫(yī)院開展了大量的人才培訓(xùn)工作，但卻沒有重點圍繞“檔案數(shù)字化管理”這一主題展開針對性的培訓(xùn)，檔案管理人員對數(shù)字檔案管理模式的認知程度較低，且醫(yī)院與檔案管理部門并沒有太多交集，缺乏可以借鑒的管理模式，導(dǎo)致醫(yī)院數(shù)字專業(yè)的檔案管理人才緊缺，而且培訓(xùn)內(nèi)容與數(shù)字化檔案建設(shè)也不相匹配。

6.醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理分工不明確

醫(yī)院不同科室或部門所涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容多且復(fù)雜，在進行檔案網(wǎng)絡(luò)管理時，應(yīng)嚴格按照不同級別分檔，將檔案做好有效分類，才能方便后續(xù)的檢索工作。但醫(yī)院缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)檔案歸檔的管理部門，導(dǎo)致很多設(shè)備檔案或文書檔案得不到有效管理，而且醫(yī)院從未配備專職人員負責(zé)醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)管理。因此，在日常的檔案管理過程中，由于管理人員缺乏相關(guān)考核制度的制約，在分工不夠精細的情況下，管理人員不明確自己的職責(zé)權(quán)限，使醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)管理難度增大。

三、醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

1.提高服務(wù)理念，優(yōu)化管理意識

醫(yī)院管理層應(yīng)高度重視醫(yī)院內(nèi)部檔案管理理念是否存在滯后等方面的問題，這樣在日常管理中才能有效推動醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新高度。因此，領(lǐng)導(dǎo)部門必須充分意識到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理的重要性，結(jié)合醫(yī)院實況制訂相關(guān)的檔案管理制度或完善日常化的檔案監(jiān)管體制。做好定期的督查工作，以便發(fā)現(xiàn)問題及時解決，有針對性地監(jiān)管醫(yī)院檔案的相關(guān)整改流程，力求監(jiān)管流程能夠切合醫(yī)院的發(fā)展需求。

2.創(chuàng)新服務(wù)方式

醫(yī)院可以根據(jù)實際需求建立專門的檔案管理網(wǎng)站，開展線上服務(wù)，使檔案網(wǎng)站能夠積極上傳相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，完美對接醫(yī)院的服務(wù)網(wǎng)站，使患者在網(wǎng)上查詢或搜索更加便捷。而且檔案部門還可以在網(wǎng)站上設(shè)置便于上傳電子文件的相關(guān)系統(tǒng)，極速收集信息并將其歸檔。利用相關(guān)的電子檔案管理中心，緊密聯(lián)系各個部門，開通非保密型資料的查詢或服務(wù)等功能。同時，運用新型技術(shù)創(chuàng)新過去的檔案管理模式，使檔案原件的利用方法得到進一步改善，使人們能夠根據(jù)自身需要利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快速精準地獲取符合要求的信息。比如，患者能夠及時預(yù)約醫(yī)生問診或查找病例等。

3.確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)施齊全

醫(yī)院可以整合網(wǎng)絡(luò)設(shè)施監(jiān)管所有工作流程，完善統(tǒng)籌性良好的監(jiān)督體系，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展具體的檔案管理工作，進一步了解工作進度及實際需求。建立醫(yī)院檔案專項數(shù)據(jù)化管理部門，及時更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保其能夠匹配醫(yī)院的實際需求，然后根據(jù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施架構(gòu)、制訂合理的檔案信息處理方案，在落實該方案的同時，可以對設(shè)計檔案信息管理流程邊維護，邊優(yōu)化。還可以直接聘請專業(yè)的工作人員對網(wǎng)絡(luò)軟件及相關(guān)的硬件設(shè)施進行有效升級維護，確保醫(yī)院檔案管理工作的基本水平得到充分發(fā)揮。

4.完善檔案管理制度

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院可以通過完善相關(guān)檔案管理制度，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理及精細化分工，使各部門都能在相關(guān)制度的指引下，落實部門職責(zé)?？梢杂蓸I(yè)務(wù)部門直接在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，或者將類型簡單的紙質(zhì)檔案資料移交檔案部門備份。對于復(fù)雜型檔案資料，則應(yīng)由該部門專責(zé)處理并將重要資料交由檔案管理部門立卷存檔。醫(yī)院應(yīng)按照人事、行政、技術(shù)等分類方式，細化歸檔范圍，將相關(guān)的歸檔責(zé)任具體到對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門及檔案部門，避免檔案資料長期堆積，使不同類型檔案的歸檔標準更加清晰明確。比如，音頻文件用什么格式存檔等，避免重復(fù)歸檔。

5.合理防范病毒風(fēng)險，確保檔案安全

在確保檔案安全之前先得將相關(guān)檔案科學(xué)分類，利用完善的管理制度確保檔案管理工作能夠有效開展，然后按要求分類并利用高科技設(shè)備將紙質(zhì)檔案快速高效轉(zhuǎn)化為電子檔案，優(yōu)化系統(tǒng)目錄方便醫(yī)院檔案管理能夠及時更新或備份，防止丟失。此外，醫(yī)院應(yīng)在各部門所使用的電腦上安裝殺毒軟件，并設(shè)專門的系統(tǒng)保護重要檔案，同時配備專業(yè)技術(shù)人員負責(zé)軟件的日常運維、升級等方面的工作。檔案管理人員應(yīng)定期更新或維護相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，加密重要檔案并對其做多個備份，力求檔案資料在安全的環(huán)境中實現(xiàn)共享。

6.實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院必須加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理進程，才能有效解決檔案增量與存量等方面的問題。在人力資源緊缺的情況下，醫(yī)院可以跟外包企業(yè)簽署相關(guān)協(xié)議，集中處理紙質(zhì)檔案資源使其數(shù)字化，能有效緩解醫(yī)院內(nèi)部人員的工作壓力。醫(yī)院還可以根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理專業(yè)的發(fā)展趨勢，引進高端網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部檔案管理環(huán)境，促進檔案管理人員及時數(shù)據(jù)化分類相關(guān)檔案，并做好檔案編號、錄入等相關(guān)事宜。結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)特性及相關(guān)的檔案服務(wù)需求，創(chuàng)建不同類別數(shù)據(jù)庫，滿足不同用戶的各種需求，為后期檔案專題建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫在醫(yī)院學(xué)術(shù)研究、決策參考等方面的不同價值。

7.注重人才培訓(xùn)

時代在進步，醫(yī)院的設(shè)備在持續(xù)更新，因此對應(yīng)的檔案管理人員必須具備較強的專業(yè)水平以及良好的職業(yè)道德。醫(yī)院需制訂合理的人才培訓(xùn)方案，以此提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，并為其提供良好的發(fā)展空間。定期組織內(nèi)部檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)，使他們的崗位意識得到進一步優(yōu)化以及了解檔案相關(guān)的法律知識，制訂可行性強的考核制度，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，使其端正工作態(tài)度，確保管理風(fēng)氣得到真正改善。檔案管理體系可以實行培訓(xùn)項目、信息安全防護等方面一體化監(jiān)管，使檔案管理流程具有一定的完整性，進而提高醫(yī)院檔案管理水平。

8.明確醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)管理范圍

由于醫(yī)院檔案管理涉及的部門及科室相當多，因此需要在一個相對完善的管理體制中進行。醫(yī)院的檔案管理部門必須把所有檔案按照一定的要求分級或分類處理，確保所有紙質(zhì)檔案電子化，然后制作出對應(yīng)的檢索目錄，使檔案管理范圍明晰的同時，進一步優(yōu)化綜合檔案管理系統(tǒng)。與此同時，醫(yī)院的各個科室也應(yīng)根據(jù)部門職責(zé)及時準確地收集每項業(yè)務(wù)中的檔案資料，以便醫(yī)院綜合檔案管理部門將其進行整理并存檔。而且醫(yī)院檔案管理相關(guān)人員應(yīng)及時收錄最新檔案資料，不斷更新檔案資料庫，確保重要檔案資料安全完整。

9.明確文書檔案的管理要點

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，辦公自動化環(huán)境改變了檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容。文件形成后則應(yīng)跟蹤督導(dǎo)確保所需歸檔的文件資料的各個環(huán)節(jié)都滿足檔案管理的相關(guān)要求，辦公自動化系統(tǒng)能夠自動分類已經(jīng)歸檔的醫(yī)院檔案資源，減輕了工作人員的工作量。因此，檔案管理人員應(yīng)將工作重點放在相關(guān)文件的真實、完整等方面，及時溝通部門文書人員，使檔案管理工作具有一定的開放性，力求檔案管理人員成為多功能型人才。

10.優(yōu)化管理水平

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院應(yīng)依法治檔，確保檔案管理部門能夠為醫(yī)生或患者提供最新檔案資源，滿足醫(yī)療服務(wù)的各種需求。由于醫(yī)院檔案資源豐富，需要檔案管控平臺支撐所有的數(shù)據(jù)資源管理操作，為信息檔案的共享提供保障，所以醫(yī)院必須從根本上提高相關(guān)的服務(wù)水平，利用信息技術(shù)為患者設(shè)置專門的個人檔案，記錄相關(guān)的信息及常規(guī)的健康管理，確保該類信息都能及時被收錄、整理，打造全新的檔案管理個性化服務(wù)。借助計算機技術(shù)分析或處理患者的一系列信息檔案，有效管理醫(yī)療記錄，能夠有效解決看病難等方面的問題。

四、結(jié)束語

總之，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)從工作中的各種弊端問題入手，建立全記錄、全滲透的監(jiān)管機制，優(yōu)化相關(guān)的服務(wù)效果。在進行檔案管理過程中，革新觀念，注重專業(yè)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。實時完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施及相關(guān)的制度規(guī)范，力求檔案管理的時效性能夠從根本上得到提高，使醫(yī)患關(guān)系更加和諧，以此促進醫(yī)療事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

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（作者單位：威海市胸科醫(yī)院）

作者簡介：王正紅（1970-），女，漢族，山東威海人，黨委副書記，副研究館員，碩士，研究方向：檔案管理。